Yksilöinnin virhetilanteet: ohjeita virheiden ratkaisuun

Sisältö (hyppää suoraan ohjeeseen):

På svenska nedan

Opintopolkuun tallennettavat henkilötunnukselliset henkilöt yksilöidään aina Digi- ja väestötietoviraston (DVV) ylläpitämän väestötietojärjestelmän (VTJ) tiedoilla. Jotta henkilöitä voidaan yksilöidä on hetun oltava täysin oikein ja nimien on oltava riittävän samanlaiset lähdejärjestelmän nimien kanssa.

Henkilötunnuksettomat ja virheeseen päättyneet hetullisten yksilöinnit käsitellään manuaalisesti virkailijan toimesta.

VTJ-yksilöitävien ongelmien ratkaisu

Väärä henkilötunnus

Ilmoittaessaan henkilötunnuksensa, esimerkiksi hakulomakkeella, henkilö on saattanut antaa vääränlaisen hetun, jolloin järjestelmä ilmoittaa millaisesta virheestä on kyse. Henkilön ilmoittama hetu voi myös olla täysin oikea hetu, joka on jonkun toisen henkilön käytössä.

Väärä hetu tulee aina poistaa ja selvittää henkilön oikea hetu. Jos henkilöllä ei ole hetua, henkilö yksilöidään virkailijan toimesta ja hän saa oppijanumeron.

Testihetu

Testihetulla tarkoitetaan hetua, joka ei kuulu luonnolliselle henkilölle. Yleensä se on muotoa ppkkvvvv-9xxx. Tällaisia hetuja käytetään ainoastaan testaustarkoituksissa testiympäristöissä, ei tuotannossa. 

Mikäli oppijanumerorekisteriin on virheellisesti tuotu ei-luonnollinen henkilö, hetu tulee poistaa ja testihenkilö passivoida!

Hetua ei löydy VTJ:stä

Jos henkilötunnusta ei löydy VTJ:stä, annetaan kuvan mukainen ilmoitus. Hetu tulee poistaa ja tallentaa tiedot ilman hetua. 

Poikkeustapauksissa kuvan mukainen virheilmoitus voidaan näyttää, vaikka henkilötunnus olisi oikein. Silloin henkilötunnus poistetaan, tallennetaan tiedot ilman hetua ja lisätään henkilötunnus uudelleen. Lopuksi varmistetaan, että automaattinen VTJ-yksilöinti onnistuu. Tähän voi mennä muutamia minuutteja.

Väärä välimerkki

Joissakin tapauksissa kyse on siitä, että hetun välimerkki on väärin. Tällöin myös syntymäaika näkyyv väärin. Korjaa virheellinen hetu ja odota, että VTJ-yksilöinti menee läpi. Tähän voi mennä muutamia minuutteja.

Hetu on käytössä

Jos hetu löytyy jo toiselta henkilöltä oppijanumerorekisteristä, käyttöliittymässä näytetään virheilmoitus hetun tallennuksen yhteydessä. Tällöin alunperin testihetullista oppijaa käsitellään kuten muitakin duplikaatteja, eli hänen tietonsa yhdistetään duplikaattinäkymässä hetullisen oppijan identiteettiin.

Nimivertailu

Henkilö on voinut ilmoittaa nimensä sillä tavalla, että haettaessa tietoja väestötietojärjestelmästä, nimet eivät ole riittävän samat väestötietojärjestelmän sen hetkisten tietojen kanssa, jolloin virkailijan tulee tehdä nimivertailua VTJ-vertailu-näkymässä. Esimerkkikuva on testijärjestelmästä, jossa ei ole yhteyttä VTJ:hin. Jos virkailija katsoo, että VTJ:stä tulevat tiedot ovat oikein, hän painaa taulukon alta Yliaja VTJ:n tiedoilla -painiketta. HUOM: Edellyttää, että virkailijalla on VTJ-vertailuoikeudet.

Millon nimitiedot voi yliajaa VTJ-tiedoilla?

Jos VTJ:ssä on lähes sama nimi, nimitiedot voi yliajaa VTJ:ssä olevilla tiedoilla.

• Esimerkki 1. ONR: Henna Tuulikki Mäkelä, VTJ: Henna Tuulikki Annikki Mäkelä. ONR-tiedot voi yliajaa VTJ-tiedoilla
• Esimerkki 2. ONR: Henna Tuulikki Mäkelä, VTJ: Tuula Virpi Tuomaala. Tässä tilanteessa henkilötunnuksen ja nimen oikeellisuus tulee varmistaa ennen tietojen yliajoa
  • rekisteröidyltä itseltään
  • DVV:n VTJ-järjestelmästä
  • tarvittaessa OPH:sta, joka tarkistaa asian DVV:ltä
• Jos henkilö on luotu koulutustoimijan toimesta oppijanumeropalvelun (oppijoiden tuonti) kautta väärällä hetulla, voi olla paras poistaa henkilön tiedoista virheellinen henkilötunnus kokonaan. Ks. kohta väärä henkilötunnus.

Milloin nimivertailua ei voi tehdä?

• Jos VTJ-vertailu painike ei ole aktiivinen, vertailua ei voi tehdä. Tällöin tulee tarkistaa henkilötunnuksen oikeellisuus
  • rekisteröidyltä
  • DVV:n VTJ-järjestelmästä
  • tarvittaessa OPH:sta, joka tarkistaa asian DVV:ltä

Päivitä VTJ:stä

VTJ-yksilöidyn henkilön voimassaolevat tiedot voidaan hakea VTJ:stä reaaliaikaisesti Päivitä VTJ:stä-painikkeella. Virkailijan VTJ-yhteystiedot voidaan poistaa tällä painikkeella. Tämä toiminto on ainoastaan OPH:n käytössä.

Henkilötunnuksen vaihtaminen

Jos henkilön henkilötunnus vaihtuu, se päivittyy väestötietojärjestelmästä oppijan tietoihin.

Jos uusi henkilötunnus ehditään lisätä oppijanumerorekisteriin ennen kuin muutostieto päivittyy VTJ:stä, voi syntyä virhetilanteita.  Virhetilanteissa, jos samalle henkilölle on syntynyt kaksi VTJ-yksilöityä identiteettiä oppijanumerorekisteriin, virkailijan tulee olla yhteydessä Opetushallitukseen identiteettien yhdistämiseksi. Näin voi tapahtua harvinaisissa tapauksissa, jos henkilön henkilötunnus vaihtuu ja automaattinen VTJ-tietojen päivitys epäonnistuu. Tällöin korjaus tehdään OPH:ssa ja vanhin oppijanumero jää voimaan.

Hetuttomien virheiden ratkaisu

• Jos henkilöllä ei ole henkilötunnusta, hänet täytyy yksilöidä manuaalisesti (ks. Henkilötunnuksettoman henkilön yksilöinti sekä Oppijan mahdolliset duplikaatit ja henkilöiden linkitys - UUSI). Tähän liittyy kuitenkin joitakin mahdollisia ongelmatilanteita:
• Duplikaattinäkymästä löytyy mahdollisia duplikaatteja, mutta virkailija ei voi varmistua siitä, että kyseessä on sama henkilö
• Virkailija voi vertailla oppijan henkilötietoja sekä hakemuksella olevia tietoja. Tavallisesti korkeakoulun virkailijalla on parhaat edellytykset suorittaa oppijan yksilöinti käytössä olevien tietojen pohjalta. Tarvittaessa virkailija voi kysyä lisätietoja toisesta korkeakoulusta tai OPH:sta.
• Korkeakoulu on tuonut oppijan puutteellisilla tiedoilla useita kertoja oppijanumeropalveluun (oppijoiden tuonti), ja hänelle on muodostunut useita tilapäisiä henkilö-OIDeja.
• Jos oppijalle on muodostunut useita tilapäisiä henkilö-OIDeja rajapinnan kautta tapahtuneen tietojen tuonnin johdosta eikä tuplaidentiteettejä ole vielä käsitelty, on mahdollista harkita tarpeettomien tietojen passivointia. Tällöin virkailijan tulee ensin varmistaa, ettei tilapäistä henkilö-OIDia käytetä missään. Jos kyseessä on selkeä virhe, eikä tilapäistä henkilö-OIDia ole otettu käyttöön, tuplaidentiteetit on mahdollista passivoida linkityksen sijaan. Passivoinnin suorittaa OPH korkeakoulun pyynnöstä.
• Jos toimija on tuonut testihenkilöitä, ne tulee passivoida. Passivoinnin suorittaa OPH koulutustoimijan pyynnöstä.
• Jos henkilöllä on hetu, se tulee aina lisätä henkilön tietoihin.

Problemsituationer i anslutning till personer med en personbeteckning

Personer med en finländsk personbeteckning individualiseras i normala fall automatiskt med uppgifterna från befolkningsdatasystemet (BDS). För att den automatiska individualiseringen ska lyckas så ska namnet och personbeteckningen stämma överens med uppgifterna i BDS.

Felaktig personbeteckning

Felaktiga personbeteckninar ska alltid tas bort från personens uppgifter med Behandla-knappen. Tillfälliga personbeteckningar vars slutdel börjar med 9 ska inte heller användas utan de ska tas bort.

Jämförelse av namnuppgifter

Ifall namnet inte stämmer överens med det i BDS så misslyckas den automatiska identifieringen. Då kan administratören jämföra uppgifterna i BDS-jämförelsevyn. I vyn visas uppgifter som förts in i studentnummerregistret och de som funnits i BDS vid tidpunkten då uppgifterna införts. Om det är tydligt att det är fråga om samma person så kan administratören uppdatera studentnummerregistret med uppgifterna från BDS. Då individualiseras också personen automatiskt efter en stund.

Uppdatera från BDS

Om en person individualiserats med BDS-uppgifter kan aktuella uppgifter hämtas ur BDS med uppdatera från BDS-knappen. I vissa fall kan t.ex. namnändringar ha blivit ouppdaterade.

Byte av personbeteckning

Byten av personbeteckningar uppdateras automatiskt från befolkningsdatasystemet.

Ifall man hinner föra in den nya personbeteckningen till studentnummerregistret innan det uppdaterats från befolkningsdatasystemet så kan det uppstå fel. Ifall samma person fått två identiteter (två personbeteckningar och två studentnummer) så ska man vara i kontakt med Utbildningsstyrelsen för att åtgärda situationen. Då korrigeras situationen i Utbildningsstyrelsen och det äldsta studentnumret förblir gällande.