Julkaisutietojen käsittely
VIRTA-julkaisutietopalvelussa tutkimusorganisaatiot säilyttävät kopiota osasta oman tutkimustietojärjestelmänsä tai julkaisurekisterinsä tietosisältöä (vrt. VIRTA-Opintotietopalvelu sisältää soveltuvin osin kopiot korkeakoulujen opintotietojärjestelmistä). Tiedon tuottajan näkökulmasta VIRTA-julkaisutietopalvelu on tekninen ratkaisu, jolla tietoja siirtyy tietojärjestelmästä toiseen.
Palveluun kerätään julkaisuista niiden bibliografiset tiedot (julkaisun nimi, julkaisuvuosi, tekijät, lehden/sarjan/kustantajan tiedot jne.) sekä tiettyjä luokittelutietoja (tieteenala, julkaisutyyppi jne.). Kerättävät tiedot on kuvailtu VIRTA-julkaisutietopalvelun wiki-sivulla (Elementtien kuvaukset).
Tutkimusorganisaatiot toimivat kerättyjen julkaisutietojen osalta rekisterinpitäjinä.
VIRTA-julkaisutietopalveluun siirrettävien tietojen käsittelyn perustana on korkeakoulujen osalta laki korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta. VIRTA-julkaisutietopalvelussa mukana olevien tutkimuslaitosten osalta käsittelyn perusteena on organisaatioiden suostumus.
Julkaisutietojen luovuttaminen
VIRTA-julkaisutietopalvelun tiedot ovat konekielisesti luettavissa ulkoiseen järjestelmään kahden lukurajapinnan kautta: REST ja OAI-PMH. Tietojen luovuttamiseen lukurajapinnan kautta pyydetään erikseen tiedonluovutuslupa jokaiselta tutkimusorganisaatiolta. joiden julkaisutietoja halutaan lukea. VIRTA-julkaisutietopalvelun lukurajapintojen kautta tietoja hyödynnetään seuraavissa organisaatioissa:
| Organisaatio | Tarkoitus | Peruste |
|---|---|---|
| Kansalliskirjasto | Julkaisutietojen julkaiseminen Juuli -portaalissa | Julkaisutiedonkeruun osa |
| OKM | Julkaisutietojen julkaiseminen tiedejatutkimus.fi -portaalissa | Julkaisutiedonkeruun osa |
| OKM | Raportointi Vipusessa ja Extra-Vipusessa | Julkaisutiedonkeruun osa |
| Julkaisufoorumi | Julkaisukanavien arviointi | Julkaisutiedonkeruun osa |
| Suomen Akatemia | Julkaisutietojen hyödyntäminen haku- ja raportointijärjestelmissä | |
| Turun yliopisto | Koulutussosiologian tutkimuskeskuksen tutkimusprojekti | |
| CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy | Julkaisutietojen hyödyntäminen CSC:n laskentaresurssien haku- ja raportointiprosessissa | Tiedonluovutuslupa |
| OpenAIRE | Julkaisutietojen haravointi eurooppalaiseen OpenAIRE-portaaliin | Tiedonluovutuslupa |
Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa REST-rajapinnan kautta tutkimusorganisaatioille organisaation omien julkaisutietojen osalta.
Järjestelmätietojen käsittely
VIRTA-julkaisutietopalvelun toimittamisesta sekä palvelun ylläpidosta ja sen käytöstä generoituu teknisten järjestelmien tuottamaa henkilötiedoiksi laskettavaa tietoa esimerkiksi lokitietoa. Näiden tietojen tarkoituksena on VIRTA-julkaisutietopalvelun teknisen järjestelmän ylläpidon varmistaminen ja mahdollinen virhetilanteiden selvittäminen. Järjestelmätietojen osalta noudatamme CSC:n asiakasrekisterin tietotosuojaselostetta, jossa on tietoa muun muassa tietojen säilyttämisestä ja luovuttamisesta (CSC:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste).
Järjestelmätietoja ei luovuteta palvelusta eteenpäin.