Varhaiskasvatustoimija vastaa
- tietojen tallentamisesta Vardaan
- tallennettujen tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta
- tietojen päättämisestä Vardassa
Opetushallitus vastaa
- tietojen poistamisesta Vardasta säilytysajan päättymisen jälkeen
- siirrosta pysyvään säilytykseen Kansallisarkistoon
Tietojen säilytys Vardassa
Vardaan tallennettuja tietoja säilytetään varhaiskasvatuslaissa (540/2018) määrätty aika:
- varhaiskasvatustoimijan tiedot säilytetään viisi vuotta toiminnan päättämisestä
- lapsen ja huoltajan tiedot säilytetään viisi vuotta lapsen varhaiskasvatuksen päättymisestä
- varhaiskasvatuksen henkilöstön tiedot säilytetään viisi vuotta palvelussuhteen päättymisestä
- lokitietorekisterin tiedot säilytetään viisi vuotta tietojen syntymisestä
Tutustu myös oppijanumeron säilytykseen Oppijanumerorekisterin tietosuojaselosteesta.
Varhaiskasvatustoimija ei saa poistaa Vardaan oikein tallennettuja tietoja. Kun päättymispäivämäärä on tiedossa, se tulee tallentaa Vardassa oikein tallennetuille tiedoille esimerkiksi lapsen varhaiskasvatuksen tai työntekijän työsuhteen päättyessä. Tutustu tietojen päättämisen ohjeistukseen.
Vardaan tallennettujen tietojen pysyvä säilytys
Kansallisarkiston helmikuussa 2021 tekemän päätöksen mukaan tallennetut tiedot säilytetään Vardan säilytysajan päättymisen jälkeen pysyvästi sähköisessä muodossa Kansallisarkistossa. Vardan pysyvästi säilytettävät tiedot koskevat varhaiskasvatustoimijaa, toimipaikkoja, henkilöstöä, lapsia, huoltajia, maksutietoja sekä Vardan koodistoja.
Opetushallitus huolehtii tietojen siirtämisestä pysyvään säilytykseen Kansallisarkistoon Vardan säilytysajan päätyttyä.
Vardan tietojen pysyvällä säilyttämisellä mahdollistetaan tutkimus eri tieteenalojen tarpeisiin.
Vardan tietojen pysyvä säilyttäminen arkistointitarkoituksessa koskee nimenomaan tietovarantoon tallennettuja tietoja, eikä poista varhaiskasvatustoimijalta velvollisuuksia säilyttää varhaiskasvatuksen asiakirjoja määräajan tai pysyvästi. Tutustu Kansallisarkiston kunnille antamaan päätökseen varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista.
Kysymyksiä ja vastauksia
Milloin voin mitätöidä Vardassa tietoja?
Vardassa mitätöidään ainoastaan tietoja, jotka ovat vääriä. Tämä tarkoittaa esimerkiksi tilannetta, jossa Vardaan siirtää epähuomiossa sellaisen lapsen tiedot, jonka varhaiskasvatuspäätös ei ole voimassa. Tilanteessa, jossa tiedot on siirretty oikein ja lapsi on esim. siirtynyt varhaiskasvatuksen jälkeen esiopetukseen, tietoja ei mitätöidä, sillä lapsen tiedot tulee säilyttää Vardassa varhaiskasvatuslaissa määritetty aika.
Miten Vardassa käsitellään vanhenevaa tietoa, joka ei ole enää aktiivista?
Jos Vardassa oleva tieto vanhenee eikä ole enää voimassa, vanhentuneen tiedon voi päättää asettamalla tiedolle päättymispäivämäärän.
- Esimerkki 1: jos toimipaikan englanninkielinen ryhmä lakkautetaan, toimipaikan kielipainotus päätetään asettamalla kielipainotukselle päättymispäivämäärä.
- Esimerkki 2: jos lapsi lopettaa varhaiskasvatuksen päiväkodissa, lapsen varhaiskasvatussuhteelle asetetaan päättymispäivämäärä. Tietoja ei saa mitätöidä, sillä lapsen tiedot säilytetään Vardassa viiden vuoden ajan.
- Esimerkki 3: jos lapsi lopettaa varhaiskasvatuksen kunnassa, lapsen varhaiskasvatuspäätökselle asetetaan päättymispäivämäärä. Päättymispäivämäärän voi asettaa vain, jos lapsella ei ole voimassa olevia varhaiskasvatussuhteita. Päättymispäivämäärän jälkeen lapsi ei ole enää aktiivinen Vardassa, mutta lapsen tiedot säilyvät Vardassa viiden vuoden ajan. Tietoja ei saa mitätöidä.
- Esimerkki 4: jos päiväkoti tai yksityinen perhepäivähoitaja lopettaa toimintansa, toimipaikan tietoihin lisätään päättymispäivämäärä. Päättymispäivän jälkeen toimipaikka ei ole enää voimassa eikä siihen voi tallentaa lapsia, mutta poistamalla päättymispäivämäärän toimipaikan tiedoista sen voi ottaa uudelleen käyttöön. Mikäli toimipaikan ja toimijan varhaiskasvatustoiminta päättyy, toimijan tulee lisäksi päättää kaikki voimassaolevat varhaiskasvatus- ja huoltajatiedot Vardassa.