Versions Compared

Old Version 14

changes.mady.by.user Unknown User (otasala@csc.fi)

Saved on

compared with

New Version Current

changes.mady.by.user Eppu Ojala

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

...

Image Added

Synergiaryhmän työpaja


  • Aika: ti 20.9.2016 - ke 21.9.2016
  • Paikka: Jyväskylän yliopisto, kokoustila Lyhty (ks. tarkemmat ohjeet alta)
  • Ilmoittautuminen: Doodlessa (tiedot erityisruokavaliosta: outi.tasala@csc.fi)
  • Työskentelymateriaalit:  Julkaistaan linkkeinä ohjelman sisällä.
  • Käytännön järjestelyt: Kts. sivun alaosa

  • Osallistujat: Janne Santala (pj), Markku Närhi, Petri Heinonen, Pekka Linna, Virve Peltoniemi, Päivi Lignell, Katja Arstio, Päivi Aho, Anne Litja, Anne Kokkonen-Metsola, Outi Tasala (siht)

Teemat

  • Systeemikyselyn luokat ja niiden vastaavuus Synergiaryhmän prosessityöhön
  • Opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon palvelut (toiminta-arkkitehtuuri)

...

  • Käsitys siitä, mitä tähän mennessä on tuotettu
  • Käsitys tähän mennessä tuotettujen palvelumääritysten soveltamismahdollisuuksista omassa korkeakoulussa
  • Puuttuvien palvelumääritysten luominen

Materiaalit

  • Systeemikyselyn luokat ja koulutuksen ja opetuksen järjestämisen prosessitSeuraavissa tiedostoissa on
    • Systeemikysely (lähetetty sähköpostilla) 
    •  Alustus 
    • Työstötiedosto. Tiedostossa on kolmella eri välilehdellä listattuna koulutuksen ja opetuksen järjestämisen
    prosessien isompien
    • prosessikokonaisuuksien aliprosessit
    (omissa tiedostoissaan)
    • , sekä systeemikyselyssä käytetty luokittelu opintohallinnon osalta:
  • Palveluiden määrittelyä varten on tuotettu seuraavat materiaalit

Ohjelma

 

Tiistai 20.9.          Kokoustila Lyhty
9.00

Esittelykierros ja isäntäkorkeakoulun esittäytyminen

9.20Työpajan avaus: päivän teemat (aamukahvin ohessa)
9.30

Systeemikyselyn luokat ja niiden vastaavuus Synergiaryhmän prosessityöhön

    • Synergiaryhmän määrittelemät koulutuksen ja opintojen järjestämisen prosessit (5 min.)
    • Systeemikyselyssä syksyllä 2015 käytössä ollut luokitus (10 min.)
    • Systeemikyselyn luokkien muokkaaminen vastaamaan Synergiaryhmän määrittelemiä prosesseja (20 min.)
    • Tulosten läpikäyminen (10 min.)
10.15

Palvelujen määrittäminen, johdanto

    • Mitä ollaan tekemässä (mitä ne palvelut ovat, miksi niitä määritellään) (5 min.)
    • Missä ollaan nyt (mitä on tehty tähän mennessä ja mitkä ovat tulokset) (10 min.)
    • Mitä tehdään tänään ja huomenna (mikä on rajaus, mitkä ovat tavoitteet) (5 min.)
    • Kuinka sinne mennään (mikä on toimintatapa, mitä ovat materiaalit) (10 min.)
10.45

Palvelujen määrittäminen pienryhmissä

  • omaan tehtävään orientoituminen ja ryhmäytyminen
      • käydään läpi oman pienryhmän vastuulla oleva prosessi aliprosesseittain
        • mitä palveluita on listattu aliprosessin kohdalle
        • onko lista kattava
        • onko listalla päällekkäisyyksiä
        • ovatko palvelut järkevällä tavalla samankokoisia
      • muokataan kunkin aliprosessin kohdalla olevaa listaa palveluista
    ensimmäisten luonnosten tuottaminenyhteiskatselmus
    12.00Lounas (omakustanteinen)
    13.00

    Palvelujen määrittäminen pienryhmissä jatkuu

  • ensimmäisten luonnosten revisiointi (60 min.)
      • keskustelu ensimmäisten jakson työskentelystä (45 min.)
        • ongelmakohdat
        • havainnot ja oivallukset
        • ensimmäiset tulokset
    toiset luonnokset pienryhmissä (60
      • pienryhmän vastuulla olevan (ensimmäisen tai) toisen prosessin työstäminen (120 min.)
        • nykytilanteen läpikäyminen
          • mitä palveluita on listattu aliprosessin kohdalle
          • onko lista kattava
          • onko listalla päällekkäisyyksiä
          • ovatko palvelut järkevällä tavalla samankokoisia
        • muokataan kunkin aliprosessin kohdalla olevaa listaa palveluista
    15.45Päivän yhteenveto (15 min.)
    19.00

    Omakustanneillallinen


    Keskiviikko 21.9.Kokoustila Lyhty                                                                                                             
    9
    8.30

    Toisen päivän avaus

    9.35

    Palvelujen määrittäminen pienryhmissä

    • Edellisen päivän tulokset ja työn tilanne
    • Päivän tavoitteet ja työskentelytavat
     Palvelujen määrittäminen pienryhmissä
    8.55-10.30

    Prosessi- ja aliprosessikohtaisten palveuiden tunnistaminen

      • lyödään kasaan aliprosessikohtaiset palvelulistat
      • työskentelytapa
        • organisoituminen
          • jakaudutaan tiistaipäivän pienryhmiin
          • jokaisesta ryhmästä yksi siirtyy myötäpäivään katsottuna seuraavaan ryhmään
        • työskentelytapa
          • ryhmässä entuudestaan olevat käyvät ryhmään saapuneen kanssa läpi tiistaina tehdyn työn tulokset
          • hyödynnetään ensimmäisen päivän jälkeen puhtaaksikirjoitettuja versiota (XX_Editoitu-tilanne_2016-09-20)
    10.30-11.30Palveluiden määrittäminen (90 min.)
    • palvelukuvaukset tehdään helmikuussa ja toukokuussa käytetyn mallin mukaisesti palvelun asiakkaan päämääriin ja tavoitteisiin kiinnittyen
      • asiakkaan päämäärä ja tavoitteet (mihin asiakas pyrkii ylipäätään ja mitkä ovat asiakkaan havaittavat askeleet) 
      • palvelun tuottama lisäarvo (miksi asiakas käyttäisi palvelua, mitä se helpottaa tai mahdollistaa asiakkaalle)
      • palvelun kuvaus (mitä palvelu sisältää, mitä tapahtuu kun palvelua tarjotaan, mitä tehdään)
      • palvelun tuottamisen edellytykset (mitä taustapalveluita tai rakenteita tarvitaan, että asiakkaalle näkyvä palvelu pystytään tarjoamaan)
    • kullakin prosessilla on oma kansionsa Google Drivessa
      • jokaisessa kansiossa on yksi palvelun kuvauspohja (hiiren oikea nappi: Copy)
      • linkki prosessin kansioon on prosessin palvelulistauksen wiki-sivulla, joihin linkit yllä
    11.30Lounas (omakustanteinen)
    12.30-13.00Yhteiskatselmus (30
  • toisten luonnosten revisiointi (45 min.)
  • esimerkkitoteutusten tuottaminen ensimmäisessä ja toisessa vaiheessa kuvatuille palveluille
    • ilman IT:tä, nykytila, villi visio (60 min.)
    • yhteiskatselmus (40
    min.)
    • missä ollaan nyt eli onko ongelmia
    • havainnot ja oivallukset
    • toiset tulokset
    12.00Lounas
    13.00

    Toiminta-arkkitehtuurin palvelut

    ja korkeakoulujen todellisuus


      • palvelujen määrittämistä edelleen (90
    kolmannet luonnokset pienryhmissä, mikäli tarvitaan (60
      • min.)
        • palvelut, joista on jo ehdotus olemassa
          • tehdään hyväksyttävien palvelukuvausten viimeisimmistä versioista kopio siihen kansioon, jossa ne ovat ("Make a Copy")
          • siirretään kopio työstettävän prosessin kansioon tämän työpajan kansiossa
          • muokataan ehdotusta pienryhmän näkemysten mukaisesti
        • puuttuvien palvelukuvausten tuottaminen
          • kopioidaan palvelukuvauspohja työstettävän prosessin kansiossa
          • nimetään palvelukuvauspohjan kopio uudelleen kuvattavan palvelun mukaan
          • määritellään ryhmän keskustelujen perusteella palvelulle kehikon mukainen kuvaus
      • mikäli työt loppuvat tai on tarve tehdä jotain muuta välillä
        • esimerkkitoteutusten tuottaminen kuvatuille palveluille
          • ilman IT:tä, nykytila, villi visio
        • palvelujen ja todellisuuden mappaus
    (60 min.)

          • järjestelmien, järjestelmäkehityshankkeiden, toiminnankehityshankkeiden, yksikköjen linkittäminen Synergiaryhmän työssä tunnistettuihin palveluihin
    mappaustyön
      • työskentelyn purku (30 min.)
    15
    14.
    30
    55

    Työpajan yhteenveto ja päätössanat

     

    Tulokset pähkinänkuoressa

      

    Systeemikysely

    •  Aliprosesseja on 49kpl vastaamaan Systeemikyselyn 22 luokkaa. Vastaavuuksia hahmoteltaessa osa nykyisistä Systeemikyselyn luokista vastasi useampaa aliprosessia (esim. systeemikyselyn Koulutuksen perustaminen, koulutustarjonnan ja valintaperusteiden suunnittelu) ja osin taas yksi aliprosessi vastaa useampaa Systeemikyselyn luokkaa  
    • Aliprosessit ovat Systeemikyselyn luokkiin verrattuna sellaisia, että niiden nimistä ei samoin kuin kyselyssä suoraan käy selville mitä järjestelmiä kyseiseen kohtaan tulisi kirjata - seliteteksteille olisi tarvetta.  
    • Välitason ehdottaminen Systeemikyselyyn (opintohallinnon ja varsinaisen luokan väliin) oli keskustelussa: välitasot mahdollisesti prosessialueista (9kpl)  
    • Keskusteltiin siitä, olisiko parempi yrittää pieniä muutoksia nopealla aikataululla, vai työstää esim. keväällä v.2017 kyselyä varten isompaa muutosta  

    • Vaihtoehdot:

      • Pidetään Systeemikyselyn luokittelu ennallaan muutoin, mutta erotellaan termejä tarvittaessa (kommentteja yhteisesti jaetussa Excelissä)
      • Tuodaan Systeemikyselyn ylätason (opintohallinto) ja alemman tason (luokat) väliin prosessikokonaisuudet (9 kpl), ja jaotellaan Systeemikyselyn olemassa olevat luokat näiden mukaan
      • Otetaan aikalisä ja pyritään kehittämään kyselyä yhdessä FUCIOn/AAPAn kanssa ennen v.2017 kyselyä
      Palvelut
        • Työpajassa tehdyt uudet palvelumääritykset, lisäykset, poistot ja muokkaukset on koottu omalle tulossivulleen.
           
        • Palveluiden työstö jatkuu iskuryhmän toimesta seuraavien muutamien viikkojen aikana

    Käytännön järjestelyt

    ...