Användaradministrationen i Varda (på svenska)

Varhaiskasvatustoimijan vastuulla on se, kenelle Vardan käyttöoikeuksia myönnetään ja millä perusteella. Varhaiskasvatustoimija on vastuussa organisaatiossa myönnetyistä käyttöoikeuksista ja tarpeettomien käyttöoikeuksien sulkemisesta.

Vardaan käyttöoikeuksia voi myöntää omassa organisaatiossa henkilölle, joka

• tarvitsee Vardan toiminnallisuuksia työtehtäviensä hoitamiseen
• tarvitsee Vardaan tallennettuja tietoja työtehtäviensä hoitamiseen

Käyttöoikeudet tulee rajata työtehtävien tekemisen kannalta välttämättömimmälle tasolle.

Henkilöiden, jotka ovat saaneet käyttöoikeudet Vardaan, tulee huolehtia tunnusten tietoturvallisesta säilyttämisestä ja käyttää tunnuksia ainoastaan Vardaan liittyvien työtehtävien hoitamiseen. Tunnukset ovat henkilökohtaiset eikä niitä saa luovuttaa eteenpäin. Varda-pääkäyttäjä sulkee käyttöoikeudet, kun henkilö ei enää tarvitse työtehtäviensä hoitamiseen pääsyä Vardaan tai kun henkilö siirtyy pois varhaiskasvatustoimijan palveluksesta. Käyttöoikeudet ovat voimassa korkeintaan yhden vuoden kerralla.

Mikäli varhaiskasvatustoimija myöntää käyttöoikeuksia muille kuin oman organisaation henkilöille (esim. järjestelmätoimittajille) osapuolten tulee tehdä sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Käyttöoikeuksien hallinta

Varhaiskasvatustoimijan käyttöoikeuksien hallinnoinnista vastaa varhaiskasvatustoimija. Toimija päättää itse kenelle ja mille tasolle, esimerkiksi kuntaan vai yksittäiseen toimipaikkaan, käyttöoikeudet myönnetään. Käyttöoikeuksia voi myöntää koko varhaiskasvatustoimijan tasolle tai yksittäisen toimipaikan tasolle.

Vardan käyttöoikeuksia anotaan ja hallinnoidaan Opetushallituksen Opintopolku.fi -palvelun käyttöliittymän kautta. Varhaiskasvatustoimijan vastuulla on huolehtia oman organisaationsa käyttäjähallinnasta Vardassa sekä uusien käyttöoikeuksien myöntämisestä että käyttöoikeuksien sulkemisesta silloin, kun henkilö ei enää tarvitse käyttöoikeutta/käyttöoikeuksia.

Miten kunnassa toimiva henkilö saa käyttöoikeudet Vardaan?

Mitä käyttöoikeuksia kunnallinen toimija tarvitsee Vardassa?

Tallennan kunnassa kaikki Vardan vaatimat tiedot käyttöliittymän kautta ja tarvitsen katselu- ja tallennusoikeudet kaikkiin tietoihin Vardassa, mitkä käyttöoikeudet tarvitsen?*

Miten yksityinen palveluntuottaja saa käyttöoikeudet Vardaan?

Mitä käyttöoikeuksia yksityinen palveluntuottaja tarvitsee Vardassa?

Mistä voin tarkistaa omat käyttöoikeuteni?*

Miten voin varmistaa, että Vardassa käsittelemäni henkilötiedot säilyvät turvassa?

Miten tiedonsiirtoihin tarvittava palvelukäyttäjätunnus luodaan?*

Vardan käyttäjäroolit

Käyttöoikeudet voi saada joko

1. varhaiskasvatustoimijan tasolle, jolloin käyttäjä voi oikeuksistaan riippuen käsitellä koko organisaationsa toimipaikkatietoja sekä tietoja lapsista sekä huoltajista ja maksuista
2. vain tiettyyn toimipaikkaan, jolloin oikeuksilla voi käsitellä vain sen toimipaikan tietoja, johon käyttöoikeudet on yhdistetty. Käyttöoikeuksia voi myöntää toimipaikkaan vasta, kun toimipaikka on tallennettu Vardaan ja sille on syntynyt OID-tunniste. Kaikkia käyttöoikeuksia ei voi myöntää ainoastana toimipaikkatasolle. Tutustu tarkemmin alla kuvattuihin käyttöoikeuksiin.

1.Varda-pääkäyttäjät

1a. Varda-pääkäyttäjä (kunta)

• saa käyttöoikeuden Opintopolun/koulutustoimijan vastuukäyttäjältä tai toiselta saman organisaation Varda-käyttöoikeusvastaavalta tai Varda-pääkäyttäjältä
• voi myöntää Varda- ja joitakin KOSKI-palvelun käyttöoikeuksia muille varhaiskasvatustoimijan alaisuudessa työskenteleville henkilöille sekä hallinnoida heidän käyttöoikeuksiaan. Varda-pääkäyttäjä sulkee henkilön käyttöoikeudet, kun hän ei enää tarvitse käyttöoikeutta Vardaan tai KOSKI-palveluun.
• luo Vardan palvelukäyttäjätunnukset tiedonsiirtoja varten.
• hallinnoi palveluseteli- ja ostopalvelutoiminnan toimipaikkatietoja
• voi katsella kaikkia varhaiskasvatustoimijan Vardaan tallentamia tietoja (toimipaikka-, varhaiskasvatus-, huoltaja- ja maksu-, henkilöstö- sekä varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tiedot*)
• voi tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista ja tiedonsiirroista
• voi ylläpitää toimijan yhteystietoja käyttöliittymän kautta
• voi tallentaa Opintopolun oppijanumerorekisteriin henkilötunnuksettoman lapsen perustiedot ja yksilöidä hänet
• voi käsitellä yksityisten palveluntuottajien rekisteröitymisiä Vardaa varten
• jokaisella varhaiskasvatustoimijalla tulisi olla vähintään kaksi Varda-pääkäyttäjää
• käyttöoikeutta ei voi myöntää yksittäiseen toimipaikkaan, ainoastaan toimijatasolle

1b. Varda-pääkäyttäjä (yksityinen päiväkoti)

• saa käyttöoikeuden rekisteröidessään palveluntuottajan perustiedot Vardaa varten tai toiselta saman organisaation Varda-pääkäyttäjältä
• voi myöntää Varda- ja joitakin KOSKI-palvelun käyttöoikeuksia muille varhaiskasvatustoimijan alaisuudessa työskenteleville henkilöille sekä hallinnoida heidän käyttöoikeuksiaan. Varda-pääkäyttäjä sulkee henkilön käyttöoikeudet, kun hän ei enää tarvitse käyttöoikeutta Vardaan tai KOSKI-palveluun.
• voi hallinnoida tietoa kunnista, joiden kanssa palveluntuottajalla on palveluseteli- ja ostopalvelutoimintaa
• voi lisätä, muokata ja katsella organisaationsa kaikkia Varda-tietoja (toimija-, toimipaikka- ja varhaiskasvatus-, henkilöstö- sekä huoltaja- ja maksutietoja)
• voi tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista ja tiedonsiirroista
• jokaisella varhaiskasvatustoimijalla tulisi olla vähintään kaksi Varda-pääkäyttäjää
• käyttöoikeutta ei voi myöntää yksittäiseen toimipaikkaan, ainostaan toimijatasolle

1c. Varda-pääkäyttäjä (yksityinen perhepäivähoitaja)

• saa käyttöoikeuden rekisteröidessään palveluntuottajan perustiedot Vardaa varten
• voi hallinnoida tietoa kunnista, joiden kanssa palveluntuottajalla on palveluseteli- ja ostopalvelutoimintaa
• voi lisätä, muokata ja katsella organisaationsa kaikkia Varda-tietoja  (toimija-, toimipaikka- ja varhaiskasvatus-, henkilöstö- sekä huoltaja- ja maksutietoja)
• voi tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista ja tiedonsiirroista
• käyttöoikeutta ei voi myöntää yksittäiseen toimipaikkaan, ainostaan toimijatasolle

1d. Varda-pääkäyttäjä (yksityinen ryhmäperhepäivähoitaja)

• saa käyttöoikeuden rekisteröidessään palveluntuottajan perustiedot Vardaa varten tai toiselta saman organisaation Varda-pääkäyttäjältä
• voi myöntää Varda-käyttöoikeuksia muille varhaiskasvatustoimijan alaisuudessa työskenteleville henkilöille sekä hallinnoida heidän käyttöoikeuksiaan. Varda-pääkäyttäjä sulkee henkilön käyttöoikeudet, kun hän ei enää tarvitse käyttöoikeutta Vardaan.
• voi hallinnoida tietoa kunnista, joiden kanssa palveluntuottajalla on palveluseteli- ja ostopalvelutoimintaa
• voi lisätä, muokata ja katsella organisaationsa kaikkia Varda-tietoja  (toimija-, toimipaikka- ja varhaiskasvatus-, henkilöstö- sekä huoltaja- ja maksutietoja)
• voi tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista ja tiedonsiirroista
• käyttöoikeutta ei voi myöntää yksittäiseen toimipaikkaan, ainostaan toimijatasolle

Vardan varhaiskasvatustietojen käyttöoikeudet*

Huom! Yksityisen palveluntuottajan Varda-pääkäyttäjä ei tarvitse erillisiä varhaiskasvatus- tai huoltaja- ja maksutietoihin liittyviä käyttöoikeuksia. Tallentaja ei tarvitse erillisiä katseluoikeuksia.

2. Varda-varhaiskasvatustietojen katselija

• saa käyttöoikeuden toiselta saman organisaation Varda-pääkäyttäjältä
• Varda-katselija voi katsella toimipaikka- ja varhaiskasvatustietoja Vardan käyttöliittymässä
• voi tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista
• käyttöoikeus voidaan myöntää varhaiskasvatustoimija- tai toimipaikkatasolle

3. Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja (vain toimijoille, jotka tallentavat tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta)

• saa käyttöoikeuden toiselta saman organisaation Varda-pääkäyttäjältä
• voi lisätä, muokata ja poistaa toimipaikka- ja varhaiskasvatustietoja Vardan käyttöliittymässä. Uuden toimipaikan voi luoda ainoastaan toimijatasoisella käyttöoikeudella.
• voi tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista
• käyttöoikeus voidaan myöntää varhaiskasvatustoimija- tai toimipaikkatasolle

Vardan huoltaja- ja maksutietojen käyttöoikeudet*

Huom! Yksityisen palveluntuottajan Varda-pääkäyttäjä ei tarvitse erillisiä varhaiskasvatus- tai huoltaja- ja maksutietoihin liittyviä käyttöoikeuksia. Tallentaja ei tarvitse erillisiä katseluoikeuksia.

4. Varda-huoltajatietojen katselija

• saa käyttöoikeuden toiselta saman organisaation Varda-pääkäyttäjältä
• voi katsella huoltaja- ja maksutietoja Vardan käyttöliittymässä
• voi hakea Vardaan tallennettuja lapsia nimellä, henkilötunnuksella tai oppijanumerolla
• voi tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista
• käyttöoikeutta ei voi myöntää yksittäiseen toimipaikkaan

5. Varda-huoltajatietojen tallentaja (vain toimijoille, jotka tallentavat tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta)

• saa käyttöoikeuden toiselta saman organisaation Varda-pääkäyttäjältä
• voi lisätä, muokata ja poistaa huoltaja- ja maksutietoja Vardan käyttöliittymässä
• voi hakea Vardaan tallennettuja lapsia nimellä, henkilötunnuksella tai oppijanumerolla
• voi tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista
• käyttöoikeutta ei voi myöntää yksittäiseen toimipaikkaan

Vardan henkilöstökokonaisuuden käyttöoikeudet

Huom! Yksityisen palveluntuottajan Varda-pääkäyttäjä ei tarvitse erillisiä henkilöstökokonaisuuden käyttöoikeuksia

6. Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen katselija 

• Tällä käyttöoikeudella voi katsella oman organisaation tai toimipaikan työntekijä- ja täydennyskoulutustietoja Vardan käyttöliittymässä.
  • Työntekijä- ja täydennyskoulutustietoja ovat työntekijän henkilötiedot, tutkinnot, työsähköpostiosoitteet, palvelussuhteet, työskentelypaikat, pidemmät poissaolot ja täydennyskoulutukset 
• Käyttöoikeudella on lisäksi katseluoikeudet toimipaikka- ja yhteenvetonäkymän tietoihin
• voi tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista
• Toimipaikkakohtaisella oikeudella näkee vain ne työntekijää koskevat tiedot, jotka liittyvät työntekijän työskentelypaikkaan, joka on sama kuin se toimipaikka, johon käyttäjällä on oikeus
• Huom! Käyttöoikeudella ei voi katsella tietoja vuokratusta henkilöstöstä!

7. Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja (vain toimijoille, jotka tallentavat tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta)

• Tällä käyttöoikeudella voi lisätä, muokata ja katsella oman organisaation tai toimipaikan työntekijä- ja täydennyskoulutustietoja Vardan käyttöliittymässä.
  
  • Työntekijä- ja täydennyskoulutustietoja ovat työntekijän henkilötiedot, tutkinnot, työsähköpostiosoitteet, palvelussuhteet, työskentelypaikat, pidemmät poissaolot ja täydennyskoulutukset sekä tiedot vuokratusta henkilöstöstä
• Käyttöoikeudella on lisäksi katseluoikeudet toimipaikka- ja yhteenvetonäkymän tietoihin
• voi tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista
• Toimipaikkakohtaisella oikeudella näkee ja voi muokata vain niitä työntekijää koskevia tietoja, jotka liittyvät työntekijän työskentelypaikkaan, joka on sama kuin se toimipaikka, johon käyttäjällä on oikeus
  
• Huom! Käyttöoikeudella ei voi katsella tai tallentaa tietoja vuokratusta henkilöstöstä!

8. Varda-henkilöstö-vuokratun henkilöstön katselija

• Tällä käyttöoikeudella voi katsella oman organisaation vuokratun henkilöstön tietoja Vardan käyttöliittymässä. 
• Käyttöoikeuden voi myöntää ainoastaan toimijatasolla.

9. Varda-henkilöstö-vuokratun henkilöstön tallentaja (vain toimijoille, jotka tallentavat tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta)

• Tällä käyttöoikeudella voi lisätä, muokata ja katsella oman organisaation vuokratun henkilöstön tietoja Vardan käyttöliittymässä. 
• Käyttöoikeuden voi myöntää ainoastaan toimijatasolla.
  

10. Varda-henkilöstö-työntekijätietojen katselija

• Tällä käyttöoikeudella voi Vardan käyttöliittymässä katsella seuraavia oman organisaation tai oman toimipaikan työntekijätietoja: perustiedot, palvelussuhteet, pääasialliset työskentelypaikat, pidemmät poissaolot.
• Voi tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista
  
• Käyttöoikeudella on lisäksi katseluoikeudet toimipaikka- ja yhteenvetonäkymän tietoihin
• Toimipaikkakohtaisella oikeudella näkee vain ne työntekijää koskevat tiedot, jotka liittyvät työntekijän työskentelypaikkaan, joka on sama kuin se toimipaikka, johon käyttäjällä on oikeus
  
• Toimipaikkakohtaisella oikeudella näkee vain poissaolot, jotka ovat olleet voimassa sinä aikana, kun työskentelypaikka, johon käyttäjän oikeudet liittyvät on ollut voimassa.

11. Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja (vain toimijoille, jotka tallentavat tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta)

• Tällä käyttöoikeudella voi Vardan käyttöliittymässä lisätä, muokata ja katsella seuraavia oman organisaation tai oman toimipaikan työntekijätietoja: perustiedot, palvelussuhteet, pääasialliset työskentelypaikat, pidemmät poissaolot.
  
• Voi tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista
  
• Käyttöoikeudella on lisäksi katseluoikeudet toimipaikka- ja yhteenvetonäkymän tietoihin
• Toimipaikkakohtaisella oikeudella voi muokata palvelussuhdetta vain, jos on oikeudet kaikkiin työntekijälle lisättyihin työskentelypaikkoihin
• Toimipaikkakohtaisella oikeudella näkee ja voi muokata vain niitä työntekijää koskevia tietoja, jotka liittyvät työntekijän työskentelypaikkaan, joka on sama kuin se toimipaikka, johon käyttäjällä on oikeus
  
• Toimipaikkakohtaisella oikeudella näkee ja voi muokata vain poissaoloja, jotka ovat olleet voimassa sinä aikana, kun työskentelypaikka, johon käyttäjän oikeudet liittyvät on ollut voimassa.

12. Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen katselija

• Tällä käyttöoikeudella voi katsella oman organisaation tai toimipaikan täydennyskoulutustietoja Vardan käyttöliittymässä. Käyttöoikeudella saa lisäksi katselijaoikeudet henkilöstön perustietoihin (nimi, oppijanumero, tehtävänimike)
• Voi tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista
  
• Käyttöoikeudella on lisäksi katseluoikeudet toimipaikka- ja yhteenvetonäkymän tietoihin
• Toimipaikkakohtaisella oikeudella näkee vain ne työntekijää koskevat täydennyskoulutustiedot, jotka liittyvät työntekijän tehtävänimikkeeseen, joka on työskentelypaikalla ja joka on sama kuin se toimipaikka, johon käyttäjällä on oikeus. 
  

13. Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen tallentaja (vain toimijoille, jotka tallentavat tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta)

• Tällä käyttöoikeudella voi lisätä, muokata ja katsella oman organisaation tai toimipaikan täydennyskoulutustietoja Vardan käyttöliittymässä. Käyttöoikeudella saa lisäksi katselijaoikeudet henkilöstön perustietoihin (nimi, oppijanumero, tehtävänimike).
  
• Voi tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista
  
• Toimipaikkakohtaisella oikeudella näkee ja voi muokata vain niitä työntekijää koskevia täydennyskoulutustietoja, jotka liittyvät työntekijän tehtävänimikkeeseen, joka on työskentelypaikalla ja joka on sama kuin se toimipaikka, johon käyttäjällä on oikeus
  

Vardan tuen tietojen käyttöoikeudet

Huom! Myönnettävissä vain kunnille ja kuntayhtymille. Yksityiselle palveluntuottajalle ei voi myöntää tuen tietoihin liittyviä käyttöoikeuksia.

14. Varda-tuen tiedot-katselija

• Tällä käyttöoikeudella voi katsella oman organisaation varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tietoja Vardan käyttöliittymässä. 
• Käyttöoikeuden voi myöntää ainoastaan toimijatasolla. 
• vain toimijalle, joka on joko kunta tai kuntayhtymä.

15. Varda-tuen tiedot-tallentaja (vain toimijoille, jotka tallentavat tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta)

• Tällä käyttöoikeudella voi lisätä, muokata ja katsella oman organisaation varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tietoja Vardan käyttöliittymässä. 

• Käyttöoikeuden voi myöntää ainoastaan toimijatasolla.
• vain toimijalle, joka on joko kunta tai kuntayhtymä.
  

Vardan palvelukäyttäjien tiedonsiirtotunnukset

• Vardan pääkäyttäjä (kunta) luo Varda-palvelukäyttäjätunnukset ja salasanat kunnissa. Yksityisen päiväkodin Varda-pääkäyttäjä voi tilata Varda-palvelukäyttäjätunnuksen Vardan asiakaspalvelusta (varda@opintopolku.fi)
  • mikäli palvelukäyttäjän käyttäjätunnusta on muokattava, sen voi tehdä Opetushallitus Varda-pääkäyttäjän pyynnöstä.
• palvelukäyttäjä on organisaation tiedonsiirtotunnus, joka asetetaan lähdejärjestelmään eli "organisaatiokohtainen rajapinnan tunnus ja salasana”
• palvelukäyttäjä ei voi olla henkilö ja palvelukäyttäjäoikeuksia ei voi myöntää henkilölle vaan varhaiskasvatustoimijalle kuten kunnalle tai yksityiselle päiväkodille
• jokainen varhaiskasvatustoimija, jolla on oma y-tunnus ja joka siirtää tiedot integraation yli tarvitsee palvelukäyttäjätunnuksen.
• Opetushallituksen ohjeistuksen mukaan kullekin toimijan integroitavalle järjestelmälle luodaan oma palvelukäyttäjätunnus. Jos useampi tietokokonaisuus tulee samasta järjestelmästä, yksi yhteinen tunnus tarvittavilla käyttöoikeuksilla riittää 
• Palvelukäyttäjätunnukseen tulee liittää Vardan tietokokonaisuuksia vastaava ja mahdollisimman suppea palvelukäyttäjäoikeus.
• Esimerkki: Varhaiskasvatustoimija siirtää integraatiolla samasta järjestelmästä henkilöstökokonaisuuden työntekijätiedot ja vuokratun henkilöstön tiedot. Tällöin varhaiskasvatustoimija tekee yhden palvelukäyttäjätunnuksen, johon liittää seuraavat palvelukäyttäjäoikeudet "Varda-henkilöstö-työntekijätietojen-tallentaja ja Varda-henkilöstö-vuokratun henkilöstön-tallentaja".*
• Ohjeet tunnusten luontia varten:
  • tarkempi ohje palvelukäyttäjätunnuksen luontiin löytyy linkin takaa: Varda-palvelukäyttäjätunnuksen luominen Opintopolku.fi -palvelussa (pdf)
    • På svenska: Anvisningar om hur man skapar tjänsteanvändarnamn till Varda i Studienfo (pdf)
  • Tutustu video-ohjeeseen (YouTube)
  • Tutustu myös tarvittaessa Olemassa olevan palvelukäyttäjän tietojen muokkaaminen -ohjeeseen

• Vardassa erillinen palvelukäyttäjätunnus luodaan: 

1. varhaiskasvatus- ja huoltajatiedoille (nyk. Varda-varhaiskasvatus- ja huoltajatietojen palvelukäyttäjä) 
   • samalla tunnuksella siirretään tomija-, toimipaikka-, varhaiskasvatus- ja huoltajatiedot
     • Palvelun nimi: Varda
     • Käyttäjätunnus: Varda_toimijan nimi
     • Salasana: xxxx
     • Käyttöoikeus: Varda-varhaiskasvatus- ja huoltajatietojen palvelukäyttäjä (järjestelmän oikeus, ei henkilölle)
2. henkilöstökokonaisuuden tiedoille luodaan 1-3 tunnusta riippuen siitä, kuinka monesta järjestelmästä tietoja siirretään Vardaan
   1. Jos kaikki henkilöstökokonaisuuden tiedot siirretään yhdestä järjestelmästä Vardaan: yksi tunnus henkilöstötietojen siirtoon
      • Palvelun nimi: Varda_henkilosto
      • Käyttäjätunnus: Varda_henkilosto_toimijan nimi
      • Salasana: xxxx
      • Käyttöoikeus: Varda-henkilöstö-kaikkien henkilöstötietojen palvelukäyttäjä (ei henkilöille)
   2. Jos henkilöstökokonaisuuden tiedot siirretään eri järjestelmistä/tallennetaan osittain käyttöliittymän kautta: 1-3 tunnusta, jotka nimetään siirrettävän tietosisällön mukaan:
      1. Varda_tyontekija_toimijan nimi, käyttöoikeus:
         • Palvelun nimi: Varda_henkilosto_tyontekijatiedot
         • Käyttäjätunnus: Varda_henkilosto_tyontekijatiedot_toimijan nimi
         • Salasana: xxx
         • Käyttöoikeus: Varda-henkilöstö-työntekijätietojen palvelukäyttäjä (ei henkilöille)
      2. Varda_taydennyskoulutus_toimijan nimi, käyttöoikeus:
         • Palvelun nimi: Varda_henkilosto_taydennyskoulutus
         • Käyttäjätunnus: Varda_henkilosto_taydennyskoulutus_toimijan nimi
         • Salasana: xxxx
         • Käyttöoikeus: Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen palvelukäyttäjä (ei henkilöille)
      3. Varda-vuokrattu_henkilosto_toimijan nimi, käyttöoikeus:  
         • Palvelun nimi: Varda_henkilosto_vuokrattu
         • Käyttäjätunnus: Varda_henkilosto_vuokrattu_toimijan nimi
         • Salasana: xxxx
         • Käyttöoikeus: Varda-henkilöstö-vuokratun henkilöstön palvelukäyttäjä (ei henkilöille)
   3. jos kaksi tietosisältökokonaisuutta tule yhdestä järjestelmästä, tunnuksen voi nimetä siten, että siitä käy ilmi siirrettävät tiedot ja toimijan nimi
   4. jos kaikki Vardan vaatimat tiedot (varhaiskasvatus-, huoltaja- ja maksutiedot sekä henkilöstökokonaisuuden tiedot) tulevat samasta järjestelmästä, toimija voi käyttää yhtä yhteistä tunnusta, joka on nimetty Varda_toimijan nimi

• palvelukäyttäjän nimeämisessä on oleellista, että toimija, järjestelmätoimittaja ja Opetushallitus tunnistavat, mitä tunnuksella tehdään ja kenelle se kuuluu

• lähdejärjestelmän järjestelmätoimittaja tai Varda-pääkäyttäjä tallentaa tunnuksen ja salasanan varhaiskasvatusjärjestelmään riippuen kokonaisuuden toteutuksesta sekä saamastaan ohjeistuksesta järjestelmätoimittajalta. Mikäli palvelukäyttäjätunnuksen salasana vaihdetaan Opintopolun virkailijakäyttöliittymässä, on salasana vaihdettava myös lähdejärjestelmään. 

• Varhaiskasvatustoimija on vastuussa  palvelukäyttäjätunnuksista ja niihin liittyvistä salasanoista, palvelukäyttäjätunnusta ja salasanaa tulee käsitellä huolellisesti ja tietoturvallisesti

14. Varda-varhaiskasvatus- ja huoltajatietojen palvelukäyttäjä (tiedonsiirtotunnus toimijoille, jotka siirtävät tiedot Vardaan integraatiolla)

• Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata lasten varhaiskasvatus ja huoltaja- ja maksutietoja sekä toimijan ja toimipaikkojen tietoja.

15. Varda-henkilöstö-kaikkien henkilöstötietojen palvelukäyttäjä (tiedonsiirtotunnus toimijoille, jotka siirtävät tiedot Vardaan integraatiolla)

• Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata kaikkia henkilöstötietoja (työntekijätiedot, täydennyskoulutustiedot, vuokratun henkilöstön tiedot) Vardassa. 
  

16. Varda-henkilöstö-vuokratun henkilöstön palvelukäyttäjä (tiedonsiirtotunnus toimijoille, jotka siirtävät tiedot Vardaan integraatiolla)

• Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata vuokratun henkilöstön tietoja Vardassa.
  

17. Varda-henkilöstö-työntekijätietojen palvelukäyttäjä (tiedonsiirtotunnus toimijoille, jotka siirtävät tiedot Vardaan integraatiolla)

• Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata seuraavia työntekijätietoja: perustiedot, palvelussuhteet, pääasialliset työskentelypaikat, pidemmät poissaolot. 

18. Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen palvelukäyttäjä (tiedonsiirtotunnus toimijoille, jotka siirtävät tiedot Vardaan integraatiolla)

• Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata täydennyskoulutustietoja.

19. Varda-tuen tietojen palvelukäyttäjä (tiedonsiirtotunnus toimijoille, jotka siirtävät tiedot Vardaan integraatiolla)* 

• Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tietoja
  

Kuntien muut Varda-käyttöoikeudet

19. Varda-käyttöoikeusvastaava

• Varda-käyttöoikeusvastaavan käyttöoikeudella voi kutsua uusia virkailijoita Vardan käyttäjiksi, myöntää ja poistaa Vardaan ja KOSKI-esiopetukseen liittyviä käyttöoikeuksia sekä luoda palvelukäyttäjätunnuksia Varda-tiedonsiirtoihin. Mikäli olet Varda-pääkäyttäjä et tarvitse tätä käyttöoikeutta.
• Koulutustoimijan/Opintopolun vastuukäyttäjä myöntää käyttöoikeuden Varda-käyttöoikeusvastaavalle 

20. Varda-yksityisten toimijoiden käsittelijä

• saa käyttöoikeuden toiselta saman organisaation Varda-pääkäyttäjältä

• hyväksyy tai hylkää yksityisten varhaiskasvatuksen palveluntuottajien rekisteröitymiset Vardaa varten. 

• käyttöoikeus voidaan myöntää ainoastaan kunnissa ja varhaiskasvatustoimijatasolle

• huom! Kunnan Varda-pääkäyttäjällä on oikeus käsitellä yksityisten toimijoiden rekisteröitymisiä Vardaa varten, joten hän ei tarvitse erillistä käyttöoikeutta siihen

Unohditko käyttäjätunnuksesi ja/tai salasanasi?

Jos unohdit salasanasi, voit vaihtaa sen Opetushallituksen Opintopolku-palvelussa kirjautumalla palveluun suomi.fi-tunnistautumisen avulla ja vaihtamalla salasanan kirjautumisen jälkeen. Ohje: Unohtunut tunnus tai salasana

Vardan käyttöoikeuksiin sekä Opintopolun/koulutustoimijan vastuukäyttäjiin liittyvissä kysymyksissä, ole yhteydessä osoitteeseen varda[at]opintopolku.fi.

Användaradministrationen i Varda

Aktören inom småbarnspedagogik svarar för vem som beviljas användarrättigheter till Varda och på vilka grunder. Aktören inom småbarnspedagogik ansvarar för de användarrättigheter som beviljats inom den egna organisationen samt för att ta bort användarrättigheter som inte längre behövs.

Användarrättigheter till Varda kan beviljas sådana personer inom den egna organisationen som,

• behöver använda funktionerna i Varda för att utföra sina arbetsuppgifter
• behöver uppgifterna som sparats i Varda för att utföra sina arbetsuppgifter.

Användarrättigheterna ska begränsas till den nivå som är nödvändig med tanke på arbetsuppgifterna.

De personer som beviljats användarrättigheter till Varda ska se till att användaruppgifterna förvaras på ett datasäkert sätt. Användaruppgifterna får endast användas för att sköta arbetsuppgifter som berör Varda. Användaruppgifterna är personliga och får inte vidarebefordras åt någon annan. Varda-huvudanvändaren tar bort användarrättigheterna då personen inte längre behöver tillgång till Varda för att sköta sina arbetsuppgifter eller då personen inte längre arbetar hos ifrågavarande aktör inom småbarnspedagogik. Användarrättigheterna är i kraft högst ett år i taget.

Om aktören inom småbarnspedagogik beviljar användarrättigheter åt någon annan än en anställd inom den egna organisationen (till exempel en systemleverantör) ska parterna göra upp ett avtal om hanteringen av personuppgifter.

Administrering av användarrättigheter

Det är aktören inom småbarnspedagogik som förvaltar och beviljar användarrättigheter inom den egna organisationen. Aktören beslutar själv till vem och för vilken nivå (till exempel en kommun eller ett enskilt verksamhetsställe) användarrättigheterna beviljas. Användarrättigheter kan beviljas för två olika nivåer; till hela organisationen eller till ett enskilt verksamhetsställe.

Man anhåller om och administrerar användarrättigheter i Varda via användargränssnittet i Studieinfo.fi. Aktören inom småbarnspedagogik ansvarar för den egna organisationens användaradministration i Varda och för att bevilja användarrättigheter samt för att ta bort användarrättigheter i sådana fall då en person inte längre behöver användarrättigheten/användarrättigheterna.

Hur får en person som arbetar inom kommunen användarrättigheter till Varda?

Vilka användarrättigheter krävs, om man arbetar med Varda i kommunen?

Hur får en privat serviceproducent användarrättigheter till Varda?

Vilka använderrättigheter krävs, om man arbetar med Varda hos en privat serviceproducent?

Hur försäkrar jag mig om att de personuppgifter som jag handlägger i Varda är i säkerhet?

Användarrollerna i Varda

Användarrättigheterna kan beviljas på två olika nivåer, antingen på

1. till hela organisationen, vilket innebär att användaren, beroende av sina rättigheter, kan behandla uppgifter om verksamhetsställen, barn och vårdnadshavare och avgifter inom hela sin organisation eller

2. till ett enskilt verksamhetsställe, vilket innebär att användaren kan behandla enbart sådana uppgifter som berör det verksamhetsställe som användarrättigheterna är kopplade till. Användarrättigheter till ett specifikt verksamhetsställe kan beviljas först då verksamhetsställets uppgifter har förts in i Varda och verksamhetsstället har fått en egen OID-kod. 

1. Varda-huvudanvändare

1a. Varda-huvudanvändaren (i kommun)

• beviljas användarrättigheter av utbildningsanordnarens ansvariga användare i Studieinfo eller av en annan Varda-huvudanvändare eller Varda-användarrättighetsansvarig inom samma organisation
• kan bevilja användarrättigheter till Varda och delvis KOSKI åt andra personer som arbetar för aktören inom småbarnspedagogik samt administrera deras användarrättigheter. Varda-huvudanvändaren tar bort användarrättigheter för personer som inte längre behöver få tillgång till Varda.
• skapar tjänsteanvändare för dataöverföringar
• kan behandla uppgifter om verksamhetsställen som bedriver småbarnspedagogik som köpt tjänst och/eller med servicesedel
• kan granska samtliga uppgifter i Varda (uppgifter om aktören, verksamhetsstället, småbarnspedagogiken, uppgifter om vårdnadshavare och avgifter samt personal
• kan upprätthålla aktörens kontaktuppgifter via användargränssnittet
• kan granska rapporter över bristfälliga uppgifter och dataöverföringar
• kan i Utbildningsstyrelsens studentnummerregister spara basuppgifterna om ett barn som saknar personbeteckning och därefter identifiera barnet i fråga
• kan behandla de privata serviceproducenternas registreringar för ibruktagandet av Varda
• varje aktör inom småbarnspedagogiken ska ha minst två Varda-huvudanvändare
• användarrättigheten kan endast beviljas på aktörsnivå.

1b. Varda-huvudanvändaren (vid ett privat daghem)

• får användarrättigheter till Varda i samband med registreringen eller av en annan Varda-huvudanvändare inom samma organisation
• kan bevilja användarrättigheter till Varda åt andra personer som arbetar för aktören inom småbarnspedagogik samt administrera deras användarrättigheter. Varda-huvudanvändaren tar bort användarrättigheter för personer som inte längre behöver få tillgång till Varda.
• kan behandla uppgifter om de kommuner med vilka man driver köptjänst- och servicesedelverksamhet
• kan lägga till, redigera och granska den egna organisationens samtliga uppgifter i Varda (uppgifter om aktören, verksamhetsstället och småbarnspedagogiken samt uppgifter om personal och vårdnadshavare och avgifter)
• kan granska rapporter över bristfälliga uppgifter och dataöverföringar
• varje aktör inom småbarnspedagogiken ska ha minst två Varda-huvudanvändare
• användarrättigheten kan beviljas på aktörsnivå

1c. Varda-huvudanvändaren (vid en privat familjedagvårdare)

• beviljas användarrättighet till Varda i samband med registreringen  
• kan behandla uppgifter om de kommuner med vilka man driver köptjänst- och servicesedelverksamhet
• kan lägga till, redigera och granska den egna organisationens samtliga uppgifter i Varda (uppgifter om aktören, verksamhetsstället och småbarnspedagogiken samt uppgifter om personal och vårdnadshavare och avgifter)
• kan granska rapporter över bristfälliga uppgifter och dataöverföringar
• användarrättigheten kan inte beviljas till ett enskilt verksamhetsställe

1d. Varda-huvudanvändaren (vid en privat gruppfamiljedagvårdare)

• beviljas användarrättighet till Varda i samband med registreringen eller av en annan Varda-huvudanvändare inom samma organisation
• kan bevilja användarrättigheter till Varda åt andra personer som arbetar för aktören inom småbarnspedagogik samt administrera deras användarrättigheter. Varda-huvudanvändaren tar bort användarrättigheter för personer som inte längre behöver få tillgång till Varda.
• kan behandla uppgifter om de kommuner med vilka man driver köptjänst- och servicesedelverksamhet
• kan lägga till, redigera och granska den egna organisationens samtliga uppgifter i Varda (uppgifter om aktören, verksamhetsstället och småbarnspedagogiken samt uppgifter om personal och vårdnadshavare och avgifter)
• kan granska rapporter över bristfälliga uppgifter och dataöverföringar
• användarrättigheten kan inte beviljas till ett enskilt verksamhetsställe

2. Varda-läsare (uppgifter om småbarnspedagogik)

• beviljas användarrättigheten av en Varda-huvudanvändare inom samma organisation
• kan granska uppgifter om verksamhetsstället och småbarnspedagogik i Vardas användargränssnitt
• kan granska rapporter över bristfälliga uppgifter
• användarrättigheten kan beviljas på båda nivåerna, antingen på aktörsnivå eller för ett enskilt verksamhetsställe.

3. Varda-registrerare (uppgifter om småbarnspedagogik, endast för aktörer som för in uppgifter med användargränssnittet)

• beviljas användarrättigheten av en Varda-huvudanvändare inom samma organisation
• kan lägga till, redigera och radera den egna organisationens uppgifter om  verksamhetsstället och småbarnspedagogiken. För att lägga till ett nytt verksamhetsställe krävs en användarrättighet på aktörsnivå.
• kan granska rapporter över bristfälliga uppgifter
• användarrättigheten kan beviljas på båda nivåerna, antingen på aktörsnivå eller för ett enskilt verksamhetsställe.

4. Varda-läsare (uppgifter om vårdnadshavarna)

• beviljas användarrättigheten av en Varda-huvudanvändare inom samma organisation
• kan granska uppgifter om vårdnadshavarna och avgifterna i Vardas användargränssnitt
• kan söka uppgifter om barn som förts in i Varda, antingen med barnets namn, personbeteckning eller studentnummer
• kan granska rapporter över bristfälliga uppgifter
• användarrättigheten kan inte beviljas till ett enskilt verksamhetsställe

5. Varda-registrerare (uppgifter om vårdnadshavarna, endast för aktörer som för in uppgifter via användargränssnittet)

• beviljas användarrättigheten av en Varda-huvudanvändare inom samma organisation
• kan lägga till, redigera och radera uppgifter om vårdnadshavarna och avgifterna via användargränssnittet
• kan söka uppgifter om barn som förts in i Varda, antingen med barnets namn, personbeteckning eller studentnummer
• kan granska rapporter över bristfälliga uppgifter
• användarrättigheten kan inte beviljas till ett enskilt verksamhetsställe

Användarrättigheter till personuppgifter

6. Varda-personal-läsare av uppgifter om arbetstagare och fortbildningar

• Med denna användarrättighet kan man läsa uppgifter om arbetstagare och fortbildningar i den egna organisationen eller vid det egna verksamhetsstället via Vardas användargränssnitt. Obs! För att läsa uppgifter om hyrd personal behövs separat rättigheten Varda-personal-läsare av hyrd personal
  
• kan granska rapporter över bristfälliga uppgifter
  

7. Varda-personal-registrerare  av uppgifter om arbetstagare och fortbildningar

• Med denna användarrättighet kan man föra in, redigera och läsa uppgifter om arbetstagare och fortbildningar i den egna organisationen eller vid det egna verksamhetsstället via Vardas användargränssnitt. Obs! För att läsa/redigera uppgifter om hyrd personal behövs separat rättigheten Varda-personal-registrerare av hyrd personal
  
• kan granska rapporter över bristfälliga uppgifter
  

8. Varda-personal-läsare av hyrd personal

• Med denna användarrättighet kan man läsa uppgifter om hyrd personal i den egna organisationen via Vardas användargränssnitt. Användarrättigheten kan endast beviljas på aktörsnivå.
  

9. Varda-personal-registrerare av hyrd personal

• Med denna användarrättighet kan man föra in, redigera och läsa uppgifter om hyrd personal i den egna organisationen via Vardas användargränssnitt. Användarrättigheten kan endast beviljas på aktörsnivå.
  

10. Varda-personal-läsare av arbetstagaruppgifter

• Med denna användarrättighet kan man i Vardas användargränssnitt läsa följande arbetstagaruppgifter i den egna organisationen eller vid det egna verksamhetsstället: basuppgifter, anställningsförhållanden, huvudsakliga arbetsplatser, längre frånvaron.
  
• kan granska rapporter över bristfälliga uppgifter
  

11. Varda-personal-registrerare av arbetstagaruppgifter

• Med denna användarrättighet kan man i Vardas användargränssnitt föra in, redigera och läsa följande arbetstagaruppgifter i den egna organisationen eller vid det egna verksamhetsstället: basuppgifter, anställningsförhållanden, huvudsakliga arbetsplatser, längre frånvaron.
• kan granska rapporter över bristfälliga uppgifter
  

12. Varda-personal-läsare av fortbildningsuppgifter

• Med denna användarrättighet kan man läsa fortbildningsuppgifter i den egna organisationen eller vid det egna verksamhetsstället via Vardas användargränssnitt. Med användarrättigheten får man därtill rättigheter att läsa personalens basuppgifter (namn, studentnummer, yrkesbenämning)
  
• kan granska rapporter över bristfälliga uppgifter
  

13. Varda-personal-registrerare av fortbildningsuppgifter

• Med denna användarrättighet kan man föra in, redigera och läsa fortbildningsuppgifter i den egna organisationen eller vid det egna verksamhetsstället via Vardas användargränssnitt. Med användarrättigheten får man därtill rättigheter att läsa personalens basuppgifter (namn, studentnummer, yrkesbenämning)
• kan granska rapporter över bristfälliga uppgifter
  

Varda-tjänsteanvädarens rättigheter

• Kommunens Varda-huvudanvändare skapar samtliga Varda-tjänsteanvändarnamn som behövs. Varda-huvudanvändaren vid ett privat daghem kan begära om att få ett Varda-tjänsteanvändarnamn från Vardas kundtjänst (varda@opintopolku.fi).

• det är frågan om organisationens dataöverföringskod, som installeras i datasystemet, det vill säga ”användarnamnet och lösenordet för organisationens gränssnitt”

• användarrättigheter beviljas inte en person utan en aktör inom småbarnspedagogik, såsom en kommun eller ett privat daghem

• varje aktör inom småbarnspedagogik, som har ett eget FO-nummer och som överför uppgifter till Varda genom en systemintegration, behöver ett eget användarnamn 

•  för varje datasystem behövs ett eget användarnamn

• Anvisningar om hur man skapar tjänsteanvändarnamn till Varda i Studienfo

•  i Varda skapas ett separat användarnamn för:

1. uppgifter om småbarnspedagogik och vårdnadshavare (nuvarande Varda-tjänsteanvändare) - med samma tjänsteanvändare överförs uppgifter om aktören, verksamhetsställena, småbarnspedagogik och vårdnadshavare. En tjänsteanvändare som namges:
   1. 1. Varda_aktörens namn
         
         
2. för uppgifter om personal skapas 1-3 tjänsteanvändare beroende på från hur många system uppgifter överförs i Varda.
   1. Om alla uppgifter överförs från ett system: en tjänsteanvändare som namnges: 
      1. Varda_henkilosto_aktörens namn
   2. Om uppgiftrna överförs från olika system/sparas delvis via användargränssnittet: 1-3 tjänsteanvändare som namngs enligt datainnehållet som överförs:

      1. Varda_tyontekija_aktörens namn

      2. Varda_taydennyskoulutus_ aktörens namn

      3. Varda_hyrd_personal_aktörens namn
         
         

14. Varda-tjänsteanvändare för uppgifter om småbarnspedagogik och vårdnadshavare (systemets rättighet, inte för personer) 

• Dataöverföringskod som är avsedd endast för aktörer som överför uppgifter via en systemintegration.
• Varda-tjänsteanvändarnamnet för uppgifter om småbarnspedagogik och vårdnadshavare ställs in i organisationens informationssystem. Det är alltså fråga om är ett organisationsspecifikt användarnamn och lösenord för gränssnittet. Det är inte ämnat för personer.

15. Varda-personal-tjänsteanvändare för alla personaluppgifter (inte för personer) 

• Tjänsteanvändaren har rättigheter att föra in och redigera alla personaluppgifter (uppgifter om arbetstagare, fortbildning, hyrd personal) i Varda. Användarrättigheten kan beviljas på aktörsnivå. Tjänsteanvändaren är ämnad endast för dataöverföringar.
  

16. Varda-tjänsteanvändare-personal-uppgifter om arbetstagare (inte för personer) 

• Tjänsteanvändaren har rättigheter att föra in och redigera följande uppgifter om arbetstagaren: basuppgifter, anställningsförhållanden, huvudsakliga arbetsplatser, längre frånvaron. Användarrättigheten kan endast beviljas på aktörsnivå. Tjänsteanvändaren är ämnad endast för dataöverföringar.
  

17. Varda-personal-tjänsteanvändare för uppgifter om hyrd personal (inte för personer) 

• Tjänsteanvändaren har rättigheter att föra in och redigera uppgifter om hyrd personal i Varda. Användarrättigheten kan beviljas på aktörsnivå. Tjänsteanvändaren är ämnad endast för dataöverföringar.
  

18. Varda-tjänsteanvändare-personal-uppgifter om fortbildning (inte för personer)

• Tjänsteanvändaren har rättigheter att föra in och redigera uppgifter om fortbildningar.  Användarrättigheten kan endast beviljas på aktörsnivå. Tjänsteanvändaren är ämnad endast för dataöverföringar.
  

Kommunens övriga användarrättigheter i anslutning till Varda:

19. Varda-handläggare (som handlägger registreringar av privata serviceproducenter)

• beviljas användarrättigheten av en Varda-huvudanvändare inom samma organisation
• godkänner eller avslår de privata serviceproducenternas registreringar för att ta i bruk Varda.
• användarrättigheten kan beviljas endast i kommunerna och på aktörsnivå.

20. Kommunens Varda-användarrättighetsansvariga

• kan bjuda in nya Varda-användare, bevilja och avsluta användarrättigheter i Varda och KOSKI-förskoleundervisning samt skapa användartjänstenamn för uppgiftsöverföringen till Varda. Användarrättigheten Varda-användarrättighetsansvarig ger inte tillgång till Varda. Om du är Varda-huvudanvändarebehöver du inte denna användarrättighet!
• Utbildningsaktörens/Studieinfos ansvariga användare kan bevilja användarrättigheten

Har du glömt ditt användarnamn och/eller lösenord?

Om du har glömt ditt lösenord kan du byta det i Utbildningsstyrelsens Studieinfo-tjänst. Du loggar in i tjänsten genom att identifiera dig på suomi.fi och kan därefter skapa ett nytt lösenord. Anvisningar: Glömt ditt användarnamn eller lösenord?

Vid frågor som gäller användarrättigheterna i Varda eller Studieinfos ansvariga användare, vänligen kontakta Vardas kundtjänst varda[at]opintopolku.fi.