Varhaiskasvatustoimija vastaa
- tietojen tallentamisesta Vardaan
- tallennettujen tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta
- tietojen päättämisestä Vardassa
Opetushallitus vastaa
- tietojen poistamisesta Vardasta säilytysajan päättymisen jälkeen
- siirrosta pysyvään säilytykseen Kansallisarkistoon
Tietojen säilytys Vardassa
Vardaan tallennettuja tietoja säilytetään varhaiskasvatuslaissa (540/2018) määrätty aika:
- varhaiskasvatustoimijan tiedot säilytetään viisi vuotta toiminnan päättämisestä
- lapsen ja huoltajan tiedot säilytetään viisi vuotta lapsen varhaiskasvatuksen päättymisestä
- varhaiskasvatuksen henkilöstön tiedot säilytetään viisi vuotta palvelussuhteen päättymisestä
- lokitietorekisterin tiedot säilytetään viisi vuotta tietojen syntymisestä
Tutustu myös oppijanumeron säilytykseen Oppijanumerorekisterin tietosuojaselosteesta.
Varhaiskasvatustoimija ei saa poistaa Vardaan oikein tallennettuja tietoja. Kun päättymispäivämäärä on tiedossa, se tulee tallentaa Vardassa oikein tallennetuille tiedoille esimerkiksi lapsen varhaiskasvatuksen tai työntekijän työsuhteen päättyessä. Tutustu tietojen päättämisen ohjeistukseen.
Vardaan tallennettujen tietojen pysyvä säilytys
Kansallisarkiston tekemän päätöksen mukaan tallennetut tiedot säilytetään Vardan säilytysajan päättymisen jälkeen pysyvästi sähköisessä muodossa Kansallisarkistossa. Vardan pysyvästi säilytettävät tiedot koskevat varhaiskasvatustoimijaa, toimipaikkoja, henkilöstöä, lapsia, huoltajia, maksutietoja sekä Vardan koodistoja.
Opetushallitus huolehtii tietojen siirtämisestä pysyvään säilytykseen Kansallisarkistoon Vardan säilytysajan päätyttyä.
Vardan tietojen pysyvällä säilyttämisellä mahdollistetaan tutkimus eri tieteenalojen tarpeisiin.