Tutkimusorganisaatioiden ja CSC:n välisen puitesopimuksen mallipohjat

Palveluiden lisääminen puitesopimuksen alle

Puitesopimuksen alle tuotavat palvelut

CSC tuo kaikki uudet tutkimusorganisaatioiden kanssa solmittavat sopimukset (pl. konetilavuokrat) puitesopimusten alle. Myös vanhat sopimukset päivitetään vähitellen palvelutilauksiksi ja -kuvauksiksi puitesopimukseen. Puitesopimuksessa on sovittuna organisaatiotasolla käytettävät ehdot - näin esim. vahingonkorvauksista ja sakoista ei tarvitse sopia erikseen. Puitesopimus mahdollistaa tarvittaessa myös toisin sopimisen palvelukohtaisesti.

Prosessi palvelutilausten ja mahdollisten palvelukuvausten lisäämiseen

Palvelutilausten ja palvelukuvausten lisäämisestä puitesopimukseen sovitaan puitesopimuksen yhteyshenkilöiden kesken (korkeakoulujen puitesopimuksissa yhteyshenkilö CSC:ltä on Outi Tasala, varahenkilö Antti Mäki. Tutkimuslaitosten puitesopimuksissa yhteyshenkilö vaihtelee, varahenkilö on Pekka Lehtovuori). Palvelukuvausten ja -tilausten lisääminen tehdään kevyimmillään sähköpostitse - CSC suosii tätä menettelyä. Tilaus astuu voimaan ja tulee osaksi puitesopimusta, kun tilaaja on sähköpostilla hyväksynyt ehdotuksen ja toimittaja on vahvistanut tilauksen ja toimituksen aloituksen. Sähköpostiketju, jolla asiasta sovitaan, tallennetaan osaksi sopimusarkistoa.

Palvelutilaukset

Palvelutilaukset tehdään kaikista uusista ja puitesopimuksen alle tuotavista vanhoista palveluista. Palvelutilauksiin ei pääsääntöisesti laiteta allekirjoituspaikkoja, vaan ne tulevat voimaan joko puitesopimuksen allekirjoituksella (puitesopimuksen alle tuleva ensimmäinen palvelutilaus) tai yhteyshenkilöiden kesken sähköpostitse suoritetussa ehdotus-ehdotuksen hyväksyntä menettelyssä. 

Palvelutilauksessa tulee aina

• määritellä palvelun Tilaaja ja Toimittaja
• kertoa sopimuksen kohde
• kertoa mihin palvelukuvaukseen (liite 3x) kyseinen tilaus liittyy
• kertoa palvelun yhteyshenkilöt yhteystietoineen (toimivat palvelun ohjausryhmänä)
• kertoa käytettävä hinnasto ellei palvelutilauksessa ilmoitettava hinta riitä
• kertoa volyymi (palvelun hinta, max euromäärä tai max henkilötyötunti/pv/kk määrä)
• kertoa milloin palvelun tuottaminen alkaa (eksakti pvm) ja koska se päättyy
• kertoa edellyttääkö työn toimittaminen henkilötietojen käsittelyä
• sopia alihankkijoista silloin, kun he käsittelevät henkilötietoja.

Palvelutilauksessa on mahdollista

• mainita käytettävät alihankkijat
  • alihankkijoista on mahdollista ja usein suositeltavaakin sopia palvelun ohjausryhmässä
• kertoa paikka, jossa työsuunnitelmaa tms. ylläpidetään
  • esim. wiki-sivu. Näin palvelutilausta ei tarvitse päivittää työsuunnitelman päivitettäessä ohjausryhmässä
• määritellä poikkeavat laskutustiedot
  • Jos muuta ei sovita, laskutustiedot (tilaajan laskutusosoite) tulevat  puitesopimuksessa valmiina olevasta liitteestä 4 Palveluhinnasto ja maksuehdot. Mikäli käytetään tätä liitettä, lisätään palvelutilaukseen vain laskutusviite.
• määritellä hinnoitteluun ja laskutukseen sisältyvät tilauskohtaiset erityisehdot
  • esim. asiantuntijatyön laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen, mikäli siitä ei palvelutilauksessa toisin sovita.
• määritellä laskutusperuste
  • esim. laskutetaan toteuman mukaan).
  • mikäli tätä ei määritellä toisin ja käytetään puitesopimuksen hinnastoliitettä, laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen.
• sopia aineettomien oikeuksien määräytymisestä toisin
  • määräytyvät tilaukseen liittyvässä palvelukuvauksessa kerrottujen sovellettavien JIT 2015 -erityisehtojen mukaan
• sopia Palvelun käytön raportoinnista toisin
  • mikäli tästä ei sovita toisin ja kyseessä on liitteen 3a mukainen asiantuntijatyö, raportointiväli on kerran kuukaudessa ja loppuraportin luovuttamisen yhteydessä.
• sopia alihankkijoiden vahingonkorvausvelvollisuudesta ketjussa
• sopia Palvelun edellyttämät muutokset ja kustannukset turvallisuusliitteessä ja JIT-ehdoissa määritettyyn perustasoon verrattuna

Palvelukuvaukset

Puitesopimuksissa on mukana liite 3a CSC:n asiantuntija- ja konsultointityö. Aina, kun CSC:n toimittamassa palvelussa on kyseessä puhdas asiantuntijatyö, käytämme tätä palvelukuvausta.

Mikäli kyse on jostain muusta (esim. pelkät palvelimet tai asiantuntijatyö + käyttöpalvelu/sovellustuki tms.), eikä kyseisestä palvelusta ole palvelukuvausta puitesopimuksessa, muotoillaan toimittajan toimesta puitesopimuksen palvelukuvaus 3x, jossa määritellään millaisesta palvelusta on kyse. Palvelukuvauksessa ei tule toistaa mitään, mikä on jo puitesopimuksessa kerrottu, ellei erityisesti haluta sopia jostain kohdasta toisin (kohdat, joissa tämä on mahdollista on kerrottu puitesopimuksessa).

Palvelukuvauksessa

• määritellään roolit, jossa Sopijapuolet kyseisessä palvelussa ovat
• määritellään, miten Toimittaja raportoi palvelun käytöstä
• tarkennetaan, mitä JIT Erityisehtoja palvelussa käytetään (JIT 2015 - Palvelut vai JIT 2015 - Konsultointi) - muutoin tilaukseen sovelletaan puitesopimuksessa määritettyjä ehtoja
• voi sopia aineettomien oikeuksien määräytymisestä toisin - muutoin määräytyvät sovellettavien JIT 2015 -erityisehtojen mukaan
• voi kertoa käytettävän hinnaston, mikäli käytetään muun tyyppistä hinnoittelua kuin puitesopimuksen liitteinä jo olevia (lisää kohdassa Hinnasto). Esimerkiksi CSC:n laskentapalveluiden hinnasto muuhun kuin akateemiseen käyttöön löytyy research.csc.fi -sivustolta.
• listataan tilaajan vastuulla olevat muut palvelukohtaiset tehtävät 
  • Puitesopimuksessa on sovittu, että Tilaaja noudattaa palvelun käyttöehtoja ja vastaa käyttäjiensä kouluttamisesta

Palvelutilauksessa tai -kuvauksessa voi lisäksi sopia seuraavista:

• Palveluiden palveluajat ja -tasot kuvataan palvelukuvauksessa, palvelutilauksessa tai mahdollisessa lisäsopimuksessa. 
• Palveluun mahdollisesti sisältyvä tukipalvelu kuvataan palvelukuvauksessa, palvelutilauksessa tai mahdollisessa lisäsopimuksessa.
• Palvelun edellyttämät muutokset ja kustannukset turvallisuusliitteessä ja JIT-ehdoissa määritettyyn perustasoon verrattuna

Hinnasto

• Puitesopimuksissa on mukana CSC:n asiantuntijatyötä koskeva hinnasto. Hinnastojen päivittäminen (ml. hinnankorotusilmoitukset) tehdään puitesopimusyhteyshenkilöiden toimesta. 
• Vuoden 2023 hinnastossa on tällä hetkellä kaksi eri hintaa riippuen tehtävän työn tyypistä: 
  • yksittäisen tunnin hinta (116,2 €/h, alv 0%) - kalliimpi hinta, jota käytetään yksittäisten työtuntien myymiseen kattamaan hallinnollisia kustannuksia
  • jatkuvassa työssä käytetty kuukausihinta (10 544,63 €/kk = 80,34 €/h, alv 0%) - edullisempi hinta jatkuviin ja pitkäkestoisiin palveluihin
• Lähtökohtaisesti palveluista ei muotoilla omaa hinnastoa.
• Mikäli käytetään muuta kuin CSC:n asiantuntijatyötä koskeva hinnastoa, voi palvelun hinnaston kertoa osana Palvelukuvausta ellei palvelutilauksessa ilmoitettava hinta riitä.
• Korkeakoulun on mahdollista toimittaa hinnasto (4b) lisättäväksi puitesopimusyhteyshenkilöiden toimesta puitesopimukseen. Tätä ei kuitenkaan edellytetä, vaan toimiessaan Toimittajana korkeakoulu voi ilmoittaa palvelun hinnan palvelukuvauksessa/-tilauksessa.

Tietosuoja

Puitesopimuksessa on sovittu henkilötietojen käsittelyn ehdoista organisaatioiden välillä. Puitesopimuksen alle tulevissa palveluissa ei siis tule sopia näistä erikseen. Palvelutilauksessa tulee kertoa, sisältääkö palvelu henkilötietojen käsittelyä. Mikäli palvelu sisältää henkilötietojen käsittelyä, tulee rekisterinpitäjän ohjeistaa henkilötietojen käsittelijää palvelukohtaisesti siinä tehtävistä henkilötietojen käsittelytoimista (Käsittelytoimien kuvaus -lomake palvelutilauksen liitteeksi). Kuvauksen malli on mukana puitesopimusdokomenteissa mutta rekisterinpitäjä voi hyvin käyttää omaakin kuvausmalliaan.

Korkeakoulujen puitesopimuksessa oleva Liite 1 Henkilötietojen käsittelyn ehdot on tehty keväällä 2015 HY:n muokkaaman Kuntaliiton mallin pohjalta. Liitettä on päivitetty marraskuussa 2018 sekä keväällä 2022 puitesopimuksen päivityksen yhteydessä.

Sovellettavat JIT-ehdot

Puitesopimukseen sovellettavat yleisehdot ovat Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot sekä erityisehdot Palveluista ja Konsultoinnista. JIT-ehtoja sovelletaan mahdollisimman pitkälle, kuitenkin muutamin poikkeuksin. Puitesopimuksen kohdassa 4 Palvelu (2) todetaan, että "Kuhunkin Palveluun sovellettavat JIT 2015 -erityisehdot (JIT 2015 – Palvelut tai JIT 2015 – Konsultointi) täsmennetään sitä koskevassa palvelukuvauksessa, palvelutilauksessa tai mahdollisessa lisäsopimuksessa."

• Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015 - Yleiset ehdot)
• Erityisehtoja Palveluista (JIT 2015 - Palvelut)
  • "... tarkoitettu käytettäväksi jatkuvaluontoisista palveluista, kuten esimerkiksi huolto- ja ylläpitopalvelut, aineistojen käsittely- ja välityspalvelut tai käyttäjätuki, sopimiseen. Ehtoja ei ole tarkoitettu käytettäväksi konsultointi- ja asiantuntijapalveluista eikä verkon yli toimitettavista sovelluspalveluista sopimiseen, vaan niihin sovelletaan niiden omia erityisehtoja."
• Erityisehtoja Konsultointipalveluista (JIT 2015 - Konsultointi)
  • "...tarkoitettu käytettäväksi konsultointi- ja asiantuntijapalveluissa. Niitä ei ole tarkoitettu käytettäväksi henkilöstön vuokraamiseen. ... Konsultointipalvelua koskevassa sopimuksessa yksilöidään hankinnan kohde ja sovitaan toimintatavoista. Tilaaja päättää konsultoinnin tulosten julkisuudesta konsultoinnin kuluessa ja sen jälkeen. ... Yleensä konsultointipalvelussa sovitaan toimittajan kanssa toimeksiannosta, jonka perusteella syntyy tietty yksilöity lopputulos kuten raportti tai suunnitelma, jonka tilaaja tarkastaa. Toisaalta näitä ehtoja voidaan myös käyttää tilanteessa, jossa konsultointi käsittää konsultointia ja tilaajan neuvontaa ilman, että konsultoinnista syntyisi erikseen hyväksytettävää lopputulosta. Tällöin ei synny erikseen luovutettavia lopputuloksia, jotka tilaaja tarkastaisi."

Puitesopimuksen ja Palveluiden ohjausryhmien toimet

Puitesopimuksen ohjausryhmä

Puitesopimuksen yhteyshenkilöt muodostavat puitesopimuksen ohjausryhmän. Päätökset edellyttävät CSC:n ja korkeakoulun edustajan yksimielisyyttä. Liitteistä 1 ja 5 sekä muutoksista puitesopimukseen päätetään puitesopimuksen sopijapuolten (allekirjoittajat) kesken. 

Puitesopimuksen yhteyshenkilöiden muodostama ohjausryhmä

• kokoontuu vähintään kaksi kertaa vuodessa - CSC ohjausryhmän pj:na kutsuu kokoukset koolle
• sopii muutosmenettelyn mukaisesti liitteiden 2, 3 ja 4 päivittämisestä ja liitteiden lisäämisestä.

Palvelutilauksen ohjausryhmä

Palvelutilauksessa nimetyt palvelun yhteyshenkilöt muodostavat palvelun ohjausryhmän.

• Ohjausryhmän kokous voi tapahtua myös sähköpostilla tai videoneuvotteluna.
• Ohjausryhmän kokouksen muistiot tallennetaan osaksi sopimusrekisteriä.
• Käytettävät alihankkijat ja niiden hinnat tulee hyväksyä ohjausryhmässä, mikäli näin on määritetty palvelutilauksessa.