På svenska

Henkilötiedot, joita palvelussa käsitellään

Omien tietojen hallinta

Omissa tiedoissa näet mitä tietoja sinusta on palveluun tallennettu ja voit muuttaa asiointikielen, yhteystietojasi ja tehdä käyttöoikeusanomuksia. Omille sivuille pääsee kirjautuneena Opintopolun virkailijapuolelle. Linkki omiin tietoihin sijaitsee sivun oikeassa ylänurkassa. 

Perustietojen tarkastelu ja asiointikielen muuttaminen

Perustiedot osiossa voit tarkastella omia tietojasi ja muuttaa asiointikielen Muokkaa -toiminnolla. VTJ:stä tulevia tietoja ei voi muokata käyttöliittymän kautta.

Salasanan muuttaminen

Salasanaa voi muokata Aseta salasana -toiminnolla.

• Salasanan tulee olla vähintään 20 merkkiä pitkä ja pitää sisällään isoja kirjaimia, pieniä kirjaimia, erikoismerkkejä ja/tai numeroita. Skandit (å, ä, ö) eivät ole sallittuja. Erikoismerkeistä sallitaan !#$%*_+=?. 

• Salasana pitää vahvistaa, ja kun molemmat salasanat täsmäävät, Aseta salasana -painike tulee aktiiviseksi. Päivitä sivu (Ctrl + F5) mikäli Aseta salasana -painike ei aktivoidu.
• Tämä toiminnallisuus ei koske Hakakäyttäjiä.

Yhteystietojen muuttaminen

Yhteystietoja voi lisätä ja poistaa yhteystiedot-osiossa. Huomioithan, että tiedoissasi on oltava voimassaoleva sähköpostiosoite, jotta voit saada käyttöoikeuksiin liittyviä muistutuksia ja muuta postia, jota lähetään palvelukokonaisuuden käyttäjille.

Jokaisella käyttäjällä tulee olla yksilöllinen työsähköpostiosoite. Huomaa, että työsähköpostiosoite ei saa olla useamman henkilön käytössä oleva yhteissähköpostiosoite.

Yksi työsähköpostiosoite per käyttäjä riittää, tällöin palvelusta lähetettävät viestit ohjautuvat aina samaan sähköpostiosoitteeseen. Jos virkailijalla on useampi kuin yksi työsähköpostiosoite, Opintopolun kautta lähetettävät automaattiviestit saattavat ohjautua eri osoitteisiin. Opintopolun käyttämä työsähköpostiosoite on merkitty asteriskilla (*).

Käyttöoikeuksien tarkastelu ja käyttöoikeuksien anominen

Kohdassa "Voimassa olevat käyttöoikeudet" voi tarkastella omia käyttöoikeuksiaan (käyttäjäroolejaan) ja organisaatioitaan. Käyttöoikeuksille voi anoa jatkoaikaa. Käsittelyä odottava anomus näkyy avoimissa käyttöoikeusanomuksissa. Käyttöoikeusanomuksen käsittelee organisaatiosi pääkäyttäjä tai vastuukäyttäjä. Tietyissä tapauksissa anomuksen käsittelee Opetushallitus.

Huomioithan, että käyttöoikeudet ovat aina voimassa korkeintaan vuoden. Saat sähköpostiisi ilmoituksen 1 kk ennen kuin käyttöoikeuksien voimassaolo on päättymässä.

Käyttöoikeuksien tarkastelu

Omissa tiedoissa voi tarkastella voimassa olevia käyttöoikeuksia sekä avoimia käyttöoikeusanomuksia.

Jatkoajan hakeminen

Voit hakea jatkoaikaa Hae jatkoaikaa -painikkeella. Kuvassa on anottu jatkoaikaa yhdelle käyttäjäroolille (yhteen käyttöoikeusryhmään), johon on voimassaolevat käyttöoikeudet. Kun jatkoaikaa on jo anottu, Hae jatkoaikaa -painiketta ei voi painaa uudelleen. 

Uuden käyttöoikeuden anominen

Organisaation valinta

• Valitse organisaatio tai ryhmä
  • Uuden käyttöoikeuden eli käyttäjäroolin anomisessa valitaan ensin organisaatio tai ryhmä.
  • Organisaatio valitaan Valitse organisaatio -listalta, jossa näkyvät kaikki organisaatiopalvelussa olevat organisaatiot aakkosjärjestyksessä. 
  • Muista valita työtehtäviesi hoitamisen kannalta välttämätön taso - jos tarvitset käyttöoikeudet yksittäiseen oppilaitokseen, valitse silloin ko. oppilaitos. Jos tarvitset käyttöoikeudet kaikkiin toimijan oppilaitoksiin/varhaiskasvatuksen toimipaikkoihin, valitse silloin toimija. Kun toimijataso on valittu, se kattaa kaikki toimijan alle tallennetut oppilaitokset, varhaiskasvatuksen toimipaikat ja toimipisteet eikä niihin tarvitse anoa samaa käyttöoikeutta erikseen.

Ryhmän valinta

Organisaation sijaan voi myös anoa käyttöoikeutta ryhmään. Ryhmiä käytetään esimerkiksi ePerusteissa ja korkeakoulujen yhteisvalinnoissa. Ryhmä valitaan valintalistalta. Katso tarkemmat ohjeet ePerusteiden ja korkeakoulujen ohjesivuilta.

Käyttöoikeuden valinta

• Anottavat käyttöoikeudet
  • Valitse käyttöoikeus -painikkeesta pääsee valitsemaan käyttöoikeudet. 

• • Valittava joukko näytettäviä käyttöoikeuksia määräytyy valitun organisaation/ryhmän mukaisesti. Yliopiston käyttäjälle tulee hieman erilainen lista kuin kunnan käyttäjälle. Haettavaa käyttäjäroolia voi myös hakea hakusanalla. Käyttäjäroolin kuvausteksti helpottaa valintaa. Lisää haettaviin käyttöoikeuksiin yksi tai useampi käyttöoikeus. 

Perustelun lisääminen

• Lisää Anomuksen perustelut / Käyttöoikeuteen liittyvät työtehtävät.
  • Lisää perustelu sille, miksi tarvitset kyseisen käyttöoikeuden. Perustelu auttaa vastuu-/pääkäyttäjää käyttöoikeusanomusten käsittelytyössä. Mitä tarkempi perustelu, sitä nopeammin anomus voidaan käsitellä.

Anomuksen lähettäminen vastuu-/pääkäyttäjälle

• Kun olet valinnut yhden organisaation ja vähintään yhden käyttöoikeuden, Hae käyttöoikeutta -painike muuttuu aktiiviseksi ja käyttöoikeutta voi hakea. Voit hakea useampaa käyttöoikeutta samaan organisaatioon kerralla. 
• Anomus näkyy omissa tiedoissa kohdassa Avoimet käyttöoikeusanomukset ja pääkäyttäjälle Käyttöoikeusanomukset-listalla.

Avoimien käyttöoikeusanomusten tarkastelu ja hallinta

Käyttöoikeusanomusten tarkastelu

• Avoimet käyttöoikeusanomukset näkyvät omissa tiedoissasi kunnes pääkäyttäjä tai vastuukäyttäjä (tai tietyissä tapauksissa Opetushallitus) on myöntänyt tai hylännyt anotun anomuksen.
• Anomuksen tiedoissa näytetään anomuspäivämäärä, joka on se päivämäärä, jolloin anomus on tehty.
• Alkamispäivämäärä on muuttuva tieto ja siinä näytetään tarkasteluhetken päivämäärä. Käyttöoikeus ei voi astua voimaan takautuvasti.
• Lista on tyhjä, kun kaikki avoimet käyttöoikeusanomukset on käsitelty. Hyväksytyt käyttöoikeudet näkyvät voimassa olevien käyttöoikeuksien alla.
• Mikäli vastuu-/pääkäyttäjä ei käsittele anomusta 2 kk:n sisällä siitä, kun se on tehty, anomus peruuntuu automaattisesti. Palvelu lähettää tiedon perutetusta anomuksesta sähköpostiisi. 

Käyttöoikeusanomuksen peruminen

• Avoimen anomuksen voi perua, jos se ei ole enää ajankohtainen. Jos huomaat anoneesi väärää tai tarpeetonta käyttöoikeutta, peru anomus ja vähennät näin vastuu-/pääkäyttäjän työmäärää.

Muistutus käyttöoikeuden vanhenemisesta

• Saat muistutuksen sähköpostiisi vanhenemassa olevista käyttöoikeuksista ensimmäistä kertaa 1 kk ennen käyttöoikeuden vanhenemista. Tämän jälkeen saat muistutuksen viikkoa ennen käyttöoikeuden vanhenemista ja tämän jälkeen uudelleen joka päivä, kunnes käyttöoikeuden voimassaolo päättyy.
• Sähköpostiviestissä on tiedot vanhenemassa olevasta käyttöoikeudesta tai -oikeuksista, käyttöoikeuden vanhenemispäivämäärästä sekä ohjeet, miten käyttöoikeudelle haetaan jatkoaikaa. Viesti sisältää myös suoran linkin kohtaan, jossa käyttöoikeutta anotaan, mutta edellyttää kirjautumista palveluun.
• Jos käyttöoikeus ehtii mennä vanhaksi, voit silti kirjautua omiin tietoihisi ja anoa käyttöoikeuksia, jolloin vastuu-/pääkäyttäjä pääsee käsittelemään anomuksen sähköisesti.

Vahvistus anomuksen käsittelystä

• Saat vahvistuksen sähköpostiisi, kun organisaatiosi vastuu- tai pääkäyttäjä on käsitellyt käyttöoikeusanomuksesi. Viestissä kerrotaan, onko anomus hyväksytty vai hylätty. Mikäli anomus hylätään, käsittelijä voi myös lisätä perustelun. 
• Jos olet anonut käyttöoikeutta, anomus käsitellään yleensä viipymättä muutaman päivän sisällä. Jos et saa vahvistusta anomuksen käsittelystä:
  • tarkista roskapostit - viesti lähetetään osoitteesta noreply@opintopolku.fi ja voi päätyä roskapostikansioon
  • voit myös kirjautua palveluun ja tarkistaa voimassaolevat käyttöoikeudet ja avoimet käyttöoikeusanomukset omista tiedoistasi
  • ole tarvittaessa yhteydessä organisaatiosi vastuu-/pääkäyttäjään, joka käsittelee anomukset.

Automaattisesti hylätty käyttöoikeusanomus

• Jos vastuu-/pääkäyttäjä ei käsittele anomusta 2 kk:n sisällä, se hylätään automaattisesti. Saat sähköpostia anomuksen hylystä. Ole yhteydessä organisaatiosi vastuu-/pääkäyttäjään.

Att administrera egna uppgifter och anhålla om nya användarrättigheter

Personuppgifter som handläggs i tjänsten

Att administrera de egna uppgifterna

I dina egna uppgifter ser du vilka uppgifter som sparats om dig i tjänsten och du kan ändra ärendespråk, kontaktuppgifter och anhålla om nya användarrättigheter. Du hittar dina egna uppgifter då du är inloggad i Studieinfo. Klicka på ditt namn för att gå till dina egna uppgifter. 

Granska basuppgifter och ändra ärendespråk

I Basuppgifter -delen kan du granska dina egna uppgifter och ändra ärendespråket med Behandla -funktionen. Uppgifter som fås från BDS kan inte ändras i användargränssnittet.

Ändra ditt lösenord

Lösenordet kan ändras med Bilda lösenord -knappen

• Lösenordet ska vara minst 20 tecken långt och innehålla stora bokstäver, små bokstäver, specialtecken och/eller siffror. Å, ä, ö är inte tillåtna bokstäver. Tillåtna specialtecken är !#$%*_+=? 

• Du måste ange samma lösenord två gånger och då båda lösenorden stämmer överens aktiveras Bilda lösenord -knappen. Uppdatera sidan (Ctrl+F5) ifall Bilda lösenord -knappen inte aktiveras.
• Denna funktion gäller inte användare som loggar in med Haka.

Att ändra kontaktuppgifter

Du kan lägga till och ta bort kontaktuppgifter under rubriken Kontaktuppgifter.

Observera att du måste ha minst en giltig e-postadress så att du kan få påminnelser och andra meddelanden relaterade till Studieinfo.

Varje administratör ska ha en individuell e-postadress som används i arbetet. Adressen får inte användas av andra personer.  

En e-postadress som används i arbetet räcker. Om man har flera adresser finns det en rsik att olika meddelanden skickas till olika adresser. Det primära adressen som Studieinfo använder har en asterisk (*). 

Att granska användarrättigheter och anhålla om nya användarrättigheter

Du ser giltiga användarrättigheter och organisationer, du kan anhålla om nya användarrättigheter och annullera anhållanden. Den ansvariga användaren eller huvudanvändaren i din organisation beviljar eller avslår dina anhållanden om användarrättigheter.

Observera att en användarrättighet kan vara i kraft högst ett år i taget.

Granska giltiga rättigheter

Under rubriken Giltiga rättigheter kan du granska dina egna användarrättigheter samt anhållanden om användarrättigheter.

Anhåll om fortsatt tid för en användarrättighet

Du kan anhålla om fortsatt tid för användarrättigheter med knappen Anhåll om fortsatt tid. Då du anhållit om fortsatt tid för en användarrättighet deaktiveras knappen och anhållan syns under rubriken Obehandlade användarrättighetsanhållanden.  

Anhåll om nya användarrättigheter

Då du anhåller om en ny användarrättighet väljer du först en organisation eller en grupp och sedan användarrättighet. I listan visas endast användarrättigheter som kan väljas för den valda organisationen i fråga. Du kan söka användarrättigheten med sökord. Då du klickat på en användarrättighet visas en beskrivning av användarrättigheten. Då du valt minst en organisation och en användarrättighet aktiveras Anhåll om ny användarrättighet-knappen och du kan anhålla om användarrättigheten/-rättigheterna. Efter att du sparat anhållan ser du den under Obehandlade användarättighetsanhållanden och huvudanvändaren eller den ansvariga användaren ser anhållan under Användarrättighetsanhållanden.

Obehandlade användarrättighetsanhållanden

Då du anhållit om en ny användarrättighet syns den under denna rubrik ända tills huvudanvändaren eller den ansvariga användaren i din organisation behandlat den.

Påminnelse om att anhålla om fortsatt tid

Du får en påminnelse om att din användarrättighet behöver förnyas en månad innan den stängs. Efter det får du ytterligare en påminnelse en vecka innan användarrättigheten stängs och sedan varje dag tills användarrättigheten stängs ifall du inte anhåller om fortsatt tid. 

E-postmeddelandet innehåller instruktioner om hur du ska gå till väga för att anhålla om fortsatt tid. 

Ifall du inte hinner anhålla om fortsatt tid i tid så kan du fortfarande logga in och anhålla om användarrättigheter via dina egna uppgifter. Då får huvudanvändaren eller den ansvariga användaren automatiskt ett meddelande om nya anhållanden.

Bekräftelse om att anhållan beviljats eller avslagits

Du får ett e-postmeddelande då din anhållan behandlats.

Om anhållan avslås automatiskt

Ifall ingen huvudanvändare eller ansvarig användare behandlar din anhållan inom två månader från att anhållan gjorts avslås anhållan automatiskt. Då ska du vara i kontakt med den ansvariga användaren i din organisation.