Förvaring av uppgifter som sparats i Varda (på svenska)
Varhaiskasvatustoimija vastaa
- tietojen tallentamisesta Vardaan
- tallennettujen tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta
- tietojen päättämisestä Vardassa
Opetushallitus vastaa
- tietojen poistamisesta Vardasta säilytysajan päättymisen jälkeen
- siirrosta pysyvään säilytykseen Kansallisarkistoon
Tietojen säilytys Vardassa
Vardaan tallennettuja tietoja säilytetään varhaiskasvatuslaissa (540/2018) määrätty aika:
- varhaiskasvatustoimijan tiedot säilytetään viisi vuotta toiminnan päättämisestä
- lapsen ja huoltajan tiedot säilytetään viisi vuotta lapsen varhaiskasvatuksen päättymisestä
- varhaiskasvatuksen henkilöstön tiedot säilytetään viisi vuotta palvelussuhteen päättymisestä
- lokitietorekisterin tiedot säilytetään viisi vuotta tietojen syntymisestä
Tutustu myös oppijanumeron säilytykseen Oppijanumerorekisterin tietosuojaselosteesta.
Varhaiskasvatustoimija ei saa poistaa Vardaan oikein tallennettuja tietoja. Kun päättymispäivämäärä on tiedossa, se tulee tallentaa Vardassa oikein tallennetuille tiedoille esimerkiksi lapsen varhaiskasvatuksen tai työntekijän työsuhteen päättyessä. Tutustu tietojen päättämisen ohjeistukseen.
Vardaan tallennettujen tietojen pysyvä säilytys
Kansallisarkiston helmikuussa 2021 tekemän päätöksen mukaan tallennetut tiedot säilytetään Vardan säilytysajan päättymisen jälkeen pysyvästi sähköisessä muodossa Kansallisarkistossa. Vardan pysyvästi säilytettävät tiedot koskevat varhaiskasvatustoimijaa, toimipaikkoja, henkilöstöä, lapsia, huoltajia, maksutietoja sekä Vardan koodistoja.
Opetushallitus huolehtii tietojen siirtämisestä pysyvään säilytykseen Kansallisarkistoon Vardan säilytysajan päätyttyä.
Vardan tietojen pysyvällä säilyttämisellä mahdollistetaan tutkimus eri tieteenalojen tarpeisiin.
Vardan tietojen pysyvä säilyttäminen arkistointitarkoituksessa koskee nimenomaan tietovarantoon tallennettuja tietoja, eikä poista varhaiskasvatustoimijalta velvollisuuksia säilyttää varhaiskasvatuksen asiakirjoja määräajan tai pysyvästi. Tutustu Kansallisarkiston kunnille antamaan päätökseen varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista.
Kysymyksiä ja vastauksia
klikkaa auki nähdäksesi Vardan tietojen säilytykseen liittyviä kysymyksiä ja vastauksia.
Förvaring av uppgifter som sparats i Varda
Aktören inom småbarnspedagogik ansvarar för
- att föra in uppgifterna in Varda,
- att uppgifterna som förts in i Varda är korrekta och aktuella,
- att avsluta uppgifterna i Varda.
Utbildningsstyrelsen ansvarar för
- att uppgifterna tas bort från Varda efter att förvaringstiden har upphört,
- att uppgifterna överförs till Riksarkivet för permanent förvaring.
Förvaring av uppgifter i Varda
Uppgifterna som förts in i Varda förvaras i informationsresursen för den tid som anges i lagen om småbarnspedagogik (540/2018):
- uppgifterna om aktören inom småbarnspedagogik förvaras i fem års tid efter att verksamheten har upphört,
- uppgifterna om barnet och vårdnadshavaren förvaras i fem års tid efter att barnet inte längre deltar i den småbarnspedagogiska verksamheten,
- uppgifter om personalen inom småbarnspedagogik förvaras i fem års tid efter att anställningsförhållandet har upphört,
- uppgifter i loggregistret förvaras i fem års tid efter att de uppkommit.
Läs också om hur studentnumret förvaras i Studentnummerregistrets dataskyddsbeskrivning.
Aktören inom småbarnspedagogik får inte radera uppgifter som förts in korrekt i Varda. När man känner till slutdatumet till exempel för barnets deltagande i småbarnspedagogik eller för ett anställningsförhållande, ska datumet föras in för de uppgifter som förts in korrekt i Varda.
Permanent förvaring av Uppgifter som sparats i Varda
Enligt Riksarkivets beslut från februari 2021 ska uppgifterna som sparats i Varda förvaras permanent i elektronisk form hos Riksarkivet efter att förvaringstiden i Varda har upphört. Uppgifterna som förvaras permanent gäller aktören inom småbarnspedagogik, verksamhetsställena, personalen, barnen, vårdnadshavarna, uppgifterna om avgifter och Vardas kodverken.
Utbildningsstyrelsen har hand om att uppgifterna överförs till Riksarkivet för permanent förvaring efter att förvaringstiden i Varda har upphört.
Då uppgifterna som sparats i Varda förvaras permanent möjliggörs forskning som svarar på behoven inom olika områden.
Permanent förvaring av uppgifter i arkiveringssyfte berör uttryckligen uppgifter som sparats i Varda, och inverkar inte på skyldigheterna som aktören inom småbarnspedagogik har att förvara handlingar som gäller småbarnspedagogiken antingen för viss tid eller permanent. Ta del av Riksarkivets beslut till kommunerna om småbarnspedagogiska handlingar som ska förvaras permanent.