Användaranvisningar för boendekommunen

Sidans innehåll:

Andra funktionaliteter för kommunanvändare:

• Granskning av uppgifter om flera läropliktiga

Boendekommunens handlednings- och tillsynsansvar

Boendekommunens handlednings- och tillsynsansvar börjar när en i denna lag avsedd anmälan om en läropliktig har gjorts till den läropliktiges boendekommun. Boendekommunens handlednings- och tillsynsansvar upphör när den läropliktige har inlett en utbildning som godkänns för fullgörande av läroplikten. (Läropliktslagen 14 §)

Den läropliktiges boendekommun ska dessutom handleda och övervaka fullgörandet av läroplikten, om det inte har bestämts att handledningen och tillsynen ska skötas av någon annan aktör.  En läropliktig som avses i 4 § 4 mom. i läropliktslagen, som fullgör sin läroplikt på Åland eller utomlands, ska underrätta den boendekommun som har handlednings- och tillsynsansvaret om inledande, avbrytande och avslutande av studier. (Läropliktslagen 14 §)

Boendekommunen har till uppgift att hänvisa den läropliktige till sådan utbildning som godkänns för fullgörande av läroplikten och som lämpar sig för honom eller henne och vid behov till andra ändamålsenliga tjänster. Den läropliktiges situation och stödbehov utreds tillsammans med den läropliktige och dennes vårdnadshavare eller någon annan laglig företrädare. (Läropliktslagen 14 §)

Boendekommunen har till uppgift att två månader efter det att handlednings- och tillsynsansvaret började anvisa den läropliktige en studieplats i utbildning som handleder för examensutbildning eller utbildning som handleder för arbete och ett självständigt liv, om den läropliktige inte har inlett utbildning som godkänns för fullgörande av läroplikten. (Läropliktslagen 15 §). Genom ändringarna i läropliktslagen 1.8.2022 inom utbildning som ordnas för studerande som har rätt till krävande särskilt stöd kan den läropliktige med den läropliktiges eller dennes vårdnadshavares eller någon annan laglig företrädares samtycke anvisas en studieplats redan före utgången av två månaders tidsfrist. (Läropliktslagen 15 §) 

1. Kontroll av läropliktiga som anmälts till boendekommunen

De elever eller studerande som anmälts till boendekommunen visas för användaren i Valpas-tjänsten i en separat Anmälda läropliktiga- flik, som listar alla läropliktiga som anmälts till kommunen i fråga. Genom att välja en elevs eller studerandes namn kan man se en enskild läropliktigs uppgifter. Mer information om sammanfattningsvyn över en läropliktigs uppgifter finns här.

Anmälningar om läropliktiga kommer till boendekommunen av olika orsaker:

• Eleven eller den studerande har inte fått en studieplats som godkänns för fullgörande av läroplikten inom den lagstadgade tidsfristen
• Eleven eller den studerande anses ha avgått från en utbildning i övergångsskedet eller på andra stadiet och har inte någon annan studieplats som godkänns för fullgörande av läroplikten
• Den läropliktiges studierätt har dragits in med stöd av lagen om yrkesutbildning

I anmälan meddelas den läropliktiges identifierings- och kontaktuppgifter samt anmälarens uppgifter till den läropliktiges boendekommun. I uppgifterna ingår även datumet då anmälan gjordes. Anmälaren har också haft möjlighet att ange om eleven eller den studerande har sökt sig till studier på Åland eller utomlands eller ansökt utanför de nationella ansökningarna.

1.1. Filtrering av studerande i fliken Anmälningar till kommunen

Om handlednings- och tillsynsansvaret över den studerandes läroplikt har flyttats över till följande aktör, filtreras den studeranden automatiskt bort från vyet över läropliktiga som blivit anmälda till kommunen. D.v.s. när den studerande har i KOSKI-informationsresursen en giltig studierätt som godkänns för fullgörandet av läroplikten efter den grundläggande utbildningen eller hen har blivit anmäld till en annan boendekommun eller den studerandes läroplikt har upphört, syns den studerande inte längre i listan över läropliktiga som anmälts till kommunen. Man kan ändå granska dessa studerande genom att överst på listan välja ”Visa anmälningar som gjorts tidigare”. Då visas alla anmälningar som gjorts till ifrågavarande boendekommun. 

Från denna listvy kan man vid behov filtrera studerande genom att använda Studierätter-kolumnen. Om man vill se alla studerande som inte har en studierätt lagrat i KOSKI-informationsresursen väljer man ”-”. Förutsatt att en studierätt för den studerande har överförts till KOSKI-informationsresursen syns det en klocka bredvid studerandes namn samt antingen läroanstaltens namn eller studierätternas antal i kolumnen ”Studierätter”. Klockan syns också för de studerande vars handlednings- och tillsynsansvar har överförts till en annan boendekommun eller den studerandes läroplikt har upphört.

2. Ändring av den läropliktiges boendekommun

När en läropliktig anmäls till en kommun övergår tillsyns- och handledningsansvaret för eleven eller den studerande till kommunen i fråga. Om kommunen upptäcker att en läropliktigs boendekommun ändrats eller att den faktiska boendekommunen är en annan än den som anges i anmälan, kan kommunen anmäla den läropliktige till en annan kommun. Detta görs i sammanfattningsvyn för den läropliktiges uppgifter, under uppgifterna om läroplikten och ”Anmäl tillsynsansvar”. Därefter sker anmälan enligt samma princip som när en utbildningsanordnare anmäler till boendekommunen. Närmare anvisningar för anmälan finns här.

2.1. Den studerande är inte stadigvarande bosatt i Finland eller flyttar utomlands permanent 

Barn som permanent bor i Finland är läropliktiga (Läropliktslagen 2 §). Studerande som inte har hemkommun i Finland enligt uppgifterna från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata syns inte i Valpas-tjänsten. D.v.s. om den studerande flyttar utomlands permanent och hen inte längre har hemkommun i Finland enligt uppgifterna från MDB, försvinner studeranden automatiskt också från Valpas-tjänstens vyer.

3. Avbrott i fullgörandet av läroplikt

Den tjänsteman som har hand om tillsynen i boendekommunen använder avbrott i fullgörandet av läroplikten i situationer där en läropliktig inte är studerande hos någon utbildningsanordnare och ansöker om avbrott i fullgörandet av läroplikten eller i situationer där en läropliktigs fullgörande av läroplikten avbryts tills vidare. 

Enligt 7 § i läropliktslagen har en läropliktig rätt att avbryta fullgörandet av läroplikten för viss tid:

1. på grund av en långvarig sjukdom eller skada som hindrar fullgörandet av läroplikten,
2. under moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledigheten,
3. under en tillfällig vistelse utomlands som varar i minst en månad, om den läropliktige utomlands deltar i utbildning som motsvarar fullgörandet av läroplikten eller han eller hon annars kan anses fullgöra sin läroplikt under vistelsen utomlands,
4. på grund av något annat vägande skäl som hänför sig till den läropliktiges livssituation och som hindrar fullgörandet av läroplikten.

En läropliktig har rätt att avbryta fullgörandet av läroplikten tills vidare, om den sjukdom eller skada som hindrar fullgörandet av läroplikten är av bestående natur.

Beslut om avbrytande av fullgörandet av läroplikten fattas efter ansökan. Innan beslutet fattas ska det utredas om läroplikten kan fullgöras med hjälp av individuella val, individualisering, nödvändiga stödåtgärder eller rimliga anpassningar, om orsaken som hindrar fullgörandet av läroplikten är något annat vägande skäl som hänför sig till livssituationen eller en långvarig sjukdom eller skada.

Utbildningsanordnaren beslutar om avbrytande av fullgörandet av läroplikten. Om den läropliktige inte är studerande hos någon utbildningsanordnare, beslutar den läropliktiges boendekommun om avbrytandet. Utbildningsanordnaren ska anmäla den läropliktiges identifierings- och kontaktuppgifter till den läropliktiges boendekommun, om fullgörandet av läroplikten avbryts tills vidare. (Läropliktslagen 7 §).

Boendekommunen registrerar Informationen om läroplikten avbryts i tjänsten Valpas under sammanfattningsvy över uppgifter om en läropliktig.

Man väljer ”Avbryt läroplikten” efter vilket en ny ruta öppnas. Här kan det:

När man har matat in datumet, väljer man ”Avbryt läroplikten”.

Efter detta syns uppgiften om avbrottet i sammanfattningsvyet av den läropliktiges uppgifter.

3.1. Redigering eller annullering av en anteckning om avbrott i fullgörandet av läroplikten

En anteckning om avbrott i fullgörandet av läroplikten kan vid behov redigeras. Dessutom kan en felaktigt gjord anteckning av avbrott i fullgörandet av läroplikten raderas vid behov. Obs! Verkliga anteckningar om avbrott fås inte tas bort i efterhand. Tidsperioden i enlighet med det beslut som fattats om avbrott i fullgörande av läroplikten borde vara synlig i anteckningen.

3.1.1. Redigering av en anteckning om avbrott i fullgörandet av läroplikten:

Ett avbrott i fullgörandet av läroplikten har registrerats för exempelpersoner för tidsperioden 28.3.-30.11.2022. Användaren vill redigera avbrottet så att den avslutas 24.11.2022.

1. Om användaren vill redigera anteckningen ska hen trycka på penna-symbolen som syns bredvid ifrågavarande avbrott.


En exempelbild från Valpas-tjänstens testområde när en anteckning om avbrott i fullgörandet av läroplikten har skapats för den läropliktiga. Obs. Datumen här i testområdets bild är inte verkliga.

2. Detta öppnar ett separat fönster där anteckningen kan redigeras. Avslutningsdatumet redigeras så att avbrottet i fullgörande av läroplikten avslutas 24.11.2022.

En exempelbild från Valpas-tjänstens testområde när en anteckning om avbrott i fullgörandet av läroplikten redigeras.

3. Efter att man korrigerat rätt datum i avbrottet väljer användaren ”Spara ändringarna”.

En exempelbild från Valpas-tjänstens testområde när man vill redigera tidsperioden i en anteckning om avbrott i fullgörandet av läroplikten.

4. Efter detta syns det korrigerade datumet i den läropliktiges uppgifter.

En exempelbild från Valpas-tjänstens testområde när anteckningen om avbrott i fullgörandet av läroplikten har redigerats. Obs! Datumen i testområdets bild är inte verkliga.

3.1.2. Radering av anteckningen om avbrott i fullgörandet av läroplikten:

Lägg märke till att endast felaktiga anteckningar om avbrott i fullgörandet av läroplikten ska raderas. Exempelvis uppgifter om gamla avbrott i fullgörandet av läroplikten som inte mer är aktuella får inte raderas om de inte ursprungligen skapats felaktigt.

I exemplet här har det för en läropliktig felaktigt skapats en anteckning om avbrott i fullgörandet av läroplikten fastän meningen var att skapa den för en annan person. Användaren vill annullera den felaktiga anteckningen.

1. Om användaren vill radera en felaktig anteckning trycker användaren först på penna-symbolen bredvid ifrågavarande avbrott:

En exempelbild från Valpas-tjänstens testområde då en anteckning om avbrott i fullgörandet av läroplikten har skapats för en person. Obs! Datumen i testområdets bild är inte verkliga.

2. Detta öppnar ett separat fönster där anteckningen kan redigeras eller vid behov kan den felaktiga anteckningen raderas:

En exempelbild från Valpas-tjänstens testområde då en anteckning om avbrott i fullgörandet av läroplikten raderas.

3. Om användaren väljer att annullera det felaktiga avbrottet hoppar det fram en separat bekräftelseruta. 

En exempelbild från Valpas-tjänstens testområde när man valt att radera en anteckning om avbrott i fullgörandet av läroplikten. Obs! Datumen i testområdets bild är inte verkliga.

4. Genom att välja ”OK” försvinner den felaktigt gjorda anteckningen om avbrott i fullgörandet av läroplikten från den studerande. Efter detta syns denna anteckning om avbrott inte längre i den läropliktiges uppgifter. Att radera en anteckning raderar inte automatiskt alla andra möjliga samtidiga anteckningar, utan varje felaktigt gjord avbrottsanteckning måste enskilt tas bort.

En exempelbild från Valpas-tjänstens testområde när man raderat en anteckning om avbrott i fullgörandet av läroplikten. Obs! Datumen i testområdets bild är inte verkliga.

3.2. Hur man registrerar ett avbrott i fullgörandet av läroplikten för en läropliktig som inte hittas genom Valpas-tjänstens funktion ”sök med personbeteckning”

I vissa fall kan kommunanvändaren ha behov av att registrera ett avbrott i fullgörandet av läroplikten för en läropliktig innan den läropliktiga ännu har studerat vid någon finländsk skola eller använt någon av Studieinfos tjänster. Exempelvis situationer där en läropliktig som flyttat från utlandet till Finland direkt ansöker om avbrott i fullgörandet av läroplikten från boendekommunen och personen inte har tidigare studiehistorik lagrat i KOSKI-informationsresursen.

En läropliktig som inte har några uppgifter om sig lagrat i Studieinfos tjänster hittas inte i Valpas-tjänsten då man söker hens uppgifter. Den läropliktiga måste först registreras i studentnummerregistret så att hen i fortsättningen kan hittas via Valpas-tjänsten. Att lägga till en person med personbeteckning i studentnummerregistret sker i Utbildningsstyrelsen.

1. Om Valpas-tjänstens kommunanvändare har behov att lägga till ett avbrott i fullgörandet av läroplikten för en läropliktig och personen inte ännu hittas via kommunens sökfunktion i Valpas-tjänsten, ska man först kontakta serviceadressen valpas-palvelu-tekninen-tuki(a)oph.fi. Det är bra om det i meddelandet framgår att man vill lägga till ett avbrott i fullgörandet av läroplikten för en läropliktig som Valpas-tjänstens sökfunktion inte hittar. Vänligen lägg märke till att personuppgifter inte ska skickas till serviceadressen om meddelandet inte skickas som skyddad säkerhetspost. Vid behov kan vi från Valpas-tjänstens tekniska serviceadress skicka skyddad säkerhetspost till kommunanvändaren, som kommunanvändaren kan sedan använda för att säkert skicka den läropliktigas personuppgifter.
   
   
2. När serviceadressen meddelat om att personen lagts till i studentnummerregistret hittas hens uppgifter i Valpas-tjänsten via kommunanvändarens funktion ”sök med personbeteckning” och ett avbrott i fullgörandet av läroplikten kan registreras:
   
   
   
   Exempelbild från Valpas-tjänstens testområde efter personen lagts till i studentnummerregistret och Valpas-tjänstens kommunanvändare har sökt personen med personbeteckningen i fliken ”Sök med personbeteckning”.
   
   
   
   Exempelbild från Valpas-tjänstens testområde då man granskar sammanfattningsvyet över den läropliktiges uppgifter. Kommunanvändaren kan för den läropliktiga registrera ett avbrott i fullgörandet av läroplikten genom att välja knappen ”avbryt läroplikten”. Under studierätts- och anmälningshistoriken hittas ingen studiehistoria därför att inga uppgifter om personens studier har lagrats i KOSKI-informationsresursen. I uppgifterna om läroplikten syns de från personens ålder beräknade datumen då läroplikten och rätten till avgiftsfri utbildning upphör. (Obs! Testområdets datum är inte realistiska.)
   
   
   
   
   Exempelbild från Valpas-tjänstens testområde då avbrott i fullgörandet av läroplikten registrerats för personen. Uppgiften syns vid punkten om personens uppgifter om läroplikt samt under studierätts- och anmälningshistoriken. (Obs! Testområdets datum är inte realistiska.)

4. Att befria en studerande från läroplikten (från och med 1.8.2022)

Ändringar i 2 § i läropliktslagen från och med 1.8.2022: ”Barn som har sin vanliga vistelseort i Finland är läropliktiga. Ett barn anses vid tillämpningen av denna lag ha sin vanliga vistelseort i Finland om barnet har en hemkommun i Finland enligt lagen om hemkommun (201/1994). En person har rätt att bli befriad från läroplikt, om grunden för hans eller hennes vistelse i landet är studier. Boendekommunen beslutar om befrielse från läroplikt efter ansökan.” (Läropliktslagen 2 §)

I Valpas-tjänsten kan boendekommunens användare anteckna den studerande befrielse från läroplikten. Användaren väljer den studerandes boendekommun från listvyet eller söker studeranden med personbeteckningen eller studentnummer.

1. Genom att öppna sammanfattningsvyet över den läropliktiges uppgifter kan befrielsen från läroplikten antecknas för studeranden.

Exempelbild från Valpas-tjänstens testmiljö. OBS! Testområdets datum är nödvändigtvis inte realistiska.

2. Genom att välja ”Anteckna befrielse från läroplikten” öppnas ett nytt fönster. Användaren kan i fönstret välja studerandes boendekommun med de användarrättigheter som hen har. Dessutom antecknas datumet för befrielsen från läroplikten. Efter man matat in uppgifterna, bekräftar användaren att hen förstår syftet med beviljandet av befrielsen och att befrielsen beviljas i enlighet med läropliktslagen. Efter detta väljer man ”Anteckna som befriad från läroplikten”:

Exempelbild från Valpas-tjänstens testmiljö. OBS! Testområdets datum är nödvändigtvis inte realistiska.

3. Efter valet ser användaren ett nytt fönster där funktionen kan ännu återkallas. Om användaren vill fortsätta med att anteckna befrielsen väljer hen ”ja”:

Exempelbild från Valpas-tjänstens testmiljö. OBS! Testområdets datum är nödvändigtvis inte realistiska.

4. Då man väljer ”ja” för tjänsten användaren tillbaka till sammanfattningsvyet över den läropliktiges uppgifter där det visas uppgifterna om befrielsen, aktören som gjort befrielsen samt uppgifterna om upphörandet av avgiftsfriheten:

Exempelbild från Valpas-tjänstens testmiljö. OBS! Testområdets datum är nödvändigtvis inte realistiska.

4.1. Annullering av anteckningen om befrielsen från läroplikten

Om användaren märker att hen för studeranden felaktigt antecknat befrielse från läroplikten, kan hen annullera anteckningen. Annulleringen görs i sammanfattningsvyet över den läropliktiges uppgifter. Studeranden hittas genom att använda funktionen ”sök med personbeteckning/studentnummer” i boendekommunens vy:

Exempelbild från Valpas-tjänstens testmiljö. OBS! Testområdets datum är nödvändigtvis inte realistiska.

1. Genom att trycka på den studerandes namn kommer man till sammanfattningsvyet över den läropliktiges uppgifter. Under rubriken ”Uppgifter om läroplikten” hittas uppgiften om befrielsen från läroplikten samt kommunen som beviljat befrielsen. Efter detta syns en ”penna” genom vilken man kan annullera anteckningen om befrielsen från läroplikten:

Exempelbild från Valpas-tjänstens testmiljö. OBS! Testområdets datum är nödvändigtvis inte realistiska.

2. Genom att trycka på pennan öppnas ett nytt fönster där uppgifterna om kommunen syns samt knappen ”Annullera anteckningen om befrielse från läroplikten”:

Exempelbild från Valpas-tjänstens testmiljö. OBS! Testområdets datum är nödvändigtvis inte realistiska.

3. När man trycker på denna knapp frågar tjänsten om användaren säkert vill annullera anteckningen om befrielsen från läroplikten:

Exempelbild från Valpas-tjänstens testmiljö. OBS! Testområdets datum är nödvändigtvis inte realistiska.

4. Genom att trycka på ”ja” för tjänsten användaren till sammanfattningsvyet över den läropliktiges uppgifter där uppgifterna om läroplikten syns så som de ska synas för en läropliktig studerande:

Exempelbild från Valpas-tjänstens testmiljö. OBS! Testområdets datum är nödvändigtvis inte realistiska.

I vissa fall är det fördröjning i uppdateringen av uppgifterna och då meddelar tjänsten att anteckningen om befrielsen från läroplikten håller på att annulleras och uppgifterna uppdateras inom cirka ett dygn. Efter detta återställs uppgifterna i vyet på samma sätt som de var innan den felaktiga anteckningen om befrielsen från läroplikten registrerats.