7.3.2012 Synergiaryhmän ACP-kokous: Synergia-ryhmän toimintakulttuuri ja työskentelytavat (Antti)

Nykyiset periaatteet työskentelytavoista

Synergiaryhmä omistaa varsinaiset kokoontumisensa työpajatyöskentelylle ja käyttää etäkokoukset ajankohtaisten asioiden käsittelyyn ja Opin tilannekuvan ylläpitoon.

https://confluence.csc.fi/display/OPI/2011_02_25_Synergiaryhma_muistio

-          Pääsääntöisesti muut kuin sihteerit valmistelevat ja esittelevät kokousasiat (seurantavastuut)

-          Materiaaleja ei jaeta paperilla kokouksiin (wiki, sähköposti)

-          Kokouksen asiat koosteena yhdellä sähköpostiviestillä noin pari päivää ennen kokousta

-          Etäkokouksissa keskitytään tilannekatsauksiin, kuulumisiin ja asioiden muuhun esittelyyn

-          Kokousten seuraaminen tulisi olla mahdollista myös kokousten jälkeen kokousmuistiinpanoista ja sillä pohjalla osallistuminen kommentoimalla

-          Etäkokoukset nauhoitetaan, jolloin kokouksessa käsiteltyihin asioihin perehtymisen lisäksi voidaan nauhoitteista kerätä kirjasto eri asioiden esittelyistä

-          Kokousten alussa katsaukset aina kokonaiskuvaan, siihen missä mennään; eri osakuvista vastaavat päivittävät vastuualueensa kuvan jokaiseen kokoukseen

-          Pohdittava, miten voitaisiin tuottaa laadukkaita kokousmuistiinpanoja

https://confluence.csc.fi/display/OPI/2011_04_27+Synergiaryhman+kokous

-          Jatkossa sitova ennakkoilmoittautuminen työpajakokouksiin

Työsketelytapojen kehittämismahdollisuuksia

Lähtökohdat

Synergiaryhmään osallistuvat asiantuntijat tekevät kokousten ulkopuolella

-          Ei mitään

-          Ilmoittavat osallistumisestaan ja siitä, mitä voivat käsitellä

-          Perehtyvät valmisteltuun aineistoon

-          Valmistelevat käsiteltävää aineistoa

-          Valmistelevat esityksiä käsiteltäväksi

Synergiaryhmän toiminta jaetaan

-          Synergiaryhmään yleensä

-          Teemaryhmiin

-          Kehitysprojekteihin osallistumiseen

-          (puheenjohtajiston ja koordinaattoreiden muodostamaan koordinaatioryhmään)

Toimintatavan pääosat

A) Mihin Synergia-ryhmän fyysisillä tapaamisilla (työpajat) pyritään ja miten niistä saataisiin nykyistä enemmän irti?

-          Hämeenlinnassa keskusteltya: olisi hyvä lisätä sekä työryhmien määrää (pienentää kokoa) ja työryhmien keskinäistä tiedonvaihtoa

https://confluence.csc.fi/display/OPI/Leirin+yleisjarjestelyt

-          Synergiaryhmän "tehtäväluettelo" (Jiraan eikä exceliin kuten Arkissa)

-          Työpajat vain live-osallistumisena

-          Työpajoissa työskentelyn jako tiedon työstämiseen ja tiedon jakamiseen (Arkkiin verrattuna yleiskatsauksien virkaa hoitavat ACP-kokoukset)

-          Työvälineinä työpajoissa google docs (tai Jira?)

B) Mikä on ACP-kokousten funktio? Miten niitä tulisi kehittää?

-          ACP-nauhoittaminen

-          Erilliset nauhoitteet seurattavien projektien esittelyistä, nauhoitteiden hallinta projektikorteilla ja seurantavastuussa olevien avulla?

C) Miten teemaryhmät ja kehitysprojektien ydintoimijat kohtaavat?

-          Oman aktiivisuuden perusteella: ei luoda rakenteilla ja hallintamallilla yhteistyötä vaan ihmisten välisellä keskustelulla

-          Synergiaryhmän jalkautuminen kehitysprojektien ja verkostojen tilaisuuksiin? (vrt. Winhaajat)