Kukin varhaiskasvatustoimija näkee omat Vardaan tallentamansa toimijan ja toimipaikan tiedot. Lisäksi ostopalveluna ja palvelusetelillä varhaiskasvatusta järjestävät näkevät palveluntuottajan ja tämän toimipaikkojen nimet Vardan käyttöliittymässä. Palveluntuottaja puolestaan näkee ostopalveluna ja palvelusetelillä varhaiskasvatusta järjestävän toimijan nimen Vardan käyttöliittymässä.
Vardaan ei sovelleta lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta. Tämä tarkoittaa sitä, että Vardasta tietoja luovutetaan vain viranomaistoimintaan ja tieteelliseen tutkimukseen. Myös varhaiskasvatustoimijan ja toimipaikkojen tietoja voidaan luovuttaa, mikäli tiedon hyödyntäjällä on peruste saada tiedot Vardasta. Tutustu Vardan tietojen luovutukseen.
Toimijan ja toimipaikkojen tiedot Opetushallituksen Organisaatiopalvelussa
Varhaiskasvatustoimijoiden tietojen masterdatana toimii Opetushallituksen Organisaatiopalvelu. Myös esimerkiksi yksityisten palveluntuottajien (yksityisten päiväkotien, ryhmäperhepäiväkotien ja perhepäiväkotien) Varda-rekisteröitymisten tiedot tallentuvat Organisaatiopalveluun. Myös Varda käyttää Organisaatiopalveluun tallennettuja toimijan tietoja. Organisaatiopalvelussa kaikkien toimijoiden, myös varhaiskasvatustoimijoiden, tiedot ovat julkisia. Toimijoiden julkisuus tarkoittaa, että palvelusta voidaan luovuttaa toimijoiden tietoja, varhaiskasvatustoimijoiden osalta kuitenkin vain viranomaistoimintaan ja tieteelliseen tutkimukseen.
Varhaiskasvatustoimijoiden toimipaikkojen masterdatana toimii Varda. Vardasta tiedot siirretään Organisaatiopalveluun. Kun perhepäiväkotien ja ryhmäperhepäiväkotien toimipaikkojen tiedot siirretään Vardasta Organisaatiopalveluun, ovat ne Organisaatiopalvelussa ei-julkisia, päiväkodit ovat julkisia. Tämä tarkoittaa sitä, että perhepäiväkotien ja ryhmäperhepäiväkotien toimipaikkojen tietoja ei luovuteta Organisaatiopalvelusta. Kun toimipaikka on päiväkoti, tietoja voidaan luovuttaa. Esimerkiksi KOSKI-palvelu hyödyntää varhaiskasvatustoimijoiden esiopetuksen toimipaikkojen tietoja Organisaatiopalvelusta.
Henkilön nimi toimijan ja toimipaikan nimessä
Jos varhaiskasvatustoimijan ja/tai toimipaikan nimessä esiintyy luonnollisen henkilön etu- ja sukunimi sekä toimipaikan tiedoissa henkilön yhteystiedot, tulkitaan tämä Vardassa henkilötiedoksi. Henkilöiden nimiä ja yhteystietoja toimijan ja toimipaikkojen tiedoissa esiintyy perhepäiväkodeilla ja ryhmäperhepäiväkodeilla. Varhaiskasvatustoimijoille henkilötietojen käsittelystä kerrotaan Vardan tietosuojaselosteessa sekä mallilausekkeissa ja mallitiedotteissa.
Kun toimija haluaa luopua henkilötietojen käyttämisestä toimijan ja/tai toimipaikan nimessä
Opetushallitus saa Organisaatiopalveluun yksityisten varhaiskasvatuksen palveluntuottajien organisaatioiden nimet Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ) tai Vardaan rekisteröitymisen yhteydessä. Mikäli toimijan nimeä haluaa Organisaatiopalvelussa muuttaa siten, että nimi ei sisällä henkilötietoja, tulee organisaatio nimetä uudelleen YTJ:ssä. Mikäli organisaatio on nimetty Vardaan rekisteröitymisen yhteydessä, tulee organisaation nimen muutoksesta olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun osoitteella varda@opintopolku.fi.
Mikäli toimija haluaa muuttaa toimipaikan nimeä siten, että nimi ei sisällä henkilötietoja, voi varhaiskasvatustoimija päivittää toimipaikan nimeä Vardassa ohjeistuksen mukaisesti. Huomaa, että tarvittaessa myös henkilöön liittyvät yhteystiedot voi joutua päivittämään. Tutustu toimipaikkojen ohjeistukseen.