Henkilötunnuksettoman henkilön yksilöinti

Yksilöinnillä tarkoitetaan henkilön tunnistetietojen varmentamista erotukseksi muista samannimisistä henkilöistä. Yksilöinnin tarkoitus on estää sekaannukset eri henkilöiden välillä, jotta opiskeluoikeus-, hakemus- tai suoritustiedot eivät erehdyksessä kohdistuisi vääriin henkilöihin.

Suomalainen henkilötunnus on yksilöllinen tunniste

Vaikka henkilöillä voisi olla keskenään sama nimi, sama syntymäaika ja paikka, henkilötunnus on aina uniikki. Siksi sillä voi luotettavasti yksilöidä henkilön. Jos henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta, yksilöinnissä on aina pieni epävarmuustekijä. Epävarmuustekijän mahdollisuus pyritään saamaan mahdollisimman pieneksi käyttämällä yksilöinnissä muita käytettävissä olevia tietoja, kuten kaikki nimitiedot, syntymätiedot, asuintiedot ja kansalliset tunnisteet. Kun henkilöllä on henkilötunnus, henkilön perustiedot tarkistetaan Digi-  ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä (VTJ). Jos hakemuksella ilmoitetut nimitiedot ja henkilötunnus täsmäävät VTJ:n tietoihin, henkilö yksilöityy automaattisesti ja saa oppijanumeron. Jos hakemuksella syötetyssä nimessä on pieni virhe, se korjaantuu nimitietoja haettaessa. Jos virhe on suuri tai henkilön syöttämä nimi on kokonaan eri kuin väestötietojärjestelmään tallennettu, yksilöinti jää virkailijan päätettäväksi.

Jos suomalaista henkilötunnusta ei ole, tarvitaan virkailijan manuaalisia toimenpiteitä

Henkilötunnuksettomat henkilöt on virkailijan aina erikseen yksilöitävä käsin. Jos henkilöllä on tilapäinen henkilötunnus, jonka loppuosa alkaa 9:llä, henkilöä ei voi yksilöidä. Tilapäistä henkilötunnusta ei pidä tallentaa oppijanumerorekisteriin. Henkilötunnuksettomia henkilötietoja voi myös muokata.

Virkailijalla on oltava henkilötunnuksettoman henkilön yksilöintiä varten tarvittavat käyttöoikeudet, joita hallinnoidaan palvelu-/prosessikohtaisesti. Usein pääkäyttäjällä on oikeus yksilöidä henkilötunnuksettomia oppijoita, lisäksi Oppijoiden tuonti -käyttäjäroolilla tämän voi tehdä. Tarvittava käyttäjärooliin sisältyvät käyttöoikeus on "Manuaalinen yksilöinti". 

Ilman hetua oleva henkilö yksilöidään painamalla "yksilöi ilman hetua" -painiketta. 

Henkilö on tämän jälkeen yksilöity hetuton.

Vasta yksilöity-tilassa oppija saa oppijanumeron. Oppijanumero on yleensä sama kuin henkilön OID, paitsi silloin, kun kaksi oppijan identiteettiä linkitetään.

Mikäli pakollisia tietoja puuttuu, yksilöinti epäonnistuu. Tiedot tulee ensin täydentää, jotta yksilöinti onnistuu, ks. Henkilötunnuksettoman henkilötietojen muokkaus.