Yhteinen sähköinen asianhallinnan ja digitaalisen arkistoinnin palvelu

Tämä sivu on osa Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen digitalisoitumisen tiekarttaa ka.csc.fi

Mikä: Kaikkien korkeakoulujen tulee reagoida tulevan tiedonhallintalain asettamiin vaatimuksiin, jotka voidaan monelta osin nähdä kaikille korkeakkouluille yhtenäisinä. Alustavasti suunnitteilla oleva korkeakoulujen yhteinen asianhallinta-alusta tarjoaisi valmiit perusprosessit ja toiminnallisuudet sekä pohjan, jolle korkeakoulut pystyisivät rakentamaan omia palveluitaan. Yhteinen asianhallinta-alusta tehostaisi toimintaprosessien digitalisointia ja yhtenäistäisi tiedonohjauksen malleja sekä linkittäisi ne korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon viitearkkitehtuurin (OPI). Yhteinen sähköinen asianhallinnan ja digitaalisen arkistoinnin palvelu muodostuisi korkeakoulujen tiedonhallinnasta yleisesti, mutta keskittyen erityisesti asianhallintaan, tiedonohjaukseen, sähköiseen allekirjoitukseen sekä arkistointiin tietoteknisinä ratkaisuina huomioiden tulevan tiedonhallintalain vaatimukset. Asiasta on toteutettu korkeakoulujen yhteinen ideamuotoilu, jossa tarkennettiin kehityskohta ja vaadittavia toimia sekä etenemismalleja.

Tausta: Valtioneuvoston periaatepäätöksen mukaan julkishallinnon asiakirjallinen aineisto tulee digitoida ja arkistoida ainoastaan sähköisenä. Asiakirjallisten aineistojen sähköisellä arkistoinnilla ja digitoinnilla tavoitellaan niiden saatavuuden ja käytettävyyden olennaista parantumista sekä viranomaisten toiminnan tehostumista.