Mihin tarkoitukseen henkilötietojasi kerätään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?
JUSTUS - julkaisutietojen tallennuspalvelun (myöhemmin JUSTUS-palvelu) kautta korkeakoulut ja valtion tutkimuslaitokset voivat ilmoittaa tieteellisten tutkimusjulkaisujensa tietoja opetus- ja kulttuuriministeriön vuosittaiseen julkaisutiedonkeruuseen. Tietoja käytetään korkeakoulujen tutkimuksen rakenteen kehityksen seurannassa ja ohjauksessa sekä yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen perusrahoituksen jakokriteerinä. Julkaisutietojen keräämisen tarkoituksena on myös tuottaa tietopohjaa suomalaisen tutkimusjärjestelmän toiminnasta ja yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta.
JUSTUS-palvelun tiedot julkaistaan ja tietoja voi selailla Tiedejatutkimus.fi-palvelussa. Sen tarkoituksena on helpottaa Suomessa tuotetun tutkimuksen näkyvyyttä ja löydettävyyttä. Tutkimusjulkaisun tekoon merkittävän panoksen antaneet tulee mainita sen tekijäluettelossa.
JUSTUS-palvelun kautta käyttäjä voi myös rinnakkaistallentaa julkaisun korkeakoulun tai tutkimuslaitoksen käyttämään julkaisuarkistoon, mikä edistää julkaisujen avointa saatavuutta.
Tutkimusjulkaisun julkaisseella organisaatiolla on oikeus käsitellä, luovuttaa ja julkaista julkaisusta julkisia tietoja. Organisaatioiden ilmoittamia tietoja käytetään opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) vuosittaiseen julkaisutiedonkeruuseen. Yliopistojen velvollisuus toimittaa OKM:n määräämät koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja muun seurannan ja ohjauksen edellyttämät tiedot sille perustuu yliopistolain 51 §:än. Ammattikorkeakoulujen velvollisuus toimittaa vastaavat tiedot on kirjattu ammattikorkeakoululain 45 §:än. Henkilötietojesi käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohtaan 1e. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Tutkimuslaitosten osalta julkaisutietojen keruu perustuu tutkimuslaitosten tekemään päätökseen osallistua opetus- ja kulttuuriministeriön julkaisutiedonkeruuseen.
Mitä henkilötietoja sinusta kerätään?
Tiedot julkaisujen tekijöistä kerätään opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) ohjeistuksen mukaisesti. Tekijöistä tallennettavia tietoja ovat:
- Etu- ja sukunimi
- Organisaatio
- Organisaation alayksikkökoodi
- ORCID -tutkijatunniste (ei pakollinen tieto)
Palvelun käyttäjästä, eli julkaisun tallentajasta palveluun tallennetaan:
- Etu- ja sukunimi
- Organisaatio
- Sähköpostiosoite
- Yksilöivä tunniste (Eduuni-ID:n uid-attribuutti)
- Lokitietoja palvelun käytöstä
Lisäksi JUSTUS-palvelun asiakasorganisaatiot voivat siirtää omista järjestelmistään JUSTUS-palveluun henkilöstönsä tietoja, joilla voidaan täydentää julkaisujen tekijätietoja. Asiakasorganisaation pääkäyttäjät voivat siirtää palveluun julkaisuja tekevästä henkilöstöstä seuraavia tietoja:
- Etu- ja sukunimi
- Organisaatiokohtainen yksilöivä tunniste
- Organisaation alayksikkökoodi
- ORCID-tutkijatunniste
- Sähköposti
Mistä tietojasi kerätään?
Tietosi saadaan joko sinulta itseltäsi tai tutkimusjulkaisun tallentaneelta organisaatiolta.
Kenellä on pääsy tietoihisi, kenelle niitä luovutetaan tai siirretään?
JUSTUS-palvelussa asiakasorganisaatiot päättävät julkaisutietojen luovutettamisesta JUSTUS-palvelusta eteenpäin VIRTA-julkaisutietopalveluun, jonka kautta tiedot siirtyvät osaksi opetus- ja kulttuuriministeriön vuosittaista julkaisutiedonkeruuta sekä tiedejatutkimus.fi-palveluun. Organisaatioiden toimeksiantoihin perustuen tietoja voidaan luovuttaa myös muihin järjestelmiin. VIRTA-julkaistutietopalvelun tietojen käsittelytoimet on kuvattu erikseen VIRTA-julkaisutietopalvelun wikisivuilla (Tietojen käsittelyn kuvaus VIRTA-julkaisutietopalvelussa).
JUSTUS-palvelusssa julkaisuihin liittyvien henkilötietojen tallennus- ja muokkausoikeudet ovat palveluun liittyneiden organisaatioiden nimeämillä pääkäyttäjillä.
Henkilötietojen käsittelijöitä ovat CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy ja sen alihankkijat.
Miten näet omat tietosi?
Julkaisujen ja niiden tekijöiden tiedot näkyvät tiedejatutkimus.fi-palvelun https://www.tiedejatutkimus.fi kautta.
Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA -alueen ulkopuolelle?
Henkilötietojasi ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Kauanko tietojasi säilytetään?
Julkaisuihin liittyviä henkilötietoja säilytetään toistaiseksi. Julkaisutietoja koskevia käsittelylokitietoja säilytetään viisi vuotta käsittelyvuoden päättymisestä, tekijätietoja koskevia käsittelylokitietoja säilytetään kuusi kuukautta käsittelykuukauden päättymisestä.
Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on:
- oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
- oikeus saada pääsy tietoihin
- oikeus oikaista tietoja
- oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
- henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoittamista koskeva ilmoitusvelvollisuus
- oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
- oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta
- oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot
Keneltä voit kysyä omien tietojesi käsittelystä ja oikeuksistasi?
Julkaisutiedot tallentanut organisaatio on julkaisuihinsa liittyvien henkilötietojen rekisterinpitäjä. Lisätietojen saamiseksi ja oikeuksiesi käyttämiseksi sinun tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. Oman organisaatiosi yhteystiedon voit tarkastaa sivulta https://wiki.eduuni.fi/x/AqpCAw.
Yleinen kuvaus teknisistä ja hallinnollisista suojatoimista
JUSTUS-julkaisutietojen tallennuspalvelussa ja Tiedejatutkimus.fi-palvelussa henkilötietoja suojataan asianmukaisia teknisin ja hallinnollisin toimin luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä tietoja käsittelevien huolellinen valinta.