Vad är Varda? (på svenska)

Vardaan liittyvissä kysymyksissä ole tarvittaessa yhteydessä asiakaspalveluumme varda@opintopolku.fi! Lisäksi Vardan ajankohtaisia asioita löydät Ajankohtaista -sivulta.

Varhaiskasvatuksen tietovaranto (Varda) on kansallinen tietovaranto, joka sisältää tietoja varhaiskasvatustoimijoista, varhaiskasvatuksen toimipaikoista, varhaiskasvatuksessa olevista lapsista, lasten huoltajista, varhaiskasvatuksen henkilöstöstä ja varhaiskasvatuksessa annettavasta tuesta. Varda on otettu käyttöön vaiheittain ajalla 1.1.2019–1.9.2020. Tietojen tallentamisesta Vardaan määrätään varhaiskasvatuslaissa (540/2018). Vardaan tallennettua tietoa voidaan hyödyntää niin kunnallisessa kuin valtakunnallisessa kehittämisessä ja päätöksenteossa.


Kuvituskuva lapsista jotka taputtavat
Kuva: Satu Haavisto

Varhaiskasvatustoimijoille

Opetushallituksen lisäksi yhteisrekisterinpitäjiä Vardassa ovat varhaiskasvatustoimijat (kunnat, kuntayhtymät ja yksityiset palveluntuottajat). Varhaiskasvatuslain (540/2018) mukaisesti varhaiskasvatustoimijat ovat vastuussa vaadittujen tietosisältöjen tallentamisesta Vardaan. Lisäksi varhaiskasvatustoimijan vastuulla on rekisteröityjen informointi heidän tietojensa tallentamisesta Vardaan.

 Varhaiskasvatustoimijat tallentavat Vardaan tiedot

  • varhaiskasvatustoimijoista ja toimipaikoista
  • varhaiskasvatuksessa olevista lapsista ja heidän huoltajistaan
  • varhaiskasvatuksen henkilöstöstä.

Lisäksi kunnat ja kuntayhtymät tallentavat Vardaan tiedot varhaiskasvatuksessa annettavasta tuesta.

Tietojen tallentaminen Vardaan tapahtuu joko käsin Vardan käyttöliittymässä osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi/varda/ tai varhaiskasvatustoimijoilla käytössä olevan tietojärjestelmän ja Vardan välisellä automaattisella tiedonsiirrolla.

Varhaiskasvatuslain 70 §:ssä tarkoitetut tiedot tulee tallentaa varhaiskasvatuksen tietovarantoon viipymättä ja ajantasaisesti sen jälkeen, kun tieto on syntynyt ja tallennettu varhaiskasvatusta järjestävän kunnan, kuntayhtymän ja yksityisen palveluntuottajan omaan operatiiviseen tietojärjestelmään tai henkilörekisteriin. Mikäli tietoihin tulee muutos varhaiskasvatustoimijan operatiivisessa tietojärjestelmässä tai rekisterissä, tiedot tulee tallentaa ajantasaisiksi Vardaan. Tietojen tulee olla Vardassa käyttöliittymän kautta tallennettaessa kuukauden 15. päivään sekä kuukauden viimeiseen päivään mennessä ja varhaiskasvatustoimijalla käytössä olevan tietojärjestelmän ja Vardan välisellä automaattisella tiedonsiirrolla siirrettäessä yhden (1) vuorokauden kuluessa. Summatiedot varhaiskasvatuksessa annettavan tuen hallintopäätösten määrästä on tallennettava vuoden 2024 osalta kaksi kertaa vuodessa. 

Varhaiskasvatuslain (540/2018) 67 ja 68 §:ien mukaan kunnalla, kuntayhtymällä ja yksityisen palvelun tuottajalla on velvollisuus paitsi tallentaa tietovarantoon (Varda) lain 70 §:ssä tarkoitetut tiedot tuottamastansa varhaiskasvatuksesta, niin myös huolehtia tallentamansa tietosisällön oikeellisuudesta, virheettömyydestä sekä ajantasaisuudesta. Varhaiskasvatustoimijalla on siis lakisääteinen velvollisuus huolehtia, että tiedot tallentuvat Vardaan ajantasaisesti ja oikein. Varhaiskasvatustoimijan tulee järjestää Vardaa varten tarvittavat resurssit sekä Vardaan liittyvät prosessit ja varmistaa näin tietojen tallentaminen aikataulussa, tallennettujen tietojen oikeellisuuteen ja ajantasaisuuteen liittyvä laatutyö sekä varhaiskasvatustoimijan oma dokumentointi.

Tutustu

Rekisteröidyille

Rekisteröityjä henkilöitä ovat varhaiskasvatuksen piirissä olevat lapset, lasten vanhemmat ja muut lailliset edustajat sekä varhaiskasvatuksen työntekijät sekä rekisterin käyttöoikeuksien haltijat. Rekisteröidyllä on oikeus saada informaatiota tietojen keräämisestä, käsiteltävistä tiedoista, tietojen käytöstä ja luovutusperusteista sekä heitä koskevista oikeuksista. Varhaiskasvatustoimijoiden vastuulla on rekisteröityjen informoiminen Vardaan tallennettavien tietojen osalta sekä virheellisten tietojen oikaiseminen.

Rekisteröidyllä on oikeus katsella tietoja, joita hänestä on tallennettu Varhaiskasvatuksen tietovarantoon. Henkilön oikeus saada tietoja nähtäväksi koskee hänen omia tietojaan tai huollettavan lapsen tietoja. Vardaan tallennettuja tietoja voi katsella Vardan kansalaisnäkymässä, Oma Opintopolku -palvelussa. Tietojen katselu vaatii kirjautumisen. Vardan kansalaisnäkymän kautta voi tarkastella huollettavan varhaiskasvatustietoja, omia varhaiskasvatuksen asiakasmaksutietoja sekä omia varhaiskasvatuksen työntekijätietoja, jos tiedot on tallennettu Vardaan.

Rekisteröidyllä on oikeus Vardaan merkittyjen tietojen oikaisemiseen. Oikaisupyyntö osoitetaan ensisijaisesti kunnalle/kuntayhtymälle/yksityiselle palveluntuottajalle kunnan/kuntayhtymän/yksityisen palveluntuottajan ilmoittamalla tavalla tai Vardan kansalaisnäkymästä löytyvän kunnan/kuntayhtymän/yksityisen palveluntuottajan sähköpostin kautta. Oikaisupyyntö voidaan tehdä myös Opetushallitukselle, joka ohjaa sen edelleen oikealle varhaiskasvatuksen järjestäjälle.

Tutustu

Tietojen hyödyntäjille

Varhaiskasvatuksen tietovarantoon tallennettuja tietoja varhaiskasvatustoimijoista, varhaiskasvatuksen toimipaikoista, varhaiskasvatuksessa olevista lapsista, varhaiskasvatuksessa olevien lasten asiakasmaksuista ja huoltajatiedoista sekä varhaiskasvatuksen henkilöstöstä voidaan luovuttaa viranomaistoimintaan ja tieteelliseen tutkimukseen. Viranomaiset saavat palvelusta tietoja ohjelmointirajapinnan avulla, katseluyhteydellä tai muutoin sähköisessä muodossa. Opetushallitus voi luovuttaa tietoja Vardasta viranomaiselle, jolla varhaiskasvatuslain tai muun lain nojalla on oikeus käsitellä tietoja. Tietovarantoon ei sovelleta viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) tiedon luovuttamista koskevia säännöksiä, tieteellistä tutkimusta varten luovuttamista lukuun ottamatta, eikä tietoaineistojen tuottamista pyynnöstä koskevaa 21 §:ää.

Tietojen luovutukset Vardasta

Vardasta tehdään säännöllisiä luovutuksia esimerkiksi Kansaeläkelaitokselle (KELA) sekä Tilastokeskukselle. Lisäksi Vardasta voidaan tehdä yksittäisiä tietojen luovutuksia viranomaisille ja tutkijoille. Tietojen luovutuksen prosessi alkaa, kun viranomainen tai tutkija lähettää sähköpostia Opetushallitukseen osoitteella aineistopyynnot@oph.fi. Ennen yhteydenottoa on hyvä tutustua Vardan tietoluetteloon, jossa kerrotaan Vardaan tallennetut tietosisällöt. Lisäksi viranomaisen tai tutkijan on tietoja pyytäessään ilmoitettava Opetushallitukselle tietojen käyttötarkoitus ja muut tiedon luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat sekä selvitys siitä, että tietojen suojauksesta huolehditaan asianmukaisesti. Jos Opetushallitus arvioi, että perusteet tietojen luovutukselle ovat olemassa, toimittaa Opetushallitus viranomaiselle/tutkijalle tietopyyntölomakkeen täytettäväksi.

Vardan vuosiraportti opetushallinnon Vipunen-palvelussa

Toimintavuodesta 2021 eteenpäin varhaiskasvatuksen vuosiraportti on tuotettu Opetushallituksen ylläpitämän varhaiskasvatuksen tietovarannon tietojen pohjalta. Vuosiraportti julkaistaan vuosittain opetushallinnon Vipunen-palvelussa osoitteessa https://vipunen.fi. Tiedot ovat julkisia ja kaikille avoimia. Lisäksi Tilastokeskus julkaisee vuosittain Suomen virallisen tilaston (SVT) Vardan tietoihin pohjautuen.

Vardan Pulssi-palvelu

Vardan ajantasaista tallennustilannetta on mahdollista seurata Pulssi-palvelussa. Pulssi kuvastaa, miten varhaiskasvatustoimijat ovat tallentaneet tietoja Vardaan ja kokoaa keskeiset Vardan tunnusluvut helposti luettavaan muotoon. Pulssi päivitetään 60 minuutin välein eikä sen katselu vaadi kirjautumista.

Tutustu

Vardan tietojen säilytys

Vardaan tallennettuja tietoja säilytetään varhaiskasvatuslaissa (540/2018) määrätty aika:

  • varhaiskasvatustoimijan tiedot säilytetään viisi vuotta toiminnan päättämisestä
  • lapsen ja huoltajan tiedot säilytetään viisi vuotta lapsen varhaiskasvatuksen päättymisestä
  • varhaiskasvatuksen henkilöstön tiedot säilytetään viisi vuotta palvelussuhteen päättymisestä

  • varhaiskasvatuksen tuen hallintopäätöksiä koskevat lukumäärätiedot säilytetään tietovarannossa, kunnes viisi vuotta on kulunut vuosittaisen tiedonkeruun päättymisestä.

  • lokitietorekisterin tiedot säilytetään viisi vuotta tietojen syntymisestä
  • Lisäksi virkailijoiden käyttöoikeuteen liittyviä tietoja säilytetään käyttöoikeuden voimassaolon ajan.
  • Oppijanumero sekä ne yksilöivät tunnistetiedot, joiden perusteella oppijanumero on annettu, säilytetään pysyvästi.

Tallennetut tiedot tullaan säilyttämään Vardan säilytysajan päättymisen jälkeen pysyvästi sähköisessä muodossa Kansallisarkistossa. Vardan pysyvästi säilytettävät tiedot koskevat varhaiskasvatustoimijaa, toimipaikkoja, henkilöstöä, lapsia, huoltajia, maksutietoja sekä Vardan koodistoja. Opetushallitus huolehtii tietojen siirtämisestä pysyvään säilytykseen Kansallisarkistoon Vardan säilytysajan päätyttyä.

Opetushallituksen tehtävät varhaiskasvatuksen tietovarannossa

Opetushallitus vastaa varhaiskasvatuslain 67 § 2 momentin mukaan

  • tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä ohjelmointirajapinnoista tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. Opetushallitus vastaa myös tietovarannon käytettävyydestä, eheydestä ja muuttumattomuudesta sekä suojaamisesta ja säilyttämisestä.
  • tietovarannosta tapahtuvan tietojen luovutuksen lainmukaisuudesta ja ohjelmointirajapintojen avaamisen edellytysten tutkimisesta sekä on velvollinen ilmoittamaan muille rekisterinpitäjille ohjelmointirajapintojen avaamisesta.
  • tutkimusluvan antamisesta tietovarannon tietojen luovutusta tutkimuskäyttöä varten.
  • tietovarantoon tallennettujen tietojen osalta tietosuoja-asetuksen (2016/679) 15 artiklan mukaisesta rekisteröidyn oikeudesta saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin, 18 artiklan mukaisesta oikeudesta rajoittaa käsittelyä sekä 19 artiklan mukaisesta henkilötietojen oikaisua, poistoa tai käsittelyn rajoitusta koskevasta ilmoitusvelvollisuudesta tietoja vastaanottaneille tahoille.
  • jos kunta, kuntayhtymä tai yksityinen palveluntuottaja lakkaa eivätkä kyseisen rekisterinpitäjän tehtävät siirry toiselle oikeushenkilölle, kyseisten tietovarantoon tallennettujen tietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus.

Varda-tietovarantoa kehitetään yhteistyössä opetus- ja kulttuuriministeriön sekä Vardan teknisen toimittajan kanssa.

Vardan ohjauksesta vastaa opetus- ja kulttuuriministeriön asettama ohjausryhmä.

Lisää aiheesta

Ota yhteyttä: varda@opintopolku.fi

Vad är Varda?

I informationsresursen inom småbarnspedagogik (Varda) samlas uppgifter om barn som deltar i småbarnspedagogik och deras vårdnadshavare samt verksamhetsställena och personalen inom småbarnspedagogik. Varda togs i bruk stegvis 1.1.2019–1.9.2020. I lagen om småbarnspedagogik (540/2018) föreskrivs om införandet av uppgifter i Varda. Uppgifterna som förs in i Varda kan användas för utveckling och beslutsfattande på såväl kommunal nivå som på riksnivå. 

För aktörer inom småbarnspedagogik

Utöver Utbildningsstyrelsen är aktörerna inom småbarnspedagogik (kommunerna, samkommunerna och privata serviceproducenter) gemensamt personuppgiftsansvariga för Varda. I enlighet med lagen om småbarnspedagogik (540/2018) är aktörerna inom småbarnspedagogik ansvariga för att de nödvändiga uppgiftsinnehållen förs in i Varda. Dessutom ansvarar aktören inom småbarnspedagogik för att informera de registrerade om att deras uppgifter förts in i Varda.

 I Varda för aktörerna inom småbarnspedagogik in uppgifter om

  • aktörer och verksamhetsställen inom småbarnspedagogik
  • barn som deltar i småbarnspedagogik och deras vårdnadshavare
  • personal inom småbarnspedagogik.

Uppgifterna förs in i Varda antingen manuellt i Vardas användargränssnitt på adressen https://virkailija.opintopolku.fi/varda/ eller med automatisk dataöverföring mellan aktörens informationssystem och Varda.

Uppgifterna som avses i 70 § i lagen om småbarnspedagogik ska föras in i informationsresursen inom småbarnspedagogik utan dröjsmål och löpande efter att uppgiften uppkommit och förts in i kommunens, samkommunens eller den privata serviceproducentens eget operativa informationssystem eller personregister. Om en ändring sker i uppgifterna i aktörens operativa informationssystem eller register, ska uppgifterna uppdateras i Varda. Uppgifterna ska finnas i Varda senast månadens 15:e dag och månadens sista dag om uppgifterna förs in via användargränssnittet och inom ett (1) dygn om uppgifterna överförs med automatisk dataöverföring mellan aktörens informationssystem och Varda.

I enlighet med 67 och 68 § i lagen om småbarnspedagogik (540/2018) är kommunen, samkommunen och privata serviceproducenter skyldiga att i fråga om den service de producerar föra in de uppgifter som anges i 70 § i informationsresursen inom småbarnspedagogik (Varda) samt se till att de uppgiftsinnehåll som förs in är korrekta, felfria och aktuella. Aktören inom småbarnspedagogik har alltså en lagstadgad skyldighet att se till att uppgifterna som förs in i Varda är aktuella och korrekta. Aktören inom småbarnspedagogik ska tillhandahålla nödvändiga resurser för Varda och processerna i anslutning till Varda och på detta vis säkerställa att uppgifterna förs in i rätt tid, att uppgifterna som förs in är korrekta och aktuella samt aktörens egen dokumentering.

Läs mer

För registrerade

De registrerade är barn som deltar i småbarnspedagogik, barnets föräldrar eller andra lagliga företrädare samt personalen inom småbarnspedagogik och innehavarna av användarrättigheter för registret. Den registrerade har rätt att få information om insamlingen av uppgifter, uppgifterna som behandlas, användningen av uppgifterna och grunderna för utlämnande av uppgifter samt om deras egna rättigheter Aktörerna inom småbarnspedagogik bär ansvaret för att de registrerade informeras om uppgifterna som förs in i Varda och om hur felaktiga uppgifter kan korrigeras.

Den registrerade har rätt att få uppgifter som förts in om honom eller henne i informationsresursen inom småbarnspedagogik till påseende. Rätten att få uppgifter till påseende gäller uppgifter om honom eller henne själv eller ett barn vars vårdnadshavare han eller hon är. Uppgifter som förts in i Varda kan ses via tjänsten Min Studieinfo. För att få tillgång till uppgifterna krävs inloggning. Via Min Studieinfo kan man granska uppgifter om småbarnspedagogik för ett barn som man är vårdnadshavare för, uppgifter om sina egna klientavgifter för småbarnspedagogik och sina egna personaluppgifter inom småbarnspedagogik, om uppgifterna förs in i Varda.

Den registrerade har rätt att få uppgifter som förts in i Varda korrigerade. Begäran om rättelse riktas i första hand till kommunen/samkommunen/den privata serviceproducenten på det som kommunen/samkommunen/den privata serviceproducenten har angett eller till kommunens/samkommunens/den privata serviceproducentens e-postadress som finns i vyn för att granska uppgifter i Varda i Min Studieinfo. Begäran om rättelse kan även göras till Utbildningsstyrelsen, som skickar den vidare till rätt anordnare av småbarnspedagogik.

Läs mer

För användare av uppgifterna

De uppgifter som sparats i informationsresursen inom småbarnspedagogiken om aktörerna inom småbarnspedagogik, verksamhetsställena inom småbarnspedagogik, barnen som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet, klientavgifterna för barnen som deltar i småbarnspedagogik och uppgifter om vårdnadshavarna samt personalen inom småbarnspedagogik kan lämnas ut för myndigheternas verksamhet och för vetenskaplig forskning. Myndigheter får uppgifter ur tjänsten via ett programmeringsgränssnitt eller en elektronisk förbindelse eller i ett annat elektroniskt format. Utbildningsstyrelsen får lämna ut uppgifter till en sådan myndighet som med stöd av lagen om småbarnspedagogik eller någon annan lag har rätt att behandla uppgifterna. På informationsresursen tillämpas inte bestämmelserna om utlämnande av uppgifter som föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas uppgifter (621/1999), med undantag för utlämnande av uppgifter för vetenskaplig forskning, och inte heller 21 § som gäller sammanställning av datamaterial på begäran.

Utlämnande av uppgifter ur Varda

Uppgifter lämnas regelbundet lämnas ut ur Varda exempelvis till Folkpensionsanstalten (FPA) och Statistikcentralen. Dessutom är det möjligt att lämna ut uppgifter ur Varda i enskilda fall till myndigheter och forskare. Processen vid utlämnandet av uppgifter inleds när en myndighet eller forskare skickar e-post till Utbildningsstyrelsen på adressen aineistopyynnot@oph.fi. Före man tar kontakt, lönar det sig att bekanta sig med Vardas uppgiftsförteckning, som innehåller information om uppgiftsinnehåll som förs in i Varda. När en myndighet eller forskare begär uppgifter, ska man dessutom meddela Utbildningsstyrelsen för vilket ändamål uppgifterna ska användas och lämna annan information som behövs för att klarlägga förutsättningarna för att lämna ut uppgifterna samt redogöra för hur uppgifterna kommer att skyddas på behörigt sätt. Om Utbildningsstyrelsen bedömer att det finns en motivering till att lämna ut uppgifter, skickar Utbildningsstyrelsen myndigheten/forskaren en blankett med begäran om uppgifter som myndigheten/forskaren ska fylla i.

Vardas årsrapport i utbildningsförvaltningens tjänst Vipunen

Från och med verksamhetsåret 2021 har den årliga rapporten om småbarnspedagogik sammanställts utifrån uppgifterna som har förts in informationsresursen inom småbarnspedagogik som upprätthålls av Utbildningsstyrelsen. Årsrapporten publiceras årligen i utbildningsförvaltningens tjänst Vipunen på adressen https://vipunen.fi/sv-fi/. Uppgifterna är offentliga och tillgängliga för alla. Statistikcentralen publicerar dessutom varje år Finlands officiella statistik (FOS) utgående från uppgifterna i Varda.

Vardas Puls-tjänst

Det är möjligt att följa med hur uppgifter förs in i Varda i Vardas Puls-tjänst. Tjänsten beskriver hur aktörerna inom småbarnspedagogik har fört in uppgifter i Varda och sammanställer Vardas centrala nyckeltal till en enkelt läsbar form. Pulsen uppdateras med 60 minuters mellanrum och ingen inloggning krävs för att använda tjänsten.

Läs mer

Förvaring av uppgifter som förts in i Varda

Uppgifterna som förts in i Varda förvaras i informationsresursen för den tid som anges i lagen om småbarnspedagogik (540/2018):

  • uppgifterna om aktören inom småbarnspedagogik förvaras i fem års tid efter att verksamheten har upphört
  • uppgifterna om barnet och vårdnadshavaren förvaras i fem års tid efter att barnet inte längre deltar i den småbarnspedagogiska verksamheten
  • uppgifter om personalen inom småbarnspedagogik förvaras i fem års tid efter att anställningsförhållandet har upphört
  • uppgifter i loggregistret förvaras i fem års tid efter att de uppkommit.
  • Uppgifter med anknytning till administratörernas användarrättigheter förvaras dessutom under den tid som användarrättigheterna är giltiga.
  • Studentnumret och de identifikationsuppgifter på basis av vilka studentnumret har bildats förvaras permanent.

De införda uppgifterna kommer att förvaras permanent i elektroniskt format vid Riksarkivet efter att förvaringstiden i Varda upphört. Uppgifterna som förvaras permanent gäller aktören inom småbarnspedagogik, verksamhetsställena, personalen, barnen, vårdnadshavarna, uppgifterna om avgifter och Vardas kodverken. Utbildningsstyrelsen har hand om att uppgifterna överförs till Riksarkivet för permanent förvaring efter att förvaringstiden i Varda har upphört.

Läs mer

Utbildningsstyrelsens uppgifter i anslutning till informationsresursen inom småbarnspedagogik

Utbildningsstyrelsen ansvarar enligt 67 § 2 mom. i lagen om småbarnspedagogik för

  • informationsresursens allmänna funktion och för applikationsprogrammeringsgränssnitten för att föra in, behandla och lämna ut uppgifter. Utbildningsstyrelsen svarar även för informationsresursens allmänna funktion, tillgänglighet och oföränderlighet samt för skyddande och bevarande av uppgifter.
  • lagenligheten vid överlåtelse av uppgifter ur informationsresursen och för att granska förutsättningarna för öppnande av applikationsprogrammeringsgränssnitten samt för att meddela övriga personuppgiftsansvariga att gränssnitten öppnats. 
  • att ge forskningstillstånd för utlämnande av uppgifter ur informationsresursen.
  • beträffande de uppgifter som är införda i informationsresursen svarar Utbildningsstyrelsen i enlighet med dataskyddsförordningen (2016/679) för den registrerades rätt till tillgång till sina personuppgifter enligt artikel 15, begränsa behandlingen av personuppgifter enligt artikel 18 och för skyldigheten att meddela varje mottagare till vilken personuppgifterna har lämnats ut om eventuella rättelser eller radering av personuppgifter eller begränsningar av behandling som skett enligt artikel 19.
  • Om kommunen, samkommunen eller den privata serviceproducenten upphör och dennes uppgifter inte överförs på någon annan juridisk person, blir Utbildningsstyrelsen personuppgiftsansvarig för de berörda personuppgifterna i resursen.

Informationsresursen Varda utvecklas i samarbete med undervisnings- och kulturministeriet och den tekniska leverantören för Varda.

För styrningen av Varda svarar en styrgrupp tillsatt av undervisnings- och kulturministeriet.

Relaterat

Kontakta oss: varda@opintopolku.fi

Sivun sisältö

  • No labels