Tämä ohjeistus on tarkoitettu yksityisille perhepäivähoitajille sekä ryhmäperhepäivähoitajille. Ohjeeseen on tiivistetty tietoa ja ohjelinkkejä siitä, mikä Varda on, miten Vardaa käytetään, mitä tietoja Vardaan tallennetaan sekä miten tietoja tallennetaan, muokataan ja katsellaan Vardassa. |
Varda eli varhaiskasvatuksen tietovaranto on kansallinen tietojärjestelmä, jonne kerätään tiedot kaikista varhaiskasvatusta järjestävistä kunnista ja kuntayhtymistä sekä palvelua tuottavista yrityksistä, varhaiskasvatuksen toimipaikoista, lapsista ja heidän huoltajistaan sekä varhaiskasvatuksen työntekijöistä.
Yksityiset perhepäivähoitajat ja ryhmäperhepäivähoitajat ovat vastuussa siitä, että toimipaikan, lasten, huoltajien ja työntekijöiden tiedot on tallennettu Vardaan ja että tiedot ovat oikein ja ajan tasalla. Lisäksi varhaiskasvatusta ostopalveluna tai palvelusetelillä järjestävien yksityisten varhaiskasvatuksen palveluntuottajien on tehtävä palveluseteli- ja ostopalvelutoiminnan määrittely yhdessä palvelun ostavan kunnan tai kuntayhtymän kanssa.
Vardassa jokainen y-tunnustasoinen varhaiskasvatustoimija nähdään erilliseksi tietovarannon tiedon tallentajaksi. Tietyissä tapauksissa yksityinen perhepäivähoitaja saattaa myös toimia varhaiskasvatustoimijana ilman y-tunnusta. Tietojen tallentaminen Vardaan on yksityisille perhepäivähoitajille ja ryhmäperhepäivähoitajille lakisääteinen tehtävä aivan kuten se on myös kunnille, kuntayhtymille ja yksityisille päiväkodeille.
Katso tarkemmin Vardan esittely.
Tee yksityisen palveluntuottajan Varda-rekisteröinti osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi/varda-rekisterointi/
Tunnistaudu vahvasti ja luo itsellesi tunnukset Virkailijan Opintopolkuun Varda-pääkäyttäjän käyttöoikeuksilla.
Katso ohje: Miten yksityinen palveluntuottaja saa käyttöoikeudet Vardaan?
Jotta tietoja voi tallentaa, on käyttäjän rekisteröidyttävä Vardaan. Rekisteröitymiseen on kaksi vaihtoehtoa:
Yksityiset perhepäivähoitajat sekä ne ryhmäperhepäivähoitajat, jotka ovat toimipaikan ensimmäisiä Varda-pääkäyttäjiä, noudattavat aina rekisteröitymistapaa 1. Jos ryhmäperhepäiväkodin Varda-pääkäyttäjä haluaa lisätä työntekijälleen Varda-käyttöoikeuden, pääkäyttäjä lähettää hänelle kutsun. Uusi käyttäjä rekisteröityy Vardaan noudattaen tapaa 2.
Huom! Jos yksityinen palveluntuottaja on säätiö, organisaation nimenkirjoitussäännöt estävät asioinnin tai yksityisellä palveluntuottajalla ei ole y-tunnusta, rekisteröitymisen voi tehdä Webropol-lomakkeella, joka löytyy osoitteesta: https://link.webropolsurveys.com/S/DC77044F158B82AD. Yksityisen palveluntuottajan velvollisuus on tallentaa tietoja Vardaan, joten este sähköisen rekisteröitymispalvelun käytössä ei saa olla este Vardan käytön aloittamiselle ja tietosisältöjen tallentamiselle Vardaan.
Vardan käyttöoikeudet ovat voimassa vuoden kerrallaan. Käyttäjä ei voi uusia omia käyttöoikeuksiaan tai myöntää itselleen käyttöoikeuksia. Varda-pääkäyttäjiä on siis hyvä olla kaksi, jotta he voivat uusia toinen toisilleen tarvittavat käyttöoikeudet. Huomaa, että yksityisen perhepäivähoitajan Varda-pääkäyttäjä ei voi myöntää käyttöoikeuksia muille henkilöille.
Kun käyttöoikeudet ovat päättymässä, vanhentumisesta tulee viesti sähköpostiin. Käyttäjän täytyy itse käydä anomassa jatkoaikaa käyttöoikeudelle. Jos jatkoaikaa ei muista anoa tai anomusta ei ole hyväksytty määräajassa, käyttäjäoikeudet Vardaan vanhenevat automaattisesti.
Käyttöoikeuksien jatkoajan tai uuden käyttöoikeuden anominen Opintopolussa
Avoimet käyttöoikeusanomukset näkyvät Avoimet käyttöoikeusanomukset -otsikon alla. Päättyneet käyttöoikeudet näkyvät vastaavasti Sulkeutuneet käyttöoikeudet -otsikon alla.
Käyttöoikeuksien myöntäminen ja käyttöoikeusanomuksien hyväksyminen
Varda-pääkäyttäjä voi hyväksyä ja lisätä organisaation muille Varda-käyttäjille käyttöoikeuksia, jos organisaatiossa on useampi Varda-käyttäjä.
Jos organisaatiolla ei ole kenelläkään Varda-pääkäyttäjän oikeuksia voimassa, ota yhteyttä Vardan asiakastukeen varda@opintopolku.fi käyttöoikeuksien uusimiseksi.
Kun henkilö on kirjautunut ja luonut käyttäjätunnuksen, Vardaan voi kirjautua Opintopolun kirjautumissivun kautta (https://virkailija.opintopolku.fi). Kirjautumisvaihtoehdon voi valita kirjautumissivulla. Kirjautumisen jälkeen sivusto ohjaa sinut joko automaattisesti Vardaan. Vaihtoehtoisesti valitse ylävalikon Rekisterit ja tiedonsiirrot -valikosta Varda.
Kirjautumisohjeet sekä ohje unohtuneen käyttäjätunnuksen tai salasanan palauttamiseksi.
Varda ei ole avoin tietovaranto. Jokainen Vardaa käyttävä varhaiskasvatustoimija tarvitsee käyttöoikeudet voidakseen tallentaa ja muokata tietoja Vardassa. |
Yksityiset perhepäivähoitajat sekä ryhmäperhepäivähoitajat tarvitsevat vain Varda-pääkäyttäjän käyttöoikeuden. Pääkäyttäjillä on täydet oikeudet lisätä, muokata ja katsella Vardaan tallennettavia tietoja. Ryhmäperhepäiväkodeissa vähintään yhden työntekijän on oltava Varda-pääkäyttäjä, mutta Varda-pääkäyttäjä käyttöoikeuden voi halutessaan lisätä myös muille työntekijöille.
Katso tarkemmin ohje: Vardan käyttäjähallinta.
En pääse kirjautumaan Vardaan. Miten toimin?
Yksityiset perhepäivähoitajat sekä ryhmäperhepäivähoitajat käyttävät Vardaa ns. käyttöliittymässä, joka on tehty varhaiskasvatustietojen käsin tallentamista ja muokkaamista sekä tiedon laadun testaamista varten. Käyttöliittymän tavoitteena on mahdollistaa Vardan käyttö niille toimijoille, joilla ei ole käytössään omaa varhaiskasvatusjärjestelmää. Käyttöliittymään kirjaudutaan Opintopolun virkailijasivulta osoitteessa: https://virkailija.opintopolku.fi/varda/
Huom! Suosittelemme käyttämään Vardan käyttöliittymää tietokoneella, jos mahdollista.
Käyttöliittymässä voit:
Muistilista käyttöliittymän käyttöön:
Vardaan kerätään tiedot kaikista varhaiskasvatusta järjestävistä ja tuottavista organisaatioista (kunta, kuntayhtymä tai yritys), lapsista (varhaiskasvatustiedot) ja heidän huoltajistaan (maksutiedot) sekä varhaiskasvatuksen työntekijöistä. Tallennettavat tiedot on määritelty varhaiskasvatuslaissa ja kuvattu Vardan tietoluettelossa.
Tietojen yhdenmukaisuuden takaamiseksi Vardassa on valmiit vastausvaihtoehdot esimerkiksi varhaiskasvatuksen toiminta- ja järjestämismuotoihin sekä henkilöstön tutkintoihin. Tallentajan vastuulla on valita oikea vaihtoehto Vardan tarjoamista vaihtoehdoista.
Vardaan tallennetut tiedot on syytä tarkistaa heti tietojen syöttämisen tai muokkaamisen jälkeen, jotta mahdolliset virheet Varda-tiedoissa on helppo havaita ja korjata.
Vardaan tallennettujen tietojen muokkaukset
Jos Vardaan tallennetut tiedot muuttuvat (esim. lapsi lopettaa varhaiskasvatuksessa), on varhaiskasvatustoimijan muokattava tiedot oikeiksi ja ajantasaisiksi. Muutostiedot on tallennettava Vardaan kuukauden 15:een tai viimeiseen päivään mennessä Vardan käyttöliittymässä.
Tietoja muokataan myös siinä tapauksessa, jos tiedot on tallennettu Vardaan väärin (esim. työntekijän palvelussuhde on tallennettu väärillä päivämäärätiedoilla). Tiedot muokataan Vardan käyttöliittymässä.
Vardaan ei tallenneta tai muokata väliaikaisia muutoksia lapsi- ja työntekijätiedoissa. Tieto muutoksesta täytyy päivittää Vardaan, jos varhaiskasvatuksen asiakasmaksuihin tulee muutoksia tai työntekijä on poissa työstä yli 60 vuorokautta yhtäjaksoisesti muun syyn kuin vuosiloman vuoksi.
Vardassa on mahdollista myös mitätöidä eli poistaa väärin tallennettuja tietoja. Tietoja saa mitätöidä Vardasta vain siinä tapauksessa, jos tiedot on tallennettu virheellisesti, eikä tietojen korjaaminen muokkaamalla onnistu (esim. lapsi tallennettu väärään toimipaikkaan).
HUOM! Tämä koskee niitä yksityisiä perhepäivähoitajia ja ryhmäperhepäivähoitajia, joiden varhaiskasvatuksen järjestämismuoto on ostopalvelu (järjestämismuoto JM02) tai palveluseteli (järjestämismuoto JM03). |
Jos varhaiskasvatus on tuotettu kunnalle tai kuntayhtymälle palvelusetelillä tai ostopalveluna, tietojen tallentaminen Vardaan edellyttää, että käyttöliittymän Toimijan tiedot -sivulla tehdään ensin Palveluseteli- ja ostopalvelutoiminnan hallinta eli PAOS-hallinta. Hallinnalla tarkoitetaan varhaiskasvatusta järjestävän kunnan/kuntayhtymän ja palvelua tuottavan yksityisen toimijan linkittämistä Vardassa. Linkittäminen tehdään Vardan käyttöliittymässä. Linkittämisen tekevät sekä yksityisen palveluntuottajan että järjestäjän (kunnan tai kuntayhtymän) Varda-pääkäyttäjät.
Tallentamistehtävän siirto: Järjestämisvastuussa oleva kunta tai kuntayhtymä voi tehdä sopimuksen varhaiskasvatuksen palveluntuottajan kanssa tallentamistehtävän siirrosta, kun kunnan tarjoama varhaiskasvatus hankitaan ostopalveluna tai järjestetään palvelusetelillä kyseisellä toimijalla. Ohje varhaiskasvatustietojen tallennustehtävän siirtoon hallinnointinäkymässä.
Toimipaikasta tallennetaan toimipaikan nimi ja yhteystiedot, varhaiskasvatuksen toimintamuoto ja järjestämismuodot, varhaiskasvatuspaikkojen määrä sekä kasvatusopillinen järjestelmä ja mahdolliset toiminnalliset ja kielelliset painotukset. Tutustu tietoihin tietoluettelossa.
Katso kuvalliset ohjeet toimipaikan lisäämiseksi.
HUOM! Varhaiskasvatustoimija ei itse voi poistaa Vardaan lisättyä toimipaikkaa. Jos toimipaikka on poistettava järjestelmästä virhesyötön vuoksi, ota yhteyttä Vardan asiakaspalveluun osoitteella varda@opintopolku.fi. Toimipaikkaa ei voi poistaa järjestelmästä, jos toimipaikkaan on lisätty lapsia. Toimipaikassa olevien lasten varhaiskasvatuspäätös ja varhaiskasvatussuhde täytyy ensin mitätöidä ennen kuin toimipaikan voi mitätöidä. |
Henkilöstöstä tallennetaan Vardaan henkilötiedot sekä tiedot työntekijän tutkinnosta, työsuhde- ja työskentelypaikkatiedoista, täydennyskoulutuksista ja yli 60 vuorokauden kokoaikaisista ja yhtäjaksoisista poissaoloista. Tutustu henkilöstötietoihin tietoluettelossa.
Katso kuvalliset ohjeet henkilöstötietojen tallentamiseksi.
HUOM! Yksityisten perhepäivähoitajien ja ryhmäperhepäivähoitajien täytyy täyttää myös työntekijätiedot, vaikka henkilön yhteystiedot lisätään jo organisaation tietoihin. Työntekijätiedot tallennetaan siksi, että yksityinen perhepäivähoitaja on myös kasvatusvastuussa lapsista. Jos ryhmäperhepäivähoitaja palkkaa yritykseensä työntekijän, tallennetaan myös työntekijän tiedot Vardaan. |
Lapsesta tallennetaan Vardaan henkilö- ja varhaiskasvatustiedot. Varhaiskasvatustiedot pitävät sisällään mm. Tutustu tallennettaviin tietoihin tietoluettelossa.
Katso kuvalliset ohjeet lapsitietojen tallentamiseksi.
HUOM! Jos varhaiskasvatus tuotetaan yksityisen hoidon tuella tai ilman yksityisen hoidon tukea järjestettynä (järjestämismuodot JM04 ja JM05), palveluntuottaja vastaa lasten varhaiskasvatustietojen tallentamisesta ja muokkaamisesta. Jos varhaiskasvatus tuotetaan palvelusetelillä tai ostopalveluna, kunta vastaa lähtökohtaisesti tietojen tallentamisesta. Erillisellä sopimuksella tallennustehtävän voi siirtää kunnalta palveluntuottajalle. |
Vardaan tallennetaan huoltajan henkilö- ja yhteystiedot sekä tieto varhaiskasvatuksen asiakasmaksusta. Tutustu tallennettaviin tietoihin Vardan tietoluettelossa.
Katso kuvallinen käyttöliittymän käyttöohje: Huoltaja- ja maksutiedot.
Huomaa seuraavat asiat huoltaja- ja maksutiedoista:
|
Yksityinen perhepäivähoitaja tallentaa tiedon sijaisesta vuokratun henkilöstön tietoihin. Kyseessä on vuokrattu henkilöstö, jos esimerkiksi yksityinen perhepäivähoitaja sopii sijaisjärjestelyistä toisen perhepäivähoitajan kanssa tai hankkii sijaiseksi hoitajan muuta kautta, kuten MLL:n tai kunnan kautta. Sijaisen hankkinut yksityinen perhepäivähoitaja tallentaa tiedot Vardassa oman organisaationsa vuokratun henkilöstön tietoihin. |
Katso kuvallinen käyttöliittymän käyttöohje: Lisää vuokratun henkilöstön tiedot.
Jos yksityinen perhepäivähoitaja jää vanhempainvapaalle tai muulle pitkälle vapaalle ja varhaiskasvatustoiminta jatkuu vapaan jälkeen, vapaan aikana ko. perhepäivähoitajalla ei tule olla Vardassa lapsia varhaiskasvatuksessa. Perhepäivähoitajan työntekijätietoihin lisätään tieto poissaolosta.
Lapsitiedot
Työntekijätiedot
Toimipaikkatiedot
Tämä ohje koskee tilanteita, joissa varhaiskasvatustoimintaa ei ole kokonaan lakkautettu, vaan organisaatio on ollut Vardassa voimassa yksityisen perhepäivähoitajan vapaan ajan. Jos organisaatio on päätetty, katso alempana tällä sivulla kohta Kertaalleen päättynyt varhaiskasvatustoiminta alkaa uudelleen.
Kun varhaiskasvatustoiminta jatkuu pidemmän vapaan jälkeen, käy poistamassa toimipaikkasi tiedoista päättymispäivä ja merkitse uudelleen toimipaikan varhaiskasvatuspaikkojen määrä.
Varmista, että työntekijätiedoissasi pidemmän poissaolon tiedoissa on päättymispäivä toteutuneen mukaisesti.
Näiden toimenpiteiden jälkeen voit aloittaa uusien lapsitietojen tallentamisen Vardaan.
Muistilista
Katso tarkempi ohje toiminnan päättämisestä Vardassa.
Muista, että Opetushallitus ei vastaa tietojen päättämisestä. Jos tiedoissa on korjattavaa, tietojen tallentamisesta vastaavan varhaiskasvatustoimijan täytyy tehdä muutokset Vardaan. Mitään oikein tallennettuja tietoja ei saa poistaa Vardasta. Kun tiedot on päätetty, Opetushallitus säilyttää tietoja Vardassa viisi vuotta ohjeistuksen mukaisesti.
Jos varhaiskasvatustoiminta on kertaalleen päättynyt ja toiminta aloitetaan uudelleen samalla y-tunnuksella, tee uudelleen Varda-rekisteröityminen sivulla https://virkailija.opintopolku.fi/varda-rekisterointi. Tarkemmat ohjeet Varda-rekisteröitymisestä tällä sivulla. Kun rekisteröityminen on hyväksytty kunnassa ja Varda-pääkäyttäjä on saanut käyttöoikeudet, tietojen tallennus Vardaan voi alkaa.
Sivun sisältö
Pikaohje yksityisille varhaiskasvatuksen palveluntuottajille
Opetushallitus on tuottanut pikaohjeen (pdf) yksityisille varhaiskasvatuksen palveluntuottajille siitä, miten tiedot tallennetaan Vardaan käyttöliittymän kautta. Pikaohje on käytössä suomeksi, ruotsiksi, pohjoissaameksi, englanniksi, viroksi, venäjäksi, saksaksi, espanjaksi ja ranskaksi.
espanja: Guía rápida para proveedores privados de educación de la primera infancia sobre cómo almacenar datos a través de la interfaz Varda (päivitetty 7/2023)
ranska: Consignes pour les prestataires de services privés dans le domaine de l'éducation précoce sur la manière d'enregistrer les données par le biais de l'interface Varda (päivitetty 7/2023)