Tämä ohjeistus on tarkoitettu yksityisille perhepäivähoitajille sekä ryhmäperhepäivähoitajille. Ohjeistuksessa kerrotaan, mikä Varda on ja miten Vardaa käytetään, mitä tietoja Vardaan tallennetaan sekä miten tietoja tallennetaan, muokataan ja katsellaan Vardassa.
Mikä Varda on?
Varda eli varhaiskasvatuksen tietovaranto on kansallinen tietojärjestelmä, jonne kerätään tiedot kaikista varhaiskasvatusta järjestävistä kunnista ja kuntayhtymistä sekä palvelua tuottavista yrityksistä, varhaiskasvatuksen toimipaikoista, lapsista ja heidän huoltajistaan sekä varhaiskasvatuksen työntekijöistä.
Yksityiset perhepäivähoitajat ja ryhmäperhepäivähoitajat ovat vastuussa siitä, että toimipaikan, lasten, huoltajien ja työntekijöiden tiedot on tallennettu Vardaan ja että tiedot ovat oikein ja ajan tasalla. Lisäksi varhaiskasvatusta ostopalveluna tai palvelusetelillä järjestävien yksityisten varhaiskasvatuksen palveluntuottajien on tehtävä palveluseteli- ja ostopalvelutoiminnan määrittely yhdessä palvelun ostavan kunnan tai kuntayhtymän kanssa.
Varda-palvelussa jokainen y-tunnustasoinen varhaiskasvatustoimija nähdään erilliseksi tietovarannon tiedon tallentajaksi. Tietyissä tapauksissa yksityinen perhepäivähoitaja saattaa myös toimia varhaiskasvatustoimijana ilman y-tunnusta. Tietojen tallentaminen Vardaan on yksityisille perhepäivähoitajille ja ryhmäperhepäivähoitajille lakisääteinen tehtävä aivan kuten se on myös kunnille, kuntayhtymille ja yksityisille päiväkodeille.
Varhaiskasvatuksen tietovarantoa ylläpitää Opetushallitus. Opetushallitus valvoo tietojen tallentamista ja käynnistää tarvittaessa valvontamenettelyn, jos lakisääteisiä tietoja ei Vardaan ole tallennettu.
Tietovarannon tavoitteena on mahdollistaa varhaiskasvatustietojen tietoturvallinen ja keskitetty sähköinen kokoaminen, käsittely ja luovuttaminen henkilön itsensä, tämän laillisen edustajan tai tietoja tarvitsevien viranomaisten ja tutkijoiden käytettäväksi. Lisäksi tarkoituksena on turvata varhaiskasvatustietojen yhdenmukaisuus sekä tehostaa hallinnon toimintaa. Yksityisten perhepäivähoitajien ja ryhmäperhepäivähoitajien Vardaan tallentamia tietoja hyödynnetään mm. Tilastokeskuksen toiminnassa sekä julkaistaan varhaiskasvatuksen vuosiraportilla. Myös Kelan tavoitteena on hyödyntää yksityisten palveluntuottajien Vardaan tallentamia tietoja jatkossa.
Tietojen tallentaminen ja tietojen katselu Vardaan hoituu opintopolun virkailijanäkymän kautta. Henkilöt, joiden tietoja on tallennettu Vardaan, voivat tarkastella tietoja Oma Opintopolku -palvelussa.
Varda-pääkäyttäjä
Varda ei ole avoin tietovaranto, vaan jokainen Vardaa käyttävä varhaiskasvatustoimija tarvitsee käyttöoikeudet voidakseen tallentaa ja muokata tietoja Vardassa. Yksityiset perhepäivähoitajat sekä ryhmäperhepäivähoitajat tarvitsevat vain Varda-pääkäyttäjän käyttöoikeuden. Pääkäyttäjillä on täydet oikeudet lisätä, muokata ja katsella Vardaan tallennettavia tietoja. Ryhmäperhepäiväkodeissa vähintään yhden työntekijän on oltava Varda-pääkäyttäjä, mutta Varda-pääkäyttäjä käyttöoikeuden voi halutessaan lisätä myös muille työntekijöille.
Yksityisen perhepäivähoitajan Varda-pääkäyttäjä
- saa käyttöoikeuden rekisteröidessään palveluntuottajan perustiedot Vardaan rekisteröitymispalvelussa
- voi tehdä käyttöliittymässä palveluseteli- ja ostopalvelutoiminnan hallinnoinnin
- voi lisätä, muokata ja katsella kaikkia toimipaikan Varda-tietoja
- voi tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista
- käyttöoikeus on henkilökohtainen
Ryhmäperhepäivähoitajan Varda-pääkäyttäjä
- saa käyttöoikeuden rekisteröidessään palveluntuottajan perustiedot Vardaan TAI toiselta saman ryhmäperhepäivähoidon Varda-pääkäyttäjältä
- voi myöntää Varda-käyttöoikeuksia muille varhaiskasvatustoimijan alaisuudessa työskenteleville henkilöille sekä hallinnoida heidän käyttöoikeuksiaan. Varda-pääkäyttäjä sulkee henkilön käyttöoikeudet, kun hän ei enää tarvitse käyttöoikeutta Vardaan.
- voi tehdä käyttöliittymässä palveluseteli- ja ostopalvelutoiminnan hallinnoinnin
- voi lisätä, muokata ja katsella toimipaikan kaikkia Varda-tietoja
- voi tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista
- käyttöoikeus on henkilökohtainen