Ohje ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen opintohallinnon työn tueksi.
Tietosuojavaltuutetun 2.5.2017 tarkastamat käytännesäännöt.
Käytännesäännöt eivät sido korkeakouluja, vaan kyseessä on suositus. Käytännesääntöjä noudattava korkeakoulu voi lähtökohtaisesti pitää toimintaansa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisena. Käytännesäännöissä käsitellään myös julkisuuslain soveltamista. Siltä osin tietosuojavaltuutettu ei ole tarkastanut ohjeiden lainmukaisuutta vaan ne edustavat laatijoiden käsityksiä.
Tietosuojakäytännesäännöt ovat valmistelleet lakimies Laura Karppinen Helsingin yliopistosta ja lakimies Anna Johansson Aalto-yliopistosta. Valmistelu on tehty yhteistyössä yliopistojen opintohallinnon verkoston (OHA-forum) ja ammattikorkeakoulujen opintohallinnon verkoston (amk-OHA) kanssa.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaikutuksia ei ole käytännesäännöissä vielä voitu huomioida.
Ladattava tiedosto: Tietosuojakäytännesäännöt
Suorat linkit käytännesääntöjen lukuihin (alisivut):
2.Julkisuus ja tietosuoja korkeakouluissa
2.2 Hyvä tiedonhallintatapa ja tietojenkäsittelytapa
3.2 Viranomaisen asiakirjan käsite
3.4 Julkiset ja salassapidettävät tiedot opiskelijavalinnassa ja opiskelussa
3.4.1 Opintoja ja opiskelijoita koskevien asiakirjojen julkisuus ja salassapito
3.4.2 Asianosaisjulkisuus opintoja sekä opiskelijoita koskevissa tiedoissa
3.4.4 Opiskelijavalinnassa käsiteltävien asiakirjojen julkisuus ja salassapito
3.4.5 Asianosaisjulkisuus opiskelijavalinnoissa
4.2 Henkilötietojen käsittelyn yleiset periaatteet
4.3 Tietoturvallisuudesta huolehtiminen
4.4 Rekisteriseloste ja rekisteröidyn informoiminen
5. Tiedon antaminen asiakirjasta ja henkilötietojen luovuttaminen
5.1 Tiedon antaminen henkilötietoja sisältävästä asiakirjasta
6. Päätöksenteko henkilötietoasioissa ja julkisuusasioissa
6.1 Päätöksen tekeminen tiedon antamisesta ja luovuttamisesta
6.2 Päätöksen tekeminen rekisteritietojen tarkastamisesta
6.3 Päätöksen ja rekisterimerkinnän korjaaminen
7. Henkilötietojen käsittely opintoasioissa
7.1 Opiskelijoiden tietosuoja opintojen aikana
7.2 Tietosuoja opiskelijavalinnoissa ja kansainvälisessä koulutusyhteistyössä
8.1 Tietojen luovuttaminen etsivään nuorisotyöhön
8.2 Kriisiviestintä: kriisistä tiedottaminen korkeakoulussa ja opiskelijalle
8.3 Jos henkilötunnus muuttuu sukupuolen korjaamisen yhteydessä tai muusta syystä
8.4 Kuolleen opiskelijan henkilötiedot
8.6 Opiskelijoiden kameravalvonta