Adminilla on täydet oikeudet ylläpitää ja muokata organisaatiokohtaisia Exam-järjestelmän asetuksia ja käyttöehtoja, hallinnoida tenttiloja ja koneita sekä käyttäjiä ja tentaattoreiden kysymyksiä.
Admin voi tarkastella erilaisia raportteja ja tilastoja.
Admin voi poistaa opiskelijan tenttivarauksia tai vapauttaa opiskelijan tenttikertoja.
HUOM. Osa oikeuksista on sellaisia, mitä ainoastaan järjestelmän vastuuhenkilö eli pääkäyttäjä saa muuttaa. Näitä ovat valikon ´Asetukset´-toiminnot eli koko organisaatiota koskevat asetukset sekä ´Tenttitilat´-valikko, jonka avulla voidaan hallinnoida organisaation tenttitiloja ja –koneita. (Ks. Exam pääkäyttäjän ohjeet)
Varausten ja suoritusten seuranta sekä hallinta (Työpöytä)
Työpöydältä admin eli ylläpitäjä voi hakea kaikki järjestelmässä tehdyt tenttisuoritukset ja tulevat varaukset tietyllä aikavälillä. Muista ensin asettaa haluttu aikaväli kohdasta ´Alkaa´ ja Päättyy´, sillä oletuksena on kuluva päivä. Hän voi myös seurata varauksia tenttikohtaisesti tai tenttaattoritiedon perusteella, poistaa opiskelijan varauksia tai tarvittaessa vapauttaa keskeytettyjä/no show –tenttisuorituksia, jotta opiskelija voi ilmoittautua uudelleen tenttiin tai vaihtaa opiskelijan tenttikoneen toiseen.
Varauksen poistaminen
"Poista varaus" -painikkeella voi poistaa opiskelijan varauksen esim. konerikon tapauksessa. Tällöin opiskelijalle voi kirjoittaa saateviestin, joka menee opiskelijan sähköpostiin.
Tentin vapauttaminen
Tallentamisen jälkeen järjestelmään tulee näkyville pieni ilmoitus "Suorituskerta vapautettu". Mikäli tenttiin on määritelty ennemmän kuin 1 suorituskertaa, niin tällöin tentin voi vapauttaa vasta sitten kun kaikki suorituskerrat on käytetty.
Tenttikoneen vaihtaminen
Tenttikoneen voi vaihtaa toiseen "Vaihda tenttikone" –painikkeella. Tällöin avautuu opiskelijan varaaman tenttitilan koneet, joista ylläpitäjä voi valita toisen koneen ja tallentaa valinnan. Tallentamisen jälkeen järjestelmään tulee näkyville pieni ilmoitus "Päivitetty".
Kussakin tapauksessa kannattaa kirjoittaa saateviesti opiskelijalle. Saateviestissä tulee olla varauksen tiedot eli tentin nimi ja päivämäärä sekä syy varauksen muuttamiselle tai tenttikerran vapauttamiselle. Saateviesti voi olla seuraavanlainen:
Otsikko: Poistettu tenttiajanvaraus
Varauksesi tenttiin 28.10.2015 klo 11:00 tilassa Examinarium on jouduttu perumaan konerikon vuoksi. Voit tehdä tenttiin uuden varauksen.
Ystävällisin terveisin, Järjestelmäylläpito
Tentit
Tässä näkymässä on listattuna kaikki järjestelmän tentit. Tentti voi olla Julkaistu, Talletettu tai Luonnos -tilassa.
Tenttien haku
HUOM. sinun tulee ensin hakea tentti hakutoiminnolla opintojakson koodin, tentin nimen tai tentaattorin nimen mukaan, minkä jälkeen voit valita haluamasi tentin välilehdiltä ´Julkaistut tentit´, ´Tentit, joiden voimassaoloaika on päättynyt´, ´Tallennetut tentit´ tai ´Tenttiluonnokset´. Sarakkeissa olevien otsikoiden jälkeen on nuolimerkki, jota klikkaamalla voi lajitella tenttejä esim. koodin mukaan nousevassa tai laskevassa järjestetyksessä. Tässä valikossa voit myös kopioida tai poistaa tentin. Julkaistuja tenttejä ei kuitenkaan voi poistaa.
Raportit
Tässä valikossa admin voi seurata tenttitilastoja. Raportteja voi seurata tenttitilan, tentin, opiskelijan perusteella adminin määrittelemältä aikaväliltä ja ladata tietoja eri tiedostomuotoina (Word, Excel)
Tilastot
Tällä toiminnolla voi hakea suoritetuimmat tentit tenttisuorituksen lukumäärän mukaisessä järjestyksessä, varausten ja no-show -tapausten lukumäärä tietyllä aikavälillä, arvioidut ja arvioimattomat sekä keskeytetyt tenttisuoritukset
Tenttien ja kysymysten hallinnointi (Kysymyspankki)
Kysymysluonnoksissa admin näkee kaikkien käyttäjien järjestelmään luomia kysymysluonnoksia.
Kysymykset toimivat EXAMissa seuraavasti. Opettaja/admin voi luoda kysymyksiä Kysymysluonnoksissa tai suoraan tentin luonnin yhteydessä. Jos opettaja luon kysymyksen tentissä, tallentuu kysymys ensimmäisellä tallennuksilla kysymysluonnoksiin. Kysymykselle luodaan automaattisesti asiasanoiksi tentin ja aihealueen nimi, johon se on luotu. Jos kysymystä muokkaa heti tai myöhemmin kyseisen tentin yhteydessä, muutokset tallentuvat vain kyseisen tentin kysymysinstanssiin.
Jos opettaja tai admin henkilö luo kysymyksen Kysymysluonnoksissa, kysymys tallentuu ja sitä voi muokata. Kysymykselle ei muodostu automaattisesti asiasanoja. Kun kysymyksen lisää tenttiin, tehdään siitä kopio kyseiseen tenttiin. Kysymystä voi edelleen muokata, mutta muutokset tallentuvat vain kyseiseen tentissä olevaan kysymysinstanssiin.
Käyttäjät
Examissa on käytössä kolme eri roolia: Opiskelija, Tentaattori ja Ylläpitäjä. Admin voi lisätä ylläpitäjän oikeuksilla tässä valikossa käyttäjille rooleja. Opiskelijaa ei tarvitse erikseen lisätä käyttäjäksi Examiin, vaan hän on automaattisesti kirjautumisen jälkeen opiskelijana Examissa. Samoin opettaja tentaattorina. Opettaja voi saada myös opiskelija-roolin, jos hänellä on voimassaoleva opiskeluoikeus.
Opettaja haetaan ´Käyttäjät´ -valikossa Käyttäjien hallinta –toiminnolla. Etsi käyttäjä hakutoiminnolla kirjoittamalla opettajan nimi tai sen osa hakuruutuun. Tämän jälkeen voit lisätä opettajalle tentaattorin roolin sarakkeessa ´Käyttäjäroolit´ olevan+ -merkin kautta ja klikkaamalla haluttua roolia, esim. Tentaattori, jolloin kohtaan ´Käyttäjäroolit´ ilmestyy hattusymboli tentaattorin roolin merkiksi. Vastaavasti käyttäjärooli voidaan poistaa - merkistä.
Opettajan kirjautuessa seuraavan kerran järjestelmään opettajalta kysytään, millä roolilla hän haluaa kirjautua. Opettajan tulee valita ´Tentaattori´, minkä jälkeen hän pääsee suoraan järjestelmään.
