Att lägga till ett barn eller en arbetstagare som saknar en personbeteckning i Varda (på svenska)
Mikäli lapsella tai työntekijällä ei ole suomalaista henkilötunnusta, hänet lisätään Vardaan oppijanumerolla. Tilapäistä henkilötunnusta, jonka loppuosa alkaa 9:llä ei saa käyttää.
- Kunnan Varda-pääkäyttäjä lisää lapsen/työntekijän tiedot ensin Oppijanumerorekisteriin ja yksilöi hänet. Lapselle/työntekijälle muodostuu oppijanumero, jolla hänet lisätään Vardaan. Tutustu ohjeisiin henkilötunnuksettoman henkilön luontiin ja henkilötunnuksettoman henkilön yksilöintiin.
- Yksityinen palveluntuottaja on yhteydessä Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi), joka toimittaa palveluntuottajalle oppijanumeron, jolla henkilötunnuksettoman lapsen/työntekijän voi lisätä Vardaan. Henkilötietoja ei saa lähettää tavallisessa sähköpostissa! Lähetä tarvittaessa sähköpostitse tietoa, että tarvitsette oppijanumeron, niin otamme yhteyttä.
- Kun lapsi/työntekijä myöhemmin saa suomalaisen henkilötunnuksen, varhaiskasvatustoimijan tulee ilmoittaa henkilötunnus viipymättä tietoturvallisesti esimerkiksi turvasähköpostilla Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi), jotta asiakaspalvelu voi päivittää lapselle/työntekijälle henkilötunnuksen ja tarvittavat tiedot henkilöstä voivat siirtyä Väestötietojärjestelmästä (VTJ) Vardaan. Henkilötietoja ei saa lähettää tavallisessa sähköpostissa! Lähetä tarvittaessa sähköpostitse tietoa, että henkilötunnus pitää päivittää, niin otamme yhteyttä.
- HUOM! Varhaiskasvatustoimija ei voi muokata lapsen/työntekijän henkilötietoja Vardassa eli lisätä henkilötunnusta itse jälkikäteen henkilön tietoihin. Jos Vardaan on luotu sama lapsi/työntekijä kaksi kertaa (henkilötunnuksella sekä oppijanumerolla) ja on päässyt syntymään kaksi tietokorttia, tulee varhaiskasvatustoimijan poistaa se lapsi/työntekijä, joka on lisätty ilman henkilötunnusta. Varhaiskasvatustoimija voi tarkistaa Vardan asiakaspalvelusta, kumpi henkilöistä poistetaan. Poistaminen tapahtuu siten, että varhaiskasvatustoimija poistaa kaikki kyseiseen oppijanumeroon liittyvät tiedot (esimerkiksi lapsen kohdalla tulee poistaa kaikki lapselle tallennetut maksutiedot, varhaiskasvatussuhteet sekä varhaiskasvatuspäätökset) ja lopuksi itse lapsen/työntekijän. Rajapinnnalla siirrettäessä, varhaiskasvatustoimija voi poistaa kaikki tiedot kerralla /v1/lapset/{id}/delete-all/ tai /henkilosto/v1/tyontekijat/{id}/delete-all/-rajapinnan kautta.
- Huomaa, että myös huoltajan voi lisätä Vardaan oppijanumerolla, mutta huoltajaa ei saa lisätä Oppijanumerorekisteriin em. prosessilla.
Att lägga till ett barn eller en arbetstagare som saknar en personbeteckning i Varda
Ifall barnet/arbetstagaren inte har en finländsk personbeteckning, ska hen föras in i Varda med ett studentnummer. En tillfällig personbeteckning, vars slutdel börjar med 9 får inte användas.
- Kommunens Varda-huvudanvändare för först in barnets/arbetstagarens uppgifter i Studentnummerregistret och identifierar hen. Barnet/arbetstagaren får ett studentnummer med vilket hen införs i Varda. Bekanta dig med anvisningarna för att lägga till en person utan personbeteckning och att identifiera en person som saknar personbeteckning här och här.
- Den privata serviceproducenten ska vara i kontakt med Vardas kundtjänst (varda@opintopolku.fi) som levererar ett studentnummer till serviceproducenten med vilket barnet/arbetstagaren kan föras in i Varda. Personuppgifter får inte skickas i ett vanligt e-postmeddelande! Skicka vid behov ett meddelande till Vardas kundtjänst om att ni behöver ett studentnummer, så tar vi kontakt.
- Då barnet/arbetstagaren senare får en finländsk personbeteckning ska aktören inom småbarnspedagogik omedelbart meddela personbeteckningen till Vardas kundtjänst (varda@opintopolku.fi) på ett datasäkert sätt, t.ex. som ett krypterat e-postmeddelande så att Vardas kundtjänst kan uppdatera personens uppgifter och behövliga personuppgifter kan överföras från Befolkningssystemet till Varda. Personuppgifter får inte skickas i ett vanligt e-postmeddelande! Skicka vid behov ett meddelande till Vardas kundtjänst om att en personbeteckning ska uppdateras, så tar vi kontakt.
- Notera att även en vårdnadshavare kan föras in i Varda med ett studentnummer, men en vårdnadshavare får inte föras in i Studentnummerregistret enligt föregående process.