Selvityksen ensimmäisen vaiheen toteutus ja rajaukset
Selvityksen ensimmäisen vaiheen tavoite ja menetelmä
CSC toteutti selvityksen Aalto-yliopiston toimeksiannosta ja ohjauksessa ensimmäisen vaiheen helmi-maaliskuun 2018 aikana. Selvityksen ensimmäisessä vaiheessa toteutettiin Peppi-tietojärjestelmäkokonaisuuden ja Sisu-tietojärjestelmäkokonaisuuden toteutettujen toimintojen vertailu ja pyrittiin vastaamaan siihen kysymykseen, mitä tietojärjestelmiä voi käyttää mihinkin tarpeeseen. Tässä selvityksen ensi vaiheessa kysymys suhteutettiin siihen mitä toiminnallisuuksia tietojärjestelmät toteuttavat verrattuna referenssijärjestelmä Oodiin. Lisäksi laadittiin suppea katsaus keskeisistä kysymyksistä opintohallinnon järjestelmäselvityksissä. Tietojärjestelmäkokonaisuuksien toimintojen vertailu asemoitiin suhteessa muissa selvityksissä käsiteltyihin kysymyksiin.
Analyysikehikkona selvityksessä opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon viitearkkitehtuuria. Viitearkkitehtuuria tarkennettiin hyödyntämällä vertailukohteista riippumattoman referenssijärjestelmän (Oodi) toiminnallisuuksien listaa. Referenssijärjestelmän toiminnot (noin 1500 kappaletta) purettiin taulukkoon. Seuraavia viitearkkitehtuurin prosesseja ei vielä tässä vaiheessa tarkasteltu koska niitä vastaavia toimintoja ei ollut referenssijärjestelmässä; koulutussuunnittelu, opetustarjonnan suunnittelu ja opiskelijavalinta. Referenssijärjestelmän pohjalta luodussa analyysikehikossa kaikki toiminnallisuudet ovat vertailussa samanarvoisia, myös pakolliset ja vapaaehtoiset toiminnallisuudet. Ensimmäisen vaiheen analyysissa ei ole otettu huomioon muitakaan sellaisia toiminnallisuuksia, joita ei löydy referenssijärjestelmästä.
Analyysiin tarvittava aineisto koottiin haastattelemalla Peppi- ja Sisu-tietojärjestelmäkokonaisuuksien järjestelmätoimittajia. Arviointiin osallistuivat Jaakko Rannila ja Mika Lavikainen Metropolia Ammattikorkeakoulusta Peppi-järjestelmäkokonaisuuden osalta ja Mari Riihiaho Funidata Oy:stä Sisu-järjestelmän osalta. Aineistoon kirjattiin järjestelmätoimittajien ilmoituksen mukaisesti jokaisesta toiminnosta, onko se tuotannossa (1) vai ei (0) selvityksen ajan hetkellä (maaliskuu 2018). Analyysissa verrattiin tuotannossa olevien toiminnallisuuksien osuutta suhteessa referenssijärjestelmään (100%).
Selvityksen ensimmäisen vaiheen tulokset
Opintohallinnon järjestelmiin kohdistuvissa selvityksissä nousevat esiin seuraavat keskeiset kysymykset:
Empiiriseen osaan liittyvät kysymykset
- Toimintojen ja toiminnallisuuksien vertailun eri ulottuvuudet
- Integroitavuus, laajennettavuus, räätälöitävyys
- Jatkokehitysmalli ja muutoskykyisyys
- Kansallisen yhteentoimivuuden huomioiminen ja sovitettavuus viitearkkitehtuuriin
- Ei toiminnalliset, tietotekniset ominaisuudet
Yleiset kysymykset
- Toiminnan organisoiminen
- Kustannusvertailut, ml. jatkuvan käytön kustannukset
- Käyttäjäkunnan laajuus
- Aikataulu ja kehityksen tiekartta suhteessa paikallisiin päätöspisteisiin
- Toiminnan organisoiminen
- Riskien hallinta
Empiirisen osuuden aineisto ja tuloskooste ovat liitteissä:
Suurimmat erot referenssijärjestelmän ja verrattavien järjestelmien välillä liittyivät mm. ilmoittautumisen rajoituksiin, arvosanojen pisterajoihin ja laskentasääntöihin, tenttien luomiseen ja muokkaamiseen massana, opintokokonaisuuden ja tutkinnon hyväksymiseen/koostamiseen sekä ennakkopäätösten käsittelyyn. Toiminnot olivat joko huomattavasti suppeampia kuin referenssijärjestelmässä tai niitä vastaavia toimintoja ei ollut vielä verrattavissa järjestelmissä.
Selvityksen ensimmäisen vaiheen rajaukset
Selvityksen ensimmäisen vaiheen tarkastelussa huomioitiin ainoastaan tuotannossa olevat ominaisuudet. Tuotannossa olevalla ominaisuudella tarkoitetaan ominaisuutta, joka on toteutettu ohjelmistoon ja testattu toimittajan sekä asiakkaan toimesta sovittujen prosessien mukaisesti. Ominaisuus sisältyy versioon jonka asiakas voi asentaa ja ottaa tuotantokäyttöön. Rajautuminen toteutettuihin toimintoihin ei ota huomioon järjestelmien kehitysaikataulun eroja eikä mitä toimintoja lähitulevaisuudessa tai myöhemmin on tulossa (esimerkiksi Sisun MVP-laajuudet). Analyysissa on huomioitu modulaarisissa ratkaisuissa vain yhteisesti käyttöön otettavat osat (esimerkiksi Pepissä opinto-opas) eikä tässä vaiheessa ole huomioitu toimintoja, jotka toteutuvat toisessa järjestelmässä integraatioiden kautta. Ensimmäisen vaiheen arviointi ei myöskään huomioinut tietojärjestelmissä olevia uusia toimintoja referenssijärjestelmän ulkopuolelta eikä ota kantaa siihen ovatko kaikki referenssijärjestelmän toiminnot tänä päivänä tarpeellisia.
Tietojärjestelmätoimittajien kommentit ensimmäisen vaiheen toteutuksesta
Funidata Oy
Hienoa, että selvitystyö Sisun ja Pepin vertailusta Oodiin on aloitettu. Odotamme innolla toisen vaiheen selvityksen alkamista. Uskomme sen tuovan esille sellaisia ominaisuuksia Sisussa, joita korkeakoulut tarvitsevat toimintansa tehokkaaseen toteuttamiseen.
Luonnollisesti Sisu poikkeaa merkittävästi Oodin toiminnallisuuksista, sillä lähtökohdat ja tavoitetila järjestelmien kehittämiselle ovat olleet erilaiset. Toisen vaiheen selvitys auttaa varmasti ymmärtämään järjestelmien todellisia eroja sekä tuomaan esille Sisun erinomaiset mahdollisuudet prosessilähtöiseen toiminnan tehostamiseen. Samalla selvityksessä pystytään huomioimaan Sisun vuoden 2018 julkaisuissa tulevat ominaisuudet ja vuosille 2019-2020 aikataulutettu kehitystyö.
Peppi-konsortio
Peppi-konsortio toivoo, että raportissa keskityttäisiin referenssikohteen ja verrokkien samankaltaisuuden arviointiin kattavuuden sijasta. Kattavuus on terminä huono, koska se antaa kuvan, että referenssikohteen ominaisuudet ovat kaikilta osin kattavia ja sen toiminnat sellaisenaan korvaamattomia muilla lähestymistavoilla. Vertailu perustuu kuitenkin referenssikohteen ominaisuuksiin riippumatta siitä, ovatko ne käytössä tai tarkoituksenmukaisia.
Linkki selvityksen toisen vaiheen wiki-sivulle
Selvityksen ensimmäisen vaiheen dokumentit