Julkaistu Avoimen tieteen sivuilla 6.10.2021
MONIKANAVAINEN VIESTINTÄ TAVOITTAA LAAJAN JOUKON
MULTI-CHANNEL CHANNEL COMMUNICATION REACHES A WIDE AUDIENCE
Hyvä käytäntö
Dataan liittyviin koulutuksiin ja palveluihin liittyvää viestintää tehdään monikanavaisesti. Käytössä ovat organisaation verkkosivut, koulutustarjontaa kokoavat järjestelmät, sähköpostilistat, uutiskirjeet, somekanavat (esim. Twitter ja Youtube) ja tietoiskut. Yleisen viestinnän lisäksi tunnistetaan eri koulujen/tiedekuntien viestintäkäytännöt, ja viestejä varioidaan eri kohderyhmien tarpeisiin. Tavoitteena on tavoittaa mahdollisimman laaja joukko palveluja ja koulutuksia tarvitsevia henkilöitä oikea-aikaisesti.
Soveltuu erityisesti suureen organisaatioon, jossa koulutuksen ja palvelujen tarjoajia ei välttämättä tunneta henkilökohtaisesti, mutta on sovellettavissa pienempiinkin organisaatioihin.
Käytännön toteutus vaatii viestintäosaamista ja koordinointia, lisäksi on tarpeen tuntea organisaation eri yksikköjen viestintään liittyvät käytännöt. Lisäksi tarvitaan viestinnän työkaluja (verkkosivut, uutiskirjeet, somekanavat jne.)
Käytäntö on kuvattu Aalto-yliopistossa, mutta vastaavanlaista toimintaa harjoitetaan luultavasti useissa organisaatioissa.
Kohderyhmiä ovat opiskelijat (perustutkinto-opiskelijoista jatko-opiskelijoihin), tutkijat ja tutkimuksen tukihenkilöstö.
| + | - |
|---|---|
Viestinnän kohdentaminen onnistuu hyvin Parhaimmillaan tavoittaa oikeat henkilöt oikeaan aikaan Tekee palveluja näkyväksi Viestin sisällön voi muokata kohderyhmän ja kanavan mukaan | Liika infotulva voi turhauttaa Oikeiden yhteystietojen löytäminen vie aikaa Eri yksikköjen viestintäkäytäntöjen selvittäminen on haasteellista Viestin lähettäminen laajoille jakelulistoille on tarkkaan harkittava Ilman organisaation tunnuksia ei pääse intraan Onnistuneen viestinnän palaute hankala tunnistaa |
Multi-channel communication
Information about data related trainings and services is communicated via multiple channels. The channels in use are the organization website, systems compiling training offers, mailing lists, newsletters, social media (for example Twitter and Youtube) and info sessions. In addition to general communication, it is useful to discover communication practices of various schools/faculties, and to adjust the communication to the needs of various target groups. The goal is to reach as wide an audience as possible so that people in need of services and trainings receive information at the right time for them.
This practice is especially suitable for a large organization, where the services and trainings provided are not necessarily attached to specific people and faces that the users know personally. However, it can be adapted to smaller organizations as well.
Implementation requires communication skills and coordination, as well as the understanding of communication related practices in various organizational departments. Communication tools such as a website, newsletters, social media channels etc. are also necessary.
This practice was submitted by Aalto university, but similar activities are most likely conducted in many organizations.
The target groups are students (all degrees including doctoral), researchers and research support staff.
| + | - |
|---|---|
Works well with targeted communication If successful, the right person will be reached at the right time Increases service visibility The content can be tailored to the target group and the channel used | Information overload can become frustrating It takes time to find the correct contact information Challenging to figure out the communication practices in different departments Consideration necessary before sharing anything to a wide distribution list Using the intranet requires organizational credentials Difficult to gather feedback on what works |
Alkuperäinen lomake
| Lomake täytetty | 24.2.2021 13:09 | |
| Käytäntö on käytössä | omassa organisaatiossamme | 1 |
| Käytäntö on käytössä | kansallisella tasolla | 0 |
| Käytäntö on käytössä | muussa organisaatiossa, missä? | 0 |
| Käytäntö on käytössä | muussa organisaatiossa, missä? Avoimet vastaukset | |
| Käytäntö edistää | avoin julkaiseminen | 0 |
| Käytäntö edistää | tulosten avaaminen | 0 |
| Käytäntö edistää | FAIR data | 0 |
| Käytäntö edistää | avoin tutkimusprosessi | 0 |
| Käytäntö edistää | avoin oppiminen | 0 |
| Käytäntö edistää | avoin toimintakulttuuri | 0 |
| Käytäntö edistää | jokin muu, mikä? (max 40 kirjainta) | 1 |
| Käytäntö edistää | jokin muu, mikä? (max 40 kirjainta) Avoimet vastaukset | Koulutusten ja palvelujen käyttöä |
| Käytäntö edistää | jokin muu, mikä vastaukset | Koulutuksiin ja palveluihin liittyvää viestintää tehdään monikanavaisesti. Käytössä ovat organisaation verkkosivut, koulutustarjontaa kokoavat järjestelmät, sähköpostilistat, uutiskirjeet, somekanavat (esim. Twitter ja Youtube) ja tietoiskut. Yleisen viestinnän lisäksi tunnistetaan eri koulujen/tiedekuntien viestintäkäytännöt, ja viestejä varioidaan eri kohderyhmien tarpeisiin. |
| Millaiseen toimintaympäristöön käytäntö soveltuu (esim. iso/pieni organisaatio; mille tutkimus/opetusaloille; tarvittavan resursoinnin määrä, yms.) | Erityisesti suureen organisaatioon | |
| Yksi tai useampi, käytäntöä kuvaava avainsana pilkulla toisistaan erotettuna | viestintä, viestintäkanavat, monikanavaisuus | |
| Kuka / ketkä ovat suunnitelleet ja toteuttaneet käytännön? | kirjasto | 0 |
| Kuka / ketkä ovat suunnitelleet ja toteuttaneet käytännön? | tutkijat | 0 |
| Kuka / ketkä ovat suunnitelleet ja toteuttaneet käytännön? | opettajat | 0 |
| Kuka / ketkä ovat suunnitelleet ja toteuttaneet käytännön? | opiskelijat | 0 |
| Kuka / ketkä ovat suunnitelleet ja toteuttaneet käytännön? | lakiasiat | 0 |
| Kuka / ketkä ovat suunnitelleet ja toteuttaneet käytännön? | tietosuojavastaava | 0 |
| Kuka / ketkä ovat suunnitelleet ja toteuttaneet käytännön? | datamanagerit, statistikot tai muut data-asiantuntijat | 0 |
| Kuka / ketkä ovat suunnitelleet ja toteuttaneet käytännön? | IT-palvelut | 0 |
| Kuka / ketkä ovat suunnitelleet ja toteuttaneet käytännön? | rahoituspalvelut | 0 |
| Kuka / ketkä ovat suunnitelleet ja toteuttaneet käytännön? | muu tutkimuksen tukipalvelu, mikä? (max. 40 merkkiä) | 1 |
| Kuka / ketkä ovat suunnitelleet ja toteuttaneet käytännön? | muu, mikä? (max. 40 merkkiä) | 0 |
| Kuka / ketkä ovat suunnitelleet ja toteuttaneet käytännön? | muu tutkimuksen tukipalvelu, mikä? (max. 40 merkkiä) Avoimet vastaukset | Tutkimuspalvelut / Avoin tiede ja ACRIS |
| Kuka / ketkä ovat suunnitelleet ja toteuttaneet käytännön? | muu, mikä? (max. 40 merkkiä) Avoimet vastaukset | |
| Kuka / mikä on päävastuullinen taho tai omistaa prosessin? (ei merkkimäärärajoitusta | Tutkimuspalvelut / Avoin tiede ja ACRIS | |
| Kohderyhmä | Perusopiskelijat | 1 |
| Kohderyhmä | Jatko-opiskelijat | 1 |
| Kohderyhmä | amk-opiskelijat | 0 |
| Kohderyhmä | yamk-opiskelijat | 0 |
| Kohderyhmä | Professorit | 1 |
| Kohderyhmä | Projektien vastuulliset johtajat / projektipäälliköt | 1 |
| Kohderyhmä | Laitosjohtajat | 1 |
| Kohderyhmä | Muut tutkijat / muu TKI-henkilöstö | 1 |
| Kohderyhmä | Opettajat | 0 |
| Kohderyhmä | Opetuksen tai tutkimuksen tukipalvelu, mikä? (max. 40 merkkiä) | 1 |
| Kohderyhmä | Yliopiston, korkeakoulun tai tutkimuslaitoksen ulkopuolinen taho, mikä? (max. 40 merkkiä) | 0 |
| Kohderyhmä | Muu, mikä? (max. 40 merkkiä) | 0 |
| Kohderyhmä | Opetuksen tai tutkimuksen tukipalvelu, mikä? (max. 40 merkkiä) Avoimet vastaukset | Tutkimuksen tukipalvelu |
| Kohderyhmä | Yliopiston, korkeakoulun tai tutkimuslaitoksen ulkopuolinen taho, mikä? (max. 40 merkkiä) Avoimet vastaukset | |
| Kohderyhmä | Muu, mikä? (max. 40 merkkiä) Avoimet vastaukset | |
| Tavoitteet | Tavoittaa mahdollisimman laaja joukko palveluja ja koulutuksia tarvitsevia henkilöitä oikea-aikaisesti | |
| Kuvaile tähän saakka saatuja tuloksia | Toistaiseksi ei ole tutkittu viestinnän vaikutusta koulutuksiin/palveluihin osallistujien määriin. | |
| Mitä teknisiä vaatimuksia käytännön käyttöön ottaminen vaatii? | Viestintätyökaluja kuten verkkosivut, sähköpostijärjestelmä ym. | |
| Millaista osaamista käyttöön ottaminen vaatii? | Viestintäosaamista, lisäksi on tarpeen tuntea organisaation viestintään liittyviä käytäntöjä. | |
| Miksi käytäntö on hyvä? | Asiakkaat löytävät palvelut ja koulutukset toivon mukaan paremmin. | |
| Millaista palautetta olette saaneet? | Palautetta ei ole toistaiseksi kerätty nimenomaan viestinnän vaikutuksista. | |
| Asteikolla 1-5, kuinka hyvä tämä käytäntö mielestäsi (tai palautteiden perusteella) on? | 3 | |
| Kerro palautteesi tästä lomakkeesta, esim: Puuttuuko lomakkeelta jotakin? Onko jokin kysymys turha? Onko kaikkiin kysymyksiin vastaamisen oltava pakollista? Onko lomake helppo täyttää? Miten muuten ehdotat parannettavan tätä lomaketta, niin että tämän avulla saadaan koostettua avoimen tieteen hyvien käytäntöjen tietokanta? | o Olisi hyvä olla nimikenttä, johon voi kuvata käytännön nimityksen o Tämä käytäntö on luonteeltaan sellainen, että se on todennäköisesti tavalla tai toisella käytössä kaikissa korkeakouluissa. Olisi ehkä kätevää, jos voisi itselleen samantapaisen käytännön korvamerkitä tyyliin ”käytössä meilläkin” ja tarvittaessa tehdä lisäysehdotuksia - mutta tämä ehdotus koskee varmaan enemmän tulevaa tietokantasovellusta, ei niinkään syöttölomaketta. | |
| Etunimi | Eeva | |
| Sukunimi | Savolainen | |
| Matkapuhelin | 0504065224 | |
| Sähköposti | eeva.savolainen@aalto.fi | |
| Organisaatio | Aalto-yliopisto | |
| Asiointi-sähköposti (= ei-henkilökohtainen sähköposti, josta voi pyytää lisätietoja) | researchdata@aalto.fi |