2020-01-31 EXAM johtoryhmän kokous

MUISTIO 

Aika: pe 31.01. klo 12.30-14.00
Paikka: Etäkokous, https://cscfi.zoom.us/j/683552256
Osallistujat: 

Muut osallistujat: Marjut Anderson, CSC, EXAM-projektipäällikkö, sihteeri

1. Kokouksen avaus ja järjestäytyminen

Kokouksen puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12:32.

Kokouksen puheenjohtajana toimii Sanna Sintonen Tampereen ammattikorkeakoulu ja sihteerinä Marjut Anderson CSC. Pöytäkirjatarkastajiksi valittiin Pekka Uotila, Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu ja Leena Paaso Oulun ammattikorkeakoulu.

Todettiin läsnäolijat. Todettiin, että kokous on päätösvaltainen.

2. Esityslistan hyväksyminen

Hyväksyttiin kokouksen esityslista.

3. Edellisen kokouksen muistio

Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio: https://wiki.eduuni.fi/x/xqQLBw.

4. Talousasiat

4.1. Konsortion tulos ja toimintakertomus 2019 

Käsiteltiin konsortion tulos ja toimintakertomus 2019. 

Marjut Anderson esitteli vuoden 2019 tuloksen ja toimintakertomuksen. Vuosi 2019 on konsortion budjetin osalta n. 8000e ylijäämäinen ja Digicampuksen arvioinnin kehittäminen -osahankkeen budjetin osalta n. 40000e ylijäämäinen. Osahankkeen osalta tämä on otettu huomioon muutoshakemuksessa, jolle haetaan hankekauden pidennystä 6kk. 

Toimintakertomuksen osalta todettiin, että se kuvaa ansiokkaasti kuluneen vuoden toimintaa ja se voi toimia viestinnän tukena myös ulkoisille sidosryhmille. 

4.2. Arvioinnin osahankkeen toteumat 08-12/2019 tiedoksi

Käsiteltiin Arvioinnin kehittäminen osahankkeen toteumat 08-12/2019 ja väliraportti vuodelta 2019.

Marjut Anderson esitteli osahankkeen väliraportin sekä taloustilanteen. Väliraportissa on tehty tilannekatsaus osahankkeen tavoitteiden osalta. Osahanke etenee hyvin ja tavoitteiden mukaisesti. Hieman huolta on Älytentti-työpaketin toteumasta, mutta työpaketin työryhmän mukaan prototyypin kehityksen päästään alkukeväästä, jolloin hahmottuu myös EXAM-kehitykseen varattavan resurssin tarve. Hankkeen tavoitteissa on myös väljyyttä suunnata painopisteitä tarvittaessa. Keväällä 2020 on tarpeen tehdä tilannekatsaus osahankkeen työpakettien tilanteesta sekä päätöksiä niiden jatkosta osana EXAM-kokonaisuutta. 

Keskustelu: 

Markku Närhi Jyväskylän yliopistosta nosti heidän vastuullaan olevan Työpaketti 1: Omakonetentti näkökulmasta esiin tarpeen tehdä päätös jatkokehityksestä kuluvan vuoden aikana. Konsortion pitää päättää tuodaanko toiminnallisuus selkeänä laajennuksena EXAM-pakettiin, korkeakoulun halutessaan aktivoitavana osana vai kehitetäänkö tätä lainkaan osaksi EXAM-järjestelmää. Omakonetenttimalli tuonee erilaisia palvelutasovaatimuksia sekä tulee muuttamaan tuen tarvetta ja yhteistoiminnan ja ristiinopiskelun mallia, kun tentit tuodaan ulos tenttiakvaarioista. 

Sari Koski-Kotiranta totesi, että heillä ollaan pitkällä Moodlen salitenttikokeilussa, joten tulee tarkasti miettiä jos tämä lanseerataan rinnalle. Päätöksenteko asian suhteen tulee valmistella hyvin. 

Päätettiin, että kevään lähipäivällä esitellään alustavat tulokset Arvioinnin kehittäminen -osahankkeen työpakettien pilottien kokemuksista. 

4.3. Arvioinnin kehittäminen -osahankkeen muutoshakemus

Tuotiin tiedoksi DigiCampus -hankkeen muutoshakemus.

Tuula Heide kertoi, että Digicampus -hankkeen muutoshakemus on kommenteilla korkeakouluilla. Arvioinnin kehittäminen -osahanke hakee aiemmin sovitun mukaisesti jatkoaikaa 6kk. Kokonaisbudjettiin ei tule muutoksia. 

5. Toiminnan suunnittelu 2020→

5.1. Korkeakoulukohtaiset vuosimaksut 2020 

Tuotiin tiedoksi ja tarkistettavaksi vuoden 2020 korkeakoulukohtaiset vuosimaksut: https://wiki.eduuni.fi/x/nwnVAw.

Sovittiin, että mahdolliset huomiot pyydetään toimittamaan konsortion puheenjohtajalle ja projektipäällikölle 7.2.2020 klo 12 mennessä.  

5.2. Konsortion budjetti ja toimintasuunnitelma 2020 

Käytiin läpi Budjettiluonnos ja toimintasuunnitelmaluonnos. 

Marjut Anderson kertoi, että budjetti ja toimintasuunnitelma on rakennettu vuoden 2019 pohjalta. Vuoden 2020 toimintaa ohjaa Arvioinnin kehittäminen -osahankkeen tavoitteet. 

Hyväksyttiin budjetti ja toimintasuunnitelma ehdotuksen mukaisesti. 

5.3. Visiotyön tilannekatsaus ja ehdotus asiantuntijan hyödyntämisestä vision visualisoinnissa. 

Sari Koski-Kotiranta ja Markku Närhi esittelivät konsortion lähipäivillä ja sen jälkeen työvaliokunnassa jatkotyöstetyt koosteet konsortion lyhyen ja pitkän aikavälin kehitystarpeista (Koonti työpajasta_skk.pptx), arkkitehtuurityön ja siitä nousevista palveluvaatimuksista (EXAM_viitearkkitehtuurissa_ja_visiokartalla_TT.pptx ) sekä linkittymisestä kansalliseen visioon (Visio2030, Arenen ja Unifin digivisio) (Exam_visiotyo_s2019_koonti_mn.pptx)

Sari kertoi, että konsortion lyhyen aikavälin tavoitteena nähtiin tarve yhtenäisemmelle EXAMille sisältäen tenttivierailusopimukset, testauksen kehittämisen, yhtenäiset versiot, opintohallinnon integraatioiden kehittämisen, työasemien yhteinäistämisen, mahdolliset yhteiset tenttitilat, pedagogiikan ja osaamisen näyttöjen kehittämisen. Pitkällä aikavälillä visio voisi olla yksi kansallinen EXAM tai jopa että konsortio tarjoaisi kaikki arvioinnin palvelut yhdestä paikasta. 

Markku totesi arkkitehtuurityön osalta samankaltaisia johtopäätöksiä. Painopisteinä työssä tulisi olla liikuuvuuden sekä aika- ja paikkariippumattomuuden tukeminen. Paine uudistavaan palveluympäristöön ja tätä kautta monipuolistamaan oppimista on olemassa. EXAMin osalta on tehty analyysiä osana OPI-viitearkkitehtuuria ja jatkossa on seurattava millainen kansallinen kerros rakennetaan oppijan tueksi. Tätä varten on kytkentä tämän vuoden toimintasuunnitelmassa EXAM-järjestelmän teknologiarkkitehtuurin läpikäymiseksi. 

Unifin ja Arenen digivision osalta kysymys kuuluu, miten kytkeydymme jatkossa digivisioon, joka ohjaa vahvasti jatkossa korkeakoulun yhteistä kehittämistyötä. Työvaliokunnan mielestä konsortion on viestittävä konsortiotoiminnon vahvuuksista: yliopistot ja ammattikorkeakoulut laajasti mukana yhteistyössä, ydintoiminnan osaamista löytyy, kyky tuottaa käyttäjälähtöisesti ja kustannustehokkaasti hyötyä yksittäiselle korkeakoululle ja pienellä panoksella laajemmin koko kk-kentälle, yhteistyö on kanavoitu palvelujärjestelmän tuottamiseksi ja todisteita ristiiopiskelun käytännöistä on jo. Voisiko samaa mallia hyödyntää esimerkiksi DigiCampuksen tai muiden oppimisympäristöjen tuottamiseen ja yhteiskehittämiseen jatkossa? Miten varmistetaan pitkäkestoinen rahoitus ja teknis-pedagoginen tukimalli jatkossa?

Työvaliokunta ehdottaa, että aloitetun työn pohjalta ylläkuvatun viestin kirkastamiseksi hyödynnetään ulkopuolista asiantuntijaa rakentamaan visuaalista ja selkeää viestiä palvelupotentiaalistamme sekä samalla kannustaa konsortion jäsenkorkeakouluja pohtimaan viestiään oman korkeakoulun johdon suuntaan EXAMista yhteisenä kansallinen toimintona.

Markku Närhi totesi, että työtä on nyt tehty työvaliokunnan voimin ja kannusti kiinnostuneita osallistumaan työhön ottamalla yhteyttä työvaliokuntaan. 

Outi Laitinen kiitti työvaliokuntaa tähän asti tehdystä työstä. 

Päätösehdotus: Käytetään max. 5000e ulkopuolisen asiantuntijan työhön konsortion vision, strategian ja tuoteportfolion kirkastamiseksi tavoitteena rakentaa palvelupotentiaaleistamme selkeä, visuaalinen ja vakuuttava viestin korkeakoulujohdolle sekä EXAM-järjestelmän käyttäjille.  

Hyväksyttiin päätösehdotus äänestyksellä. 

5.4. Vuoden 2021 toiminnan suunnittelu  

Konsortion vuosimaksut 2021 tulee konsortiosopimuksen mukaisesti määritellä 31.3.2020 mennessä. Työvaliokunta pyysi lähetekeskustelua vuoden 2021 ja siitä eteenpäin konsortion toiminnan volyymin ja vuosimaksujen määrittämisen huomioiden että vuonna 2021 loppuu Digicampus-hankerahoitus ja toiminta rahoitetaan vuosimaksurahoituksella. 

Keskustelu:

Aila Markus Vaasan yliopistosta kommentoi, että tenttien määrä kasvaa koko ajan, joten tenttikohtainen kustannus on siis halventunut, jolloin maksujen korotus olisi perusteltua. Pekka Uotila Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulusta totesi saman. 

Kicka Lindroos Hankenilta nosti esiin näkökulman järjestelmäkokonaisuudesta, mitä jos tulee paljon toimintoja tai lisäpalveluita jota jokainen korkeakoulu ei tarvitse. Onko tämä tarpeen huomioida? Kicka toi esiin myös, että vuosi 2022 on vielä kriittisempi, koska hankerahoitusta ei tuolloin ole lainkaan, vuonna 2021 vielä on. 

Sanna Sintonen Tampereen ammattikorkeakoulusta nosti esiin, onko tarvetta huomioida jäsenyyksissä eri organisaatiot. Nyt on tullut kyselyitä lukioista, kesäyliopistoista ja myös ammattikorkeakoulusta ristiinopiskelun käyttäjinä. 

Puheenjohtaja kiitti näkökulmista ja totesi, että tämän pohjalta jatketaan valmistelua. 

6. Konsortion 2. varapuheenjohtajan valinta 

Valitaan konsortiolle 2. varapuheenjohtaja. 

Valittiin Kicka Lindroos konsortion 2. varapuheenjohtajaksi. 

7. Tenttivierailu ajankohtaista

Marjut Anderson kertoi lyhyesti tenttivierailun ajakohtaisista asioista. 

• Sopimus tenttitilojen yhteiskäytöstä

  • Tietosuojavastaavan ja juristin luonnosversio henkilötitietojen käsittelyn liitteestä tekeillä osaksi sopimusta tenttitilojen yhteiskäytöstä.

• Tenttivierailut 2019 
  • Vuoden 2019 aikana on tehty yli 1100 tenttivierailua. 
• Tenttivierailumäärien kehityksen seuranta
  • Seurantamalli on työn alla. 
• Pääkaupunkiseudun yhteistyö
  • Sari Koski-Kotiranta kertoi, että pääkaupunkiseudun korkeakoulut ovat tavanneet yhteistyön tiimoilla ja muistion on luettavissa täällä: http://bot.fi/3636
  • Sari totesi, että paljon on tehtävää ja päätettävää, mutta yhteistyö alkanut hyvässä hengessä ja jatkuu selvityksillä sekä HY:n kevään pilottikokemuksien seurannalla. Toukokuussa on sovittu seuraava tapaaminen. 

Avoin yliopisto

• Pekka Liedes Tampereen yliopistolta nosti esiin kysymyksen avointen yliopistojen tenttivierailumääräyksistä ja käytännöistä. 
• Todettiin, että sopimuksella ei ole sovittu avoimen yliopiston opiskelijoiden käytännöistä, ja avoimen yliopiston toteutusmallit vaihtelevat korkeakouluittain. Pilottiajan sopimuksessa on sovittu, että rahaa ei liiku opiskelijoiden eikä korkeakoulujen kesken. 
• Mervi Varja Turun yliopistosta nosti esiin että olisi hyvät että tämä kattaisi myös avoimen yliopisto-opetuksen opetuksen. 
• Todettiin, että tarvitaan lisätietoa tilanteesta ja tämä tullaan huomiomaan seurantamallin tiedonkeruussa.  

8. Tiedoksi

• Rajapintayhteistyö Peppi-Sisu  
  • Marjut Anderson kertoi, että EXAM-Sisu-Peppi-yhteistyön on alkanut 13.1., muistio luettavissa: EXAM-Sisu-Peppi. Tavoitteena on löytää yhteinen tietomallillinen ratkaisu kummankin opintotietojärjestelmän tarpeisiin. TAMK on luvannut oman ratkaisunsa suoritusten siirron toteuttamisesta Peppi-konsortion jäsenten käyttöön. Ratkaisu on tällä hetkellä vielä TAMKissa testattavana, mutta siirtyy tuotantoon lähiaikoina (arvio 13.2.) Sisu-puolella suunnitelmat ovat melko valmiina, mutta toteutustyötä ei ole vielä aloitettu.
• Työasemaselvitys VDI-ratkaisuista
  • Marjut Anderson kertoi, että selvitys on projektoitu ja rahoitus tulee Ristiinopiskelun kehittäminen hankkeelta (9000e). Projektipäällikkönä toimii Liisa Kallio/JY, asiantuntijat TY ja JY. Myös Aallossa ohjelmistotekniikan laitoksella selvitystyötä omarahoituksella meneillään (Anni Rytkönen).
• Arkkitehtuurikatselmointi
  • Marjut Anderson kertoi, että tekijä on haussa EXAM-järjestelmän, yhteiskäytön ja rajapintojen katselmoinnille. 
• CSC:n IT-konsultoinnin alihankintatyö 
  • CSC on hankintalain mukaisesti kilpailuttanut IT-konsultoinnin alihankintatyötä kaudelle 2020-2022 (+1+1+1 optiovuodet). Hankintapäätös on nyt tehty, toimittajat valittu ja uudet alihankintasopimukset tulevat voimaan 1.2.2020 alkaen. EXAM-kehityksen kannalta hyvä asia on, että Valamis jatkaa, mutta hinnat nousevat. (Hinnat ovat olleet pitkään lähes samalla tasolla CSC:n vanhan puitejärjestelyn mukaisesti, joka johtaa tässä kohtaa kaksinumeroiseen %-nousuun)
• Konsortion kevätpäivät 25.-26.5. Jyväskylässä
  • Marjut Anderson kertoi, että konsortion kevätpäivät järjestetään 25.-26.5. Jyväskylässä. Lisätietoja tulossa!

9. Muut asiat

Ei muita asioita. 

10. Kokouksen päättäminen ja seuraava kokous

Seuraava kokous pe 27.3. klo 12.30 – 14.00 Zoom-yhteydellä.

Päätettiin kokous klo 14:18.

-------------------------------

ASIALISTA

Aika: pe 31.01. klo 12.30-14.00
Paikka: Etäkokous, https://cscfi.zoom.us/j/683552256
Osallistujat: https://wiki.eduuni.fi/x/sQjVAw

1. Kokouksen avaus ja järjestäytyminen

2. Esityslistan hyväksyminen

3. Edellisen kokouksen muistio

• https://wiki.eduuni.fi/x/xqQLBw

4. Talousasiat

4.1. Konsortion tulos ja toimintakertomus 

• Tiedoksi konsortion tulos ja toimintakertomus 2019

4.2. Arvioinnin kehittäminen -osahankkeen toteumat 08-12/2019

• Tiedoksi Arvioinnin kehittäminen osahankkeen toteumat 08-12/2019 ja väliraportti vuodelta 2019

4.3. Arvioinnin kehittäminen -osahankkeen muutoshakemus

• Tiedoksi DigiCampus -hankkeen muutoshakemus, jonka osana Arvioinnin kehittäminen - osahanke hakee aiemmin sovitun mukaisesti jatkoaikaa 6kk. Kokonaisbudjettiin ei tule muutoksia.  

5. Konsortion toiminta 2020→

5.1. Korkeakoulukohtaiset vuosimaksut 2020 

• Tiedoksi ja tarkistettavaksi vuoden 2020 korkeakoulukohtaiset vuosimaksut: https://wiki.eduuni.fi/x/nwnVAw

5.2. Konsortion budjetti ja toimintasuunnitelma 2020 

• Budjettiluonnoksen ja toimintasuunnitelmaluonnoksen läpikäynti. 

5.3. Visiotyön tilannekatsaus ja ehdotus asiantuntijan hyödyntämisestä vision visualisoinnissa. 

• 1) konsortion kehityskohteet (Sari)
  • Koonti työpajasta_skk.pptx
• 2) arkkitehtuuri ja siitä nousevat palveluvaatimukset (Totti)
  • EXAM_viitearkkitehtuurissa_ja_visiokartalla_TT.pptx
• 3) linkittyminen kansalliseen visioon (Visio2030, Arenen ja Unifin digivisio) (Markku)
  • Exam_visiotyo_s2019_koonti_mn.pptx

5.4. Vuoden 2021 toiminnan suunnittelu  

• Lähetekeskustelu vuoden 2021 toiminnan suunnitteluun ja vuosimaksujen muodostamiseen huomioiden hankerahoituksen päättyminen. 

6. Konsortion 2. varapuheenjohtajan valinta 

7. Tenttivierailut ajankohtaista

8. Tiedoksi

• Rajapintayhteistyö Peppi-Sisu  
• Työasemaselvitys VDI-ratkaisuista
• Arkkitehtuurikatselmointi
• CSC:n IT-konsultoinnin alihankintatyö 
• Konsortion kevätpäivät 

9. Muut asiat

10. Kokouksen päättäminen ja seuraava kokous

Seuraava kokous pe 27.3. klo 12.30 – 14.00 Zoom