- Created by Laura von der Hagen, last modified by Aino Röksä on Jul 18, 2023
Kun lapsen varhaiskasvatus järjestetään palvelusetelillä tai ostopalveluna, tietojen tallennus edellyttää, että Vardan käyttöliittymässä tehdään ensin Palveluseteli- ja ostopalvelutoiminnan hallinta eli PAOS-hallinta.
PAOS-hallinnalla tarkoitetaan varhaiskasvatuksen järjestäjän ja palveluntuottajan linkittämistä Vardan käyttöliittymässä ja sen tekee Varda-pääkäyttäjä. PAOS-hallinta tarvitaan, jotta ostopalvelulla ja palvelusetelillä järjestetyssä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot voidaan tallentaa Vardaan. PAOS-hallinta tapahtuu osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi/varda/paos-hallinta.
Saat kuvan auki suurempama klikkaamalla sitä.
Tutustu tarkemmin ohjeistukseemme:
PAOS-hallinta lyhyesti
Lapset, joiden varhaiskasvatuksen järjestämismuoto on ostopalvelu (jm02) tai palveluseteli (jm03)
- Palveluntuottaja (yksityinen tai kunta) määrittelee PAOS-hallinnassa, mitkä kunnat saavat tallentaa lapsia heidän toimipaikkoihinsa
- Varhaiskasvatuksen järjestäjä määrittelee PAOS-hallinnassa palveluntuottajien toimipaikat, joissa lapset tosiasiallisesti ovat varhaiskasvatuksessa
- Kun järjestäjä ja palveluntuottaja ovat lisänneet toisensa, syntyy linkitys, josta merkkinä näytöllä näytetään punainen nuoli ja tietojen tallennus voi alkaa
- Lapsen tiedot tallennetaan samalla tallennustavalla, kuin muut varhaiskasvatustiedot, joko integraatiolla järjestelmätoimittajan ohjeistamalla tavalla tai käyttöliittymän kautta. Kun lapsen varhaiskasvatus järjestetään ostopalveluna/palvelusetelillä, lapsen tiedoissa on aina mukana sekä järjestäjän että palveluntuottajan (yksityinen/kunta) tiedot
Varhaiskasvatustietojen tallentaminen palveluseteli- ja ostopalvelutilanteessa
Kun PAOS-hallinta on tehty, lapsen varhaiskasvatustiedot ja huoltaja- ja maksutiedot voidaan tallentaa Vardaan.
Varhaiskasvatustietojen tallentaminen integraatiolla
Kun ostopalvelu- ja/tai palvelusetelillä järjestetyssä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietoja siirretään integraation kautta Vardaan, tulee Vardan käyttöliittymän PAOS-hallinnasta tallentaa tietoja siirtävän varhaiskasvatustoimijan käytössä olevaan operatiiviseen varhaiskasvatusjärjestelmään:
- palveluntuottajan OID ja Varda-id
- palveluntuottajan toimipaikan/toimipaikkojen OID ja Varda-id
Lisäksi varhaiskasvatustoimijan on hyvä käydä varhaiskasvatuksen operatiivisen järjestelmän toimittajan kanssa läpi se, että varhaiskasvatuksen operatiivinen järjestelmä sisältää myös varhaiskasvatuksen järjestäjän OID:n ja Varda-id:n.
Varhaiskasvatustietojen tallentaminen käyttöliittymän kautta
Kun varhaiskasvatustiedot tallennetaan käyttöliittymän kautta, lapsen tietoihin tallennetaan aina mm. seuraavat tiedot:
- kyseessä on ostopalveluna/palvelusetelillä tuotettu varhaiskasvatus: Kyllä
- varhaiskasvatuksen järjestäjä
- järjestämismuoto: ostopalvelu (jm02) tai palveluseteli (jm03)
Erityistilanteita
Alla on kuvattu joitakin palveluseteli- ja ostopalvelutoimintaan liittyviä tunnistettuja erityistilanteita.
Kunta toimii palveluntuottajana toiselle kunnalle
Kun kunta toimii palveluntuottajana toiselle kunnalle, toimitaan vastaavalla tavalla, kuin silloin, kun yksityinen palveluntuottaja tuottaa varhaiskasvatuksen. Käyttöliittymän käyttöohjeessa on ohjeistettu tarkemmin, miten PAOS-hallinta tehdään, kun kunta toimii palveluntuottajana toiselle kunnalle.
Tällaisessa tilanteessa palveluntuottajana toimivan kunnan toimipaikkojen järjestämismuodon tulee olla myös ”Ostopalvelu, kunnan tai kuntayhtymän järjestämä” (jm02), jotta ostopalveluna hankitussa varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot voi tallentaa Vardaan.
Palveluntuottaja tallentaa varhaiskasvatustiedot varhaiskasvatuksen järjestäjän puolesta
Varhaiskasvatuksen järjestäjä voi tehdä palveluntuottajan kanssa sopimuksen tallentamistehtävän siirrosta palveluntuottajalle. Tällöin varhaiskasvatuksen järjestäjällä on edelleen tietojen siirtämis-/tallennusvastuu Vardaan, mutta siirtämis-/tallentamistehtävän Vardaan voi toteuttaa palveluntuottaja, joka tuottaa varhaiskasvatuksen. Lue lisää tallentamistehtävän siirrosta ja siihen liittyvästä sopimuksesta. Vardassa varhaiskasvatuksen järjestäjän tulee siirtää PAOS-hallinnassa tallennusoikeudet palveluntuottajalle. Käyttöliittymän käyttöohjeessa on ohjeistettu tarkemmin, miten tallennusoikeudet siirretään palveluntuottajalle. Jos palveluntuottaja tallentaa varhaiskasvatustiedot varhaiskasvatuksen järjestäjän puolesta, lapsen tiedoissa pitää näkyä varhaiskasvatuksen järjestäjä (kunta). Tietojen tallennuksesta käyttöliittymän kautta on ohjeistettu käyttöliittymän käyttöohjeessa.
Huoltaja- ja maksutiedot tallentaa aina varhaiskasvatuksen järjestäjä.
Mikäli kunta on tehnyt lasten tietojen tallentamisen siirrosta sopimuksen palveluntuottajan kanssa, järjestämisvastuussa olevan kunnan on hyvä seurata tietojen tallentamisen tilannetta Vardan käyttöliittymän kautta ja tarvittaessa ottaa palveluntuottajaan yhteyttä, jos lasten tietoja ei löydy Vardasta.
Palveluntuottajakunta tekee päätöksen varhaiskasvatuksesta ja asiakasmaksusta
Jos kunta toimii palveluntuottajana toiselle kunnalle, ja se palveluntuottajana tekee tähän liittyen maksupäätöksen varhaiskasvatuksen asiakasmaksusta ja laskuttaa asiakasta, varhaiskasvatuksen järjestämisvastuun voidaan katsoa siirtyvän palveluntuottajana toimivalle kunnalle. Lapsen varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista määrääminen on julkisen vallan käyttöä, jonka voidaan katsoa kuuluvan varhaiskasvatusta järjestävälle toimijalle. Tässä tapauksessa tietojen tallentamisesta Vardaan vastaa se kunta, joka määrää lapsen varhaiskasvatuksen asiakasmaksun. Kuntien kuuluu yhdessä varmistaa, että lapsen tiedot tallentuvat Vardaan oikeasta kunnasta. Jos järjestämisvastuu on siirretty palveluntuottajakunnalle, lapsen varhaiskasvatuksen järjestämismuodoksi tallennetaan kunnan tai kuntayhtymän järjestämä varhaiskasvatus (jm01). PAOS-hallintaa ei tarvitse tehdä.
Toimipaikkaa ei löydy PAOS-hallinnasta
Jos palveluntuottajan toimipaikkaa ei löydy PAOS-hallinnasta, se voi johtua siitä, että
- toimipaikkaa ei ole tallennettu tai
- toimipaikan järjestämismuodoista puuttuu järjestämismuoto ostopalvelu/palveluseteli (jm02/jm03)
Tällöin varhaiskasvatuksen järjestäjän tulee olla yhteydessä palveluntuottajaan ja kehottaa heitä tallentamaan toimipaikan tiedot ja vaadittu järjestämismuoto/-muodot. Toimipaikalla voi olla useita järjestämismuotoja.
Toimipaikan järjesteämismuotoja ylläpidetään varhaiskasvatusjärjestelmässä, josta ne siirtyvät integraatiolla Vardaan, jos tietojen tallennustapa on integraatio. Käyttöliittymätallentajat lisäävät järjestämismuodon toimipaikan tietoihin Vardan käyttöliittymän kautta.
- Ohje, miten toimipaikka lisätään käyttöliittymän kautta sekä toimipaikkaa muokataan käyttöliittymän kautta.
Vardassa tarkistetaan lapsen varhaiskasvatustietoja tallennettaessa tai päivitettäessä, että toimipaikan järjestämismuoto on sama kuin lapsen varhaiskasvatuspäätöksessä oleva järjestämismuoto.
Vaaditut tunnistekentät puuttuvat varhaiskasvatusjärjestelmästä
Palvelusetelillä järjestetyssä tai ostopalveluna hankitussa varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietojen tallentaminen integraatiolla edellyttää, että järjestelmätoimittaja on toteuttanut PAOS-toiminnallisuuden ja että teillä on vaadittu versio ohjelmasta. Järjestelmään syötetään palveluntuottajan toimija- ja toimipaikkatunnisteet lapsen tietojen yhteyteen järjestelmätoimittajan ohjeistamalla tavalla. Jos järjestelmästä puuttuu vaaditut kentät, ole yhteydessä järjestelmätoimittajaasi.
Vuoden 2019 varhaiskasvatustietojen tallennus
Vuonna 2019 kunnat ja kuntayhtymät ovat tallentaneet toimipaikkaan ”Palveluseteli ja ostopalvelu_kunnan nimi” (myöhemmin PAOS-toimipaikka) niiden lasten tiedot, jotka ovat olleet ostopalveluna ja/tai palvelusetelillä tuotetussa varhaiskasvatuksessa.
Tilapäiseen PAOS-toimipaikkaan voi tallentaa ja muokata lapsen varhaiskasvatustietoja (päätös ja suhde) 31.12.2019 asti.
Lue lisää: PAOS-tietojen tallentaminen vuonna 2019
Palveluseteli- tai ostopalvelutoiminnan päättyminen
Kun palveluseteli- tai ostopalvelutoiminta päättyy, seuraavat tiedot tulee päivittää Vardaan:
- lasten varhaiskasvatustiedoille (varhaiskasvatuspäätös ja -suhde) ja maksutiedoille lisätään päättymispäivämäärä.
- Varhaiskasvatuspäätökselle ja maksutiedoille on lisättävä päättymispäivämäärä, sillä lapsi-objekti liittyy kyseiseen PAOS-toimijaan eikä samalle lapsi-objektille voi lisätä varhaiskasvatussuhdetta toisen toimijan toimipaikkaan.
- Päättymispäivämäärät lisätään omaan lähdejärjestelmään, jos tiedot siirretään integraatiolla, tai suoraan Vardaan, jos tiedot tallennetaan käyttöliittymän kautta.
- PAOS-hallintaan (https://virkailija.opintopolku.fi/varda/paos-hallinta) tehdyt linkitykset saa purkaa vasta, kun kaikki lapsia ja maksuja koskevat tiedot on tallennettu. Tietoja ei voi enää lisätä, muokata tai poistaa, kun linkitys on purettu.
- Linkityksen purkaa Varda-pääkäyttäjä Vardan käyttöliittymässä
- Varhaiskasvatuksen järjestäjä poistaa linkityksen poistamalla palveluntuottajan toimipaikan Mitätöi-painikkeella.
- Palveluntuottaja poistaa linkityksen poistamalla järjestäjän Mitätöi-painikkeella
- Poistaminen on ohjeistettu tarkemmin käyttöliittymän käyttöohjeessa.
- katseluoikeus aiemmin tallennettuihin tietoihin säilyy sekä varhaiskasvatuksen järjestäjällä että palveluntuottajalla, kunnes tiedot säilytysajan umpeutuessa poistetaan Vardasta automaattisesti.
LUE LISÄÄ:
Sivun sisältö
- No labels