1 Yleiset ohjeet

1.1 Sisäänkirjautuminen

Sisäänkirjautuminen tapahtuu osoitteessa virkailija.opintopolku.fi/varda. Varda löytyy Opintopolku.fi -palvelusta osiosta Rekisterit ja tiedonsiirrot > Varda.

Vardan käyttöliittymään kirjaudutaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia anotaan ja hallinnoidaan Opetushallituksen ylläpitämässä Opintopolun virkailijan käyttöliittymässä. Tutustu Vardan käyttäjähallintaan.

Tutustu ohjeisiin uusille kunnissa toimiville käyttäjille ja yksityisen varhaiskasvatuksen palveluntuottajille.

Kirjaudu vielä Vardaan LOGIN-painikkeella

Aloitussivu Vardassa on 26.11.2020 alkaen Vardan yhteenvetonäkymä.

1.2 Unohtunut käyttäjätunnus tai salasana

Jos unohdit salasanasi, voit kirjautua Vardaan suomi.fi-tunnistautumisen avulla. Klikkaa Opintopolun kirjautumissivulla (https://virkailija.opintopolku.fi) olevaa suomi.fi-kuvaketta ja tunnistaudu vahvasti pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Pääset vaihtamaa salasanan omista tiedoistasi tunnistautumisen jälkeen. Vaihtoehtoisesti toinen virkailija (yleensä Opintopolun vastuukäyttäjä tai Varda-pääkäyttäjä) voi vaihtaa salasanan puolestasi.

1.3 Uloskirjautuminen Vardasta

Vardasta kirjaudutaan ulos ruudun oikeasta yläkulmasta kohdasta Kirjaudu ulos.

Tyhjennä selaimesi välimuisti poistuessasi Vardan käyttöliittymästä etenkin, jos käytät yhteiskäytössä olevaa tietokonetta verkkoyhteydellä esimerkiksi varhaiskasvatuksen toimipaikassa. Välimuistin tyhjentämisellä varmistat itsellesi palvelun käytön turvallisuuden. Selaimen ollessa auki voit kokeilla näppäinyhdistelmää Ctrl + Shift + Delete välimuistin tyhjentämiseksi.

1.4 Käyttäjäroolit ja käyttöoikeudet

Vardan käyttöliittymässä on käytössä eri käyttäjärooleja. Käyttöoikeudet voi saada joko varhaiskasvatustoimijan tasolle, jolloin käyttäjä voi oikeuksistaan riippuen käsitellä kaikkien toimipaikkojen, lasten tietoja tai henkilöstön tietoja, tai vain tiettyyn toimipaikkaan.

Tutustu Vardan käyttäjähallintaan.

Integraation yli tapahtuvia tiedonsiirtoja varten Vardasta löytyy Varda-palvelukäyttäjien käyttöoikeuksia, joka lisätään tiedonsiirtotunnukselle. Varda-palvelukäyttäjän luo kunnan Varda-pääkäyttäjä tai koulutustoimijan vastuukäyttäjä. Yksityisille palveluntuottajille, jotka siirtävät tiedot Vardaan suoraan omasta järjestelmästään tunnuksen luo Vardan asiakaspalvelu (varda@opintopolku.fi).

Varhaiskasvatustoimijan (kunnan, kuntayhtymän, yksityisen palveluntuottajan) vastuulla on se, kenelle Vardaan oikeuksia myönnetään ja millä perusteella. Varhaiskasvatustoimija on vastuussa myönnetyistä käyttöoikeuksista ja käyttöoikeuksien sulkemisesta. Henkilöiden, jotka ovat saaneet käyttöoikeudet Vardaan, tulee huolehtia tunnusten tietoturvallisesta säilyttämisestä ja käyttää tunnuksia ainoastaan Vardaan liittyvien työtehtävien hoitamiseen.

1.5. Roolittomien henkilöiden poistaminen Vardasta

 Rooliton (henkilö ilman lapsen/työntekijän/huoltajan roolia) henkilö poistetaan Vardasta automaattisesti 3 kuukauden päästä henkilön syöttöhetkestä.

2 Tietojen lisääminen ja muokkaaminen Vardan käyttöliittymän kautta

Mikäli tiedot tuodaan Vardaan integraation välityksellä, käyttöliittymän kautta päivitetään ainoastaan tiedot ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnasta (ks. kohta 2.1.3).

Mikäli tunnuksellesi on lisätty useampi kuin yksi varhaiskasvaiskasvatustoimija, valitse ensin Toimija-valikosta se toimija, jonka tietoja haluat lisätä tai muokata.

Vardan koodistot löydät täältä: https://virkailija.opintopolku.fi/varda/julkinen/koodistot. Vardan koodistot ovat käyttöliittymässä aakkosjärjestyksessä siten, että jo päättyneet koodit näkyvät listauksien lopussa.

*Syötä tietoja -näkymä näkyy vain jos:

• käyttäjä on tietojen tallentaja järjestäjä- tai toimipaikkatasolla: Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja, Varda-huoltajatietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-täydennyskoulutusten tallentaja, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja
• käyttäjä on yksityisen päiväkodin, perhepäiväkodin tai ryhmäperhepäiväkodin Varda-pääkäyttäjä
• käyttäjä on OPH katselija tai OPH admin

2.1 Varhaiskasvatustoimijan tiedot

2.1.1 Toimijan yhteystietojen lisääminen ja muokkaaminen

Sijainti käyttöliittymässä: Toimijan tiedot > Yhteystiedot (https://virkailija.opintopolku.fi/varda/vakatoimija)

Käyttäjärooli: Varda-pääkäyttäjät voivat lisätä ja muokata toimijan tietoja käyttöliittymän kautta, riippumatta siitä, millä tavoin muut tiedot tallennetaan Vardaan. (12.11.2020 alkaen)

Varhaiskasvatustoimijoiden tiedot haetaan pääosin Opetushallituksen Organisaatiopalvelusta Y-tunnuksella. Tiedot tulevat Organisaatiopalveluun YTJ:stä. Toimijan sähköpostiosoite ja puhelinnumero tallennetaan Vardaan tiedonsiirrolla/käyttöliittymän kautta toimijan valitsemasta tallennustavasta riippuen ja tietoja voi tarvittaessa muokata. Toimijan tietoja voidaan ylläpitää käyttöliittymän kautta vaikka muut varhaiskasvatustiedot tallennettaisiin tiedonsiirrolla.

• Syötä varhaiskasvatustoimijan yhteiskäyttöinen sähköpostiosoite. Jos yhteiskäyttöistä sähköpostiosoitetta ei ole, syötä vastaavan tahon sähköpostiosoite. 
• Syötä varhaiskasvatustoimijan yhteiskäyttöinen puhelinnumero +358-etuliitteellä. Jos yhteiskäyttöistä puhelinnumeroa ei ole, syötä vastaavan tahon puhelinnumero.

Tallenna -painike näkyy aktiivisena, kun tiedot on syötetty muodollisesti oikein.

2.1.2 Toimijan yhteystietojen tarkastelu

Sijainti käyttöliittymässä: Toimijan tiedot > Yhteystiedot (https://virkailija.opintopolku.fi/varda/vakatoimija)

Käyttäjärooli: Toimijan tietoja voi tarkastella kaikilla käyttäjärooleilla.

Toimijan tietoja ovat Vardassa varhaiskasvatustoimijan sähköpostiosoite ja puhelinnumero.. 

2.1.3 Ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinta

Sijainti käyttöliittymässä: Toimijan tiedot > Ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminta  (https://virkailija.opintopolku.fi/varda/paos-hallinta)

Käyttäjärooli: Varda-pääkäyttäjä voi ylläpitää tietoja, varhaiskasvatustietojen katselija/tallentaja -käyttöoikeuksien haltijat voivat katsella tietoja.

2.1.3.1 Pikaohje ja erityistilanteet

PAOS-hallinnalla tarkoitetaan varhaiskasvatuksen järjestäjän ja palveluntuottajan linkittämistä Vardan käyttöliittymässä ja sen tekee Varda-pääkäyttäjä. PAOS-hallinta tarvitaan, jotta ostopalveluna ja palvelusetelillä järjestetyssä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot voidaan tallentaa Vardaan. Linkki pikaohjeeseen: Palvelusetelillä järjestetty ja ostopalveluna hankittu varhaiskasvatus

2.1.3.2 Yleistä

Ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan tietojen hallinnan ehdot:

•  Varhaiskasvatustoimija on tallentanut toimijan ja toimipaikkojen tiedot Vardaan
•  Toimipaikan järjestämismuodoksi on tallennettu ostopalvelu, kunnan tai kuntayhtymän järjestämä (jm02) ja/tai Palveluseteli, kunnan tai kuntayhtymän järjestämä (jm03).

Ostopalvelulla- ja palvelusetelillä tuotetussa varhaiskasvatuksessa olevien lasten varhaiskasvatustietojen tallentaminen on mahdollista vasta sitten, kun sekä varhaiskasvatuksen järjestäjä että palveluntuottaja (yksityinen tai toinen kunta) ovat tallentaneet ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinnassa tarvittavat organisaatiot ja/tai toimipaikat. Kunta/kuntayhtymä hakee yksityisen palveluntuottajan, ja lisää ne varhaiskasvatustoimijan toimipaikat, joissa se järjestää varhaiskasvatusta. Vastaavasti palveluseteli- ja ostopalvelua tuottava varhaiskasvatustoimija lisää kunnat ja kuntayhtymät, jotka järjestävät sen toimipaikoissa varhaiskasvatusta. Kun molemmat osapuolet ovat lisänneet toisensa, toimijan tiedoissa näkyy kaksisuuntainen nuoli-kuvake , joka on merkki siitä, että tietojen tallennuksen voi aloittaa.

2.1.3.3 Varhaiskasvatuksen järjestäjän toiminnot

Ylänavigaatiossa vasemmalla näkyy sen varhaiskasvatuksen järjestäjän nimi (kunta tai kuntayhtymä), jonka palveluseteli- ja ostopalvelu tietoja olet hallinnoimassa tai katselemassa. Hallinnointisivulla oikealla ylhäällä näkyvät niiden varhaiskasvatustoimijoiden toimipaikat ("Lisätyt toimipaikat"), joissa kuntasi järjestää palvelusetelillä ja/tai ostopalvelulla lasten varhaiskasvatusta.Toimipaikkojen tiedot voit avata Näytä toimipaikat-painikkeesta. Hallinnointisivulla oikealla alhaalla näkyvät ne varhaiskasvatuksen järjestäjät ("Lisätyt kunnat"), joilla on oikeus tallentaa lapsia kuntasi ostopalvelu- ja palvelusetelitoimipaikkoihin.

Voit hakea varhaiskasvatustoimijan nimellä tai sen osalla, y-tunnuksella tai OID:lla. Huomaa, että voit hakea vain Vardaan jo rekisteröityneitä toimijoita ja tallennettuja toimipaikkoja! Hakuehtona suositellaan käytettäväksi organisaation y-tunnusta tai OID-tunnistetta, jos se on tiedossa.

2.1.3.2.1 Ostopalvelu- tai palvelusetelitoiminnan toimipaikkojen lisäys

Jos olet lisäämässä toimipaikkoja, joissa kuntasi järjestää varhaiskasvatusta palveluseteli- ja ostopalvelutoimintana, hae toimijaa ja klikkaa tämän jälkeen näytä toimipaikat -painiketta.  Etsi oikeat toimipaikat listasta ja paina lisää toimipaikka -painiketta. Lopuksi saat vielä varmistuksen, että toimipaikan lisäys palveluseteli- ja ostopalvelutoimintaan onnistui.  Valitut toimipaikat siirtyvät kohtaan ”Lisätyt toimipaikat”.

1. Hae ensin toimija nimellä tai y-tunnuksella. Avaa lisättävissä olevat toimipaikat Näytä toimipaikat -painikkeella.
   

2. Lisää toimipaikka, jossa järjestätte varhaiskasvatusta.

3. Lisätty toimipaikka näkyy oikealla kohdassa "Lisätyt toimipaikat".

2.1.3.2.2 Ostopalvelu- tai palvelusetelitoiminnan toimipaikkojen mitätöinti

Voit poistaa tallennettuja ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan toimipaikkoja painamalla mitätöi-painiketta. Jos haluat poistaa toimipaikan palveluseteli- ja ostopalvelutoiminnasta, avaa toimijan toimipaikkalistaus näytön oikeasta yläkulmasta ja valitse toimipaikan kohdalta mitätöi.  Saa vielä varmistuksen mitätöinnin onnistumisesta. Huomaa, että tallennettuja tietoja voi kuitenkin edelleen katsella Vardan käyttöliittymässä niin kauan kuin tiedot säilytetään Vardassa.

Palveluntuottajan toimipaikan voi poistaa Mitätöi-painikkeella, kun: 

• varhaiskasvatuksen järjestäjä ei enää järjestä varhaiskasvatusta ko. toimipaikassa JA
• kaikki varhaiskasvatustiedot (lapsen varhaiskasvatuspäätökset ja -suhteet) on tallennettu. 
• Huomaa, että kun ostopalvelu- tai palvelusetelitoiminta päättyy, varhaiskasvatuspäätökselle ja -suhteelle sekä maksutiedolle pitää lisätä päättymispäivämäärät
• Varhaiskasvatustietoja ei voi muokata sen jälkeen, kun linkitys on poistettu, mutta katseluoikeudet säilyvät

1. Poista toimipaikka Mitätöi-painikkeella.

2.1.3.2.3 Varhaiskasvatustietojen tallennustehtävän siirto hallinnointinäkymässä

Oletuksena lapsen tietojen tallennusvastuu on aina varhaiskasvatuksen järjestäjällä (kunnalla). Kunta voi halutessaan sopia tallennustehtävän siirrosta varhaiskasvatuksen tuottajalle (kunnalle/yksityiselle varhaiskasvatustoimijalle) erillisellä sopimuksella. Kun sopimus on tehty, kunnan Varda-pääkäyttäjä siirtää tallennusoikeudet palveluntuottajalle ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinta -sivulla. Huomaa, että tallennustehtävän siirto koskee ainoastaan lapsen varhaiskasvatustietoja. Huoltaja- ja maksutiedot tallentaa aina varhaiskasvatuksen järjestäjä.

Hae varhaiskasvatuksen järjestäjän tiedot ja lisää ne toimipaikat, joissa järjestätte varhaiskasvatusta. Mene oikealla ylhäällä näkyvään listaukseen ja etsi varhaiskasvatuksen palveluntuottaja, jolle haluat siirtää tallennustehtävän.  Klikkaa "Tiedot tallentaa: Kuntasi nimi" kohdassa olevaa Vaihda-painiketta ja valitse vaihtoehto ”Palveluntuottajan nimi”. Tallenna valinta. Tämän jälkeen kunnalla on katselijan oikeudet ja varhaiskasvatuksen palveluntuottaja pystyy aloittamaan kunnan järjesteämisvastuulla olevien lasten tietojen tallentamisen. Kun tallentamisen siirtoa koskeva sopimus päättyy, tulee varhaiskasvatuksen järjestäjän siirtää tallennusoikeudet takaisin itselleen valitsemalla Vaihda ja vaihtoehto "Kuntasi nimi".

1. Siirrä tallennusoikeudet palveluntuottajalle tai takaisin järjestäjälle valitsemalla Tiedot tallentaa-valikosta toimija, joka tallentaa tiedot lapsista.

2.1.3.3 Kunta tai kuntayhtymä palveluntuottajana

a.) Kunta tuottaa varhaiskasvatusta toiselle kunnalle

Jos kuntasi tuottaa varhaiskasvatusta toiselle varhaiskasvatuksen järjestäjälle (kunnalle), hae järjestäjäkunnan tiedot ja valitse toiminto Lisää kunta järjestäjiin. Palveluntuottaja ei tässä tapauksessa valitse toimipaikkoja. Saat varmistuksen, että lisäys onnistui. Varhaiskasvatuksen järjestäjän tiedot siirtyvät automaattisesti kohtaan ”Lisätyt kunnat".

Tuottajan tulee tarvittaessa täydentää toimipaikkojensa järjestämismuotoja, sillä ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnassa toimipaikan järjestämismuodon on oltava ostopalvelu (jm02) ja/tai palveluseteli (jm03). Palveluntuottaja voi poistaa varhaiskasvatuksen järjestäjän tiedot painamalla Mitätöi -painiketta.

1. Lisää toiselle kunnalle oikeudet tallentaa tietoja lapsista toimipaikkoihinne Lisää kunta -painikkeella.

2. Kun kunnalle on annettu oikeudet tallentaa lapsia toimipaikkoihinne, kunta näkyy oikealla kohdassa "Lisätyt kunnat".

3. Kun toiminta päättyy, järjestäjätiedon voi poistaa kohdassa "Lisätyt kunnat" klikkaamalla Näytä-painiketta ja valitsemalla Mitätöi. Huomaa, että linkitystä ei saa poistaa, jos tietojen tallennus on kesken. Varmista aina ensin järjestäjältä, että tietojen tallennus on päättynyt ennen järjestäjätiedon poistamista. Kun linkityksen poistaa, tietoja ei voi enää muokata, mutta katseluoikeudet säilyvät sekä järjestäjällä että palveluntuottajalla.

b.) Kunta hankkii ostopalveluna varhaiskasvatusta toiselta kunnalta

Järjestäjäkunnan tulee lisätä tällä näytöllä palveluntuottajan (kunnan) toimipaikat, joissa se järjestää varhaiskasvatusta. Kun molemmat osapuolet ovat lisänneet toisensa, toimijan tiedoissa näkyy kaksisuuntainen nuolikuvake . Tämän jälkeen varhaiskasvatuksen järjestäjällä on oikeus tallentaa lasten varhaiskasvatustiedot palveluntuottajan ostopalvelutoimipaikkoihin.  Järjestäjä voi siirtää tallennusoikeudet tuottajakunnalle edellisessä kohdassa (Varhaiskasvatustietojen tallennustehtävän siirto hallinnointinäkymässä) kuvatulla tavalla. Listalla näytetään vain ne toimipaikat, joiden järjestämismuodoissa on ostopalvelu (jm02) ja/tai palveluseteli (jm03).

1. Hae ensin kunta, joka tuottaa varhaiskasvatuksen.

2. Lisää toimipaikka, jossa varhaiskasvatusta tuotetaan.

3. Päiväkoti näytetään lisäyksen jälkeen kohdassa "Lisätyt toimipaikat".

4. Toimijan tiedoissa näytetään punainen kaksisuuntainen nuoli, kun molemmat osapuolet ovat lisänneet toisensa ja lasten tiedot voidaan tallentaa toimipaikkaan.

5. Linkityksen poistaminen

Palveluntuottajan toimipaikan voi poistaa Mitätöi-painikkeella, kun: 

• varhaiskasvatuksen järjestäjä ei enää järjestä varhaiskasvatusta ko. toimipaikassa JA
• kaikki varhaiskasvatustiedot (lapsen varhaiskasvatuspäätökset ja -suhteet) on tallennettu. 
• Huomaa, että kun ostopalvelu- tai palvelusetelitoiminta päättyy, varhaiskasvatuspäätökselle ja -suhteelle sekä maksutiedolle pitää lisätä päättymispäivämäärät
• Varhaiskasvatustietoja ei voi muokata sen jälkeen, kun linkitys on poistettu, mutta katseluoikeudet säilyvät palveluntuottajalla ja varhaiskasvatuksen järjestäjällä

2.1.3.4 Yksityisen varhaiskasvatuksen palveluntuottajan toiminnot

Ylänavigaatiossa vasemmalla näkyy sen varhaiskasvatustoimijan nimi, jonka palveluseteli- ja ostopalvelutietoja olet katselemassa tai muokkaamassa. Hallintasivun vasemmalla puolella sijaitsee hakutoiminto. Oikealla näkyvät varhaiskasvatuksen järjestäjät (kunnat), joilla on oikeus tallentaa palvelusetelillä ja/tai ostopalvelulla järjestetyssä varhaiskasvatusta olevien lasten tietoja tuottajan toimipaikkoihin.

1.Hae kuntaa nimellä, nimen osalla, OID:lla tai y-tunnuksella. Valitse "lisää kunta" ja vahvista valinta.

2. Tämän jälkeen kunnan tai kuntayhtymän tiedot näkyvät oikealla listauksena kohdassa "Lisätyt kunnat". Lisäämisen jälkeen kunnalla on oikeus tallentaa lasten tietoja tuottajan toimipaikkoihin. Varhaiskasvatuksen järjestäjä määrittelee toimipaikat, joihin tallentaa tietoja. Lisää kaikki kunnat ja kuntayhtymät, joille tuotatte varhaiskasvatusta.  Kun molemmat osapuolet ovat lisänneet toisensa, toimijan tiedoissa näkyy kaksisuuntainen nuoli-kuvake .

3. Linkityksen poistaminen

Varda-pääkäyttäjä voi poistaa varhaiskasvatuksen järjestäjän Mitätöi-painikkeella, kun: 

• varhaiskasvatuksen järjestäjä ei enää järjestä varhaiskasvatusta ko. toimipaikassa JA
• kaikki varhaiskasvatustiedot (lapsen varhaiskasvatuspäätökset ja -suhteet) on tallennettu. 
• Huomaa, että kun ostopalvelu- tai palvelusetelitoiminta päättyy, varhaiskasvatuspäätökselle ja -suhteelle sekä maksutiedolle pitää lisätä päättymispäivämäärät
• Varhaiskasvatustietoja ei voi muokata sen jälkeen, kun linkitys on poistettu, mutta katseluoikeudet säilyvät palveluntuottajalla ja varhaiskasvatuksen järjestäjällä

2.2 Toimipaikan tiedot

2.2.1 Toimipaikan lisääminen

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät sekä Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja voivat lisätä ja muokata toimipaikkoja Vardan käyttöliittymässä.

Vardan tietojen lisääminen aloitetaan lisäämällä toimipaikat varhaiskasvatustoimijatason alle. Ylänavigaation vasemmassa reunassa näkyy sen varhaiskasvatustoimijan nimi, jonka tietoja olet katselemassa tai muokkaamassa. Jos sinulla on oikeudet useamman varhaiskasvatustoimijan tietoihin (esim. kahden eri palveluntuottajan varhaiskasvatustietoihin), voit vaihtaa nimen alasvetovalikosta.

Toimipaikka-alasvetovalikosta näet varhaiskasvatustoimijan Vardassa olevat toimipaikat. Voit lisätä uuden klikkaamalla ”+Lisää toimipaikka” -painiketta. Painike avaa lomakkeen, jolle lisätään toimipaikan tiedot.

Toimipaikan tiedot:

• Toimipaikan nimi
• Yhteystiedot (käynti- ja postiosoite, kunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• Toimintamuoto (päiväkoti, perhepäivähoito tai ryhmäperhepäivähoito)
• Järjestämismuoto (kunnan tai kuntayhtymän järjestämä (jm01), ostopalvelu (jm02), palvelusetelillä järjestetty (jm03), yksityisen hoidon tuella järjestetty (jm04) tai yksityinen varhaiskasvatus ilman yksityisen hoidon tukea (jm05)). Järjestämismuotoja voi olla yksi tai useampi.
• Toimintakieli (ent. asiointikieli, vähintään yksi)
• Kasvatusopillinen järjestelmä (ei painotusta, Freinet-pedagogiikka, Freireläinen pedagogiikka, Montessori-pedagogiikka, muu, Reggio Emilia -pedagogiikka tai Steiner-pedagogiikka)
• Varhaiskasvatuspaikat (lukumäärä lapsista, jotka voivat maksimissaan samanaikaisesti olla toimipaikassa)
• Toiminnan alkamispäivämäärä
• Toiminnan päättymispäivämäärä, mikäli se on tiedossa
• Kielipainotukset (oletuksena: Ei kielipainotuksia)
• Toiminnalliset painotukset (oletuksena: Ei toiminnallisia painotuksia)

Vardan koodistot löydät täältä: https://virkailija.opintopolku.fi/varda/julkinen/koodistot. Vardan koodistot ovat käyttöliittymässä aakkosjärjestyksessä siten, että jo päättyneet koodit näkyvät listauksien lopussa.

Kun klikkaat täytettävää kenttää, sen oikealle puolelle tulee näkyviin lyhyt ohjeteksti. Jos syötetty tieto on väärässä muodossa, kentän alle tulee tarkempi ohjeistus. Kaikki muut tiedot paitsi päättymispäivämäärä, kieli- ja toiminnalliset paintoukset ovat pakollisia. Tallenna -painike tulee aktiiviseksi, kun pakolliset tiedot on täytetty. Kun olet lisännyt tiedot, klikkaa ”Tallenna”.

Lisää toimipaikan nimi

Lisää yhteystiedot.

• Postitoimipaikka päätellään automaattisesti postinumeron perusteella
• Valitsemalla "Postiosoite on sama kuin käyntiosoite" postiosoitekenttiin kopioituu käyntiosoitteen tiedot valmiiksi
• Kunta valitaan valintalistasta
• Puhelinnumerossa vaaditaan etuliite +358, minkä jälkeen syötetään suuntanumero ilman ensimmäistä nollaa. Esimerkiksi matkapuhelinnumero 040 111 2222 syötetään muodossa +358401112222. Puhelinnumeron tulee olla toimipaikan yhteiskäyttöinen puhelinnumero. Jos sellaista ei ole, syötetään vastaavan tahon puhelinnumero.
• Sähköpostiosoitteen tulee olla toimipaikan yhteiskäyttöinen sähköpostiosoite. Mikäli yhteiskäyttöistä sähköpostiosoitetta ei ole, ilmoitetaan vastaavan tahon sähköpostiosoite.

Lisää lisätiedot

• Toimintamuoto: Varhaiskasvatuksen toimintamuodolla viitataan varhaiskasvatustoimintaan, jossa varhaiskasvatusta toteuttaa säädetyn kelpoisuuden omaava henkilöstö päiväkotitoimintana, perhepäivähoitona tai ryhmäperhepäivähoitona.
• Järjestämismuoto: Varhaiskasvatusta järjestetään kunnan tai kuntayhtymän järjestämänä (jm01), kunnan tai kuntayhtymän ostopalveluna (jm02), palvelusetelillä (jm03), yksityisen hoidon tuella (jm04) ja ilman yksityisen hoidon tukea (jm05). Tässä kohdassa tulee valita kaikki ne järjestämismuodot, joilla toimipaikassa järjestetään varhaiskasvatusta. Jos valitset useita järjestämismuotoja, lomakkeella näytetään muokkaustilassa vain järjestämismuotojen lyhenteet. Avaamalla alasvetovalikon näet lyhenteiden selitykset.

• Toimintakieli (ent. asiointikieli): Termi asiointikieli muuttuu termiksi toimintakieli kesäkuussa 2023. Toimintakieli on se kieli, jolla varhaiskasvatusta järjestetään ja tuotetaan. Varhaiskasvatuslaissa säädetään suomen, ruotsin tai saamen kielellä järjestettävästä varhaiskasvatuksesta. Varhaiskasvatusta voidaan järjestää ja tuottaa myös muilla kielillä. Yksittäisellä lapsiryhmällä voi olla vain yksi toimintakieli. Toimipaikassa voi olla useampi toimintakieli, mikäli toimipaikassa on useampi lapsiryhmä, jolla on eri toimintakieli.
  
• Kasvatusopillinen järjestelmä: Kasvatusopillisia järjestelmiä ovat Freinet-, Freireläinen, Montessori-pedagogiikka,  Reggio Emilia- ja Steiner-pedagogiikka. Voit myös valita vaihtoehdon Muu. Lomakkeella on esivalittu Ei painotusta, jota käytetään, jos toimipaikalla ei ole kasvatusopillista painotusta.
• Varhaiskasvatuspaikat: Varhaiskasvatuspaikkojen määrä on niiden lasten määrä, joilla voi olla toimipaikkaan yhtäaikaisesti varhaiskasvatussuhde. Ilmoitetaan kokonaislukuna.

• Alkamispäivämäärä on toimipaikan toiminnan aloittamisen päivämäärä. Jos tarkka päivämäärä ei ole tiedossa, anna minimissään oikea vuosiluku (esim. 1.1.2007).

• Päättymispäivämäärä on toimipaikan toiminnan loppumisen päivämäärä, joka syötetään toiminnan päättyessä.

Lisää kielipainotus, jos toimipaikalla on kielipainotus.

• Kielipainotuksella tarkoitetaan varhaiskasvatuksen toimipaikassa järjestettävää säännöllistä ja suunnitelmallista kaksikielistä varhaiskasvatusta; kielikylpyä, laajamittaista kaksikielistä varhaiskasvatusta tai kielirikasteista varhaiskasvatusta. Kaksikielisen varhaiskasvatuksen järjestäminen perustuu kunnan tai yksityisen toimijan päätökseen. Toimipaikassa voi olla yksi tai useita kielipainotuksia, mutta kielipainotus ei ole pakollinen tieto Vardassa. Kun toimipaikan kielipainotus päättyy, tulee painotukselle asettaa päättymispäivämäärä.

• Kielipainotuksen arvo on oletuksena "Ei kielipainotuksia". Mikäli toimipaikalla on kielipainotuksia, ne tulee lisätä yksitellen toimipaikalle Lisää kielipainotus -painikkeella.

• Valitse valikosta kieli, alkamispäivämäärä sekä päättymispäivämäärä, mikäli se on tiedossa. Kun painotusta ei enää ole käytössä toimipaikassa, sille tulee tallentaa päättymispäivämäärä.
• Tallenna painotus. Painotus tallentuu, kun toimipaikan kaikki tiedot on tallennettu.

Lisää toiminnallinen painotus, jos toimipaikalla on toiminnallinen painotus

• Toimipaikan toiminnallisella painotuksella tarkoitetaan niitä painotuksia, joita toimipaikassa käytetään varhaiskasvatuksen yhteydessä. Näitä ovat muun muassa musiikki, liikunta ja kuvataide. Yhdellä toimipaikalla voi olla useampi toiminnallinen painotus.
• Toiminnallisen painotuksen arvo on oletuksena "Ei toiminnallisia painotuksia". Mikäli toimipaikalla on toiminnallisia painotuksia, ne tulee lisätä yksitellen toimipaikalle Lisää toiminnallinen painotus -painikkeella.

• Valitse valikosta toiminnallinen painotus, alkamispäivämäärä sekä päättymispäivämäärä, mikäli se on tiedossa. Kun painotusta ei enää ole käytössä toimipaikassa, sille tulee tallentaa päättymispäivämäärä.
• Tallenna painotus. Painotus tallentuu, kun toimipaikan kaikki tiedot on tallennettu.

Huomioithan, että jokaisen kielipainotuksen ja toiminnallisen painotuksen tiedot tallennetaan erikseen.

Tallenna toimipaikan tiedot klikkaamalla ”Tallenna”.  Huomaa että kielipainotukset ja toiminnalliset painotukset tulee tallentaa ennen kuin toimipaikan kaikki tiedot tallennetaan.

Kun olet lisännyt ja tallentanut kaikki lomakkeen tiedot, voit sulkea lomakkeen oikean yläreunan X-merkistä. Jos jokin tieto on tallentamatta ja siirrät kursorin pois lomakkeen alueelta, lomake kysyy ”Oletko varma, että haluat poistua lomakkeelta?”. Voit valita ”Peruuta” ja tallentaa keskeneräiset tiedot. Jos valitset ”Poistu lomakkeelta”, tallentamattomat tiedot katoavat ja joudut tarvittaessa lisäämään ne uudelleen.

2.2.2 Toimipaikan tietojen muokkaaminen

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät sekä Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja voivat muokata toimipaikan tietoja 

Valitse ensin alasvetovalikosta toimipaikka, jonka tietoja haluat muokata. Klikkaa tämän jälkeen ”Näytä tiedot” -painiketta toimipaikan nimen vieressä. 

Jos haluat muokata tietoja, valitse Muokkaa.

Voit muokata kaikkia toimipaikan tietoja OID-tunnistetta lukuunottamatta. Voit myös lisätä uusia kielipainotuksia tai toiminnallisia painotuksia ja tallentaa ne yksitellen. Muista aina tallentaa toimipaikan muuttuneet tiedot Tallenna-painikkeella. Jos haluat poistua lomakkeella tallentamatta tietoja, valitse Peruuta.

Voit tarkastella toimipaikan tietoja myös Katsele tietoja -sivulla. Klikkaa yläreunan Katsele tietoja -linkkiä ja tämän jälkeen Toimipaikat-välilehteä. Näet sivulla varhaiskasvatustoimijan kaikkien omien toimipaikkojen tiedot listattuina sekä mahdolliset palveluntuottajien ostopalvelu- tai palvelusetelitoimipaikat, jotka on lisätty ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallintanäkymässä. Voit hakea toimipaikkaa toimipaikan nimellä tai nimen osalla.

2.2.2.1 Toimipaikan toiminnallisen painotuksen korjaaminen, jos se on tyhjä

Mikäli toimipaikalle on tallennettu toiminnallinen painotus = true ja koodiarvo "ei painotusta (98)", toiminnallisen painotuksen arvo on tyhjä. Koodiarvo on poistettu käytöstä 6.5.2021 ja sen tilalle tulee muokata jokin toinen valikosta löytyvä koodiarvo. Mikäli painotusta ei ole ollut käytössä, painotus tulee mitätöidä toimipaikan tiedoista.

2.2.3 Toimipaikan poistaminen eli mitätöinti

Varhaiskasvatustoimija ei itse voi poistaa Vardaan lisättyä toimipaikkaa. Jos toimipaikka on poistettava järjestelmästä esimerkiksi virhesyötön vuoksi, ota yhteyttä Vardan asiakaspalveluun osoitteella varda@opintopolku.fi.  

Huomioithan, että toimipaikkaa ei voi poistaa järjestelmästä, jos toimipaikkaan on lisätty lapsia. Toimipaikassa olevien lasten varhaiskasvatuspäätös ja varhaiskasvatussuhde on mitätöitävä ennen kuin toimipaikan saa mitätöidä.

Jos toimipaikalle annettu päättymispäivä umpeutuu, tieto toimipaikasta jää Vardaan, mutta toimipaikka ei ole enää voimassa. Toimipaikan, jonka toiminta on päättynyt, voi ottaa uudelleen käyttöön poistamalla toimipaikan tiedoista päättymispäivämäärän.

2.3 Lapsen tiedot

2.3.1 Lapsen lisääminen

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät sekä Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja voivat lisätä, muokata ja poistaa varhaiskasvatustietoja Vardan käyttöliittymässä.

Varhaiskasvatuksessa olevan lapsen tietojen tallentamiselle on kaksi ehtoa, jotka ovat:

1. Lapsella on voimassa oleva varhaiskasvatuspäätös.
2. Lapsen varhaiskasvatuksen toimipaikka on tallennettu Vardaan.

Aloita lapsen tietojen lisääminen valitsemalla alasvetovalikosta toimipaikka, jonne haluat lapsen lisätä. Klikkaa seuraavaksi +Lisää lapsi -painiketta. Painike avaa lomakkeen, jolle lisätään lapsen tiedot kahdessa vaiheessa.

Lapsen henkilötietoja ei voi muokata jälkikäteen, mutta vähäiset kirjoitusvirheet korjautuvat, kun Varda tarkistaa Väestötietojärjestelmästä löytyvät henkilötiedot. Mikäli henkilötiedoissa on virhe, ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi). 

2.3.1.1 Lapsen henkilötiedot

Lapsen voi lisätä Vardaan kahdella eri tavalla: joko henkilötunnuksella ja nimitiedoilla tai oppijanumerolla ja nimitiedoilla. Mikäli kyseessä on lapsi, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, lapsen perustiedot tallennetaan ensin Opintopolun Oppijanumerorekisteriin. Tutustu henkilötunnuksettoman lapsen lisäämistä koskevaan ohjeeseen. 

• Jos käytät henkilötunnusta, täytä kentät Henkilötunnus, Etunimet, Kutsumanimi ja Sukunimi ja valitse Tallenna.
• Jos käytät oppijanumeroa, ruksi kohta ”Lisää oppijanumerolla” ja täytä kentät Oppijanumero, Etunimet, Kustumanimi ja Sukunimi ja valitse Tallenna.

Kutsumanimen on oltava yksi lapsen etunimistä. Syötettyjen tietojen perusteella lapsen henkilötiedot haetaan Oppijanumerorekisteristä, joka saa tiedot Väestötietojärjestelmästä. Lapsen tiedot palautuvat Vardaan ja nimitiedot näkyvät seuraavaksi avautuvan lomakkeen yläreunassa.

Mikäli lapsella on turvakielto, tieto näytetään lapsen perustiedoissa. Lue lisää turvakiellosta: Turvakielto.

2.3.1.2 Luo lapsi 

Valitse ensin, järjestetäänkö lapsen varhaiskasvatus palvelusetelillä tai ostopalveluna. Valitse kyllä tai ei.

• Valinta: Ei. Lapsen varhaiskasvatus on yksityisen hoidon tuella järjestettyä (jm04) tai ilman yksityisen hoidon tukea järjestettyä yksityistä varhaiskasvatusta (jm05). Myös kunnan itsensä järjestämän ja tuottaman (jm01) varhaiskasvatuksen osalta valitaan vaihtoehto ei. Klikkaa tämän jälkeen Luo lapsi -painiketta.
• Valinta: Kyllä. Lapsen varhaiskasvatus on kunnan tai kuntayhtymän järjestämää palvelusetelillä järjestettyä (jm03) tai ostopalveluna hankittua (jm02) varhaiskasvatusta. 
  
  • Kyllä-vaihtoehdon valinta edellyttää, että ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallintasivulla on tehty tarvittavat lisäykset. Oletuksena järjestävä kunta tallentaa tiedot lapsista, joiden varhaiskasvatus on ostopalveluna hankittua tai palvelusetelillä tuotettua. Pudotusvalikossa näkyy kunta, jos ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinta on tehty. Yksityinen palveluntuottaja voi tallentaa kunnan järjestämisvastuulla olevat lapset vain, jos kunta on siirtänyt tallennusoikeudet yksityiselle palveluntuottajalle (ks. kohta 2.1.3).

Valinta: Ei

Valinta: Kyllä

Kun valitset kyllä, lapsen tiedoissa näytetään aina järjestäjäorganisaatio ja palveluntuottaja. Kuvake toimijan tietojen yhteydessä tarkoittaa, että kyseisellä toimijalla on oikeudet tallentaa tiedot lapsesta.

Lisää seuraavaksi varhaiskasvatuspäätös ja varhaiskasvatussuhde.

2.3.1.3 Lisää varhaiskasvatuspäätös

Lapsen varhaiskasvatuspäätöksellä kuvataan päätöstä tai sopimusta lapsen oikeudesta varhaiskasvatukseen. Yhdellä lapsella voi olla useampi varhaiskasvatuspäätös. Vardaan tulee tallentaa tiedot jokaisesta päätöksestä tai sopimuksesta erikseen.

Varhaiskasvatuspäätöksen tiedot:

• Hakemuspäivämäärä:  Lapselle tehdyn varhaiskasvatuspäätökseen tai sitä vastaavan sopimukseen johtaneen hakemuksen toimittamispäivämäärä (se päivämäärä, jolloin hakemus on otettu vastaan). Yksityisillä varhaiskasvatustoimijoilla sopimuksen allekirjoittamispäivämäärä, jos hakemuspäivämäärää ei ole.
  
  
• Alkamispäivämäärä: Alkamispäivämäärä on lapselle tehdyn varhaiskasvatuspäätöksen tai sitä vastaavan sopimuksen aloituspäivämäärä
  
  
• Varhaiskasvatuspäätöksen päättymispäivämäärä, jos tiedossa: lapselle tehdyn varhaiskasvatuspäätöksen tai sitä vastaavan sopimuksen päättymispäivämäärä
  
  
• Järjestämismuoto: valitaan alasvetovalikosta. Varhaiskasvatustoimintaa järjestetään kunnan tai kuntayhtymän järjestämänä (jm01), ostopalveluna (jm02), palvelusetelillä (jm03), yksityisen hoidon tuella (jm04) tai ilman yksityisen hoidon tukea (jm05). Valittavissa olevat järjestämismuodot ovat riippuvaisia siitä, onko kyseessä ostopalveluna tai palvelusetelillä toteutettu varhaiskasvatus vai ei. Lapsen varhaiskasvatuksen järjestämismuoto on kirjattu varhaiskasvatuspäätökseen. Huomaa, että mikäli lapselle lisättävä varhaiskasvatuksen järjestämismuoto puuttuu toimipaikalle lisätyistä järjestämismuodoista, lapsen varhaiskasvatustietojen tallennus päättyy virheeseen! Lisää siinä tapauksessa toimipaikalle kyseinen järjestämismuoto ensin.
  
  
• Tilapäinen varhaiskasvatus: Kysymys näytetään, jos varhaiskasvatuksen järjestämismuoto on kunnan tai kuntayhtymän järjestämä (jm01), ostopalvelu (jm02) tai palveluseteli (jm03). Tilapäisellä varhaiskasvatuksella tarkoitetaan kunnan järjestämää varhaiskasvatusta, johon lapsi osallistuu väliaikaisesti ja satunnaisesti. Valitse kyllä, jos varhaiskasvatus on tilapäistä. Lue lisää: Tilapäinen varhaiskasvatus
  
  
• Tuntimäärä viikossa: Lapsen varhaiskasvatuspäätökseen tai sitä vastaavaan sopimukseen merkitty viikoittainen tuntimäärä muodossa tuntia viikossa. Mikäli varhaiskasvatustoimija käyttää jotain muuta merkitsemistapaa, katso varhaiskasvatusajan muunto-ohje täältä: Varhaiskasvatusaika. Syötä tieto tarvittaessa pisteellä tai pilkulla erotettavana desimaalilukuna (esimerkiksi 34.5). Varhaiskasvatusajan voi ilmoittaa korkeintaan yhdellä desimaalilla.
  
  
• Vuorohoito: Kyllä/ei. Vuorohoito-kohdassa ilmoitetaan tieto siitä, onko lapsen varhaiskasvatus vuorohoitoa. Valitse Kyllä, jos lapsen varhaiskasvatus tapahtuu ns. normaalien varhaiskasvatusaikojen ulkopuolella. Normaaliksi varhaiskasvatusajaksi on määritelty arkisin (ma-pe) tapahtuva varhaiskasvatus klo 6.00-18.00 välisenä aikana. Mikäli paikallisesti on tehty joustoja varhaiskasvatukseen tuomisen tai hakemisen osalta, kuitenkin siten, että pääasiallinen varhaiskasvatus tapahtuu arkipäivinä em. aikavälillä, voidaan tulkita lapsen olevan silloin normaalin varhaiskasvatuksen piirissä. Valitse Ei, jos varhaiskasvatus toteutuu normaalin varhaiskasvatusajan sisällä.
  
  
• Päivittäinen varhaiskasvatus: Päivittäinen/osaviikkoinen. Lapsi on päivittäisessä varhaiskasvatuksessa, jos varhaiskasvatus jakautuu viidelle arkipäivälle (ma-pe) = valitse kyllä. Lapsi on osaviikkoisessa varhaiskasvatuksessa, jos varhaiskasvatus toteutuu vain joinain arkipäivinä (ma-pe), ei kaikkina arkipäivinä = valitse ei. Kenttä näytetään vain, jos vuorohoito-kohdassa on valittu vaihtehto ei.
  
  
• Kokopäiväinen varhaiskasvatus: Kokopäiväinen/osapäiväinen. Lapsi on kokopäiväisessä varhaiskasvatuksessa, jos varhaiskasvatusaika on yli viisi tuntia päivässä (5.01 tai yli) ja varhaiskasvatus tapahtuu arkipäivinä (ma-pe) = valitse kyllä. Lapsi on osapäiväisessä varhaiskasvatuksessa, jos varhaiskasvatusaika on viisi tuntia (5.0 tai alle) päivässä ja varhaiskasvatus tapahtuu arkipäivinä (ma-pe) = valitse ei. Kenttä näytetään vain, jos vuorohoito-kohdassa on valittu vaihtehto ei.

Tarkista ennen tietojen tallentamista, että kaikki tiedot ovat oikein. Tallennetuista tiedoista ainoastaan päivämääriä voi muokata tallennuksen jälkeen.

Kun olet lisännyt pakolliset tiedot, voit tallentaa tiedot Tallenna -painikkeella. Tämän jälkeen sivulle aukeaa lomake, jolla täytetään varhaiskasvatussuhteen tiedot eli tiedot toimipaikasta, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa.

2.3.1.4 Lisää varhaiskasvatussuhde

Lapsen varhaiskasvatussuhteella kuvataan lapsen sijoittumista tiettyyn toimipaikkaan tietyllä aikavälillä. Yhdellä lapsella voi olla yksi tai useampi varhaiskasvatussuhde. Vardaan tulee tallentaa tiedot jokaisesta varhaiskasvatussuhteesta erikseen.

Varhaiskasvatussuhteen tiedot:

• Toimipaikka: Valitse toimipaikka, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa.
• Alkamispäivämäärä: Lapsen toimipaikkaan sijoittumisen alkamispäivämäärä
• Päättymispäivämäärä, jos tiedossa: Lapsen toimipaikkaan sijoittumisen päättymispäivämäärä
  
  
  

 2.3.1.5 Henkilötunnuksettoman lapsen lisääminen

Jos lapsella ei ole suomalaista henkilötunnusta, lapsi lisätään oppijanumerolla. Kunta/kuntayhtymä vastaa siitä, että ilman henkilötunnusta oleva lapsi yksilöidään ja lapselle luodaan oppijanumero Opetushallituksen Oppijanumerorekisterissä. Vardan asiakaspalvelu tallentaa henkilötunnuksettoman lapsen perustiedot ja yksilöi hänet yksityisen palveluntuottajan pyynnöstä. Oppijanumeron avulla lapsen tiedot voidaan lisätä Vardaan Lapsen lisääminen -kohdan ohjeen mukaan.

Ohjeet henkilötunnuksettoman lasten henkilötietojen tallentamiseen löytyvät täältä: Henkilötunnuksettoman lapsen lisääminen Vardaan.

2.3.1.6 Palvelusetelillä tai ostopalveluna tuotetussa varhaiskasvatuksessa olevan lapsen lisääminen

1.1.2020 alkaen yksityiset varhaiskasvatustoimijat tuottavat toimipaikkatiedot Vardaan. Lapset lisätään 1.1.2020 alkaen tosiasiallisiin toimipaikkoihin. Yksityisten palveluntuottajien toimipaikat tulevat valittavaksi Syötä tietoja -näkymän toimipaikkavalikkoon, kun kunta ja yksityinen palveluntuottaja ovat tehneet kohdassa Ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinta kuvatut toimenpiteet. 

Aloita lapsen tietojen lisääminen valitsemalla alasvetovalikosta toimipaikka, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa. Tietojen täydentäminen jatkuu Lapsen lisääminen -kohdan ohjeen mukaan.

2.3.2 Lapsen varhaiskasvatustietojen tarkastelu ja muokkaaminen

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät sekä Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja voivat lisätä, muokata ja poistaa varhaiskasvatustietoja Vardan käyttöliittymässä. Varda-pääkäyttäjä ja Varda-varhaiskasvatustietojen katselija voivat katsella varhaiskasvatustietoja. 

2.3.2.1 Lapsen varhaiskasvatustietojen tarkastelu

Kun Vardaan lisätyllä lapsella on voimassa oleva varhaiskasvatuspäätös ja varhaiskasvatussuhde, lapsen voi hakea Syötä tietoja-sivun sekä Katsele tietoja -sivun Lapset -välilehden kautta.

Syötä tietoja -sivulla olevalla hakutoiminnolla voit hakea lapsen nimellä, henkilötunnuksella tai oppijanumerolla. Oletuksena näytetään ne lapset, joilla on voimassaoleva varhaiskasvatussuhde. Valitsemalla Näytä kaikki lapset, saat näkyviin myös ne lapset, joiden varhaiskasvatussuhde on päättynyt, mutta joiden tiedot säilytetään Vardassa varhaiskasvatuslaissa määrätyn säilytysajan verran. Voit hakea lapsia kaikista toimijan toimipaikoista tai rajata hakua yksittäiseen toimipaikkaan. Valitse Syötä tietoja -sivun pudotusvalikosta se toimipaikka, johon lapsella on voimassa oleva varhaiskasvatussuhde. Syötä hakuehdot Hae nimellä -kenttään ja paina Enter. Klikkaa Toimipaikan lapset -kohdassa lapsen nimeä. Painikkeesta avautuu ikkuna, jossa näet lapsen nimen ja syntymäajan sekä varhaiskasvatus- ja käyttöoikeuksista riippuen mahdolliset huoltaja- ja maksutiedot.  Listalla näytetään kaikki toimipaikkaan lisätyt lapset, myös sellaiset, joiden varhaiskasvatus on päättynyt.

Voit tarkastella lapsen tietoja myös Katsele tietoja -sivulla, mutta tietoja ei voi muokata. Pääset sivulle klikkaamalla yläreunan Katsele tietoja -linkkiä. Valitse sivun yläreunasta Lapset-valintanappi. Näet sivulla valitun toimipaikan lasten tiedot listattuina. Voit vaihtaa toimipaikkaa valitsemalla toimipaikan valintalistalta ja hakea lasta nimellä tai nimen osalla, sukunimellä,  henkilötunnuksella, lapsen OIDilla ja lapsen Varda-IDllä. Lisäksi voit hakea lasta varhaiskasvatuspäätöksen ID, varhaiskasvatussuhteen ID, maksutiedon ID perusteella. Oletuksena haku kohdistuu voimassaoleviin varhaiskasvatuspäätöksiin, mutta haun rajausehtoja voi muokata. 

Pikakäsittely: Varda laskee automaattisesti hakemuspäivämäärän ja varhaiskasvatuspäätöksen tai sitä vastaavan sopimuksen alkamispäivämäärän pohjalta, onko hakemus ollut kiireellisessä käsittelyssä. Tällä pikakäsittelyllä tarkoitetaan tilannetta, jossa em. päivämäärien erotus on 14 vuorokautta tai alle. Varda laskee pikakäsittelytiedon automaattisesti riippumatta siitä, onko varhaiskasvatustoimija kunta, kuntayhtymä tai yksityinen varhaiskasvatustoimija.

2.3.2.2 Lapsen varhaiskasvatustietojen muokkaaminen ja päättäminen

Lapsen tietoja voi muokata hakemalla lapsen Syötä tietoja -sivun kautta. Jo tallennetuista varhaiskasvatustiedoista (varhaiskasvatuspäätös ja varhaiskasvatussuhde) ainoastaan päivämääriä voi muokata.

• Jos esimerkiksi varhaiskasvatuksen laajuus muuttuu, Vardaan tallennetaan uusi varhaiskasvatuspäätös ja uusi varhaiskasvatussuhde. Aiemmin voimassa olleelle varhaiskasvatuspäätökselle ja varhaiskasvatussuhteelle tulee lisätä päättymispäivämäärä.
• Jos lapsi siirtyy toiseen toimipaikkaan, mutta varhaiskasvatuspäätös ei muutu, Vardaan tallennetaan ainoastaan uusi varhaiskasvatussuhde aiemmin tallennetun varhaiskasvatuspäätöksen alle.
• Jos lapsi lopettaa varhaiskasvatuksessa, lapsen varhaiskasvatuspäätöksille, varhaiskasvatussuhteille ja maksutiedoille lisätään päättymispäivämäärä

Lapsen henkilötietoja ei voi muuttaa Vardan kautta, vaan virheellisten henkilötietojen tallennus edellyttää yhteydeonottoa Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi).

Varhaiskasvatuspäätös: Vardaan lisätyllä lapsella on aina vähintään yksi ja maksimissaan kolme samanaikaisesti voimassa olevaa varhaiskasvatuspäätöstä. Varhaiskasvatuspäätökset yksilöidään niiden alkamispäivämäärän mukaan. Näet listalla sekä voimassa olevat että päättyneet päätökset. Voit tarkastella varhaiskasvatuspäätöksen tietoja klikkaamalla sen otsikkoa. Varhaiskasvatuspäätöksen tiedoista ainoastaan päivämääriä voi muokata. Voit muokata päivämääriä ja tallentaa muutokset Tallenna -painikkeella. 

Varhaiskasvatussuhde: Varhaiskasvatussuhde tarkoittaa lapsen sijoittumista tiettyyn toimipaikkaan tietyllä aikavälillä. Varhaiskasvatussuhde liitetään aina olemassa olevaan varhaiskasvatuspäätökseen. Voit tarkastella varhaiskasvatussuhteen tietoja klikkaamalla sen otsikkoa. Varhaiskasvatussuhteen tiedoista ainoastaan päivämääriä voi muokata. Voit muokata päivämääriä ja tallentaa muutokset Tallenna-painikkeella. 

• Voit lisätä lapselle uuden varhaiskasvatuspäätöksen klikkaamalla + Lisää varhaiskasvatuspäätös -linkkiä. 
• Voit lisätä lapselle varhaiskasvatuspäätöksen liittyvän varhaiskasvatussuhteen + Lisää varhaiskasvatussuhde -linkkiä. 
• Voit päättää edellisen varhaiskasvatuspäätöksen avaamalla tiedot muokkaus-tilaan ja lisäämällä päätökselle päättymispäivämäärän. 
• Voit päättää edellisen varhaiskasvatussuhteen avaamalla tiedot muokkaus-tilaan ja lisäämällä suhteelle päättymispäivämäärän. 
• Tallenna muutokset Tallenna -painikkeella.
  

Voit sulkea lapsen tiedot -lomakkeen oikean yläreunan X-merkistä.

2.3.2.3 Lapsen varhaiskasvatustietojen muokkaaminen ja päättäminen palveluseteli- ja ostopalvelutilanteessa

Mikäli lapsi on aiemmin lisätty Vardaan ostopalveluna tai palvelusetelillä järjestettyyn varhaiskasvatukseen, ja hänen perustiedoissaan näkyy järjestäjä ja tuottaja, hänelle voi lisätä uusia varhaiskasvatustietoja ainoastaan kyseisen palveluntuottajan toimipaikkoihin. Toimipaikat, jotka tulevat valittavaksi ovat niitä, joiden osalta ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinta on tehty.

• Voit lisätä lapselle uuden varhaiskasvatuspäätöksen klikkaamalla + Lisää varhaiskasvatuspäätös -linkkiä. 
• Voit lisätä lapselle varhaiskasvatuspäätöksen liittyvän varhaiskasvatussuhteen + Lisää varhaiskasvatussuhde -linkkiä. 
• Voit päättää edellisen varhaiskasvatuspäätöksen avaamalla tiedot muokkaus-tilaan ja lisäämällä päätökselle päättymispäivämäärän. 
• Voit päättää edellisen varhaiskasvatussuhteen avaamalla tiedot muokkaus-tilaan ja lisäämällä suhteelle päättymispäivämäärän. 
• Tallenna muutokset Tallenna -painikkeella.

2.3.2.4. Lapsen tietojen tallentaminen varhaiskasvatuksen järjestämismuodon muuttuessa

Kun lapsen varhaiskasvatuksen järjestämismuoto muuttuu, tallennetaan aina uusi varhaiskasvatuspäätös ja -suhde ja aiemmin voimassa olleille tiedoille lisätään päättymispäivämäärä. Alla on kuvattu eri muutostilanteita ja ohjeistettu, miten niissä tulee toimia.

2.3.3 Lapsen varhaiskasvatustietojen poistaminen

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja 

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät sekä Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja voivat voi lisätä, muokata ja poistaa varhaiskasvatustietoja Vardan käyttöliittymässä. 

Varhaiskasvatuspäätöksiä ja -suhteita on mahdollista poistaa eli mitätöidä tarvittaessa. Mitätöintiä voi tehdä ainoastaan silloin, kun tiedoissa on virhe. Mikäli varhaiskasvatuspäätös tai -suhde päättyy, sille tulee antaa päättymispäivämäärä. Jos mitätöit tiedot, tietoja ei saa enää takaisin vaan ne pitää tallentaa uudelleen. Jos lapsen kaikki varhaiskasvatuspäätökset mitätöidään, lapsen varhaiskasvatustiedot poistuvat Vardasta. Lapsen nimi, henkilötunnus ja oppijanumero säilyvät Oppijanumerorekisterissä pysyvästi (L 884/2017, 3§).

Jos haluat mitätöidä lapsen varhaiskasvatuspäätöksen, mitätöi ensin päätökseen liittyvä varhaiskasvatussuhde tai varhaiskasvatussuhteet. Lapsen varhaiskasvatustiedot poistetaan näin:

1. Siirry kohtaan Syötä tietoja - Toimipaikan lapset 
2. Hae lapsi, jonka varhaiskasvatustietoja haluat poistaa
3. Avaa ensin poistettava varhaiskasvatussuhde otsikkoa klikkaamalla ja paina lomakkeen lopussa olevaa Mitätöi-painiketta. Klikkaa ”Peruuta”, jos haluat palata lapsen tietoihin mitätöimättä tietoja. Klikkaa ”Mitätöi”, jos haluat poistaa tiedot. Varhaiskasvatussuhteen tiedot poistuvat lapsen tiedoista eikä niitä voi palauttaa.
4. Avaa poistettava varhaiskasvatuspäätös otsikkoa klikkaamalla ja paina lomakkeen lopussa olevaa Mitätöi-painiketta. Klikkaa ”Peruuta”, jos haluat palata lapsen tietoihin mitätöimättä tietoja. Klikkaa ”Mitätöi”, jos haluat poistaa tiedot. Varhaiskasvatuspäätöksen tiedot poistuvat lapsen tiedoista eikä niitä voi palauttaa.

Voit sulkea lapsen tiedot -lomakkeen oikean yläreunan X-merkistä.

2.3.3.4 Poista kaikki tiedot lapsesta

Lapsen saa poistaa ainoastaan, mikäli lapsi on lisätty Vardaan virheellisesti. Mikäli lapsen varhaiskasvatus päättyy tai varhaiskasvatustoimijan toiminta päättyy, lapsen varhaiskasvatuspäätökselle ja -suhteelle sekä mahdollisiin maksutietoihin lisätään päättymispäivämäärä.

Mikäli Vardaan on virheellisesti tallennettu lapsi, joka täytyy poistaa Vardasta kokonaan, toimi seuraavalla tavalla:

1. poista Maksutiedot Mitätöi -toiminnolla
2. poista varhaiskasvatussuhteet Mitätöi -toiminnolla
3. poista varhaiskasvatuspäätökset Mitätöi -toiminnolla
4. poista lapsi Poista lapsi -toiminnolla

Poiston jälkeen lapsen kaikki tiedot katoavat Vardasta eikä niitä voi palauttaa. Lapsen voi lisätä Vardaan tarvittaessa uudelleen Lisää lapsi -toiminnolla.

2.4 Huoltaja- ja maksutiedot

2.4.1 Huoltaja- ja maksutietojen lisääminen

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja 

Käyttäjärooli: Kunnan Varda-huoltajatietojen tallentaja voi lisätä ja muokata huoltaja- ja maksutietoja Vardan käyttöliittymässä.

Yksityisen palveluntuottajan Varda-pääkäyttäjä voi 1.9.2020 alkaen tallentaa Vardaan huoltaja- ja maksutiedot, jos varhaiskasvatuksen järjestämismuoto on yksityisen hoidon tuella järjestetty varhaiskasvatus (jm04) tai yksityinen varhaiskasvatus ilman yksityisen hoidon tukea (jm05)

Huoltaja- ja maksutiedot lisätään lapsen tietoihin. Lapsen lomakkeelle pääset avaamalla lapsen tiedot kohdasta Syötä tietoja - Toimipaikan lapset.

Lisää uusi maksutieto lapselle klikkaamalla + Lisää maksutieto -linkkiä.

Lomakkeen Huoltajatiedot-kohtaan lisätään vain ne maksupäätöksessä maksajaksi merkityt henkilöt, joilla on lapsen voimassa oleva huoltajuus. Jos huoltajuus ei ole voimassa, Varda poistaa henkilön maksutiedosta automaattisesti ja maksutietoihin jää tallennuksen jälkeen näkyviin ainoastaan käyttöliittymän kautta lisätyt henkilöt, jotka ovat Väestötietojärjestelmässä merkitty lapsen huoltajiksi. Mikäli maksu koskee useampaa huoltajaa, tallennetaan kukin huoltaja Vardaan ja liitetään samaan maksutietoon.

Lisää huoltaja henkilötunnuksella tai oppijanumerolla sekä nimitiedoilla. Lisää tarvittaessa useampi huoltaja klikkaamalla + Lisää seuraava huoltaja -linkkiä. Voit poistaa huoltajan tiedot klikkaamalla Poista huoltaja -ruksia. Mikäli huoltajalla ei ole suomalaista henkilötunnusta mutta hänellä on virallinen VTJ:hin merkitty huoltajuus, ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun osoitteella varda@opintopolku.fi. 

Kun olet lisännyt huoltajatiedot, täytä seuraavat maksutietokentät:

• Maksun peruste: alasvetovalikossa Maksu, Osittainen maksuttomuus ja Yleinen maksuttomuus
  • Jos valitset kohdan Yleinen maksuttomuus (mp01), seuraavien kenttien "Palvelusetelin arvo euroina" ja "Asiakasmaksu euroina" tietoja ei voi lisätä
• Palvelusetelin arvo euroina: kunnan tai kuntayhtymän myöntämän lapsikohtaisen palvelusetelin arvo per kuukausi (ei kysytä yksityiseltä palveluntuottajalta)
• Asiakasmaksu euroina: maksupäätökseen kirjattu asiakkaan maksettavaksi määrätty lapsikohtaisen summa per kuukausi.
  • Yksityiset palveluntuottajat eivät tallenna Vardaan ns. kokonaisasiakasmaksua, vaan asiakasmaksun, joka peritään lapsen huoltajalta mahdollisten tukien ja alennusten vähentämisen jälkeen.
  • Jos lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi on myönnetty palveluseteli, ilmoitetaan asiakasmaksu, joka vastaavasti olisi peritty kunnan itse tuottamassa varhaiskasvatuksessa.
• Perheen koko: varhaiskasvatuksen asiakasmaksulain mukainen perheen koko (ei kysytä yksityiseltä palveluntuottajalta)
• Alkamispäivämäärä: maksun tai palvelusetelin voimaantulopäivämäärä
• Päättymispäivämäärä (jos se on tiedossa): maksun tai palvelusetelin voimassaolon päättymispäivämäärä 

Tallenna tiedot klikkaamalla Tallenna -painiketta.

1. Huoltajatiedon lisääminen 

2. Maksutiedon lisääminen (yksityisen palveluntuottajan näkymä)

3. Maksutiedon lisääminen (kunnallisen varhaiskasvatustoimijan näkymä)

Vardaan aiemmin tallennetuille maksutiedoille tulee lisätä päättymispäivämäärä ennen kuin uutta maksua koskevat tiedot voidaan tallentaa Vardaan. Vardassa yhdellä lapsella voi samanaikaisesti olla korkeintaan kaksi voimassaolevaa maksutietoa yhden varhaiskasvatustoimijan sisällä.

Aiemmin lisätyn maksutiedon kopiointi pohjaksi uudelle maksutiedolle

Jos lapselle on jo aiemmin lisätty huoltaja- ja maksutieto Vardaan, voit myös kopioida aiemman maksun uuden maksutiedon pohjaksi "Kopioi pohjaksi" -toiminnolla. ”Kopioi pohjaksi” -toiminto löytyy jokaisen maksutiedon kohdalta Syötä tietoja -näkymässä.

1) Valitse haluamasi maksutieto uuden maksutiedon pohjaksi ja klikkaa "Kopioi pohjaksi".

2) Toiminto kopioi valitun maksun huoltajatiedot ja muut tiedot (poislukien päivämäärät) uuden maksutiedon pohjaksi. Tee maksutietoon tarvittavat lisäykset (alkamispäivämäärä ja mahdollinen päättymispäivämäärä) ja muut muutokset. Tämän jälkeen valitse "Tallenna".

2.4.2 Huoltaja- ja maksutietojen muokkaaminen

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjäroolit: Kunnan Varda-huoltajatietojen tallentaja voi muokata huoltaja- ja maksutietoja Vardan käyttöliittymässä. 

Voit rajata haun yksittäiseen toimipaikkaan tai hakea lapsia kaikista toimijan toimipaikoista. Voit hakea lasta nimellä, henkilötunnuksella tai oppijanumerolla. Voit myös hakea kaikki varhaiskasvatustoimijan lapset jättämällä hakukentän tyhjäksi. Hakutuloksissa näytetään lapsen nimi, missä toimipaikassa lapsi on ja onko hänelle jo tallennettu maksutietoja. Kun klikkaat lapsen nimeä, lomake avautuu. Voit tarkastella tallennettua maksutietoa klikkaamalla sen otsikkoa.

Voit muokata tallennetusta huoltaja- ja maksutiedosta ainoastaan Päättymispäivämäärä-kenttää sekä tarvittaessa lisätä toisen huoltajan jo tallennetulle maksutiedolle. Muista lisätä maksutiedolle päättymispäivämäärä, kun se ei enää ole voimassa.

Vardaan lisätyllä lapsella voi olla korkeintaan kaksi samanaikaisesti voimassa olevaa maksutietoa yhden varhaiskasvatustoimijan sisällä. 

2.4.3 Huoltaja- ja maksutietojen poistaminen

Huoltaja- ja maksutietoja on mahdollista poistaa eli mitätöidä tarvittaessa. Huoltaja- ja maksutiedon saa poistaa vain, jos se on virheellinen. Huoltaja- tai maksutiedon muuttuessa maksutiedolle lisätään päättymispäivämäärä ja tallennetaan uusi maksutieto.

Huoltaja- ja maksutiedon voi mitätöidä hakemalla lapsen tiedot Syötä tietoja -sivun kautta. Kun haluat poistaa maksutiedon, avaa tiedot klikkaamalla maksutiedon otsikkoa. Lomakkeen lopussa on Mitätöi-painike. Kun klikkaat painiketta, lomake kysyy vahvistusta, johon voit valita ”Peruuta” tai ”Mitätöi”. Jos valitset mitätöinnin, tietoja ei saa enää takaisin vaan ne pitää tallentaa uudelleen. Voit sulkea lapsen tiedot -lomakkeen oikean yläreunan X-merkistä.

2.5 Henkilöstötiedot

Vardaan tallennetaan henkilöstöstä työntekijän henkilötiedot, tutkinto, palvelussuhteet, pääasialliset työskentelypaikat, pidemmät poissaolot sekä täydennyskoulutustiedot. Lisäksi Vardaan tallennetaan summatasolla tiedot vuokratusta henkilöstöstä.

Ennen työntekijän tallennusta, varmista että ehdot tietojen tallentamiselle Vardaan täyttyvät:

• Työntekijän työskentelypaikka eli toimipaikka on tallennettu Vardaan (poikkeus: ei tarvita, jos kyseessä on kiertävä työntekijä)
• Sinulla on vaaditut tiedot Vardaan tallennettavista työntekijöistä saatavilla. Vardaan tallennetaan tiedot kasvatus-, opetus- ja hoitotehtävissä työskentelevästä vakituisesta ja määräaikaisesta henkilöstöstä, päiväkodin johtajista sekä kasvatukseen ja hoitoon osallistuvista vakituisista ja määräaikaisista lapsi- tai ryhmäkohtaisista avustajista. Yksityiset perhepäivähoitajat ja muut varhaiskasvatusalan yrittäjät tallentavat omat tietonsa Vardaan työntekijätietoina, jos työskentelevät yrityksessä jossain edellä mainitussa työtehtävässä.
• Vardaan tallennetaan

• • työntekijät, joiden palvelussuhde on ollut voimassa 1.9.2020 tai sen jälkeen
  • työskentelypaikat, jotka ovat olleet voimassa 1.9.2020 tai sen jälkeen
  • poissaolot, jotka ovat olleet voimassa 1.9.2020 tai sen jälkeen
  • täydennyskoulutukset, jotka on suoritettu 1.9.2020 tai sen jälkeen
  • tiedot vuokratusta henkilöstöstä 1.9.2020 lähtien

2.5.1 Yleistä

Ylänavigaation vasemmassa reunassa näkyy sen varhaiskasvatustoimijan nimi, jonka tietoja olet katselemassa tai muokkaamassa. Jos sinulla on oikeudet useamman varhaiskasvatustoimijan tietoihin (esim. kahden eri palveluntuottajan varhaiskasvatustietoihin), voit vaihtaa nimen alasvetovalikosta.

Toimipaikka-alasvetovalikosta näet varhaiskasvatustoimijan Vardassa olevat toimipaikat tai ne toimipaikat, joihin sinulla on käyttöoikeudet. Toiselle varhaiskasvatustoimijalle kuuluviin palveluseteli- ja ostopalvelutoiminnan toimipaikkoihin et voi lisätä henkilöstötietoja, mutta toimipaikkoja voidaan näyttää Syötä tietoja -näkymässä, mikäli varhaiskasvatustoimijalla on kyseisten toimipaikkojen kanssa ostopalveluna tai palvelusetelillä järjestettyä varhaiskasvatusta ja käyttäjällä on oikeudet tallentaa varhaiskasvatustietoja.

Tallenna aina tiedot, joita olet lisäämässä tai muokkaamassa. Mikäli olet vahingossa poistumassa työntekijä -lomakkeelta ennen kuin olet tallentanut tiedot, sinulle näytetään varoitus "Oletko varma, että haluat poistua lomakkeelta? Tallentamattomat tiedot katoavat". Jos painat lomakkeella olevaa X-merkkiä, lomake sulkeutuu ja tallentamattomat tiedot katoavat. 

Alla olevassa käyttöliittymän käyttöohjeessa kuvataan, miten tiedot tallennetaan käyttöliittymän kautta Vardaan. Kun tiedot tallennetaan integraatiolla (tiedonsiirrolla), tietojen tallennuksessa ohjeistaa integraation toteuttava järjestelmätoimittaja. Työntekijätietojen muokkauksesta ja poistamisesta löytyy ohjeistusta käyttöliittymä- ja integraatiotallentajille täältä.

Voit tarkastella tallennettuja tietoja esimerkiksi tiedon laadun testausta varten Syötä tietoja -näkymän ja/tai Katsele tietoja -näkymän kautta. Tietoja voi tallentaa käyttöliittymän kautta vain, jos käyttäjän käyttöoikeudet pitävät sisällään tarvittavan tallennusoikeuden eikä tietoja tallenneta Vardaan integraatiolla (tiedonsiirrolla). Tutustu henkilöstökokonaisuuden käyttöoikeuksiin täällä.

2.5.2 Lisää työntekijän tiedot

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen-tallentaja. Huomaa, että työntekijätietoja ei ole mahdollista tallentaa Vardaan käyttöliittymän kautta, jos työntekijätiedot tallennetaan Vardaan tiedonsiirroilla lähdejärjestelmästä.

Kun työntekijä lisätään, lisätään hänelle henkilötiedot, tutkinto, palvelussuhteet, pääasialliset työskentelypaikat sekä mahdolliset pidemmät poissaolot. Kun työntekijätiedot on lisätty, työntekijälle voi lisätä täydennyskoulutuksia. Voit tallentaa kerralla kaikki tiedot yksittäisestä työntekijästä tai tallentaa tiedot vaiheittain. Suosittelemme tallentamaan kerralla vähintään perustiedot, palvelussuhteen ja työskentelypaikan. Muista tallentaa jokainen tietosisältö.

Aloita työntekijän lisääminen valitsemalla alasvetovalikosta toimipaikka (työskentelypaikka), johon haluat työntekijän lisätä. Klikkaa seuraavaksi +Lisää työntekijä” -painiketta. Painike avaa lomakkeen, jolla lisätään työntekijän tiedot kahdessa vaiheessa, 1. henkilötiedot, 2. tutkinto, palvelussuhde, työskentelypaikka, poissaolot ja täydennyskoulutukset.

Huomaa, että kun aloitat työntekijän lisäämisen valitsemalla toimipaikat-valikosta toimipaikan, työntekijän tiedot näytetään kaikille käyttäjille, joilla on oikeudet kyseiseen toimipaikkaan, myös silloin kun työntekijätietojen tallennus on kesken (esimerkiksi työskentelypaikka on lisäämättä).

2.5.2.1 Lisää henkilötiedot

Työntekijän voi lisätä Vardaan kahdella eri tavalla: joko henkilötunnuksella ja nimitiedoilla tai oppijanumerolla ja nimitiedoilla. Mikäli kyseessä on työntekijä, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, työntekijän perustiedot tallennetaan ensin Opintopolun Oppijanumerorekisteriin. Tämän jälkeen työntekijä lisätään Vardaan oppijanumerolla. Tutustu henkilötunnuksettoman työntekijän lisäämistä koskevaan ohjeeseen.

Jos käytät henkilötunnusta, täytä kentät Henkilötunnus, Etunimet, Kutsumanimi ja Sukunimi ja Klikkaa ”Lisää”-painiketta.

Jos käytät oppijanumeroa, valitse kohta ”Lisää oppijanumerolla” ja täytä kentät Oppijanumero, Etunimet, Kutsumanimi ja Sukunimi ja klikkaa ”Lisää”-painiketta.

Kutsumanimen on oltava yksi työntekijän etunimistä. Syötettyjen tietojen perusteella työntekijän henkilötiedot haetaan Oppijanumerorekisteristä/Väestötietojärjestelmästä. Työntekijän tiedot palautuvat Vardaan ja nimitiedot näkyvät seuraavaksi avautuvan lomakkeen yläreunassa, jolla lisätään työntekijän tiedot (palvelussuhteet, työskentelypaikat, mahdolliset pidemmät poissaolot sekä suoritetut täydennyskoulutukset).

Työntekijän henkilötietoja ei voi muokata jälkikäteen. Vähäiset kirjoitusvirheet korjautuvat automaattisesti, kun Varda tarkistaa Väestötietojärjestelmässä olevat henkilötiedot. Mikäli tallennat henkilötunnuksen tai nimen väärin, ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi).

Mikäli työntekijällä on turvakielto, tieto näytetään henkilön perustiedoissa. Lue lisää turvakiellosta: Turvakielto.

2.5.2.2 Lisää tutkinto

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja

Lisää työntekijälle tutkinto valitsemalla se pudotusvalikosta. Vardan ohjeistuksen mukaan työntekijälle tulee lisätä henkilön suorittama ylin varhaiskasvatusalan tutkinto. Tutkinto voi olla myös ” Ei varhaiskasvatusalan tutkintoa tai koulutusta”. Lisätietoja tutkinnoista löydät Tutkinnot -sivulta.

Tallenna valittu tutkinto Tallenna-painikkeella.

Kun tutkinto on lisätty työntekijälle, tutkinto näytetään Tutkinnot-otsikon alla ja sen voi lisätä työntekijän palvelussuhteen tietoihin.

2.5.2.3 Lisää työsähköpostiosoite

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja.

Huomaa, että työsähköpostiosoitetta ei ole mahdollista tallentaa Vardaan käyttöliittymän kautta, jos työntekijätiedot tallennetaan Vardaan tiedonsiirroilla lähdejärjestelmästä.

• Työntekijän työsähköpostiosoitetta käytetään varhaiskasvatuksen laadunarviointijärjestelmässä Valssissa. Työsähköpostiosoitetiedon lisääminen Vardaan alkoi vuoden 2023 alusta.

Syötä tiedot -osiossa avaa työntekijän tiedot klikkaamalla hänen nimeään listasta. Työsähköpostiosoite näkyy perustietojen ja tutkintojen jälkeen ennen palvelussuhteita. Lisää työntekijälle työsähköpostiosoite klikkaamalla Muokkaa-painiketta.

Kirjoita työntekijän työsähköpostiosoite kenttään, joka tulee näkyviin.

Tallenna työsähköpostiosoite Tallenna-painikkeella.

Kun työsähköpostiosoite on lisätty työntekijälle, se näkyy Työsähköpostiosoite-otsikon alla.

2.5.2.4 Lisää palvelussuhde

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja

• Työntekijällä voi olla korkeintaan seitsemän aktiivista palvelussuhdetta samanaikaisesti.  Varhaiskasvatusalan yrittäjinä toimivat henkilöt, kuten yksityiset perhepäivähoitajat, tallentavat Vardaan vähintään yhden palvelussuhteen. Palvelussuhteen tyypin ja työajan tyypin koodistoissa käytetään Kansallisen tulorekisterin perustamishankkeen (KATRE) käyttämiä koodiarvoja.

Lisättyäsi työntekijän henkilötiedot ja tutkinnon, työntekijän tietoihin tulee näkyviin + Lisää palvelussuhde -painike.

Lisää työntekijälle palvelussuhde klikkaamalla Lisää palvelussuhde -painiketta.

Lomake aukeaa ja voit lisätä työntekijän palvelussuhteen tiedot lomakkeelle.

• Lisää palvelussuhteen tyyppi. Palvelussuhde voi olla toistaiseksi voimassa oleva (vakituinen) tai määräaikainen.  
• Lisää alkamispäivämäärä. Palvelussuhteen alkamispäivämäärä on työntekijän viimeisimmän palvelussuhteen alkamispäivämäärä kyseisessä tehtävässä kyseisellä työnantajalla. Jos alkamispäivämäärä ei ole tallennettuna päivän tarkkuudella, tallennetaan alkamispäivämääräksi sen kuukauden ensimmäinen päivä, jona palvelussuhde alkoi. Yrittäjä voi tallentaa palvelussuhteen alkamispäivämääräksi sen päivämäärän, jolloin varhaiskasvatustoiminta alkoi.
• Lisää päättymispäivämäärä, jos tiedossa. Toistaiseksi voimassa olevien työsopimusten osalta kentän voi jättää tyhjäksi; päivämäärä tallennetaan vain palvelussuhteen päättyessä. Määräaikaisilla päättymispäivämäärä on työsopimukseen merkitty päättymispäivämäärä. Määräaikaisilla palvelussuhteilla pakollinen tieto. Vardaan ei voi tallentaa palvelussuhdetta, joka päättyy ennen 1.9.2020.
• Lisää työajan tyyppi. Valitse kokoaikainen, jos työaika on 100 % alalla sovellettavasta kokoaikaisen työntekijän kokonaistyöajasta. Valitse osa-aikainen, jos työ on alle 100 % alalla sovellettavasta kokoaikaisen työntekijän kokonaistyöajasta. Varhaiskasvatustoimija laskee itsenäisesti osa-aikaisen työajan.
• Lisää työaika viikossa. Syötä työntekijän tuntimäärä viikossa. Osa-aikaisen työntekijän viikkotyöajaksi tallennetaan osa-aikaprosentin (esim. 50%) mukaan laskettu viikoittainen tuntimäärä. Varhaiskasvatustoimija laskee itsenäisesti osa-aikaisen työajan. Työajan voi ilmoittaa korkeintaan kahden desimaalin tarkkuudella, esimerkiksi 38 tuntia 45 minuuuttia ilmoitetaan muodossa 38,75 tai 38.75. Vardaan voi tallentaa työajaksi korkeintaan 50 tuntia viikossa.
• Lisää tutkinto. Valitse listalta tutkinto. Tutkinnon on oltava yksi työntekijän tutkintoihin lisätyistä tutkinnoista. Tutkinto voi olla myös ” Ei varhaiskasvatusalan tutkintoa tai koulutusta”.

Kun klikkaat täytettävää kenttää, sen oikealle puolelle tulee näkyviin lyhyt ohjeteksti. Jos syötetty tieto on väärässä muodossa, kentän alle tulee tarkempi ohjeistus. Kaikki muut tiedot paitsi päättymispäivämäärä ovat pakollisia (sekin on pakollinen, mikäli kyseessä on määräaikainen palvelussuhde).

Kun olet lisännyt tiedot, klikkaa Tallenna -painiketta. Tallennettu palvelussuhde näytetään työntekijän palvelussuhteet-listauksessa. Tallennetun palvelussuhteen tiedot voi avata ja sulkea klikkaamalla palvelussuhdetta.

Lisättyäsi työntekijän palvelussuhteen, työntekijän tietoihin tulee näkyviin + Lisää työskentelypaikka -painike. Lisää seuraavaksi työskentelypaikka.

Aiemmin työntekijälle lisätyn palvelussuhteen kopiointi uuden palvelussuhteen pohjaksi

Jos työntekijälle on jo aiemmin lisätty palvelussuhde Vardaan, voit myös kopioida aiemman palvelussuhteen uuden palvelussuhteen pohjaksi "Kopioi pohjaksi" -toiminnolla. ”Kopioi pohjaksi” -toiminto löytyy työntekijän jokaisen palvelussuhteen kohdalta Syötä tietoja -näkymässä.

1) Valitse haluamasi palvelussuhdetieto uuden palvelussuhteen pohjaksi ja klikkaa "Kopioi pohjaksi"

2) Toiminto kopioi valitun palvelussuhteen tiedot (poislukien päivämäärät) uuden palvelussuhteen pohjaksi. Tee palvelussuhteeseen tarvittavat lisäykset (alkamispäivämäärä ja mahdollinen päättymispäivämäärä) ja muutokset. Tämän jälkeen valitse "Tallenna".

2.5.2.5 Lisää työntekijälle työskentelypaikka palvelussuhteessa

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja

• Työntekijällä voi olla enintään kolme yhtäaikaisesti voimassa olevaa työskentelypaikkatietoa. Jos työskentelypaikkoja on enemmän, työntekijä tulee tallentaa kiertäväksi työntekijäksi.
• Tehtävänimikekoodistossa käytetään Kevan ammattinimikekoodiston käyttämiä koodiarvoja.

Lisää työntekijälle työskentelypaikka klikkaamalla + Lisää työskentelypaikka -painiketta.

Lomake aukeaa ja voit lisätä työntekijän työskentelypaikan tiedot lomakkeelle.

• Onko työntekijä kiertävä työntekijä. Valitse kyllä, jos työntekijällä on enemmän kuin kolme pääasiallista työskentelypaikkaa. Valitse ei, jos työntekijällä on korkeintaan kolme pääasiallista työskentelypaikkaa. Lomakkeella on oletuksena valittu arvo "ei".
• Valitse työskentelypaikka (jos kyseessä ei ole kiertävä työntekijä). Oletuksena näytetään toimipaikka, joka oli valittuna, kun aloitit työntekijän lisäämisen. Valitse työskentelypaikka pudotusvalikosta.
• Lisää toimipaikassa työskentelyn alkamispäivämäärä. Alkamispäivämääräksi tallennetaan se päivämäärä, jonka Opetushallitus ohjeistaa määräyksessä ja ohjeessa henkilöstötietojen tallentamisesta Vardaan. Määräyksen ja ohjeen löydät täältä. Työskentelypaikan alkamispäivämäärä ei voi olla ennen palvelussuhteen alkamispäivämäärää.
• Lisää toimipaikassa työskentelyn päättymispäivämäärä, jos se on tiedossa. Mikäli kyseessä on määräaikainen palvelussuhde, myös työskentelypaikalle tulee lisätä päättymispäivämäärä. Muulloin päättymispäivämäärä tallennetaan, kun henkilö lopettaa työskentelyn toimipaikassa. Työskentelypaikan päättymispäivämäärä ei voi olla palvelussuhteen päättymispäivämäärän jälkeen.
• Lisää tehtävänimike. Tehtävänimike on työntekijän pääasiallinen työtehtävä toimipaikassa. Valitse tehtävänimike pudostusvalikosta. Lisätietoa tehtävänimikkeistä löydät täältä.
• Työntekijän palvelussuhteeseen lisätty tutkinto. Tässä näytetään palvelussuhteeseen lisätty tutkinto, jonka perusteella voidaan valita, onko työntekijä kelpoinen kyseiseen työtehtävään. Tutkintoa ei voi muokata työskentelypaikan lisäyksen yhteydessä.
• Lisää kelpoisuus työtehtävään. Valitse kyllä, jos työntekijällä on kelpoisuus työntekijälle tallennettuun työtehtävään. Valitse ei, jos työntekijällä ei ole kelpoisuutta työntekijälle tallennettuun työtehtävään. Lisätietoa kelpoisuudesta löydät täältä.

Kun klikkaat täytettävää kenttää, sen oikealle puolelle tulee näkyviin lyhyt ohjeteksti. Jos syötetty tieto on väärässä muodossa, kentän alle tulee tarkempi ohjeistus. Kaikki muut tiedot paitsi päättymispäivämäärä ovat pakollisia. Kun olet lisännyt tiedot, valitse ”Tallenna”.

Tallennettu työskentelypaikka näytetään työntekijän palvelussuhteen alla olevien työskentelypaikkojen listauksessa. Tallennetun työskentelypaikan tiedot voi avata ja sulkea klikkaamalla sitä.

Seuraavaksi työntekijälle voi lisätä toisen palvelussuhteen ja/tai työskentelypaikan tai mahdolliset poissaolot ja täydennyskoulutustiedot.

2.5.2.5.1 Lisää kiertävä työntekijä

Kiertävän työntekijän voi lisätä vain Varda-pääkäyttäjä tai tallentaja, jolla on oikeudet kaikkiin toimijan toimipaikkoihin. 

Kiertävä työntekijä lisätään valitsemalla + Lisää työskentelypaikka ja ensimmäisen kysymyksen kohdalla Kiertävä työntekijä – Kyllä. Muut tiedot kiertävästä työntekijästä tallennetaan kuten on ohjeistettu edellisessä kohdassa 2.5.2.4.

Huomaa, että

• kiertävän työntekijän tietoja voi tarkastella vain toimijatasoisilla käyttöoikeuksilla Vardan käyttöliittymässä.
• työntekijä ei voi olla samassa palvelussuhteessa samanaikaisesti kiertävä ja ei-kiertävä 

2.5.2.6 Lisää pidempi poissaolo palvelussuhteessa

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja

• Pidempi poissaolo pitää sisällään seuraavat kokoaikaiset ja yhtäjaksoiset 60 päivää tai pidemmät poissaolot: sairauspoissaolot, äitiys-, isyys- ja vanhempainvapaat, erityisäitiysvapaat, kuntoutukset, lapsen sairaudesta tai pakottavasta perhesyystä johtuvat poissaolot, vuorotteluvapaat, opintovapaat, lakot tai työsulut, työtarjonnan keskeytymiset, virkavapaat, varusmies- tai siviilipalvelukset, lomautukset, työtapaturmat ja hoitovapaat, mutta ei vuosilomia. Osa-aikaista poissaolotietoa ei tallenneta Vardaan. Poissaolo tulee ilmoittaa sitä koskevalle palvelussuhteelle.
• Huomaa, että jos työntekijällä on useampi voimassa oleva palvelussuhde, poissaolo tulee lisätä erikseen jokaiselle palvelussuhteelle, jota se koskee. 
• Vardaan lisätään vain poissaolot, jotka ovat olleet voimassa 1.9.2020 tai sen jälkeen

Lisää työntekijälle pidempi poissaolo klikkaamalla + Lisää poissaolo -painiketta.

Lomake aukeaa ja voit lisätä työntekijän pidemmän poissaolon tiedot lomakkeelle.

• Lisää poissaolon alkamispäivämäärä. Valitse kalenterista tai syötä päivämäärä sille varattuun kenttään.
• Lisää poissaolon päättymispäivämäärä. Valitse kalenterista tai syötä päivämäärä sille varattuun kenttään.

Tietojen tallennus onnistuu vain, jos poissaolon kesto on vähintään 60 kalenteripäivää. Poissaolon päivämäärät voivat ajoittua palvelussuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärien ulkopuolelle.

Kun poissaolo on tallennettu, se näytetään palvelussuhteen alla. Poissaolon tiedot voi avata ja sulkea klikkaamalla sitä.

2.5.2.7 Lisää täydennyskoulutus yhdelle työntekijälle

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen tallentaja

Kun työntekijälle on lisätty palvelussuhde ja työskentelypaikka, täydennyskoulutuksen voi lisätä. Lisää täydennyskoulutustiedot klikkaamalla + Lisää täydennyskoulutus -painiketta.

Lomake aukeaa ja voit lisätä työntekijän täydennyskoulutustiedot lomakkeelle.

• Lisää täydennyskoulutuksen nimi. Syötä vapaavalintainen, yksilöivä nimi täydennyskoulutukselle
• Lisää suorituspäivämäärä. Valitse päivämäärä kalenterista tai syötä se sille varattuun kenttään. Suorituspäivällä tarkoitetaan päivää, jolloin koko täydennyskoulutuskokonaisuus on suoritettu loppuun. Huomaa, että Vardaan tallennetaan vain 1.9.2020 tai sen jälkeen suoritetut täydennyskoulutukset.
• Lisää koulutuspäivien määrä. Yhdellä päivällä tarkoitetaan yhtäjaksoista kokopäiväistä koulutusta, joka kestää vähintään kuusi tuntia. Puolikkaalla (0,5) päivällä tarkoitetaan yhtäjaksoista puolipäiväistä koulutusta, joka kestää vähintään kolme tuntia, mutta alle kuusi tuntia.
• Lisää tehtävänimike. Tehtävänimike on työntekijän työtehtävä, johon täydennyskoulutus kohdistuu. Tehtävänimike tallennetaan ennen täydennyskoulutustietoja osana työntekijän työskentelypaikan tietoja. Täydennyskoulutus voi liittyä yhteen tai useampaan työntekijälle lisättyyn tehtävänimikkeeseen.
  
  

Täydennyskoulutustiedoista löydät tarkempaa ohjeistusta täältä.

Kun klikkaat täytettävää kenttää, sen oikealle puolelle tulee näkyviin lyhyt ohjeteksti. Jos syötetty tieto on väärässä muodossa, kentän alle tulee tarkempi ohjeistus. Kaikki tiedot ovat pakollisia. Kun olet lisännyt tiedot, valitse ”Tallenna”.

Tallennettu täydennyskoulutus näytetään työntekijän alla olevassa listauksessa. Tallennetun täydennyskoulutuksen tiedot voi avata ja sulkea klikkaamalla sitä.

2.5.2.8 Lisää sama täydennyskoulutus usealle työntekijälle kerralla täydennyskoulutusten hallinnointinäkymässä

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja → Täydennyskoulutukset

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen tallentaja. Täydennyskoulutuksia voi ylläpitää ja tarkastella täydennyskoulutusten hallinnointinäkymässä vain toimijatasoisilla käyttöoikeuksilla (ei käyttöoikeuksilla, jotka kohdistuvat yksittäiseen toimipaikkaan).

Täydennyskoulutusten hallinnointinäkymään siirrytään Syötä tietoja -sivun kautta:

Sivulla näytetään kaikki tallennetut täydennyskoulutukset.

Lisää uusi täydennyskoulutus +Lisää täydennyskoulutus -painikkeella

Syötä täydennyskoulutuksen perustiedot: täydennyskoulutuksen nimi, suorituspäivä, koulutuspäivien lukumäärä.

• Täydennyskoulutuksen nimi: Lisää vapaavalintainen, yksilöivä nimi täydennyskoulutukselle
• Täydennyskoulutuksen suorituspäivä: Lisää koulutuksen suorituspäivämäärä eli päivä, jolloin koko täydennyskoulutuskokonaisuus on suoritettu loppuun
• Koulutuspäiviä: Puolipäiväinen koulutus (0,5 päivää) on yhtäjaksoinen, vähintään kolme tuntia, mutta alle kuusi tuntia kestävä koulutus. Kokopäiväinen koulutus (1 päivä) on yhtäjaksoinen, vähintään kuusi tuntia kestävä koulutus

Lisää yksi tai useampi työntekijä. Valitse ensin oikeasta sarakkeesta lisättävät työntekijät ja paina Lisää valitut työntekijät -nappia.

Lisää kullekin työntekijälle yksi tai useampi tehtävänimike, jota täydennyskoulutus koskee.

Jos työntekijällä on vain yksi tehtävänimike, se on asetettu työntekijän tietoihin automaattisesti eikä lisäystä tarvitse tehdä.

Tallenna tiedot. Sivun alareunassa näytetään ilmoitus onnistuneesta tallennuksesta.

2.5.2.9 Lisää vuokratun henkilöstön tiedot

Sijainti käyttöliittymässä: Toimijan tiedot > Vuokrattu henkilöstö, Syötä tietoja-sivulla suora linkki ”Vuokrattu henkilöstö”

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-vuokratun henkilöstön tallentaja. Vuokratun henkilöstön tiedot voi tallentaa vain toimijatasoisilla käyttöoikeuksilla (ei käyttöoikeuksilla, jotka kohdistuvat vain yksittäiseen toimipaikkaan).

• Vuokratuiksi työntekijöiksi kutsutaan kaikkia varhaiskasvatustoimijan henkilöstöpalveluyrityksestä hankkimaa henkilöstöä riippumatta ko. työntekijän työntekojakson pituudesta varhaiskasvatustoimijalla.
• Jos yksi työntekijä tekee useita erillisiä jaksoja töitä samalla varhaiskasvatustoimijalla yhden kuukauden aikana, tallennetaan henkilö Vardaan yhden kerran
• Tiedot vuokratusta kasvatus- opetus- ja hoitohenkilöstöstä tulee tallentaa Vardaan toteutuneen mukaan mahdollisimman ajantasaisesti, kuitenkin vähintään kaksi kertaa vuodessa seuraavasti:
  • tilanne 1.1.-30.6.  tallennetaan 31.8. mennessä
  • tilanne 1.7.-31.12.  tallennetaan 31.1. mennessä

Käyttöliittymässä näytetään oletuksena kuluva raportointivuosi. Klikkaamalla laatikkoa voit valikosta valita haluamasi ajankohdan tarkasteltavaksi.

Tiedot vuokratusta henkilöstöstä syötetään ilmoittamalla henkilöiden määrä ja tehdyt tunnit per kuukausi.

Lisää henkilöiden määrä. Henkilöiden määrä ilmoitetaan kokonaislukuna.

Lisää tehdyt tunnit. Tuntimäärän voi merkitä korkeintaan kahden desimaalin tarkkuudella. Esim. 200,25. Käyttöliittymä hyväksyy pisteen (.) ja pilkun (,). Tuntimäärä voi olla korkeintaan 999999,99 yhden kuukauden aikana. Käyttöliittymä laskee henkilöiden kokonaismäärän ja tunnit tallennettujen tietojen perusteella.

Tallenna tiedot. Sivun lopussa näet, milloin tiedot on viimeksi päivitetty.

Mikäli toimijalla ei ole kuluvan vuoden aikana vuokrattua henkilöstöä, valitaan ”Toimijalla ei ole vuokrattua henkilöstöä”.

Käyttöliittymä pyytää vahvistamaan valinnan.

Tallennuksen jälkeen ”Toimijalla ei ole vuokrattua henkilöstöä” on valittu eikä vuokrattua henkilöstöä tarvitse raportoida kyseisen aikajakson osalta.

2.5.3 Muokkaa työntekijän tietoja

2.5.3.1 Muokkaa palvelussuhdetta

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen-tallentaja

• Yksittäisiä tietoja voi muokata, mikäli kyseisen palvelussuhteen tiedoissa on virhe. Mikäli työnantaja ja työntekijä solmivat uuden palvelussuhteen, aiempi palvelussuhde tulee päättää lisäämällä sille päättymispäivämäärä. Tämän jälkeen työntekijälle lisätään uusi palvelussuhde.

Hae ensin työntekijä, jonka tietoja haluat muokata ja klikkaa henkilön nimeä. Näytölle aukeaa työntekijän tiedot. Klikkaa palvelussuhdetta, jonka tietoja haluat muokata. Klikkaa sitten Muokkaa -painiketta, jos haluat muokata palvelussuhteelle tallennettua tietoa. Kaikki kentät näytetään muokattavassa tilassa. Muista tallentaa muokatut tiedot.

Huomaa, että mikäli palvelussuhteen tutkintoa on muokattava, tutkinto on ensin lisättävä työntekijälle ja vasta sen jälkeen sen voi lisätä palvelussuhteelle.

2.5.3.2 Muokkaa työskentelypaikkaa

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-kaikkien henkilöstötietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja

Hae ensin työntekijä, jonka tietoja haluat muokata ja klikkaa henkilön nimeä. Näytölle aukeaa työntekijän tiedot. Valitse palvelussuhde ja työskentelypaikka, jonka tietoja haluat muokata. Klikkaa Muokkaa -painiketta, jos haluat muokata työskentelypaikkaan lisättyä tietoa.

Voit muokata työskentelypaikan tiedoista kaikkia tietoja, paitsi tietoa itse työskentelypaikasta (toimipaikasta) ja sitä, onko kyseessä kiertävä työntekijä vai ei. Mikäli työskentelypaikaksi on virheellisesti tallennettu "kiertävä työntekijä", työskentelypaikka täytyy poistaa ja lisätä palvelussuhteelle uusi työskentelypaikka oikeilla tiedoilla. Mikäli työskentelypaikaksi on virheellisesti tallennettu väärä toimipaikka (työskentelypaikka), työskentelypaikka täytyy poistaa ja lisätä palvelussuhteelle uusi työskentelypaikka oikeilla tiedoilla. Poistaminen on ohjeistettu kohdassa d. Poista työskentelypaikka.

Yksittäisiä tietoja voi muokata, mikäli kyseisen työskentelypaikan tiedoissa on virhe. Mikäli työntekijän palvelussuhteelle lisätään päättymispäivämäärä, myös työskentelypaikalle tulee lisätä päättymispäivämäärä.

• Kelpoisuutta voi muokata:
  • ei kelpoinen → kelpoinen
  • kelpoinen → ei kelpoinen

Kelpoisuuteen liittyvät henkilön suorittama tutkinto ja tehtävänimike. Mikäli henkilön tutkintoa ja/tai tehtävänimikettä muokataan, voi tämä vaikuttaa myös kelpoisuuteen. Ohjeistus kelpoisuuksiin löytyy sivulta kelpoisuus. Katso myös ylempää ohjeesta tutkinnon ja tehtävänimikkeen muokkaus.

Muista tallentaa muokatut tiedot.

Mikäli työntekijälle lisätään uusi palvelussuhde, hänelle tulee lisätä myös uusi työskentelypaikka.

2.5.3.3 Muokkaa pidempää poissaoloa palvelussuhteessa

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-kaikkien henkilöstötietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja

Hae ensin työntekijä, jonka tietoja haluat muokata ja klikkaa henkilön nimeä. Näytölle aukeaa työntekijän tiedot. Valitse palvelussuhde ja sen alla poissaolo, jonka tietoja haluat muokata. Klikkaa Muokkaa -painiketta, jos haluat muokata palvelussuhteelle lisättyä poissaoloa. Huomaa, että mikäli olet lisännyt poissaolon usealle palvelussuhteelle, kutakin poissaoloa on muokattava erikseen.

Poissaolon päivämääriä voi muokata. Esimerkiksi poissaolojakson jatkuessa yhtäjaksoisena alunperin ilmoitettua pidempään, varhaiskasvatustoimijan tulee muokata poissaolon päättymispäivämäärää. Poissaolon tulee kuitenkin jatkua yhtäjaksoisena vähintään 60 kalenteripäivää. 

Tietojen tallennus onnistuu vain, jos poissaolon kesto on vähintään 60 kalenteripäivää. Poissaolon päivämäärät voivat ajoittua palvelussuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärien ulkopuolelle.

Mikäli tallennettu poissaolo muokataan kestämään alle 60 päivää, poissaolo täytyy poistaa.

2.5.3.3 Muokkaa yksittäisen työntekijän täydennyskoulutustietoa

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen tallentaja

Hae ensin työntekijä, jonka tietoja haluat muokata ja klikkaa henkilön nimeä. Näytölle aukeaa työntekijän tiedot. Valitse täydennyskoulutus, jonka tietoja haluat muokata ja klikkaa Muokkaa -painiketta.

Täydennyskoulutuksen kaikkia tietoja voi muokata. Huomaa, että jos varhaiskasvatustoimija on tallentanut täydennyskoulutuksen usealle työntekijälle ns. massasyöttötoiminnolla, myös päivitys tehdään massasyöttötoiminnolla (myöhemmin toteutettava toiminnallisuus).

Täydennyskoulutuksen tehtävänimike liittyy työntekijän palvelussuhteen ja sitä kautta työskentelypaikkaan tallennettuun tehtävänimikkeeseen. Jos tehtävänimikkeen haluaa muokata täydennyskoulutustietoihin, täytyy se ensin lisätä työskentelypaikkaan.

2.5.3.4 Muokkaa usealle työntekijälle kerralla lisätyn täydennyskoulutuksen perustietoja

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja → Täydennyskoulutukset

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen tallentaja. HUOM! Täydennyskoulutusten hallinnointinäkymä on käytössä vain toimijatasoisilla käyttöoikeuksilla (ei toimipaikkatasoisilla käyttöoikeuksilla).

Valitse ensin tallennetuista täydennykoulutuksista koulutus, jonka tietoja haluat muokata ja klikkaa valittua täydennyskoulutusta.

Valittu täydennyskoulutus avautuu näytölle. Klikkaa Muokkaa-nappia.

Voit muokata täydennyskoulutusta seuraavasti:

• Perustiedot: Voit muokata täydennyskoulutuksen nimeä, suorituspäivää ja koulutuspäivien määrää.
• Valitse osallistujat: Voit lisätä täydennyskoulutukselle osallistujia. Klikkaa Valitse osallistujat -painiketta ja lisää haluamasi työntekijät täydennyskoulutukseen.
• Poista valitut työntekijät täydennyskoulutukselta: Voit poistaa täydennyskoulutukselle lisättyjä työntekijöitä näytön alareunassa rastittamalla haluamasi työntekijät ja klikkaamalla Poista valitut työntekijät -painiketta.

Kun olet tehnyt tarvittavat muutokset lomakkeelle muista klikata Tallenna-painiketta. Järjestelmä ilmoittaa onnistuneesta tallennuksesta sivun alaosassa.

2.5.3.5 Muokkaa vuokratun henkilöstön tietoja

Sijainti käyttöliittymässä: Toimijan tiedot > Vuokrattu henkilöstö, Syötä tietoja-sivulla suora linkki ”Vuokrattu henkilöstö”

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-vuokratun henkilöstön tallentaja

Henkilöiden määriä ja tehtyjä tunteja voi muokata. Syötä kenttiin uusi arvo ja tallenna tiedot.

2.5.4 Poista työntekijän tietoja

Työntekijän saa poistaa ainoastaan, mikäli työntekijä on lisätty Vardaan virheellisesti. Mikäli työntekijän palvelussuhde päättyy tai varhaiskasvatustoimijan toiminta päättyy, työntekijän palvelussuhteille ja työskentelypaikoille lisätään päättymispäivämäärä.

Mikäli haluat poistaa kaikki tiedot työntekijästä tai osan, tiedot täytyy poistaa (mitätöidä) seuraavassa järjestyksessä:

1. Mitätöi täydennyskoulutukset
2. Mitätöi poissaolot
3. Mitätöi työskentelypaikat
4. Mitätöi palvelussuhteet
5. Mitätöi tutkinnot
6. Poista työntekijä

2.5.4.1 Poista tutkinto

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja

Mitätöi-painike tulee näkyviin, kun klikkaat poistettavan tutkinnon oikealla puolella olevaa Muokkaa -painiketta.  Voit myös perua valinnan Peruuta-painikkeella.

Työntekijälle lisätyn tutkinnon voi poistaa, jos tutkinto on tallennettu työntekijälle virheellisesti (esim. jos työntekijä ei ole suorittanut kyseistä tutkintoa tai jos kyseessä ei ole ylin suoritettu varhaiskasvatusalan tutkinto tai tutkintokoodistosta on valittu jostain syystä väärä tutkintokoodi). Huomaa, että tutkintotietoa ei voi poistaa, jos se on lisätty jollekin palvelussuhteelle.  Mikäli tutkintotieto on virheellinen ja se on poistettava, se täytyy ensin poistaa kaikilta palvelussuhteilta, joihin se on lisätty. Lue myös Muokkaa palvelussuhdetta.

2.5.4.2 Poista palvelussuhde

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja

Huomaa, että palvelussuhteelle lisätyt pidemmät poissaolot ja pääasialliset työskentelypaikat pitää ensin mitätöidä, ennen kuin palvelussuhteen voi mitätöidä.

Hae ensin työntekijä, jonka tietoja haluat poistaa ja klikkaa henkilön nimeä. Näytölle aukeaa työntekijän tiedot. Valitse palvelussuhde, jonka haluat poistaa. Mitätöi-painike tulee näkyviin, kun klikkaat Muokkaa -painiketta. 

Huomaa, että poistettua tietoa ei voi palauttaa, vaan tieto on tarvittaessa lisättävä Vardaan uudelleen! Paina Mitätöi, jos haluat poistaa tiedon Vardasta. Paina Peruuta, jos et halua muokata tai poistaa tietoa.

2.5.4.3 Poista työskentelypaikka

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja

Hae ensin työntekijä, jonka tietoja haluat poistaa ja klikkaa henkilön nimeä. Näytölle aukeaa työntekijän tiedot. Valitse palvelussuhde ja sen alta työskentelypaikka, jonka haluat poistaa. Mitätöi-painike tulee näkyviin, kun klikkaat Muokkaa -painiketta. 

Mikäli työskentelypaikka poistetaan, on ensin muokattava mahdollisia täydennyskoulutustietoja, jos niihin on lisätty kyseisellä työskentelypaikalla oleva tehtävänimiketieto.

Huomaa, että poistettua tietoa ei voi palauttaa, vaan tieto on tarvittaessa lisättävä Vardaan uudelleen! Paina Mitätöi, jos haluat poistaa tiedon Vardasta. Paina Peruuta, jos et halua muokata tai poistaa tietoa.

2.5.4.4 Poista pidempi poissaolo palvelussuhteessa

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja

Hae ensin työntekijä, jonka tietoja haluat poistaa ja klikkaa henkilön nimeä. Näytölle aukeaa työntekijän tiedot. Valitse palvelussuhde ja sen alta poissaolo, jonka haluat poistaa. Mitätöi-painike tulee näkyviin, kun klikkaat Muokkaa -painiketta. 

Huomaa, että poistettua tietoa ei voi palauttaa, vaan tieto on tarvittaessa lisättävä Vardaan uudelleen! Paina Mitätöi, jos haluat poistaa tiedon Vardasta. Paina Peruuta, jos et halua muokata tai poistaa tietoa.

2.5.4.5 Poista täydennyskoulutus yhdeltä työntekijältä

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen tallentaja

Hae ensin työntekijä, jonka tietoja haluat poistaa ja klikkaa henkilön nimeä. Näytölle aukeaa työntekijän tiedot. Valitse täydennyskoulutus, jonka haluat poistaa. Mitätöi-painike tulee näkyviin, kun klikkaat Muokkaa -painiketta. 

Huomaa, että poistettua tietoa ei voi palauttaa, vaan tieto on tarvittaessa lisättävä Vardaan uudelleen! Paina Mitätöi, jos haluat poistaa tiedon Vardasta. Paina Peruuta, jos et halua muokata tai poistaa tietoa.

Täydennyskoulutuksen voi poistaa, jos se on tallennettu virheellisesti.

2.5.4.6 Poista usealle työntekijälle kerralla tallennettu täydennyskoulutus

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja → Täydennyskoulutukset

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen tallentaja. HUOM! Toiminto on mahdollinen vain toimijatasoisilla käyttöoikeuksilla (ei toimipaikkatasoisilla).

Aloita klikkaamalla Syötä tietoja -näkymässä Täydennyskoulutukset -kohtaa.

Näytölle avautuu tallennetut täydennyskoulutukset, valitse poistettava täydennyskoulutus klikkaamalla.

Kun valittu täydennyskoulutus avautuu näytölle, klikkaa Muokkaa -nappia.

Mikäli haluat poistaa virheellisesti lisätyn täydennyskoulutuksen siihen liitetyiltä työntekijöiltä klikkaa Mitätöi -nappia. Tämän jälkeen järjestelmä pyytää vahvistamaan mitätöinnin ja uudelleen Mitätöi -nappia klikatessa, ilmoittaa järjestelmä täydennyskoulutuksen onnistuneesta poistosta sivun alaosassa. Huomaa, että poistettua tietoa ei voi palauttaa, vaan tieto on tarvittaessa lisättävä Vardaan uudelleen.

2.5.4.7 Poista työntekijä kokonaan

Mikäli haluat poistaa kaikki tiedot työntekijästä, tiedot täytyy poistaa (mitätöidä) seuraavassa järjestyksessä:

1. Mitätöi täydennyskoulutukset
2. Mitätöi poissaolot
3. Mitätöi työskentelypaikat
4. Mitätöi palvelussuhteet
5. Mitätöi tutkinnot
6. Poista työntekijä

Poiston jälkeen työntekijän kaikki tiedot katoavat Vardasta eikä niitä voi palauttaa. Työntekijän voi lisätä Vardaan tarvittaessa uudelleen Lisää työntekijä -toiminnolla.

2.5.5 Hae työntekijä 

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen katselija, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen-katselija, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen-tallentaja, Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen-katselija, Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen-tallentaja

Voit hakea työntekijöiden tietoja Syötä tietoja -näkymän kautta. Voit hakea työntekijöitä kaikista toimipaikoista (työskentelypaikoista) tai rajata hakua toimipaikan (työskentelypaikan) mukaan. Voit hakea kaikki työntekijät tai yksittäisen työntekijän nimellä. Kirjoita nimi tai nimen osa Hae nimellä -kenttään ja paina Enter.

Toimijatasoisilla käyttöoikeuksilla voi hakea myös ainoastaan kiertävät työntekijät valitsemalla ”Vain kiertävät työntekijät”.

Näytettävät tiedot riippuvat käyttöoikeuksista.

• työntekijätietojen katselija tai tallentaja ei näe täydennyskoulutustietoja
• täydennyskoulutustietojen katselija tai tallentaja ei näe työntekijän palvelussuhteita tai työskentelypaikkoja.
• toimipaikkakohtaiset käyttöoikeudet omaava käyttäjä ei näe kuin työntekijät, joille on lisätty työskentelypaikaksi toimipaikka, johon käyttäjällä on käyttöoikeus
• käyttäjä, jolla on oikeudet sekä varhaiskasvatus- ja/tai huoltajatietoihin että työntekijätietoihin näkee sekä lapset että työntekijät listattuna 

Mikäli työntekijälle ei ole tallennettu yhtään palvelussuhdetta tai työskentelypaikkaa, asiasta ilmoitetaan hakutuloksissa työntekijän nimen vieressä olevalla punaisella tekstillä. Tällöin työntekijän tiedot tulee avata ja täydentää työntekijälle puuttuvat tiedot. Katso myös kohta 2.5.5.1. 

Voit itse määritellä, montako henkilö sivulla näytetään kohdassa Tuloksia sivulla. Samalla sivulla voidaan näyttää korkeintaan 100 työntekijää. Voit siirtyä seuraavalle sivulle nuolinäppäimillä.

2.5.5.1 Puutteellisesti tallennetun työntekijän tietojen täydentäminen

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja,  Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen tallentaja

Jos työntekijätietojen tallennus on jäänyt kesken käyttöliittymätallennuksessa, pakolliset tiedot tulee täydentää työntekijälle. Pakollisia tietoja työntekijästä ovat henkilötiedot, ylin suoritettu varhaiskasvatusalan tutkinto, palvelussuhteen tiedot, pääasiallisen työskentelypaikan tiedot, mahdolliset pidemmät poissaolot sekä suoritetut täydennyskoulutukset. Suosittelemme, että puutteellisten työntekijöiden tietojen täydentämisen tekee käyttäjä, jolla on oikeudet kaikkiin toimijan toimipaikkoihin.

• Jos käyttäjällä on käyttöoikeudet kaikkiin toimijan toimipaikkoihin, hae puutteellisesti tallennettu työntekijä Syötä tietoja -näkymän kautta. 
  • valitse Syötä tietoja -näkymässä Toimipaikat > Kaikki toimipaikat. Työntekijä näytetään listalla ja puuttuvat tiedot voi lisätä.
• Jos käyttäjällä ei ole käyttöoikeuksia kaikkiin toimijan toimipaikkoihin, ja työntekijälle ei ole tallennettu työskentelypaikkaa, työntekijää ei näytetä Syötä tietoja -näkymässä. Hänen henkilötietonsa pitää lisätä uudelleen Lisää työntekijä -toiminnolla
  • valitse  Syötä tietoja -näkymässä Lisää työntekijä ja syötä henkilötunnus ja nimitiedot. Varda hakee näytölle aiemmin tallennetut tiedot, joihin käyttäjällä on käyttöoikeudet.
  • palvelussuhteen tiedot näytetään vain, jos sen alle on lisätty työskentelypaikka, johon käyttäjällä on oikeus tai jos käyttäjä on itse tallentanut työntekijälle palvelussuhteen ilman työskentelypaikkaa.

2.6 Varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tiedot

Sijainti käyttöliittymässä: Toimijan tiedot > Varhaiskasvatuksessa annettava tuki

Käyttäjärooli: Kunnan tai kuntayhtymän Varda-tuen tiedot-tallentaja. Varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tiedot voi tallentaa vain toimijatasoisilla käyttöoikeuksilla (ei käyttöoikeuksilla, jotka kohdistuvat vain yksittäiseen toimipaikkaan). Yksityinen palveluntuottaja ei voi tallentaa tietoja.

Vardaan tallennetaan vain tilastointipäivänä voimassa olevien hallintopäätösten lukumäärät.  Vuoden 2024 osalta tilastointipäivämääriä on kaksi 31.5. ja 31.12. Vuodesta 2025 lähtien tilastointipäivämääriä on vain yksi 31.12.

Vuosi 2024

• 5.2024 tilanteen mukaiset hallintopäätösten määrät tulee tallentaa Vardaan aikavälillä 1.5.2024-30.6.2024.
• 12.2024 tilanteen mukaiset hallintopäätösten määrät tulee tallentaa Vardaan aikavälillä 1.12-31.1.2025

Vuodesta 2025 alkaen

• 12. tilanteen mukaiset hallintopäätösten määrät tulee tallentaa Vardaan aikavälillä 1.12.-31.1.

Yllä mainittujen aikavälien ulkopuolella ei ole mahdollista tallentaa varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tietoja Vardaan. Käyttöliittymässä näytetään oletuksena kuluva tilastointipäivämäärä. Klikkaamalla laatikkoa voit valikosta valita haluamasi ajankohdan tarkasteltavaksi.

Kunnat ja kuntayhtymät tallentavat Vardaan ikäryhmittäin tilastointipäivämääränä voimassa olevat hallintopäätökset yleisen tuen tukipalveluista, tehostetusta tuesta ja erityisestä tuesta.  Tiedot varhaiskasvatuksessa annettavasta tuesta syötetään ilmoittamalla erikseen kunnallisen ja yksityisen varhaiskasvatuksen hallintopäätösten määrät.

Kunnallisessa varhaiskasvatuksessa olevien lasten tuen tiedot pitävät sisällään niiden lapsien hallintopäätökset, joiden varhaiskasvatus on kunnan tai kuntayhtymän järjestämää (JM01). Yksityisessä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tuen tiedot pitävät sisällään niiden lapsien hallintopäätökset, joiden varhaiskasvatus on järjestetty ostopalveluna (JM02), palvelusetelillä (JM03), yksityisen hoidon tuella (JM04) tai ilman yksityisen hoidon tukea (JM05).

Aloittaaksesi tietojen tallentamisen klikkaa Muokkaa-nappia

Lisää hallintopäätösten määrät ikäryhmittäin yleisen tuen tukipalveluiden, tehostetun tuen ja erityisen tuen osalta. Mikäli esimerkiksi ikäryhmässä 0-2-vuotiaat ei ole yhtään erityisen tuen hallintopäätöstä, merkitään taulukkoon 0.

Kun olet tallentanut kaikki tiedot, klikkaa Tallenna -nappia. Tallentamisen jälkeen järjestelmä laskee automaattisesti Yhteensä -rivin yhteenlasketut lukumäärät.

Mikäli kunnalla tai kuntayhtymällä ei ole tilastointipäivämääränä voimassa olevia hallintopäätöksiä, tulee varhaiskasvatustoimijan tallentaa tieto tästä Vardaan. Jos kunta tai kuntayhtymä tallentaa varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tiedot käyttöliittymän kautta, tallentaa toimija kaikkiin kohtiin 0. 

Lisää samaan tapaan vastaavat tiedot hallintopäätöksistä myös yksityisen varhaiskasvatuksen osalta.

3 Tietojen katselu Vardan käyttöliittymän kautta

Sijainti käyttöliittymässä: Katsele tietoja on Syötä tietoja -välilehden oikealla puolella.

Käyttäjäroolit: Kaikki Vardan käyttäjäroolit voivat katsella toimipaikan tietoja ja yhteenvetotietoja.

Huomaathan, että jos organisaatiossasi on vuokrattua kasvatus- opetus tai hoitohenkilöstöä niin vuokrattuun henkilöstöön liittyvät tiedot kuukausitasolla näet Toimijan tiedot ja Vuokrattu henkilöstö -sivulta. Vuokratun henkilöstön tietojen katseluun tarvitset toimijatasoisen joko Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja/katselija käyttöoikeuden taikka Varda-henkilöstö-vuokratun henkilöstön katselijan/tallentajan käyttöoikeuden.

3.1 Katsele tietoja

Katsele tietoja -sivulla näet kolme eri välilehteä, joilla voi katsella Vardaan tallennettuja tietoja: toimipaikat, lapset, työntekijät ja yhteenveto. Voit vaihtaa näkymää valintanapeista.

Käyttäjäroolit: 

• Toimipaikat ja yhteenveto -välilehdet: näkyvät kaikilla Vardan käyttäjärooleilla
• Lapset -välilehti: Varda-pääkäyttäjille, Varda-varhaiskasvatustietojen katselija, Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja, 

  Varda-huoltajatietojen katselija, Varda-huoltajatietojen tallentaja.

• Työntekijät -välilehti: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen katselija, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen-katselija, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen-tallentaja, Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen-katselija, Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen-tallentaja

Lapset -välilehdellä voit tarkastella lasten varhaiskasvatus-, huoltaja- ja maksutietoja. Työntekijät -sivulla näet henkilöstöön liittyvät tiedot. Työntekijät -välilehdellä voit siis katsella työntekijöiden palvelussuhteiden, pääasialliset työskentelypaikkojen, pidempien poissaolojen sekä työntekijöiden täydennyskoulutuksiin liittyviä tietoja. 

HUOM! hakiessasi tietoja Katsele tietoja -näkymässä, syötä hakukenttään vähintään 3 merkkiä. Esimerkiksi etsiessäsi tiettyä toimipaikkaa, lasta tai työntekijää nimellä, käytä joko koko nimeä (etunimi) tai syötä vähintään nimen 3 ensimmäistä merkkiä.

3.1.1 Toimipaikat

Käyttäjäroolit: Kaikki Vardan käyttäjäroolit. 

• Kuntien Varda-pääkäyttäjät, Varda-varhaiskasvatustietojen katselijat ja Varda-varhaiskasvatustietojen tallentajat, Varda-huoltajatietojen katselija ja Varda-huoltajatietojen tallentaja näkevät tällä sivulla myös yksityisten palveluntuottajien toimipaikat.
• Henkilöstöön liittyvillä käyttöoikeusrooleilla kuntien käyttäjät eivät näe ostopalvelu- ja palvelusetelitoimintaan liittyviä palveluntuottajien toimipaikkoja.

Toimipaikat-välilehdellä näet varhaiskasvatustoimijatason kaikki toimipaikat ja niiden tiedot listattuna. Voit hakea toimipaikkaa toimipaikan nimellä tai nimen osalla, organisaatio-OIDilla tai Varda-ID:llä. Lisäksi voit rajata hakua toimipaikan järjestämis- tai toimintamuodon mukaan sekä hakea vain voimassa olevat tai päättyneet toimipaikat.

Toimipaikat välilehden oikeassa yläreunassa näet oman organisaatiosi nimen ja siihen liittyvän organisaatio-oid-tunnisteen.

3.1.2 Lapset

Käyttäjäroolit: Varda-pääkäyttäjille, Varda-varhaiskasvatustietojen katselija, Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja, Varda-huoltajatietojen katselija, Varda-huoltajatietojen tallentaja.

Lasten tiedot näet klikkaamalla valintanappia ”Lapset”.

Hakutulosten rajaaminen toimipaikan mukaan:

• Ensimmäisellä kerralla, kun avaat Lapset -välilehden sinulle on valittuna Toimipaikat -kentässä "Kaikki toimipaikat". Jos sinulla on käyttöoikeudet vain yhteen toimipaikkaan, näet kuitenkin vain tämän toimipaikan osalta työntekijöiden tiedot.
• Voit lisätä uuden toimipaikan tarkasteluun Toimipaikat -alasvetovalikosta. Jos sinulla on käyttöoikeudet varhaiskasvatustoimijan tasolle tai useampaan toimipaikkaan, voit valita useamman toimipaikan samanaikaisesti tarkastelun kohteeksi. 
• Toimipaikan vieressä olevasta ruksi-symbolista, voit poistaa valitsemasi toimipaikkavalinnan.

Hakutulosten rajaaminen henkilötietojen mukaan:

• Voit hakea yksittäistä lasta nimellä tai nimen osalla, sukunimellä, henkilötunnuksella, lapsen OIDilla ja lapsen Varda-IDllä. Lisäksi voit hakea lasta varhaiskasvatuspäätöksen ID, varhaiskasvatussuhteen ID, maksutiedon ID perusteella. Oletuksena haku kohdistuu voimassa oleviin varhaiskasvatuspäätöksiin, mutta haun rajausehtoja voi muokata. 

Hakutulosten rajaaminen sisällön mukaan:

• Voit rajata hakutuloksia sisällön mukaan. Huomaa, että näet vain ne tiedot, joihin sinulla on käyttöoikeudet. Valitse varhaiskasvatuspäätökset, varhaiskasvatussuhteet tai maksutiedot. Valitsemalla hakuperusteeksi Maksutiedot, voit lisäksi rajata hakua maksun perusteen ja palvelusetelin mukaan:
  • Maksun peruste: kaikki, yleinen maksuttomuus, osittainen maksuttomuus, maksu
  • Palveluseteli: kaikki, kyllä, ei
  • Maksutietoja ei voi rajata ainoastaan perusteen/palvelusetelin mukaan, vaan ne rajautuvat aina myös voimassaolon ja ajan mukaan.
• Voit rajata hakutuloksia ajan mukaan. Valitse ensin voimassa, alkanut tai päättynyt ja sen jälkeen aikaväli, jota haluat tarkastella:
  
  • Esimerkki 1: Valitse varhaiskasvatuspäätökset + voimassa + 1.1.2019-31.12.2019. Saat listan kaikista lapsista, joiden varhaiskasvatuspäätös on ollut voimassa koko kyseisen aikavälin aikana. Yksittäisen lapsen tiedot avaamalla näet kaikki lapselle lisätyt varhaiskasvatus- ja maksutiedot hakurajauksista riippumatta.
  • Esimerkki 2: Valitse varhaiskasvatuspäätökset + alkanut + 1.1.2019-31.1.2019. Saat listan kaikista lapsista, joiden varhaiskasvatuspäätös on alkanut tammikuussa 2019. Yksittäisen lapsen tiedot avaamalla näet kaikki lapselle lisätyt varhaiskasvatus- ja maksutiedot hakurajauksista riippumatta.
    
    
• Ostopalveluna tai palvelusetelillä järjestetyssä varhaiskasvatuksessa olevat lapset tunnistaa siitä, että heidän nimensä perässä näkyy järjestäjä- tai tuottajaorganisaatio katselijan roolista riippuen. Alla olevassa kuvassa katselija on palveluntuottajan roolissa ja näkee järjestäjän nimen niiden lasten kohdalla, joiden varhaiskasvatuksen järjestää eri organisaatio.
  
  

• Valitsemalla lapsen listalta voit tarkastella lapsen varhaiskasvatus- ja maksutietoja käyttöoikeuksiesi sallimissa rajoissa. Mikäli lapsen varhaiskasvatuksen järjestämismuoto on ostopalvelu tai palveluseteli, lapsen tiedoissa näytetään järjestäjä- ja tuottajaorganisaatio. 

3.1.3 Työntekijät

Käyttäjäroolit: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen katselija, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen-katselija, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen-tallentaja, Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen-katselija, Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen-tallentaja

Hakutulosten rajaaminen toimipaikan mukaan:

• Työntekijöiden tiedot näet klikkaamalla valintanappia ”Työntekijät”. Ensimmäisellä kerralla, kun avaat Työntekijät -välilehden sinulle on valittuna Toimipaikat -kentässä "Kaikki toimipaikat". Jos sinulla on käyttöoikeudet vain yhteen toimipaikkaan, näet kuitenkin vain tämän toimipaikan osalta työntekijöiden tiedot.
• Voit lisätä uuden toimipaikan tarkasteluun Toimipaikat -alasvetovalikosta. Jos sinulla on käyttöoikeudet varhaiskasvatustoimijan tasolle tai useampaan toimipaikkaan, voit valita useamman toimipaikan samanaikaisesti tarkastelun kohteeksi. Toimipaikan vieressä olevasta ruksi-symbolista, voit poistaa valitsemasi toimipaikkavalinnan.

Hakutulosten rajaaminen henkilötietojen mukaan:

• Voit hakea yksittäistä työntekijää etunimillä, sukunimellä, henkilötunnuksella, työntekijän OID:lla, työntekijän Varda-ID:llä. Lisäksi voit hakea työntekijää tutkinnon, palvelussuhteen, työskentelypaikan, täydennyskoulutuksen ID:n perusteella. Oletuksena haku kohdistuu voimassa oleviin palvelussuhteisiin, mutta haun rajausehtoja voi muokata. 

Hakutulosten rajaaminen sisällön mukaan:

• Voit rajata hakutuloksia sisällön mukaan. Valitse palvelussuhde. Huomaa, että näet vain ne tiedot, joihin sinulla on käyttöoikeudet.
• Voit rajata hakutuloksia ajan mukaan. Valitse ensin voimassa, alkanut tai päättynyt ja sen jälkeen aikaväli, jota haluat tarkastella.
  • Esimerkki 1: Valitse palvelussuhde + voimassa + 1.1.2020-31.12.2020. Saat listan kaikista työntekijöistä, joiden palvelussuhde on ollut voimassa koko kyseisen aikavälin aikana. Yksittäisen työntekijän tiedot avaamalla näet kaikki työntekijälle lisätyt tiedot hakurajauksista riippumatta.
  • Esimerkki 2: Valitse varhaiskasvatuspäätökset + alkanut + 1.9.2020-30.9.2020. Saat listan kaikista työntekijöistä, joiden palvelussuhde on alkanut syyskuussa 2020. Yksittäisen työntekijän tiedot avaamalla näet kaikki työntekijälle lisätyt tiedot hakurajauksista riippumatta.

• Voit rajata hakutuloksia työntekijöiden tehtävänimikkeiden ja tutkinnon mukaan. Valitse tutkinto tai tehtävänimike. Oletuksena Työntekijät -välilehdellä sinulla on valittuna kaikki tehtävänimikkeet ja tutkinnot.

Hakurajaimet, kun katselet työntekijöiden tietoja.

Yksittäisen työntekijän tiedot avaamalla näet kaikki työntekijälle lisätyt tiedot hakurajauksista riippumatta, mutta kuitenkin käyttöoikeutesi mukaan.

Hakutulokset ja työntekijätietojen avautuminen

3.1.4 Yhteenveto

Käyttäjäroolit: Kaikki Vardan käyttäjäroolit.

Yhteenvetonäkymä näyttää summatasoisen raportin varhaiskasvatustoimijan Vardaan tallentamista tiedoista.

Yhteenvetonäkymä päivittyy 10 minuutin välein.

Toimipaikat

Toimipaikat-taulu näyttää toiminnassa olevien ja toimintansa päättäneiden toimipaikkojen lukumäärän sekä kuinka monta toiminta- ja kielipainotusta toimipaikoissa on yhteensä käytössä.

Lapset

Lapset -taulussa näytetään Vardaan tallennettua varhaiskasvatustietoihin liittyvää voimassa olevaa summatasoista tietoa. Voimassaololla tarkoitetaan Vardassa sitä, että tiedon alkamispäivämäärä on pienempi kuin tarkasteluhetken päivämäärä ja tiedon päättymispäivämäärä on tulevaisuudessa tai se on tyhjä.

• Lapset: Lukumäärä varhaiskasvatustoimijan kaikissa toimipaikoissa olevista lapsista, joiden varhaiskasvatuspäätös ja -suhde ovat voimassa tarkasteluhetkellä.
  
• Voimassa olevien varhaiskasvatuspäätösten ja -suhteiden lukumäärä: Varhaiskasvatuspäätösten ja -suhteiden yhteenlaskettu lukumäärä. Huomaa, että yhdellä lapsella voi olla samanaikaisesti useampi voimassaoleva varhaiskasvatuspäätös ja/tai -suhde.
• Vuorohoidossa: niiden lasten lukumäärä, joiden varhaiskasvatuspäätöksen vuorohoitokytkimen-arvo on kyllä, ja joiden varhaiskasvatussuhde on Vardassa voimassa.
  
• Palvelusetelillä tai ostopalveluna tuotetussa varhaiskasvatuksessa: Lukumäärä lapsista, joiden varhaiskasvatuspäätöksen järjestämismuotona on ostopalvelu (jm02) tai palveluseteli (jm03) ja joiden varhaiskasvatussuhde on voimassa.
• Voimassa olevia maksutietoja: Luku sisältää kaikki tarkasteluhetekellä voimassaolevat maksutiedot, jotka liittyvät lapsiin, jonka varhaiskasvatuksen toimija järjestää.
  • Kunta näkee maksutiedot, jotka on liitetty lapsiin, joiden varhaiskasvatus on kunnan tai kuntayhtymän järjestämää tai kunnan ostopalveluna tai palvelusetelillä järjestämää
  • Yksityinen varhaiskasvatustoimija näkee maksutiedot, jotka on liitetty lapsiin, joiden varhaiskasvatus on yksityisen hoidon tuella tai ilman yksityisen hoidon tukea järjestettyä

Työntekijät

• Työntekijät: Lukumäärä varhaiskasvatustoimijan kaikissa toimipaikoissa olevista työntekijöistä, joilla on palvelussuhde ja työskentelypaikka voimassa eikä voimassa olevaa pidempää poissaoloa tarkasteluhetkellä.
• Voimassa olevat palvelussuhteet: Kaikkien työntekijöiden osalta näytetään kumulatiiviesti ja summatasolla työntekijöiden voimassa olevat palvelussuhteet. Voimassa olevat palvelussuhteet sisältävät kaikki toimijan määräaikaisten ja toistaiseksi voimassa olevien työntekijöiden voimassa olevat palvelussuhteet.
• Voimassa olevat määräaikaiset palvelussuhteet: Luku sisältää kaikki toimijan määräaikaisten työntekijöiden voimassa olevat palvelussuhteet.
• Varhaiskasvatusalan tutkinnot: Yhteenvedossa näytetään kaikkiin palvelussuhteisiin liittyvät varhaiskasvatusalan tutkinnot. 
  • Tutkintojen yhteenlaskettu lukumäärä sisältää voimassa olevien ja päättyneiden sekä toistaiseksi voimassa olevat ja määräaikaisten palvelussuhteiden varhaiskasvatusalan tutkinnot. 
  • Summaluvusta on poissuljettu työntekijöiden tutkinnot, joissa on tietona ”ei varhaiskasvatusalan tutkintoa”.
• Voimassa olevat työskentelypaikat: Niiden työntekijöiden lukumäärä, joilla on työskentelypaikka voimassa.
• Työtehtävään kelpoiset työntekijät työskentelypaikoittain: Luku sisältää kaikki palvelussuhteisiin liittyvät työskentelypaikat, joissa henkilölle on tallennettu tieto "kelpoinen". 
  • Kelpoisten työntekijöiden yhteenlaskettu lukumäärä sisältää kaikki voimassa olevat ja päättyneet sekä toistaiseksi voimassa olevat ja määräaikaiset palvelussuhteen ja niihin liittyvät työskentelypaikat, joissa henkilölle on tallennettu tieto "kelpoinen".
• Voimassa olevat pidemmät poissaolot: Niiden työntekijöiden lukumäärä, joilla onpidempi poissaolo voimassa.
• Kuluvan vuoden suoritetut täydennyskoulutukset: Luku sisältää kaikkien työntekijöiden suorittamien täydennyskoulutusten lukumäärän yhteensä kuluvana vuonna.
• Kuluvan vuoden vuokratut työntekijät: Luku sisältää vuokrattujen työntekijöiden yhteenlasketun lukumäärän kuluvana vuonna. Vuokrattujen työntekijöiden tiedoissa näkyy "Tieto puuttuu", mikäli kuluvan vuoden vuokratut työntekijät ovat raportoimatta Vardaan. 
• Kuluvan vuoden vuokrattujen työntekijöiden tehdyt työtunnit: Luku sisältää kaikki vuokratun henkilöstön tehdyt työtunnit yhteensä kuluvan vuoden osalta. Vuokrattujen työntekijöiden tehtyjen työtuntien tiedoissa näkyy "Tieto puuttuu", mikäli kuluvan vuoden vuokrattujen työntekijöiden työtunnit ovat raportoimatta Vardaan. 

4 Raportit

Vardan käyttöliittymässä kohdassa Toimijan tiedot löytyy Raportit-osio. Vardan käyttöliittymään toteutetut raportit:

• Tallennetut puutteelliset tiedot,
• Tiedonsiirtojen yhteenveto, joka jakautuu onnistuneisiin ja virheeseen päättyneisiin tiedonsiirtoihin ja käyttöliittymätallennuksiin
• Excel-raportit (sisältää vuosiraportin).

Raportit-osion tietoja voi hyödyntää tiedon laadun testaamisessa ja Vardaan tallennettujen tietojen korjaamisessa. Varhaiskasvatustoimija vastaa siitä, että tiedot on tallennettu oikein ja ajantasaisesti 

Raportit sijaitsevat Vardan käyttöliittymässä Toimijan tietojen yhteydessä.

Mikäli varhaiskasvatustoimijalla on tietosisällöissä puutteita, näkyy Vardan käyttöliittymässä heti sisään kirjautumisen jälkeen erillinen tiedote puutteellisista tiedoista. Tiedotteesta pääset suoraan Puutteelliset tiedot -raportille. Samaa varoituskolmion symbolia käytetään "Toimijan tiedoista" löytyvästä Raportit -kohdassa sekä yksittäisten puutteiden kohdalla, kun tarkastelet yksittäistä syötettyjen tietojen lomaketta, johon liittyy jokin puute. 

Raporttien tarkasteluun tarvittavat käyttöoikeudet Vardassa:

Raporttien tarkastelussa edellytetään varhaiskasvatustoimijan tasoiset käyttöoikeudet. Toimipaikkakohtaisilla käyttöoikeuksilla raportit eivät näy.

Tiedonsiirrot-raportti

• Varda-pääkäyttäjille (kunta/yksityinen pk/pph/rpph)

Puutteellisten tietojen -raportti. 

• Varda-pääkäyttäjille (kaikki puutteelliset tiedot)
• Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja/katselija (työntekijöihin ja toimipaikkoihin liittyvät puutteet)
• Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja/katselija (työntekijöihin ja toimipaikkoihin liittyvät puutteet)
• Varda-huoltajatietojen tallentaja/katselija (maksutiedon puute)
• Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja/katselija (varhaiskasvatustietoihin ja toimipaikkoihin liittyvät puutteet)

Excel-raportit

• Varda-pääkäyttäjä (kunta/yksityinen pk/pph/rpph)

4.1. Puutteelliset tiedot -raportti

Vardan puutteelliset tiedot -raportti kokoaa varhaiskasvatustoimijan tallentamien tietojen puutteet yhteen paikkaan. Puutteet on listattu toimipaikkoja, lapsia ja työntekijöitä koskeviin puutteisiin, jotka näet riippuen Vardan käyttöoikeuksistasi. Voit tarkastella tällä sivulla puutteellisia tietoja. Voit rajata hakutuloksia lisäämällä toimipaikan nimen, henkilön nimen tai tunnisteen tai virhekoodin. Jokaisen puutteen kohdalta avautuu toimipaikan tai henkilön tietoja koskeva lomake. Lomakkeella näytetään, missä puute sijaitsee ja kuvaus, miten puute pitäisi korjata.

Mikäli tallennat tiedot käyttöliittymällä, voit korjata puutteen suoraan muokkaamalla lomakkeelle tallennettuja tietoja. Jos taas tallennat tiedot Vardaan tiedonsiirron integraatiolla, sinun pitää korjata puutteet omaan lähdejärjestelmääsi tai rekisteriin. Korjattuasi tiedot omaan lähdejärjestelmään, varmista tiedonsiirron jälkeen, että puutteellinen tieto korjaantui Katsele tietoja -sivun kautta. Kun puute on korjattu, häviää kyseinen puutteellisen tiedon ilmoitus raportilta. Mikäli puutteita ei ole, hakutuloksissa ei näytetä tietoja.

Vardassa käytössä olevat tiedonlaadun puutteet on alla listattu tietosisällöittäin. Riippuen käyttöoikeuksistasi Vardaan, sinulle aukeaa käyttöoikeutesi sallimat puutteet. 

Toimipaikkojen puutteet:

• Toimipaikan varhaiskasvatuspaikkojen määrä ei voi olla nolla, kun toimipaikassa on aktiivisia varhaiskasvatussuhteita. (TP020)
• Toimipaikassa ei voi olla aktiivisia varhaiskasvatussuhteita sille asetetun päättymispäivämäärän jälkeen. Korjaa toimipaikan ja/tai varhaiskasvatussuhteiden päättymispäivämäärät. (TP021)
• Työntekijöillä ei voi olla voimassa olevia työskentelypaikkoja työpaikassa sille asetetun päättymispäivämäärän jälkeen. Korjaa toimipaikan päättymispäivämäärää ja/tai työntekijöiden työskentelypaikoille päättymispäivämäärät. (TP022)
• Voimassa oleva toimipaikka ei ole yhdenkään työntekijän työskentelypaikka. Lisää toimipaikkaan vähintään yksi työntekijä tai lisää toimipaikalle päättymispäivämäärä. (TP023)
• Toiminnallisen painotuksen päättymispäivämäärän pitää olla sama tai ennen toimipaikan päättymispäivämäärää. (TO002)
• Toiminnallisella painotuksella tulee olla päättymispäivämäärä, kun toimipaikalla on päättymispäivämäärä. (TO003)
• Toimipaikan toiminnallisen painotuksen tulee olla ”kyllä”, kun toimipaikalle on lisätty toiminnallisia painotuksia. (TO004)
• Toiminnallisen painotuksen tulee olla “ei”, kun toimipaikalle ei ole lisätty toiminnallisia painotuksia. (TO005)
• Kielipainotuksen päättymispäivämäärän pitää olla sama tai ennen toimipaikan päättymispäivämäärää. (KP002)
• Kielipainotuksella tulee olla päättymispäivämäärä, kun toimipaikalla on päättymispäivämäärä. (KP003)
• Kielipainotuksen tulee olla “kyllä”, kun toimipaikalle on lisätty kielellisiä painotuksia. (KP004)

Lasten varhaiskasvatustietojen puutteet:

• Lapsella pitää olla vähintään yksi varhaiskasvatuspäätös. (VP012)
• Varhaiskasvatussuhteen alkamispäivämäärän pitää olla sama tai varhaiskasvatuspäätöksen alkamispäivämäärän jälkeen. (VP002)
• Varhaiskasvatuspäätöksen päättymispäivämäärän pitää olla sama tai varhaiskasvatussuhteen päättymispäivämäärän jälkeen. (VP003)
• Varhaiskasvatuspäätöksellä on oltava vähintään yksi varhaiskasvatussuhde. (VS014)
• Varhaiskasvatussuhteella pitää olla päättymispäivämäärä, kun varhaiskasvatuspäätöksellä on päättymispäivämäärä. (VS012)
• Varhaiskasvatuspäätöksellä pitää olla päättymispäivämäärä, kun lapsi on yli 8-vuotta. (VP013)

Maksutietojen puutteet:

• Maksutiedolla on oltava päättymispäivämäärä, kun lapsella ei ole aktiivista varhaiskasvatuspäätöstä. (MA015)

• Asiakasmaksu ei voi olla yli 295 euroa, jos lapsi on kunnallisessa varhaiskasvatuksessa. (MA020)

Työntekijätietojen puutteet:

• Työntekijällä pitää olla vähintään yksi tutkinto. (TU004)
• Palvelussuhteella pitää olla vähintään yksi työskentelypaikka. (TA014)
• Työskentelypaikalla pitää olla päättymispäivämäärä, kun palvelussuhteella on päättymispäivämäärä. (TA013)
• Päättymispäivämäärän pitää olla sama tai ennen palvelussuhteen päättymispäivämäärää. (TA006)
• Alkamispäivämäärän pitää olla sama tai palvelussuhteen alkamispäivämäärän jälkeen. (TA008)

4.1.1 Puutteellisten tietojen korjaaminen

Puutteelliset tiedot -raportti on jaettu "Toimipaikat", "Lapset" ja "Työntekijät" välilehdille, jossa on eroteltuna lapsiin ja työntekijöihin liittyvät puutteet. Näkymässä voit tarkastella puutteellisesti tallennettuja tietoja käyttöoikeuksiesi mukaan. Puutteellisten tietojen listalla on ensin esitetty tieto, johon puute liittyy sekä sen vieressä puutteen kuvaus. Puutteet ovat julkaistu Vardan virhekoodistossa https://virkailija.opintopolku.fi/varda/julkinen/koodistot/vardavirheviestit .

Pääset tarkastelemaan Vardassa käytettäviä kaikkia virhekoodeja ja niiden kuvauksia Epäonnistuneet -tiedonsiirrot välilehden oikeasta yläreunasta löytyvästä "Vardan virhekoodisto" linkistä.

Korjaa puutteelliset tiedot ensin lähdejärjestelmään tai rekisteriin. Mikäli olet tallentanut tiedot Vardan käyttöliittymän kautta, korjaa tiedot avaamalla toimipaikan/lapsen/työntekijän tiedot ja tee tarvittavat korjaukset suoraan lomakkeelle. Klikkaamalla henkilöä koskevaan puutetta, sinulle aukeaa syötettyjen tietojen lomake, jossa näytetään punaisella tekstillä ja huutomerkillä korostettuna, missä puute sijaitsee.

4.2. Tiedonsiirrot-raportti

Tiedonsiirrot-raportti on käytettävissäsi Varda-pääkäyttäjän käyttöoikeudella. Tutustu yleisimpiin tiedonsiirron virheisiin ja niiden korjaamiseen täällä.

Tiedonsiirrot-raportti koostuu kolmesta kokonaisuudesta: tietojen siirtojen yhteenvedosta sekä onnistuneiden että epäonnistuneiden tiedonsiirtojen koontinäkymästä. Tiedonsiirrot-raportilla näytetään tiedonsiirrot järjestelmäintegraation kautta, mutta myös käyttöliittymällä tallennettujen tietojen tapahtumat. Jokainen Vardaan kohdistettu rajapintakutsu näytetään siis omana tiedonsiirron tapahtumana  ja omana rivinään joko "Onnistuneet" taikka "Epäonnistuneet" välilehdellä. Tiedonsiirrot näytetään per palvelukäyttäjätunnus/käyttäjätunnus. Tiedonsiirtojen tapahtumat säilytetään Vardassa 90 päivää, jonka jälkeen sekä onnistuneiden sekä epäonnistuneiden tiedonsiirtojen tapahtumat tyhjennetään. Tämä tarkoittaa, sitä että mikäli olet korjannut epäonnistuneet tiedonsiirrot -sivulla olevan virheen järjestelmäsi kautta taikka käyttöliittymällä, virheilmoitus ei poistu automaattisesti. Milkäli tiedonsiirron virhe korjaantuu, tallentuu siitä uusi ilmoitus "Onnistuneet" tiedonsiirrot sivulle.

HUOM! "Epäonnistuneet" ja "Onnistuneet" -välilehdillä näkyy oletuksena kuluvan päivän tiedonsiirrot. Voit myös halutessasi rajata Aikaleima-rajaimella tiedonsiirtoja enintään seitsemän päivän aikaikkunalla.

4.2.1 Yhteenveto

Yhteenvetonäkymässä pääkäyttäjänä näet kokonaiskuvan tietojen tallentamisesta Vardaan. Kaikki tiedonsiirron tapahtumat näytetään päiväkohtaisesti ja per käyttäjätunnus omalla rivillään "Päivämäärä"-sarakkeen alla. Yksi tapahtuma tarkoittaa yhtä rajapintakutsua Vardassa. Esimerkiksi yhden varhaiskasvatussuhteen lisääminen onnistuneesti, lisää "Onnistuneet"-sarakkeen lukumäärää. Sarake "Käyttäjä" kertoo, miltä käyttäjätunnukselta tiedot on tallennettu tai on yritetty tallentaa.

Tiedonsiirrot raportilla tiedot on ryhmitelty 7-9 tietosisältöön. Sarakkeiden kuvaukset löydät alta:

• Aikaleima erittelee tallennustapahtumat ajallisesti.
  •  Yhteenveto -näkymässä näytetään tapahtumat päivätasolla.
  • Onnistuneet ja epäonnistuneet -välilehdillä näytetään jokainen yksittäinen tapahtuma omalla rivillään.
• JSON-linkistä sinulle näytetään tiedot, jotka Vardaan tallennettiin joko onnistuneesti tai sitten päätyen virheeseen.
• Kohde -sarakkeessa näytetään henkilön nimi ja oppijanumero, johon tietojen tallennus liittyy. 
• Tyyppi -kentässä näytetään tietojen tallennuksesta kertova toiminnallisuus. 
  • Esimerkiksi: "POST" on uuden tiedon luomista. "PUT/PATCH" on olemassa olevan tiedon päivittämistä. "DELETE" poistaa Vardaan tallennettua tietoa. 
• Rajapinta -tieto kertoo, mistä Vardan tietokokonaisuudesta ja siihen liittyvästä rajapinnasta on kyse tietojen tallentamisessa.
• Käyttäjä -kentässä kerrotaan, millä käyttäjätunnuksella tietoja on tallennettu tai yritetään tallentaa Vardaan.
• Lähdejärjestelmätieto pystytään näyttämään ainoastaan Vardan henkilöstökokonaisuuden tiedoissa, missä kerätään tietoa lähdejärjestelmästä.
  • Jos tiedot on tallennettu Vardaan käyttöliittymällä, näytetään tieto "Käyttöliittymä (1)".
• Syy -kenttä näytetään ainoastaan puutteellisten tietojen raportilla. Syy kentässä näytetään Vardan virheviestin kuvaus, miksi tiedon tallennus epäonnistuu

Onnistuneiden ja epäonnistuneiden tallennettujen tietojen osalta voit piilottaa haluamiasi sarakkeita sekä hakea tietoa hakurajainten mukaan. 

4.2.2. Onnistuneet

Onnistuneet tiedonsiirrot -näkymässä näet jokaisen yksittäisen ja onnistuneen tiedon tallentamisen tapahtuman Vardassa.

4.2.3 Epäonnistuneet

Epäonnistuneet tiedot näkymässä näet jokaisen yksittäisen, mutta epäonnistuneen tiedon tallentamisen tapahtuman. Kohdassa "syy" sinulle näytetään virhettä vastaava kuvaus, miksi tiedontallentaminen epäonnistui. Kun tallennat tietoa integraation kautta, korjaa jokaisella rivillä oleva virhe virheen kuvauksen perusteella omaan lähdejärjestelmääsi. Kun olet korjannut tiedot lähdejärjestelmääsi ja tiedot on lähetetty uudestaan Vardaan, tarkista JSON-hakukentan ja tieto-objektiin viittaavan hakusanan avulla löytyykö sama virhe edelleen uusimmista tiedonsiirron tapahtumista. Voit myös etsiä löytyykö nyt samat tiedot "Onnistuneet" välilehdeltä.

JSON linkistä sinulle näytetään tiedot, jotka on lähetetty Vardaan. Epäonnistuneiden tiedonsiirtojen välilehdellä JSON-kohdasta sinulle näytetään myös sama virheviesti kuin kohdassa "Syy". Voit sekä Onnistuneet ja Epäonnistuneet -tiedonsiirrot välilehdillä hakea esimerkiksi henkilön nimitiedoilla taikka lähdejärjestelmän tunnisteen avulla yksittäistä tieto-objektia, joka on lähetetty Vardaan. 

Tiedot, jotka käyttäjä on yrittänyt tallentaa Vardaan.

JSON-kentästä näytetään myös tietojärjestelmän palauttama virheviesti ja molemmilla rinnakkaiskielillä virheiden kuvaukset.

4.2.4 Onnistuneiden/epäonnistuneiden tiedonsiirtojen rajaaminen

Onnistuneita ja epäonnistuneita tiedonsiirtoja on mahdollista rajata seuraavilla suurennuslasilla merkityillä rajaimilla:

Aikaleima - Raportilla näkyy oletuksena kuluvan päivän siirrot. Klikkaamalla "Aikaleima"-rajainta voi valita haluamansa tarkasteluajankohdan maksimissaan seitsemän päivän aikaikkunalla. Lisää haluamasi päivämäärät: jälkeen pp.kk.vvvv ja ennen pp.kk.vvvv. HUOM! Tiedonsiirtojen tapahtumat säilytetään Vardassa 90 päivää, jonka jälkeen sekä onnistuneiden sekä epäonnistuneiden tiedonsiirtojen tapahtumat tyhjennetään. Tiedonsiirrot -raportilla ei siis ole mahdollista tarkastella yli 3 kuukauden takaisia tiedonsiirtoja.

JSON - JSON-linkki näyttää tiedot, jotka Vardaan tallennettiin joko onnistuneesti tai sitten päätyen virheeseen. JSON-rajaimella voit rajata tiedonsiirrot jonkin rajapintakutsussa lähetetyn sisällön perusteella, esim. etsimällä Varda-ID:n tai OID:n.

Kohde - Kohde -sarakkeessa näytetään henkilön nimi ja oppijanumero, johon tietojen tallennus liittyy. Voit Kohde -rajaimella hakea tiettyä henkilöä nimellä tai oppijanumerolla.

Tyyppi - Tyyppi -kenttä on tietojen tallennuksesta kertova toiminnallisuus. Voit rajata tiedonsiirtoja tietojen tallentamisperiaatteen mukaan eli esimerkiksi "POST" on uuden tiedon luomista. "PUT/PATCH" on olemassa olevan tiedon päivittämistä. "DELETE" poistaa Vardaan tallennettua tietoa. 

Rajapinta - Rajapinta -kenttä kertoo, mistä Vardan tietokokonaisuudesta ja siihen liittyvästä rajapinnasta on kyse tietojen tallentamisessa. Voit rajata tiedonsiirrot esimerkiksi siten, että sivulla näkyvät vain kaikki rajapinnan /api/v1/maksutiedot/ epäonnistuneet tai onnistuneet tiedonsiirrot.

Syy - HUOM! Syy -kenttä näytetään ainoastaan "Epäonnistuneiden tiedonsiirtojen" - raportilla. Syy -kentässä näytetään Vardan virheviestin kuvaus, miksi tiedon tallennus epäonnistui. Voit Syy-rajaimella rajata epäonnistuneissa näkyvät tiedonsiirrot siten, että vain esimerkiksi MA003 -virhekoodin epäonnistuneet tiedonsiirrot näkyvät listauksessa. Tutustu kaikkiin Vardan virheviesteihin täällä.

Käyttäjä - Käyttäjä -rajaimella voit hakea tietyllä palvelukäyttäjätunnuksella Vardaan tehdyt epäonnistuneet tai onnistuneet tiedonsiirrot. Voit esimerkiksi rajata hakua siten, että haet vain varhaiskasvatustietoja Vardaan tallentavan palvelukäyttäjätunnuksen, jolloin listauksessa näkyvät vain varhaiskasvatustietoja koskevat epäonnistuneet tai onnistuneet tiedonsiirrot.

Lähdejärjestelmä - Lähdejärjestelmä -rajaimella voit rajata haun koskemaan vain tiettyä lähdejärjestelmää. Esimerkiksi jos täydennyskoulutustiedot tulevat toisesta järjestelmästä ja työntekijätiedot toisesta, voit valita haluamasi lähdejärjestelmän lähettämät epäonnistuneet tai onnistuneet tiedonsiirrot tarkasteltavaksi.

4.2.5 Vinkkejä Tiedonsiirrot-raportin käyttöön

Esimerkkitilanteiden on tarkoitus selvittää, miten rajaimia voi käyttää selkeyttämään Tiedonsiirrot-raporttia etenkin tilanteissa, joissa tiedonsiirtoja on paljon tai kun yritetään etsiä jotain tiettyä siirrettyä tietoa.

Esimerkit on tuotettu testiympäristössä eivätkä ne sisällä tuotannon dataa. 

Esimerkki 1. "Epäonnistuneita tiedonsiirtoja on satoja enkä tiedä mistä aloittaisin niiden selvittelyn."

a) Keskity tiedossa oleviin virheisiin: Voit hyödyntää puutteellisten tietojen raportteja tukena virheiden korjaustyössä, sillä puutteellisten tietojen raporteille nousevat ne tiedot, jotka ovat jo siirtyneet Vardaan ja joissa on havaittu jokin virhe tai puute. Voit keskittyä näiden raporteille nousseiden puutteiden korjaamiseen ja selvittämiseen epäonnistuneita tiedonsiirtoja tarkastellessa.

b) Rajaa tarkasteltavaa ajankohtaa: Tiedonsiirrot-raportti näyttää oletuksena kuluvan päivän tiedonsiirrot. Voit vaihtaa tarkasteltavaa ajankohtaa aikaleima-rajaimella, valittu tarkasteluväli voi olla enintään seitsemän päivää. Lisää haluamasi päivämäärät: jälkeen pp.kk.vvvv ja ennen pp.kk.vvvv.  Huomaathan myös, että tiedonsiirtojen tapahtumat säilytetään Vardassa 90 päivää, jonka jälkeen sekä onnistuneiden sekä epäonnistuneiden tiedonsiirtojen tapahtumat tyhjennetään. Tämä tarkoittaa, sitä että mikäli olet korjannut epäonnistuneet tiedonsiirrot -sivulla olevan virheen järjestelmäsi kautta taikka käyttöliittymällä, virheilmoitus ei poistu automaattisesti. Mikäli tiedonsiirron virhe korjaantuu, tallentuu siitä uusi ilmoitus "Onnistuneet" tiedonsiirrot sivulle.

c) Keskity toistuviin virheisiin: Silmäile epäonnistuneet tiedonsiirrot ja keskity etenkin toistuviin virheisiin. Syy-kohdassa näet virhekoodin, joka kertoo sinulle miksi tiedonsiirto Vardaan on epäonnistunut.

Voit toistuvan virheen kohdalla rajata Syy-rajaimella siten, että vain tietyllä virhekoodilla Vardaan tulleet tiedonsiirrot näkyvät listauksessa (esimerkissä epäonnistuneet tiedonsiirrot rajattu MA003 -virhekoodilla "Väestötietojärjestelmästä ei löydy lapsen ilmoitettua huoltajaa").

d) Keskity vain yhteen tietokokonaisuuteen kerrallaan: Lisäksi jos haluat keskittyä vain henkilöstökokonaisuuden tai vain varhaiskasvatustietoja koskeviin epäonnistuneisiin tiedonsiirtoihin ja tiedot tulevat eri järjestelmästä/eri palvelukäyttäjällä, voit rajata haun koskemaan vain tiettyä palvelukäyttäjää/lähdejärjestelmää. Valitse lähdejärjestelmä -rajaimella haluamasi lähdejärjestelmä, jossa tiedot sijaitsevat tai palvelukäyttäjätunnuksella rajaa hakua koskemaan vain tietyllä palvelukäyttäjällä tehtyjä siirtoja.

Esimerkki 2. "Miksi lapsen varhaiskasvatuspäätös ja -suhde eivät näy Vardassa, vaikka omassa järjestelmässä tiedot ovat oikein. Miksi tieto ei ole siirtynyt Vardaan? Lapsen ID on 481415."

Siirry Epäonnistuneet tiedonsiirrot -raportille. Voit rajata aikaleima -rajaimella ajankohdan, jolloin siirtoa on yritetty Vardaan tai jos se ei ole tiedossa poistaa aikaleima -rajauksen kokonaan käytöstä. Voit yrittää etsiä kyseisen lapsen Kohde-rajaimella etsimällä joko lapsen nimellä tai oppijanumerolla. Kohde-rajain on kuitenkin epätäydellinen eikä Kohde-sarakkeessa aina näy lapsen nimeä/oppijanumeroa, mikäli sitä ei ole saatavilla. Tällöin voit rajata Rajapinta-rajaimella /api/v1/varhaiskasvatuspaatokset/, joka rajaa tiedonsiirrot niihin, jotka ovat tulleet tältä rajapinnalta. Tällöin esiin nousee ne epäonnistuneet tiedonsiirrot, jotka koskettavat lasten varhaiskasvatuspäätöksiä. Tämän lisäksi JSON-rajaimella voi etsiä kyseisen lapsen Varda-ID:n (esimerkissä 48415). HUOM! Katsele tietoja -näkymästä löydät jokaisen tiedon Varda-ID:n. JSON-rajaimella voi etsiä myös jotain muuta rajapintakutsussa lähetettyä tietosisältöä, joka auttaa rajaamaan tiedonsiirrot, jotka on tarkoitus löytää, esimerkiksi varhaiskasvatuspäätöksen päättymispäivämäärä (2022-07-31).

JSON-linkkiä klikkaamalla näet tiedot, jotka Vardaan yritettiin tallentaa päätyen virheeseen sekä miksi kyseinen tieto päättyi virheeseen (esimerkissä virhekoodi VP015 Lapsella on jo yksi päätös identtisillä tiedoilla. Vardaan ei voi tallentaa samalle lapselle kahta päätöstä, jossa on samat tiedot. Tarkista päätöksen sisältö). Voit täällä tutustua tarkemmin Vardan virhekoodistoon. Korjaa puute omassa lähdejärjestelmässäsi ja varmista, että korjattu tieto on siirtynyt myös Vardaan.

Esimerkki 3. "Tiedonsiirrot-raportilla JSON-sanomassa näkyy vain toimipaikan/lapsen ID, mistä tiedän mikä toimipaikka/lapsi on kyseessä?"

Vardan Katsele tietoja-näkymässä näet jokaisen tiedon ID:n:

• Voit hakea lasta nimellä tai nimen osalla, sukunimellä,  henkilötunnuksella, lapsen OIDilla ja lapsen Varda-IDllä. Lisäksi voit hakea lasta varhaiskasvatuspäätöksen ID, varhaiskasvatussuhteen ID, maksutiedon ID perusteella. Oletuksena haku kohdistuu voimassa oleviin palvelussuhteisiin, mutta haun rajausehtoja voi muokata. 

• Voit hakea yksittäistä työntekijää etunimillä, sukunimellä, henkilötunnuksella, työntekijän OID:lla, työntekijän Varda-ID:llä. Lisäksi voit hakea työntekijää tutkinnon, palvelussuhteen, työskentelypaikan, täydennyskoulutuksen ID:n perusteella. Oletuksena haku kohdistuu voimassa oleviin palvelussuhteisiin, mutta haun rajausehtoja voi muokata. 

Jos epäonnistuneen tiedonsiirron JSON-sanomassa on nähtävissä vain lapsen Varda-ID etkä ole varma kuka lapsi on kyseessä, voit Katsele tietoja -näkymässä etsiä lapsen myös tunnisteella. Kopioi Varda-ID > Katsele tietoja > Lapset > Hae lapsi kopioidulla ID:lla kohdassa "Nimi tai tunniste".

Epäonnistuneen tiedonsiirron JSON-sanomassa oleva lapsen Varda-ID:

Katsele tietoja-näkymä > Lapset > Hae nimellä tai tunnisteella:

Vastaavasti toimipaikan kohdalla voit hakea toimipaikkaa myös nimellä tai tunnisteella Katsele tietoja -näkymässä kohdassa "Toimipaikat".

4.3 Vardan Excel-raportit

Excel-raportit ovat käytettävissä Varda-pääkäyttäjän käyttöoikeudella. Excel-raportille voit ladata Vardaan tallennetut voimassa olevat lasten varhaiskasvatus-, huoltaja- ja maksutiedot, voimassa olevat työntekijä- ja täydennyskoulutustiedot sekä kaikki puutteelliset tiedot (toimipaikkatiedot, lapsitiedot, työntekijätiedot). Lisäksi voit ladata sekä varhaiskasvatustietojen että henkilöstötietojen vuosiraportin tiedot Excel-raportille.

Raportteja voit hyödyntää Vardan tiedon laadun parantamiseen. Raportit on mahdollista tuottaa joko varhaiskasvatustoimija- tai toimipaikkatasolla pois lukien puutteellisten tietojen ja vuosiraportin Excel-raportit, jotka ovat ladattavissa vain varhaiskasvatustoimijatasolla.

Raportit ovat ladattavissa käyttöliittymässä 2 vuorokautta niiden luontihetkestä.

Kun Varda-pääkäyttäjä muodostaa Excel-raportin valituista tiedoista, sivulle muodostuu 16-merkkinen salasana, joka tarvitaan Excel-tiedoston avaamiseen. Salasana on piilotettuna silmän taakse. Klikkaamalla silmäkuvaketta saat salasanan näkyviin. Voit myös kopioida salasanan suoraan leikepöydälle klikkaamalla kopiointikuvaketta. Muista ottaa salasana talteen, jos lataat Excel-tiedoston koneellesi tai toimitat sen eteenpäin toiselle henkilölle, joka tarvitsee tietoja työssään. Excel-raportti ei avaudu ilman salasanaa. Salasana säilyy Vardan raporttinäkymässä kaksi päivää siitä, kun raportti on muodostettu, samoin kuin itse raportti. 

HUOM! Käsittele henkilötietoja aina huolellisesti. Huomioi tietoturva ja tietosuoja. Poista tiedot koneeltasi, kun et enää tarvitse niitä.

4.3.1 Voimassa olevat varhaiskasvatustiedot; varhaiskasvatustoimija

Aloita raportin luonti klikkaamalla +Luo uusi Excel-raportti -painiketta. Välilehdelle näet myös viimeisen 2 päivän aikana lataamasi tiedostot.

Tyyppi:  Oletuksena valittu ”Voimassa olevat varhaiskasvatustiedot”

Päivämäärä: Syötä "Päivämäärä"-kenttään tai valitse kalenterista se päivämäärä, jolta haluat raportin tulostettavan. Excel-tiedostoon haetaan varhaiskasvatustiedot niistä lapsista, joilla on voimassa olevia varhaiskasvatuspäätöksiä ja -suhteita tarkasteluhetkenä. Tiedostoon tulostuvia rivejä per lapsi on niin monta, kun lapsella on voimassa olevia varhaiskasvatustietoja valittuna päivänä.  Tiedoston toiselle välilehdelle tulostuvat näiden lasten huoltaja- ja maksutiedot huoltajakohtaisesti, jos ne on tallennettu Vardaan.

Klikkaa lopuksi +Luo -painiketta.

Järjestelmä muodostaa Excel-tiedoston. Tässä saattaa kestää hetken riippuen muodostettavan tiedoston koosta.  Kun tila muuttuu Muodostetaan > Valmis, voit ladata tiedoston.

Muodostetut tiedostot häviävät käyttöliittymästä kahden vuorokauden kuluttua.

4.3.2 Voimassa olevat varhaiskasvatustiedot; toimipaikka

Poista valinta-merkki, jos haluat tulostaa toimipaikkatasoisen raportin. Valitse tämän jälkeen haluamasi toimipaikka alasvetovalikosta.

Etene toimipaikkatasoisen tiedoston luomisessa samalla tavalla kuin toimijatasoisen Excel-raportin luonnissa (4.3.1). Huomaa että toimipaikkakohtainen raportti ei sisällä maksutietoja, jotka ovat varhaiskasvatustoimija-tasoinen tieto (tiedoston maksutiedot-välilehti on tyhjä).

4.3.3 Voimassa olevat työntekijätiedot; varhaiskasvatustoimija

Aloita raportin luonti klikkaamalla +Luo uusi Excel-raportti -painiketta. Välilehdelle näet myös viimeisen 2 päivän aikana lataamasi tiedostot.

Tyyppi:  Oletuksena valittu ”Voimassa olevat varhaiskasvatustiedot”, valitse valikosta "Voimassa olevat työntekijätiedot"

Päivämäärä: Syötä "Päivämäärä"-kenttään tai valitse kalenterista se päivämäärä, jolta haluat raportin tulostettavan. Excel-tiedostoon haetaan kaikki työntekijätiedot niistä työntekijöistä, joilla on voimassa olevia palvelussuhteita ja työskentelypaikkoja tarkasteluhetkenä. Jos jokin tieto poikkeaa, niin muodostuu Exceliin uusi rivi. Esimerkiksi jos henkilöllä on useampi työskentelypaikka, muodostuu Exceliin kullekin työntekijän työskentelypaikalle oma rivinsä tai jos työntekijälle on tallennettu mahdollinen pidempi poissaolo muodostuu se Exceliin omaksi rivikseen.

Klikkaa +Luo -painiketta.

Järjestelmä muodostaa Excel-tiedoston. Tässä saattaa kestää hetken riippuen muodostettavan tiedoston koosta.  Kun tila muuttuu Muodostetaan > Valmis, voit ladata tiedoston. Sivulle muodostuu myös salasana, joka tarvitaan Excel-tiedoston avaamiseen. Muista ottaa salasana talteen, jos lataat Excel-tiedoston koneellesi tai toimitat sen eteenpäin toiselle henkilölle, joka tarvitsee tietoja työssään.

4.3.4 Voimassa olevat työntekijätiedot; toimipaikka

Myös työntekijätietojen kohdalla voidaan muodostaa toimipaikkakohtainen Excel-raportti voimassa olevista työntekijätiedoista. Poista valinta-merkki, jos haluat tulostaa toimipaikkatasoisen raportin. Valitse tämän jälkeen haluamasi toimipaikka alasvetovalikosta. Etene toimipaikkatasoisen tiedoston luomisessa samalla tavalla kuin toimijatasoisen Excel-raportin luonnissa. Toimipaikkakohtainen raportti ei sisällä kiertäviä työntekijöitä. Kiertävät työntekijät näkyvät vain toimijatasoisesti.

4.3.5 Täydennyskoulutustiedot; varhaiskasvatustoimija

Aloita raportin luonti klikkaamalla +Luo uusi Excel-raportti -painiketta. Välilehdelle näet myös viimeisen 2 päivän aikana lataamasi tiedostot.

Tyyppi:  Oletuksena valittu ”Voimassa olevat varhaiskasvatustiedot”, valitse valikosta "Täydennyskoulutustiedot"

Päivämäärä: Syötä "Päivämäärä"-kenttään tai valitse kalenterista ne päivämäärät, jolta haluat raportin tulostettavan. Excel-tiedostoon haetaan kaikki Vardaan tallennetut täydennyskoulutustiedot, jotka on suoritettu valitulla aikavälillä.

Klikkaa +Luo -painiketta.

Järjestelmä muodostaa Excel-tiedoston. Tässä saattaa kestää hetken riippuen muodostettavan tiedoston koosta.  Kun tila muuttuu Muodostetaan > Valmis, voit ladata tiedoston. Sivulle muodostuu myös salasana, joka tarvitaan Excel-tiedoston avaamiseen. Muista ottaa salasana talteen, jos lataat Excel-tiedoston koneellesi tai toimitat sen eteenpäin toiselle henkilölle, joka tarvitsee tietoja työssään.

4.3.6 Täydennyskoulutustiedot; toimipaikka

Myös täydennyskoulutustietojen kohdalla voidaan muodostaa toimipaikkakohtainen Excel-raportti tietyllä aikavälillä suoritetuista täydennyskoulutustiedoista. Poista valinta-merkki, jos haluat tulostaa toimipaikkatasoisen raportin. Valitse tämän jälkeen haluamasi toimipaikka alasvetovalikosta. Etene toimipaikkatasoisen tiedoston luomisessa samalla tavalla kuin toimijatasoisen Excel-raportin luonnissa. 

4.3.7 Puutteelliset tiedot (toimipaikkatiedot, lapsitiedot, työntekijätiedot)

Voit muodostaa kaikista puutteellisista tiedoista (toimipaikkatiedot, lapsitiedot, työntekijätiedot) Excel-raportin. Puutteellisten tietojen Excel-raportit ovat ladattavissa vain toimijatasolla.

Aloita raportin luonti klikkaamalla +Luo uusi Excel-raportti -painiketta. Välilehdelle näet myös viimeisen 2 päivän aikana lataamasi tiedostot.

Tyyppi:  Oletuksena valittu ”Voimassa olevat varhaiskasvatustiedot”, valitse valikosta haluamasi puutteellisten tietojen -raportti; saatavilla puutteelliset toimipaikkatiedot, puutteelliset lapsitiedot ja puutteelliset työntekijätiedot. Excel -tiedostoon haetaan lataushetkellä valitulla puutteellisten raportilla (toimipaikkatiedot, lapsitiedot, työntekijätiedot) näkyvät puutteet. Puutteellisten tietojen näkymässä olevien tietojen lisäksi näet raportilta mm. henkilötunnuksen, tiedon turvakiellosta, lapsen/työntekijän/toimipaikan ID:n, lähdejärjestelmän sekä objektin ID:n.

Klikkaa +Luo -painiketta.

Järjestelmä muodostaa Excel-tiedoston. Tässä saattaa kestää hetken riippuen muodostettavan tiedoston koosta.  Kun tila muuttuu Muodostetaan > Valmis, voit ladata tiedoston. Sivulle muodostuu myös salasana, joka tarvitaan Excel-tiedoston avaamiseen. Muista ottaa salasana talteen, jos lataat Excel-tiedoston koneellesi tai toimitat sen eteenpäin toiselle henkilölle, joka tarvitsee tietoja työssään.

4.3.8 Voimassa olevat toimipaikkatiedot; varhaiskasvatustoimija

Aloita raportin luonti klikkaamalla +Luo uusi Excel-raportti -painiketta. Välilehdelle näet myös viimeisen 2 päivän aikana lataamasi tiedostot.

Tyyppi:  Oletuksena valittu ”Voimassa olevat varhaiskasvatustiedot”, valitse valikosta "Voimassa olevat toimipaikat"

Päivämäärä: Syötä "Päivämäärä"-kenttään tai valitse kalenterista se päivämäärä, jolta haluat raportin tulostettavan. Excel-tiedostoon haetaan kaikki toimipaikat, jotka ovat voimassa olevia tarkasteluhetkenä.

Klikkaa +Luo -painiketta.

Järjestelmä muodostaa Excel-tiedoston. Tässä saattaa kestää hetken riippuen muodostettavan tiedoston koosta.  Kun tila muuttuu Prosessoidaan-> Valmis, voit ladata tiedoston. Sivulle muodostuu silmän taakse myös salasana, joka tarvitaan Excel-tiedoston avaamiseen. Muista ottaa salasana talteen, jos lataat Excel-tiedoston koneellesi tai toimitat sen eteenpäin toiselle henkilölle, joka tarvitsee tietoja työssään.

Toimipaikkatietojen Excel-raportissa sama toimipaikka voi esiintyä useammalla kuin yhdellä rivillä, jos kyseisessä toimipaikassa on useampi kuin yksi painotus: toiminnallinen painotus ja/tai kielipainotus. Tällöin ensimmäiselle riville tulee ensimmäisen painotuksen tiedot ja seuraavalle toisen jne. Toimipaikkoja on kuitenkin vain yksi Vardassa eli tuplatieto näkyy ainoastaan raportilla.

4.3.9. Voimassa olevat toimipaikkatiedot; toimipaikka

Myös voimassa olevien toimipaikkojen kohdalla voidaan muodostaa toimipaikkakohtainen Excel-raportti. Poista valinta-merkki, jos haluat tulostaa toimipaikkatasoisen raportin. Valitse tämän jälkeen haluamasi toimipaikka alasvetovalikosta. Etene toimipaikkatasoisen tiedoston luomisessa samalla tavalla kuin toimijatasoisen Excel-raportin luonnissa. 

4.3.10. Vuosiraportti Excel-raporttina

Summatason vuosiraportti on käytettävissä Varda-pääkäyttäjän käyttöoikeudella ja sen voi muodostaa varhaiskasvatustiedoista, henkilöstötiedoista tai kaikista tiedoista (sekä varhaiskasvatus- että henkilöstötiedot samassa raportissa eri välilehdille eroteltuna). Excel-raportilla voi tarkastella Vardan vuosiraportille poimittavia summatasoisia tietoja valitun tilastovuoden (tilastointipäivä 31.12.) ja poimintapäivämäärän perusteella. Raporttia voi hyödyntää Vardan tietojen oikeellisuuden tarkastamiseen. Vertaile raportille muodostuvia tietoja omassa järjestelmässänne tai rekisterissänne oleviin lukumäärätietoihin. Huomioi, että raportin haku voi ensimmäisellä kerralla kestää useita minuutteja.

Aloita vuosiraportin luonti klikkaamalla Excel-raportit-sivulla + Luo uusi Excel-raportti -painiketta. Välilehdellä näet myös viimeisen 2 päivän aikana lataamasi tiedostot.

Tee Excel-raportin muodostamisen valinnat avautuvalla sivulla:

Tyyppi: Valitse "Vuosiraportti", joka on oletusvalintana.

Sisältötyyppi: Oletusvalintana on "Kaikki tiedot". Tällöin raportti sisältää sekä varhaiskasvatus- että henkilöstötiedot eri välilehdille eroteltuina. Voit vaihtaa sisältötyypiksi myös pelkät varhaiskasvatustiedot tai pelkät henkilöstötiedot.

Tilastovuosi: Valitse haluamasi vuosi (tilastointipäivä 31.12.). Oletusvalintana on tuorein käytettävissä oleva vuosi. Raportille tulevat mukaan vain tiedot, jotka ovat voimassa kyseisenä tilastointipäivänä. Esimerkiksi jos tilastovuodeksi valitaan 2022, vuosiraportti muodostetaan 31.12.2022 tilastointipäivän tilanteen mukaisena.

Poimintapäivä: Vuosiraportissa poimintapäivämäärä tarkoittaa päivää, jonka mukaista tallennustilannetta tarkastellaan. Valitse siis poimintapäiväksi päivämäärä, jonka aikaisesta tallennustilanteesta vuosiraportti halutaan luoda. Kun Opetushallitus erikseen ilmoittaa poimintapäivän, tarkistusraportti tulee muodostaa tällä ilmoitetulla poimintapäivällä, jotta varhaiskasvatustoimija saa näkyviin täsmälleen samat luvut. Poimintapäivämäärän ilmoittamiseen asti seuraa korjausten etenemistä ottamalla raportin uudelleen aina kuluvalla päivämäärällä. Huomaa, että nykyhetkeen verrattuna tallennustilanne on voinut jo muuttua poimintapäivän jälkeen. Esimerkiksi jos 31.12.2022 päivän tallennustilanteessa on ollut jokin virhe Vardassa (esimerkiksi lapsella on voimassa virheellisesti tuplatietona varhaiskasvatuspäätös ja varhaiskasvatussuhde) ja se virhe on korjattu Vardaan 2.1.2023, tämä kyseinen virhe näkyy vuosiraportin luvuissa, jos poimintapäiväksi merkitsee 31.12.2022. Sen sijaan virhettä ei enää näy, jos poimintapäiväksi merkitsee 2.1.2023 tai nykyisen päivämäärän.

Kun olet tehnyt valinnat, luo excel-raportti klikkaamalla + Luo-painiketta.

Järjestelmä muodostaa Excel-tiedoston. Tässä saattaa kestää hetken riippuen muodostettavan tiedoston koosta.  Kun Tila-sarakkeeseen muuttuu Muodostetaan > Valmis, voit ladata tiedoston. Sivulle muodostuu myös salasana, joka tarvitaan Excel-tiedoston avaamiseen. Muista ottaa salasana talteen, jos lataat Excel-tiedoston koneellesi tai toimitat sen eteenpäin toiselle henkilölle, joka tarvitsee tietoja työssään.

Excel-tiedostoon muodostuu omat välilehdet varhaiskasvatustiedoille ja henkilöstötiedoille, jos raportti on muodostettu kaikista tiedoista.

Varhaiskasvatustiedot

Varhaiskasvatustietojen raportilla summat tulevat tiedoista, jotka ovat voimassa tilastointipäivänä. Voit tarkastella poimittuja tietoja kolmessa kokonaisuudessa varhaiskasvatustoimijan vuosiraporttiin poimittavien tietojen osalta:

• B-sarakkeessa Kaikki tiedot, joka sisältää kaikki summatasoiset tiedot: sekä varhaiskasvatustoimijan omat tiedot että ostopalveluna ja palvelusetelillä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot.
• C-sarakkeessa Omat tiedot, joka sisältää vain varhaiskasvatustoimijan omat tiedot, ei ostopalveluna tai palvelusetelillä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietoja.
• D-sarakkeessa PAOS-tiedot, joka sisältää tiedot vain niistä lapsista ja heidän maksuistaan, jotka ovat varhaiskasvatustoimijan ostopalveluna tai palvelusetelillä järjestämässä tai tuottamassa varhaiskasvatuksessa.

Varhaiskasvatustoimija on voimassa oleva, kun toimijan tietoihin ei ole merkitty lakkautuspäivää tai lakkautuspäivä on tilastointipäivän jälkeen.

Toimipaikat katsotaan voimassa oleviksi, jos niille ei ole merkitty päättymispäivää tai päättymispäivä on tilastointipäivän jälkeen. Huomaa, että toimipaikkojen lukumäärässä huomioidaan vain varhaiskasvatustoimijan omat toimipaikat, eli mukaan ei lasketa mahdollisia PAOS-toimipaikkoja, joissa varhaiskasvatustoimija järjestää varhaiskasvatusta toisen toimijan toimipaikassa.

Varhaiskasvatuspaikkojen määrä ja toiminnalliset painotukset lasketaan yhteen voimassaolevien toimipaikkojen tiedoista. Muista, että mahdollisia vain esiopetukseen osallistuvia lapsia ei pidä laskea mukaan varhaiskasvatuspaikkojen määrään. Jos toimipaikassa järjestetään ainoastaan esiopetusta (ei esiopetusta täydentävää varhaiskasvatusta), toimipaikan varhaiskasvatuspaikkojen määrän tulee olla 0.

Henkilöt-lukuun lasketaan mukaan kaikki lapset, joilla on voimassa sekä varhaiskasvatuspäätös että varhaiskasvatussuhde tilastointipäivänä. Summassa näkyy lasten lukumäärä siten, et yksi henkilö on mukana vain yhden kerran.

Lapset-lukuun lasketaan mukaan kaikki lapset, joilla on voimassa sekä varhaiskasvatuspäätös että varhaiskasvatussuhde tilastointipäivänä. Summassa voi olla mukana sama henkilö useamman kuin yhden kerran, koska sama lapsi voi olla sekä kunnan/kuntayhtymän tuottamassa varhaiskasvatuksessa (ns. "oma" lapsi) että palvelusetelillä hankitussa tai ostopalveluna tuotetussa varhaiskasvatuksessa (PAOS-lapsi). Siksi lukumäärä ”Lapset” voi erota muutamalla lukumäärästä ”Henkilöt”.

Jos henkilöiden tai lasten lukumäärät ovat liian suuria, tarkista, että varhaiskasvatuksessa lopettaneiden lasten tietoihin on merkitty päättymispäivät sekä varhaiskasvatuspäätöksiin että varhaiskasvatussuhteisiin. Jos lapsi ei koskaan aloittanutkaan varhaiskasvatuksessa, hänen tietonsa tulee poistaa Vardasta.

Varhaiskasvatussuhteet-rivin summassa näkyy tilastointipäivänä voimassa olevien varhaiskasvatussuhteiden lukumäärä.

Varhaiskasvatuspäätökset-rivin summassa näkyy tilastointipäivänä voimassa olevien varhaiskasvatuspäätöksien lukumäärä.

Henkilöstötiedot

Henkilöstötietojen raportilla summat tulevat tiedoista, jotka ovat voimassa tilastointipäivänä. Voit tarkastella seuraavia vuosiraporttiin poimittavia summatasoisia henkilöstötietoja:

• Työntekijät: Työntekijöiden lukumäärään poimitaan kaikki varhaiskasvatustoimijan työntekijät, joilla on tilastointipäivänä voimassa sekä palvelussuhde että työskentelypaikka. Lisäksi työntekijän palvelussuhteelle ei ole merkittynä tilastointipäivän sisältävää pidempää poissaolojaksoa. Lukumäärään lasketaan kukin henkilö vain yhden kerran.
• Työntekijät useammalla kuin yhdellä tehtävänimikkeellä: Niiden työntekijöiden lukumäärä, joilla on tilastointipäivänä voimassa olevissa työskentelypaikoissa useampi kuin yksi tehtävänimike, esimerkiksi varhaiskasvatuksen opettajana ja päiväkodin johtajana.
• Työntekijät tehtävänimikkeittäin: Työntekijöiden lukumäärät tehtävänimikkeittäin jaoteltuna. Jos työntekijällä on tilastointipäivänä voimassa olevissa työskentelypaikoissa useampi kuin yksi eri tehtävänimike, sama työntekijä voi olla mukana luvuissa useammin kuin kerran, sillä hänet lasketaan mukaan kaikkien voimassa olevien tehtävänimikkeiden lukuihin mukaan.
• Kelpoiset työntekijät tehtävänimikkeittäin: Niiden työntekijöiden lukumäärä tehtävänimikkeittäin jaoteltuna, joille on merkitty kelpoisuudeksi "kyllä" tehtävänimikkeeseensä. Sama henkilö voi olla mukana luvuissa useammin kuin kerran, jos hänellä on useampi tehtävänimike, joihin hän on kelpoinen.

Jos työntekijöiden määrät ovat liian suuria, tarkista, että päättyneiden palvelussuhteiden ja työskentelypaikkojen tietoihin on lisätty päättymispäivät. Jos työntekijä ei koskaan aloittanut palvelussuhteessa, hänen tietonsa tulee poistaa Vardasta.

• Palvelussuhteet tyypeittäin: Tilastointipäivänä voimassaolevien palvelussuhteiden lukumäärä jaoteltuna toistaiseksi voimassaoleviin ja määräaikaisiin palvelussuhteisiin. Yhdellä työntekijällä voi olla samanaikaisesti voimassa useampia palvelussuhteita.
• Palvelussuhteet työajoittain: Tilastointipäivänä voimassaolevien palvelussuhteiden lukumäärä jaoteltuna kokoaikaisiin ja osa-aikaisiin palvelussuhteisiin. Yhdellä työntekijällä voi olla samanaikaisesti voimassa useampia palvelussuhteita.
• Kiertävät työntekijät: Niiden työntekijöiden lukumäärä, joiden voimassaoleviin työskentelypaikkatietoihin on merkitty valinta "kiertävä työntekijä". Henkilö on kiertävä työntekijä, jos hän toimii varhaiskasvatuslain mukaisissa työtehtävissä eikä kuulu yhdenkään toimipaikan kiinteään henkilökuntaan eikä työskentele pääsääntöisesti yhdessäkään toimipaikassa.

Seuraavien tietotyyppien osalta vuosiraporttiin poimitaan summat kuluneen vuoden osalta, ei pelkästään tilastointipäivän tilannetta. Jos tilastovuodeksi on valittu esimerkiksi 2021, summat poimitaan vuoden 2021 ajalta. Jos täydennyskoulutukseen osallistuneiden työntekijöiden määrä on nolla tai muuten liian pieni, varmista, että tiedot on tallennettu Vardaan.

• Täydennyskoulutukseen osallistuneet työntekijät tehtävänimikkeittäin: Vardaan tallennettavaan täydennyskoulutustietoon merkitään tehtävänimike eli työtehtävä, johon täydennyskoulutus kohdistuu.
• Täydennyskoulutuspäivien lukumäärä tehtävänimikkeittäin: Lue tarkemmin täydennyskoulutusten ohjeesta miten koulutuspäivien määrä tulee tallentaa Vardaan.

Jos täydennyskoulutukseen osallistuneiden työntekijöiden tai vuokratun henkilöstön määrä on nolla tai muuten liian pieni, varmista, että tiedot on tallennettu Vardaan.

• Vuokratun henkilöstön määrä: Vuokratuiksi työntekijöiksi kutsutaan kaikkea varhaiskasvatustoimijan henkilöstöpalveluyrityksestä hankkimaa henkilöstöä riippumatta ko. työntekijän työntekojakson pituudesta varhaiskasvatustoimijalla. Lisäksi yksityinen perhepäivähoitaja tallentaa tiedon sijaisesta vuokratun henkilöstön tietoihin. Vuokratuista työntekijöistä tallennetaan Vardaan henkilöiden lukumäärätieto kuukaudessa (ns. nuppiluku) sekä tehty yhteenlaskettu tuntimäärä kuukaudessa. Vuokratun henkilöstön tedot tulee tallentaa Vardaan toteutuneen mukaan mahdollisimman ajantasaisesti, kuitenkin vähintään kaksi kertaa vuodessa. Tilanne aikaväliltä 1.7.-31.12. tallennetaan 31.1. mennessä. Lue tarkemmin vuokratun henkilöstön ohjeesta.
• Vuokratun henkilöstön työtunnit: Tehtyjen työtuntien summa tallennetaan Vardaan tuntipohjaisesti. Esimerkiksi 0,5 tarkoittaa 30 minuuttia. Minuutit muunnetaan tunneiksi seuraavan kaavan avulla: minuuttimäärä / 60. Lue tarkemmin vuokratun henkilöstön ohjeesta.

Jos varhaiskasvatustoimijan käytössä on ollut vuokrattua henkilöstöä ja vuosiraportin vuokratun henkilöstön määrä on nolla tai muuten liian pieni, varmista, että tiedot on tallennettu Vardaan.

Määräaikaiset työntekijät (1.1.-31.12.):

• Koko vuosi: Yhteenlaskettu summa, jossa ovat mukana kaikki työntekijät, joilla on voimassa oleva määräaikainen palvelussuhde ja työskentelypaikka tilastovuoden aikana. Työntekijän palvelussuhteen tyyppi on 2 (määräaikainen). Määräaikainen palvelussuhde on voimassa ja työskentelypaikan alkamispäivämäärä on aiempi kuin valittua tilastovuotta seuraavan vuoden tammikuun ensimmäinen päivä. Päättymispäivämäärä on valitun tilastovuoden tammikuun ensimmäinen päivä tai sen jälkeen. Esimerkiksi tilastovuoden 2022 osalta työskentelypaikan alkamispäivämäärä on ennen päivää 1.1.2023 ja päättymispäivä on 1.1.2022 tai sen jälkeen. Luku on henkilöpohjainen eli yksi henkilö lasketaan mukaan vain yhden kerran, vaikka hänellä olisi useita määräaikaisia palvelussuhteita vuoden aikana. Luvussa ei ole mukana vuokrattua henkilöstöä.
• Kuukausittaiset tiedot: Yhteenlaskettu summa, jossa ovat mukana kaikki työntekijät, joilla on voimassa oleva palvelussuhde ja työskentelypaikka valitun tilastovuoden osalta kyseisen kuukauden aikana. Palvelussuhteen tyyppi: 2 (määräaikainen). Esimerkiksi tilastovuoden 2022 tammikuun osalta työntekijä lasketaan mukaan, kun määräaikaisuus on voimassa 1.1.-31.1.2022 välisenä aikana. Palvelussuhteen ja/tai työskentelypaikan alkamispäivämäärä on aiempi kuin 31.1.2022 ja päättymispäivämäärä on 1.1.2022 tai sen jälkeen. Luku on ns. bruttoluku eli yksi työntekijä lasketaan mukaan lukuihin kaikkina kuukausina, jolloin hänellä on ollut määräaikainen palvelussuhde/työskentelypaikka voimassa. Esimerkiksi jos työntekijän palvelussuhde on määräaikainen ajalla 1.1.-31.12.2022, hänet lasketaan mukaan jokaisen kuukauden lukuun. Jos taas määräaikainen palvelussuhde on ajalle 15.1.-2.3.2022, työntekijä lasketaan mukaan tammikuun, helmikuun ja maaliskuun lukuihin. Luvuissa ei ole mukana vuokrattua henkilöstöä.

Mitä teen, jos vuosiraportille nousevat lukumäärät ovat väärin tai puutteellisia?

Virheelliset ja puutteelliset tiedot korjataan joko Vardan käyttöliittymässä tai Vardaan integroidussa lähdejärjestelmässä, riippuen siitä kumpi tallennustavoista toimijalla on käytössä.

Käyttöliittymätallentajat: Tee korjaukset Vardan käyttöliittymässä muokkaamalla lomakkeelle tallennettuja tietoja. Ongelmatilanteissa Vardan asiakaspalvelu palvelee osoitteessa varda@opintopolku.fi.

Integraatiolla tietoja siirtävät: Kun tiedot siirretään Vardaan integraatiolla lähdejärjestelmästä, tietoja ei voi muokata Vardan käyttöliittymässä. Korjaukset tehdään siis lähdejärjestelmään ja siirretään sieltä Vardaan. Jos tiedot eivät siirry oikein, tarkista Vardan käyttöliittymästä Tiedonsiirrot-raportti. Ongelmatilanteissa ole yhteydessä omaan järjestelmätoimittajaan ohjeiden saamiseksi. Vardan asiakaspalvelu ei valitettavasti voi pääsääntöisesti auttaa lähdejärjestelmiin ja tiedonsiirtoihin liittyvissä ongelmissa.

Hyödynnä tietojen tarkastamisessa ja virheiden paikantamisessa Vardan käyttöliittymää ja raportteja:

• Katsele tietoja -näkymä
  • Toimipaikat, lapset, maksutiedot, työntekijät, yhteenveto
• Raportit-osio
  • Puutteelliset tiedot
  • Tiedonsiirrot: yhteenveto, epäonnistuneet, onnistuneet
  • Excel-raportit
• Korjaa Puutteelliset tiedot -raportille nousevat virheet.

5 Käyttöliittymän tekstin koko ja kontrasti

Voit muokata käyttöliittymän tekstien kokoa ja kontrasteja klikkaamalla alanavigaatiosta ”Tekstin koko ja kontrastit” -painiketta. Avautuvassa ponnahdusikkunan voit säätää tekstin kokoa plus- ja miinus-painikkeilla sekä kontrastin määrää ”Lisää/Vähennä kontrastia” -painikkeella. Voit sulkea ikkunan oikean yläreunan X-merkistä.

6 Ota yhteys käyttäjätukeen tai anna palautetta

Ongelmatilanteessa ota yhteyttä Vardan asiakaspalveluun osoitteella varda@opintopolku.fi.

Voit lähettää samaan osoitteeseen myös palautetta Vardan käyttöliittymästä ja palvelun käytettävyydestä sekä esittää Vardaan liittyviä kysymyksiä.

7 Tietosuojaseloste

Varda-palvelun tietosuojaseloste löytyy Opintopolusta: https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/varda-palvelun-tietosuojaseloste

8 Saavutettavuus

Vardan saavutettavuusseloste löytyy täältä: Vardan saavutettavuusseloste

9 Ohjeessa käytetyt esimerkit

Käyttöliittymässä on käytetty oikeita organisaatioita, mutta kaikki henkilötiedot ovat keksittyjä.