- Created by Kaisa Kotomäki, last modified on Feb 04, 2020
You are viewing an old version of this page. View the current version.
Compare with Current View Page History
« Previous Version 3 Next »
Tälle sivulle on koottu tietopaketti ammatillisen koulutuksen opiskelijapalautteen linkkien luonnin ja lähetyksen automatisointiin liittyen. Sivu päivittyy käyttöönottojen edistyessä ja niistä opitun perusteella.
Sivulta löytyvät asiakokonaisuudet:
Automatisointiratkaisun keskeisimmät toiminnallisuudet
- käynnistää palautteen vastauslinkin luomisen ja lähettämisen määriltyjen herätteiden perusteella
- sallii linkin luomisen ja lähettämisen vain sellaiseen opiskeluoikeuteen, jossa opiskelijan tavoitteena on ammatillisen tutkinnon tai tutkinnon osan/osien suorittaminen ja opiskelijan on hankittava osaamista tavoitteen saavuttamiseksi.
- pyytää Arvo-järjestelmästä opiskelijakohtaisen vastaajatunnuksen ja lähettää vastauslinkin opiskelijalle eHOKSiin tallennettuun sähköpostiosoitteeseen
- välittää Arvo-järjestelmään vastaajatunnukseen liittyvät pakolliset taustatiedot
- varmistaa, että opiskelijalle luodaan ja lähetetään vastauslinkki vain, jos hänelle ei ole luotu vastauslinkkiä samaa koulutuksen järjestäjää koskevaan samaan kyselytyyppiin (aloitusvaiheen kysely, päättövaiheen kysely) saman rahoituskauden aikana.
- varmistaa, että kysely säilyy anonyyminä (Arvo-järjestelmään ja koulutuksen järjestäjälle ei välitetä yksilöivää tunnistetta, jonka avulla vastaajatunnukseen liittyvät taustatiedot, vastaukset tai vastauksen tila olisi mahdollista kohdistaa tiettyyn henkilöön)
- näyttää vastauslinkin eHOKS-palvelun oppijan käyttöliittymässä.
Lisätietoja Herätepalvelusta voi lukea täältä (OPH:n confluence-sivu)
Herätteinä käytetyt päivämäärät automatisoinnissa
- Aloituskysely: eHOKSiin tallennettu HOKSin ensikertaisen hyväksymisen päivämäärä
- Päättökyselyt: Koskeen tallennettu opiskeluoikeuden päätason suorituksen vahvistuspäivämäärä. Linkki ko. kenttään Kosken tietomallissa.
Automatisoinnissa käytetyt viestipohjat
Käyttöönoton prosessi
- Koulutuksen järjestäjä ilmoittaa toiveestaan ottaa automatisoidut linkit käyttöön. Ilmoitus tehdään vastaamalla webropol-kyselyyn: https://link.webropolsurveys.com/S/8D1054246718A0B9
- OPH tarkistaa koulutuksen järjestäjän eHOKS valmiudet*
- Ilmoitusten ensimmäisen tarkastuksen tekee eHOKS, joka varmistaa eHOKSin edellytykset ja kuittaa taulukkoon tilanteen.
- Jos eHOKS valmiuksia ei ole, eHOKSin asiakaspalvelu ottaa yhteyttä koulutuksen järjestäjään ja neuvoo, miten edetään sen asian kanssa.
- Jos eHOKS valmiudet ovat ok, CSC varmistaa koulutuksen järjestäjän Arvo-valmiudet*
- Arvon tekninen tuki (CSC) ottaa yhteyttä koulutuksen järjestäjään ja sopii siirtymisen tarkan ajankohdan ja hoitaa siirtymiseen tarvittavan ”katkaisimen käännön” tekemällä sitä koskevan pyynnön eHOKSin/Herätepalvelun ylläpitäjälle TAI jos valmiuksissa ilmenee puutteita, neuvoo miten edetään asian kanssa.
- Koulutuksen järjestäjä seuraa käyttöönoton etenemistä ja vastausten kertymistä oman organisaationsa osalta
*) tarkistettavista valmiuksista lisätietoa kohdassa "Valmiuksien tarkistaminen"
Valtakunnallisen opiskelijapalautteen käyttöönoton edellytykset
Automatisoinnin käyttöönoton yhteydessä tarkistetetaan vähintään seuraavat valmiudet. Nämä asiat käydään läpi jokaisen koulutuksen järjestäjän kanssa ennen käyttöönottoa.
| Järjestelmä | Asiakokonaisuus | Tässä asiakokonaisuudessa erityisesti huomioitavaa | Asiaan liittyvät määrittelyt |
|---|---|---|---|
| eHOKS | eHOKS-tiedonsiirrot | Tarkistetaan mm. siirtyvät tiedot, manuaalinen/automaattinen siirto Automatisoinnin vaatimukset ja tarvittavat tiedot kannattaa tarkistaa webinaarin (9.1.2020) materiaalista s. 3-4. | Tiedot, joita automatisoinnin käyttö edellyttää eHOKS Koski: |
| eHOKS | ennen 2018 aloittaneet | HOKSin luontia ja automatisointia varten eHOKSiin tarvittavat tiedot:
| Kaikille vain perustiedoin eHOKS:iin tallenetuille HOKS:lle ensikertalaisen HOKS:n hyväksymispvm määritetty sama pvm: 31.12.2017 |
| eHOKS | vastaajatunnusten taustatiedot | Toimipiste- ja hankintakoulutustieto jää puuttumaan automatisoinnin alussa (opiskelijat saavat kuitenkin palautekyselyn) | |
| eHOKS | vastaajien sähköpostiosoite | ||
| Arvo | automaattisesti luodut kyselyt | Tarkistetaan kyselyiden olemassa- ja voimassaolo | |
| Arvo | koulutuksen järjestäjän omat kysymykset ja uudelleenohjauslinkki | Omiin kysymyksiin toimipiste- ja hankintakoulutus-tieto, jos niitä tarvitaan vastaajatunnusten taustatietoina koulutuksen järjestäjän omassa raportoinnissa. | |
| Arvo | manuaalisiin kyselyihin tehdyt vastaajatunnukset | Tarkistetaan, ettei linkkejä ei ole tehty tulevaisuuteen varuiksi. Vastaajatunnusten muodostuminen käyttöönottovaiheessa kannattaa tarkistaa nelikentästä. |
Muut käyttöönotossa läpi käytävät asiakokonaisuudet:
- Herätepalvelu ja viestit
- viestipohja tiedoksi koulutuksen järjestäjälle (ohjeviestissä mukana?)
- viiveet tiedoksi
- Ohjeistaminen koulutuksen järjestäjän sisällä
- ohjeistus oman organisaation sisällä on kunnossa eli kaikki mukana olevat tietävät, ettei tunnuksia tehdä enää tietyn pvm:n jälkeen!
- Vastuuhenkilö käyttöönoton etenemisen seurantaan
- sovitaan vastuuhenkilö, joka seuraa automatisoinnin käyttöönottoa
Koulutuksen järjestäjille toimitetut tiedotteet automatisoinnin käyttöönotosta:
Lisätietoa:
Automatisoinnin tekninen prosessikuva
Webinaarin tallenne ja materiaalit
Kysymyksiä ja vastauksia -sivu
Palveluosoitteet:
Automatisointiin liittyvät järjestelmät
Arvo
= opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu, jolla palautetieto kerätään vastaajilta. Arvon käyttöliittymästä voi tarkastella vastaajatunnusten ja vastausten kertymistä.
eHOKS
= näkymä HOKS-tietoihin Opintopolussa. Opiskelijalle lähetetty vastauslinkki näkyy myös eHOKS:ssa.
Lisätietoja täältä.
Herätepalvelu
= automatisointiratkaisu, joka käynnistää linkin luonnin ja lähettämisen määritellystä herätteestä.
Lisätietoja täältä.
Koski
= Kansallisten opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty integraatiopalvelu. Toimittaa eHOKS:n ohella herätteitä vastaajalinkkien luomiseksi.
Lisätietoja täältä.
Opiskelijahallintojärjestelmä
= koulutuksen järjestäjän järjestelmä, josta siirretään opintojen suoritustietoa eHOKS- ja Koski-palveluihin.
- No labels