Anvisning för registrering av privata serviceproducenter (på svenska)

Yksityiset varhaiskasvatuksen palveluntuottajat (yksityiset päiväkodit, yksityiset ryhmäperhepäiväkodit ja yksityiset perhepäivähoitajat) aloittavat aloittivat tietojen tallentamisen varhaiskasvatuksen tietovarantoon (Varda) 1.1.2020. Tietojen tallentamisesta Vardaan määrätään varhaiskasvatuslaissa (540/2018). Tutustu Opetushallituksen määräykseen ja ohjeeseen. Kukin Y-tunnustason varhaiskasvatuksen palveluntuottaja rekisteröityy Vardaa varten kerran. Mikäli ryhmäperhepäiväkodissa työskentelee esimerkiksi kaksi Y-tunnuksellista yksityistä perhepäivähoitajaa, kumpikin palveluntuottaja rekisteröityy Vardaa varten.

Tietosisältöjen tallentaminen Vardaan vaatii yksityisiltä palveluntuottajilta sähköisen rekisteröitymisen Vardaa varten. Tällä sivulla annetaan ohjeistus yksityisen palveluntuottajan rekisteröitymiseen Vardaa varten.

Opetushallitus lähettää kaikille yksityisten varhaiskasvatustoimijoiden nimeämille Varda-yhteyshenkilöille (Varda-tietovastaavat ja Varda-järjestelmävastaavat) sähköpostitse ohjeistuksen ja linkin yksityisten varhaiskasvatuksen palveluntuottajien toimijatietojen rekisteröimiseen Vardaa varten. Myös kunnat tiedottavat ja ohjeistavat omalla alueellaan toimivia yksityisiä palveluntuottajia Vardasta.

Rekisteröityminen Vardaa varten sisältää neljä vaihetta:

1. Valmistautuminen
2. Yksityisen palveluntuottajan rekisteröityminen
3. Kunnan hyväksymisprosessi
4. Käyttäjätunnus ja käyttöoikeudet Vardaan

1. Valmistautuminen rekisteröitymiseen Vardaa varten

Huolehdi, että yksityisen palveluntuottajan tiedot ovat ajan tasalla Kaupparekisterissä kaupparekisterissä ja/tai Yritysyritys- ja yhteisötietojärjestelmässä. Huolehdi esimerkiksi siitä, että organisaatiollasi on kuvaava nimi. Varmista myös, että rekisteriin on merkitty tieto siitä, kuka saa asioida organisaation puolesta. Jos kyseessä on säätiö tai organisaation nimenkirjoitussääntö ei mahdollista yksinedustamista, lue kohta Sähköinen asiointi ei onnistu. Voit aloittaa rekisteröitymisen Vardaa varten, kun kunta on käsitellyt organisaatiosi yksityisen varhaiskasvatuspalveluiden tuottamisesta tehdyn ilmoituksen. 

2. Yksityisen palveluntuottajan rekisteröityminen Vardaa varten

Yksityisen palveluntuottajan rekisteröityminen Vardaa varten tapahtuu sivulla: https://virkailija.opintopolku.fi/varda-rekisterointi/. Huomaa, että palvelu toimii parhaiten Chrome- ja Mozilla Firefox -selaimilla (Internet Explorerilla se ei aukea).

Yksityinen palveluntuottaja rekisteröi organisaation tiedot Vardaa varten. Organisaation tiedot rekisteröidään sähköisessä Vardan rekisteröintipalvelussa, johon kirjaudutaan henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Tiedot voi rekisteröidä henkilö, jolla on kaupparekisteriin tai Yritysyritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) merkitty oikeus asioida organisaation puolesta. Lisätietoja yrityksen puolesta asioinnista:   https://www.suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/tietoa-valtuuksista/yrityksen-tai-yhteison-puolesta-asiointi.

Mikäli Jos henkilöllä on oikeus asioida usean organisaation puolesta, tulee hänen rekisteröitymisen alussa valita se varhaiskasvatusta järjestävä tai toteuttava organisaatio, jonka tiedot hän haluaa rekisteröidä Vardaa varten. Mikäli Jos henkilöllä on oikeus asioida usean yksityisen varhaiskasvatuksen palveluntuottajan puolesta, tulee henkilön tehdä jokaisen organisaation rekisteröityminen erikseen Vardaa varten. Organisaation perustiedot siirtyvät suoraan YTJ:stä rekisteröitymislomakkeelle.

Lomakkeella ilmoitettavat tiedot: 

• Organisaation perustiedot YTJ:stä
• Organisaation yhteystiedot (kokonaan tai osittain YTJ:stä). Huomaa, että organisaation nimen tulee olla kuvaava, esim. PPH Etunimi Sukunimi.
• Kunta, joka käsittelee rekisteröitymisen. Yksityinen palveluntuottaja valitsee pudotusvalikosta kunnan, jolle se tuottaa varhaiskasvatuspalveluita palveluseteli- tai ostopalvelutoimintana tai jonka alueella sillä on varhaiskasvatustoimintaa. Palveluntuottaja voi valita yhden tai useamman kunnan. 
• Yhden tai useamman henkilön sähköpostiosoite rekisteröinnin etenemisestä tiedottamiseen
• Yksityisen palveluntuottajan Varda-pääkäyttäjän yhteystiedot (nimitiedot ja henkilön työsähköpostiosoite, ei yhteiskäyttöinen)

3. Kunnan hyväksymisprosessi

Kunnan Varda-pääkäyttäjä tai Varda-yksityisten toimijoiden käsittelijä käsittelee kunnan alueella toimivien yksityisten palveluntuottajien rekisteröitymiset. Rekisteröityminen käsitellään vain yhdessä kunnassa riippumatta siitä, kuinka monen kunnan palveluntuottaja on ilmoittanut rekisteröitymislomakkeella. Rekisteröityminen käsitellään kunnassa, jossa yksityisellä palveluntuottajalla on varhaiskasvatustoimintaa. Mikäli tiedot ovat kunnossa, kunta hyväksyy rekisteröitymisen ja yksityinen palveluntuottaja voi aloittaa tietojen tallennuksen Vardaan.

Mikäli tiedoissa on virheitä tai puutteita, kunta voi hylätä rekisteröitymisen.

Tieto hyväksymisestä tai hylkäämisestä lähtee sähköpostitse niille henkilöille, joiden yhteystiedot on annettu rekisteröityminen Vardaa varten -lomakkeella.

4. Käyttäjätunnus ja käyttöoikeudet Vardaan

Kun kunta hyväksyy rekisteröitymisen, yksityisen palveluntuottajan nimeämä Varda-pääkäyttäjä saa sähköpostitse kutsun rekisteröityä Vardan käyttäjäksi ja luoda käyttäjätunnus Vardaan osoitteesta no-reply@opintopolku.fi. Mikäli viestiä ei tule normaaliin sähköpostikansioon, kannattaa tarkistaa roskpostikansio ja tarvittaessa olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi). Kutsu on voimassa vain rajoitetun ajan, joten tunnus on hyvä luoda mahdollisimman pian. Kun Varda-pääkäyttäjä on luonut itselleen käyttäjätunnuksen ja hänellä on tarvittavat käyttöoikeudet, hän voi aloittaa tietojen tallennuksen Vardaan osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi/varda.  

Mikäli kunta hylkää ilmoituksen (esimerkiksi jos lupa-asiat ovat kesken), yksityinen palveluntuottaja voi rekisteröidä toimijatiedot myöhemmin uudelleen.

Anchor
eionnistu eionnistu

Sähköinen asiointi ei onnistu

Mikäli Jos yksityinen palveluntuottaja on säätiö tai organisaation nimenkirjoitussäännöt estävät asioinnin, rekisteröitymisen voi tehdä Webropol-lomakkeella, joka löytyy osoitteesta:   https://link.webropolsurveys.com/S/DC77044F158B82AD. Mikäli yksityisellä palveluntuottajalla ei ole y-tunnusta, rekisteröitymisestä tulee ottaa yhteyttä Opetushallitukseen sähköpostitse osoitteella varda@opintopolku.fi. Yksityisen palveluntuottajan velvollisuus on tallentaa tietoja Vardaan, joten este sähköisen rekisteröitymispalvelun käytössä ei saa olla este Vardan käytön aloittamiselle ja tietosisältöjen tallentamiselle Vardaan.

Kertaalleen päättynyt varhaiskasvatustoiminta alkaa uudelleen

Lue lisää: Kertaalleen päättynyt varhaiskasvatustoiminta alkaa uudelleen

Anchor
registrering_av_privata registrering_av_privata

Anvisning för registrering av privata serviceproducenter

Privata serviceproducenter inom småbarnspedagogik (privata daghem, privata gruppfamiljedaghem och privata familjedagvårdare) börjar föra in uppgifter i informationsresursen inom småbarnspedagogiken (Varda) 1.1.2020. Om införandet av uppgifter föreskrivs i lagen om småbarnspedagogik (540/2018). Bekanta dig med Utbildningsstyrelsens föreskrift och anvisning. Varje serviceproducent med eget FO-nummer registrerar sig en gång inför ibruktagandet av Varda. Ifall det vid ett gruppfamiljedaghem arbetar t.ex. två privata familjedagvårdare med egna FO-nummer registrerar sig båda inför ibruktagandet av Varda.

För att kunna föra in uppgifter i Varda krävs att de privata serviceproducenterna inom småbarnspedagogik registrerar sig i Varda. På den här sidan ges närmare anvisningar för den privata serviceproducentens registrering.

Utbildningsstyrelsen skickar anvisningar med e-post åt alla kontaktpersoner som de privata serviceproducenterna inom småbarnspedagogik har utsett (ansvarspersoner och systemansvariga för Varda) samt en länk till registreringstjänsten. Kommunerna ger även information och anvisningar angående Varda åt de privata serviceproducenter som är verksamma på kommunens område.

Registreringen består av fyra skeden:

1. Föreberedelser
2. Registrering av privata serviceproducenter
3. Kommunens godkännande
4. Användarnamn och användarrättigheter till Varda

1. Förberedelser för registreringen inför ibruktagandet av Varda

Se till att den privata serviceproducentens uppgifter är uppdaterade och korrekta i Handelsregistret och/eller Företags- och organisationsdatasystemet (YTJ). Se t.ex. till att organisationens namn är tillräckligt beskrivande. Kontrollera också att det i registret finns angett vem som får sköta organisationens ärenden. Om det är fråga om ett samfund eller om om organisationens firmateckningsregel inte tillåter att en person representerar organisationen, läs avsnittet Om registreringen inte kan göras elektroniskt . Organisationens registrering kan göras först efter att kommunen behandlat förfarandet som berör den privata serviceproducentens tillstånd att ordna småbarnspedagogik.

2. Registreringen av privata serviceproducenter i Varda

En privat serviceproducent inom småbarnspedagogiken ska registrera sig före ibruktagandet av Varda i registreringstjänsten på adressen: https://virkailija.opintopolku.fi/varda-rekisterointi/. Notera att tjänsten fungerar bäst med Chrome och Mozilla Firefox (sidan öppnas inte med Internet Explorer). 

En privat serviceproducent inom småbarnspedagogik ska registrera sina uppgifter före ibruktagandet av Varda. Serviceproducentens uppgifter registreras i en elektronisk registreringstjänst dit man loggar in med sina personliga nätbankskoder, med mobilverifiering eller med ett verifieringskort. Uppgifterna kan registreras av en person som enligt Handelsregistret eller Företags- och organisationsdatasystemet har rätt att fungera i organisationens namn. Läs mer om att uträtta ärenden för ett företag:https://www.suomi.fi/anvisningar-och-stod/information-om-fullmakter/utrattande-av-arenden-for-ett-foretag-eller-ett-samfund.

Om personen i fråga har rätt att uträtta ärenden å flera organisationers vägnar ska hen i inledningsskedet av registreringen välja den organisation (anordnare av småbarnspedagogik) som hen vill registrera i Varda. Om personen har rätt att uträtta ärenden å flera anordnares vägnar, ska varje privata serviceproducenter av småbarnspedagogik registreras separat. Organisationens basuppgifter överförs direkt från Företags- och organisationsdatasystemet (YTJ) till registreringsblanketten.

Uppgifter som anges på blanketten:

• Organisationens basuppgifter som finns i YTJ
• Organisationens kontaktuppgifter (helt eller delvis från YTJ). Observera att organisationens namn ska vara beskrivande, t.ex. Privat familjedagvårdare Förnamn Efternamn.
• Kommunen som behandlar registreringen. Den privata aktören väljer ur en lista en kommun, för vilken aktören inom småbarnspedagogik ordnar småbarnspedagogik med servicesedel eller som köpt tjänst eller en kommun där den är verksam. Man kan välja en eller flera kommuner.
• En eller flera personers e-postadress till vilken information om registreringen skickas
• Uppgifter om den privata serviceproducentens Varda-administratör (namn och tjänste e-postadress (inte gemensamt använd))

3. Godkännande av registreringen i kommunen

Kommunens Varda-huvudanvändare eller Varda-handläggare av privata aktörer behandlar registreringarna som görs av privata serviceproducenter inom småbarnspedagogik som är verksamma på kommunens område. Registreringen handläggs endast en gång oberoende av om man angett en eller flera kommuner på registreringsblanketten. Om uppgifterna är i sin ordning godkänner kommunen registreringen och den privata serviceproducenten kan börja föra in uppgifter i Varda.

Om det förekommer felaktigheter i uppgifterna eller de är bristfälliga, kan kommunen avslå registreringen.

Den person vars kontaktuppgifter har angetts i samband med registreringen meddelas per e-post huruvida registreringen har godkänts eller avslagits.

4. Användarnamn och användarrättigheter till Varda

Då kommunen godkänner registreringen får den privata aktörens Varda-huvudanvändaren inbjudan per e-post från adressen no-reply@opintopolku.fi för att registrera sig som användare i Varda. Om e-posten inte kommer till den normala e-postlådan, lönar det sig att kontrollera spammailen. Inbjudan är i kraft endast en begränsad tid, så det lönar sig att skapa ett användarnamn till Varda utan dröjsmål. Då Varda-administratören har skapat ett användarnamn och har tillräckliga användarrättigheter kan hen börja föra in uppgifter i Varda på adressen https://virkailija.opintopolku.fi/varda.

Om kommunen inte godkänner registreringen (om till exempel tillståndsförfarandena med kommunen inte är slutförda) ska den privata serviceproducenten göra registreringen på nytt senare.

Anchor
omregistreringeninte omregistreringeninte

Om registreringen inte kan göras elektroniskt

Om den privata serviceproducenten är ett samfund eller om organisationens firmateckningsregel inte tillåter att endast en person representerar organisationen, kan man registera organisationen via en Webropol-blankett, som hittas här: https://link.webropolsurveys.com/S/30B2A4507706DEC0. Om serviceproducenten inte har ett FO-nummer ska man ta kontakt med Utbildningsstyrelsen på adressen varda@opintopolku.fi. Den privata serviceproducenten har skyldighet att föra in uppgifter i Varda, vilket innebär att svårigheter med att genomföra den elektroniska registreringen inte kan utgöra ett hinder för att inleda ibruktagandet av Varda och införandet av uppgifter.