Milloin käyttäjälle lähetetään kutsu?
Kutsun voi lähettää esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
- Uusi virkailija tarvitsee aina kutsun riippumatta siitä, miten hän kirjautuu palveluun.
- Haka-tunnus tai MPASSid-tunnus voi toimia kirjautumistapana, kun virkailija on ensin rekisteröitynyt palveluun kutsussa olevan linkin kautta
- Vastuu-/pääkäyttäjä ei löydä virkailijan tietoja Opintopolusta. Tämä voi johtua esimerkiksi seuraavista syistä:
- virkailijan käyttöoikeudet ovat menneet vanhaksi ja organisaatiotiedot ovat poistuneet virkailijan tiedoista
- virkailija on työskennellyt toisessa organisaatiossa ja on siirtynyt uuteen organisaatioon
- virkailija työskentelee toisessa organisaatiossa, mutta tarvitsee käyttöoikeuksia myös vastuu-/pääkäyttäjän organisaatioon
- Opetushallitus lähettää lisäksi uuden kutsun virkailijoille, jotka on nimetty Opintopolun vastuukäyttäjiksi
- uuden vastuukäyttäjän vahva tunnistautuminen suomi.fi:llä lisää tietoturvaa
Jos käy ilmi, että tunnusten tarvitsijalla on jo virkailijan tunnukset ennestään, hän voi anoa uusia käyttöoikeuksia uuteen organisaatioon omista tiedoistaan esimerkiksi siirtyessään uuden koulutustoimijan palvelukseen. Tällöin uutta kutsua ei tarvita. Tietoturvasyistä on kuitenkin parempi lähettää uusi kutsu, kun virkailija siirtyy uudelle koulutus- tai varhaiskasvatustoimijalle.
Kutsun voi lähettää myös vaikka virkailijalla olisi ennestään tunnus ja voimassaolevia käyttöoikeuksia Opintopolkuun. Virkailijan uudet ja vanhat käyttäjätiedot yhdistyvät henkilötunnuksen perusteella.
Kuka voi lähettää kutsun?
Kutsun voi lähettää organisaation Opintopolun vastuukäyttäjä tai palvelun pääkäyttäjä sekä Opetushallitus. Kutsuun voi lisätä ne käyttöoikeudet, joista vastuukäyttäjänä tai pääkäyttäjänä vastaa.
Kutsulomakkeelle siirtyminen
Kutsulomakkeen täyttäminen
Täytä henkilön yhteystiedot.
Lisää organisaatio (koulutustoimija tai oppilaitos) tai ryhmä ja vähintään yksi käyttöoikeus. Samalla kutsulla voi antaa käyttöoikeuksia useisiin organisaatioihin (esim. oppilaitoksiin) ja palveluihin (esim. KOSKI, Varda, eHOKS).
Valitse yksi tai useampi käyttöoikeus listalta ja lisää ne yksitellen haettaviin käyttöoikeuksiin Lisää haettaviin käyttöoikeuksiin -painikkeella. Älä valitse kaikkia mahdollisia käyttöoikeuksia, ainoastaan tarpeelliset käyttöoikeudet.
Valitut käyttöoikeudet listataan lomakkeella.
Voit myöntää käyttöoikeuden korkeintaan vuodeksi kerralla tai tarvittaessa lyhyemmäksi ajaksi.
Tarkista tiedot
Tallenna ja lähetä
Lisävahvistuksessa näytetään vielä yhteenveto tiedoista. Tarkista ne ja lähetä kutsu.
Sulje lomake painamalla "Kutsu lähetetty"-nappia tai ruksia lomakkeen oikeassa yläreunassa.
Tarkastele virkailijoiden kutsuja
Kutsuja voi tarkastella kutsutut-näkymästä. Kutsuja voi peruuttaa ja lähettää uudelleen. Kutsu häviää kun virkailija on rekisteröitynyt palveluun. Kutsu on voimassa kuukauden ajan sen lähettämisestä, tämän jälkeen linkki ei enää toimi, mutta se aktivoituu, kun kutsu lähetetään uudelleen. Käyttämättömät kutsut poistetaan automaattisesti kahden kuukauden jälkeen.
Useita samanaikaisia kutsuja samalle käyttäjälle
Käyttäjälle voi lähettää useita kutsuja, jotka ovat samaan aikaan voimassa. Silloin tulee huomioida, että jos jokainen käyttöoikeus lähetetään erillisellä kutsulla, käyttäjän täytyy rekisteröityä palveluun yhtä monta kertaa, kun kutsuja on lähetetty saadakseen kaikki kutsuilla olevat käyttöoikeudet. Mikäli mahdollista, kaikki tarpeelliset käyttöoikeudet tulee lisätä samalle kutsulle. Tarvittaessa käyttöoikeuksia voi myös lisätä suoraan virkailijan tunnukselle rekisteröitymisen jälkeen.
Det är möjligt att skicka flera inbjudningar som är giltiga samtidigt till samma person. Då ska man ta i beaktande att personen måste registrera sig till tjänsten lika många gånger som en inbjudan skickats för att få alla rättigheter som finns på de olika inbjudningarna. Om det är möjligt ska man alltså hellre lägga till alla behövliga användarrättigheter på samma inbjudan. Vid behov kan man också lägga till användarrättigheter direkt till administratörens uppgifter efter att hen registrerat sig.
Att bjuda in en administratör till Studieinfo
När kan en inbjudan skickas?
En inbjudan kan skickas i exempelvis följande situationer:
- En ny användare behöver alltid en inbjudan oberoende av hur hen loggar in i tjänsten
- Haka-id eller MPASSid kan användas vid inloggning först efter att administratören har registrerat sig till tjänsten med länken som finns i inbjudan
- Huvudanvändaren/den ansvariga användaren hittar inte administratörens uppgifter i Studieinfo trots att hen har registrerat sig och skapat användar-id. Detta kan bero på bland annat följande:
- administratörens användarrättigheter har blivit föråldrade och organisationsuppgifterna har tagits bort från administratörens uppgifter
- administratören är ny i organisationen men har användar-id och rättigheter sedan tidigare i en annan organisation
- administratören arbetar i en annan organisation men behöver användarrättigheter också i den organisation som den ansvariga användaren/huvudanvändaren arbetar i.
- Utbildningsstyrelsen skickar dessutom en ny inbjudan till administratörer då de utses till ansvariga användare i Studieinfo
- en stark identifiering med suomi.fi förbättrar datasäkerheten
Om det visar sig att en person har användar-id till Studieinfo sedan tidigare kan hen anhålla om nya användarrättigheter via sina egna uppgifter till exempel ifall hen börjar arbeta i en ny organisation. Då behövs ingen ny inbjudan. Av datasäkerhetsskäl är det dock bättre att skicka en ny inbjudan då en administratör byter från en utbildningsanordnare eller anordnare av småbarnspedagogik till en annan.
En inbjudan kan skickas också ifall administratören har ett användar-id och giltiga användarrättigheter sedan tidigare. Användaruppgifterna kopplas ihop med hjälp av personbeteckningen.
Vem kan skicka en inbjudan?
Organisationens ansvariga användare för Studieinfo eller en huvudanvändare för en tjänst samt Utbildningsstyrelsen kan skicka en inbjudan. Användarrättigheter som kan läggas till i inbjudan är beroende av de rättigheter som den ansvariga användaren/huvudanvändaren har.
Att förflytta sig till blanketten för inbjudan
Förflytta dig i användargränssnittet till Användaradministration → Administrering av personuppgifter och användarrättigheter → Att inbjuda administratören till Studieinfo.
Att fylla i blanketten
Fyll i samtliga kontaktuppgifter. 
Lägg till organisation (utbildningsanordnare eller läroanstalt) eller grupp och minst en användarrättighet. I samma inbjudan kan man ge rättigheter till olika organisationer (t.ex. läroanstalter) och tjänster (t.ex. KOSKI, Varda, ePUK).
Lägg till en eller flera användarrättigheter från listan och lägg till användarrättigheterna en i taget med Lägg till anhållanden om användarrättigheter -knappen. Välj inte alla möjliga användarrättigheter, endast de som är nödvändiga.
Rättigheten kan ges för ett år eller vid behov för en kortare tid.
Spara och skicka
Du ser ännu en sammanfattning av uppgifterna. Kontrollera dem och skicka inbjudan.
Stäng blanketten med Inbjudan har skickats-knappen eller kruxet uppe i högra hörnet.
Granska förteckningen över inbjudna
Du kan granska inbjudningar under Inbjudna -vyn. Du kan skicka en inbjudan på nytt och annullera en inbjudan. Då inbjudan används, dvs. användaren registrerar sig med länken som finns i inbjudan, försvinner den ur vyn.
Inbjudan är giltig en månad från att den skickats. Om den föråldras kan den skickas på nytt via vyn och då blir den aktiv på nytt. Om användaren inte registrerar sig inom två månader från att inbjudan skickats raderas den automatiskt från förteckningen över inbjudningar.
Flera inbjudningar till samma person
Det är möjligt att skicka flera inbjudningar som är giltiga samtidigt till samma person. Då ska man ta i beaktande att personen måste registrera sig till tjänsten lika många gånger som en inbjudan skickats för att få alla rättigheter som finns på de olika inbjudningarna. Om det är möjligt ska man alltså hellre lägga till alla behövliga användarrättigheter på samma inbjudan. Vid behov kan man också lägga till användarrättigheter direkt till administratörens uppgifter efter att hen registrerat sig.
Sivun sisältö | Sidans innehåll