Käyttöoikeusryhmässä hallinnoidaan käyttöoikeusryhmän käyttöoikeuksia. Hallintanäkymässä määritellään mille tahoille käyttöoikeuksia voi antaa ja mitä käyttöoikeuksia kyseiseen käyttöoikeusryhmään sisältyy. Lisäksi määritellään ne käyttöoikeusryhmät, joita käyttöoikeusryhmän oikeuksilla voi myöntää muille käyttäjille. Käyttöoikeusryhmien hallinta löytyy kohdasta Käytönhallinta → Käyttöoikeusryhmien hallinta. Vain Opetushallituksen virkailija (käyttöoikeudella käyttöoikeuspalvelun rekisterinpitäjä) voi lisätä ja muokata ryhmiä.
Käyttöoikeusryhmän haku
Käyttöoikeusryhmiä voi hakea nimellä tai nimen osalla. Oletuksena haetaan käyttöoikeuksia, jotka ovat virkailijan (ja tietyissä tilanteissa virkailijan ja palvelun käyttöoikeuksia). Käyttöoikeudet, jotka on määritelty ainoastaan palveluille, löytyvät "Vain Palvelu"-välilehdeltä.
Käyttöoikeusryhmän nimeä klikkaamalla aukeaa listaus käyttöoikeusryhmän sisältämistä palveluista ja niiden käyttöoikeuksista ja listauksen alle aukeaa Muokkaa -painike.
Käyttöoikeusryhmän lisääminen ja muokkaus
Uusi käyttöoikeusryhmä luodaan Lisää käyttöoikeusryhmä -painikkeella.
Käyttöoikeusryhmän nimi
Käyttöoikeusryhmälle annetaan nimi suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Nimessä tulee näkyä käyttöoikeusryhmän käyttötarkoitus ja kohderyhmä, sillä kuvauksia ei aina lueta. Käyttöoikeusryhmän nimi näkyy, kun virkailija anoo käyttöoikeuksia ja kun virkailija myöntää oikeuksia, joten sen tulee olla mahdollisimman kuvaava. Nimestä tulisi käydä ilmi seuraavat tiedot:
- palvelu, jota käyttöoikeus koskee, esimerkiksi KOSKI, Varda, ePerusteet
- kohderyhmä, esimerkiksi viranomainen, OPH, yksityinen päiväkoti, koulutustoimija
- rooli, esimerkiksi pääkäyttäjä, tallentaja, katselija
- tarkenne, jolla voidaan kuvata käyttöoikeusryhmää tarvittaessa tarkemmin (esim. "ei erityisiä henkilötietoja" tai "varhaiskasvatustiedot")
Käyttöoikeusryhmän kuvaus
Käyttöoikeusryhmälle annetaan kuvaus suomeksi, ruotsiksi ja valinnaisena englanniksi. Kuvauksessa tulee olla mukana seuraavat asiat:
- käyttöoikeusryhmän käyttötarkoitus (mitä oikeudella voi tehdä ja mitä sillä ei voi tehdä),
- kenelle se on tarkoitettu sekä
- kuka myöntää käyttöoikeudet siihen
Kuvaus ja nimi näkyvät, kun virkailija anoo käyttöoikeuksia tai kun vastuu-/pääkäyttäjä myöntää oikeuksia. Siksi molempien kannattaa olla mahdollisimman kuvaavia. Käyttöoikeusryhmien ylläpitonäkökulmasta on myös tärkeää, että käyttöoikeusryhmät on kuvattu riittävällä tasolla ja mahdollisimman yhdenmukaisella tavalla.
Palvelukäyttäjien käyttöoikeusryhmät
Mikäli käyttöoikeusryhmä on tarkoitettu ainoastaan palveluille, täpätään kohta "Sallittu vain palvelukäyttäjille". Valinta tulee tehdä, kun kyseessä on palvelukäyttäjien käyttöoikeusryhmä, jotta palvelukäyttäjille tarkoitetut käyttöoikeusryhmät eivät tarpeettomasti tule henkilöiden anottavien käyttöoikeuksein listalle.
Tahot, joille käyttöoikeusryhmä voidaan myöntää
Tässä kohdassa määritellään rajoitteita käyttöoikeusryhmien myöntämiseen. Rajoitteena voi olla yksittäisiä organisaatioita, oppilaitos- tai organisaatiotyyppejä, joihin käyttöoikeusryhmä voidaaan myöntää. Lisäksi voidaan valita, voiko käyttöoikeusryhmän myöntää ryhmälle.
Yksittäinen organisaatio
Käyttöoikeusryhmä voidaan määritellä vain yhdelle tai tietyille organisaatioille myönnettäväksi. Tällöin haetaan se organisaatio tai ne organisaatiot, joille käyttöoikeusryhmä on tarkoitettu. Yksittäistä organisaatiota ei valita, jos käyttöoikeusryhmä on tarkoitettu kaikille tietyntyyppisille oppilaitoksille tai organisaatioille.
Kun organisaation on lisätty, sen voi myös poistaa Poista-toiminnolla.
Organisaatiotyypin mukainen rajaus
Tällä rajauksella käyttöoikeusryhmän voi myöntää tietylle organisaatiotyypille. Rajain koskee vain valittua organisaatiotyyppiä, ei sen ali- tai pääorganisaatioita.
- Ensimmäisen kuvan esimerkissä on valittu organisaatiotyyppi Varhaiskasvatuksen järjestäjä. Tämä tarkoittaa sitä, että käyttöoikeutta voi anoa vain sellaiseen organisaatioon, joka on organisaatiopalvelussa tyyppiä varhaiskasvatuksen järjestäjä, mutta ei sen aliorganisaatioihin (esimerkiksi varhaiskasvatuksen toimipaikkoihin). Tätä voidaan käyttää, jos halutaan, että esimerkiksi pääkäyttäjäoikeus myönnetään vain koko toimijan tasolle, ei yksittäisiin varhaiskasvatuksen toimipaikkoihin.
- Toisen kuvan esimerkissä on valittu organisaatiotyyppi Varhaiskasvatuksen toimipaikka. Tämä tarkoittaa sitä, että käyttöoikeutta voi anoa vain sellaiseen organisaatioon, joka on organisaatiopalvelussa tyyppiä varhaiskasvatuksen toimipaikka, mutta ei sen pää- tai aliorganisaatioihin (varhaiskasvatuksen järjestäjätasolle). Tätä voidaan käyttää, jos halutaan, että käyttöoikeutta anotaan ja myönnetään vain tietylle alemmalle organisaatiotasolle.
- Kolmannen kuvan esimerkissä on valittu organisaatiotyypit Koulutustoimija ja Muu organisaatio. Käyttöoikeutta voi anoa vain sellaisiin organisaatioihin, jotka ovat organisaatiopalvelussa tyyppiä koulutustoimija ja/tai muu organisaatio, mutta ei niiden aliorganisaatioihin. Tätä rajausta voidaan käyttää, jos halutaan, että käyttöoikeutta anotaan ja myönnetään koulutustoimijoiden ja muiden organisaatioiden käyttäjille koko toimijan tasolla. Rajaus on tarpeellinen esimerkiksi pääkäyttäjien käyttöoikeuksien osalta, jos ne haluitaan rajata toimijatasolle. Huomaa, että koulutustoimijoita voivat organisaatiopalvelussa olla seuraavat organisaatiotyypit: kunta tai kuntayhtymä, yliopisto, yksityinen yritys, säätiö tai yhteisö, joka järjestää opetusta tai koulutusta ja jolla on yritys- tai yhteisötunnus tai valtion virastotunnus.
Oppilaitostyypin mukainen rajaus
Tällä rajauksella käyttöoikeusryhmän voi myöntää tietylle oppilaitostyypille ja sen pää- ja aliorganisaatioihin. Valinta kattaa kaikki oppilaitostyyppiin liittyvät organisaatiotasot.
- Kuvan esimerkissä on valittu useampi oppilaitostyyppi, jolloin käyttöoikeutta voi anoa ja sen voi myöntää kaikkiin sellaisiin oppilaitoksiin, joilla on organisaatiopalvelussa jokin valituista oppilaitostyypeistä sekä organisaatioon, joka on oppilaitoksen pääorganisaatio (toimijataso) tai jotka ovat sen aliorganisaatioita (toimipistetaso). Oppilaitostyyppirajaus vaikuttaa siis siten, että jos koulutustoimijalla on oppilaitos, joka on kyseistä oppilaitostyyppiä, niin käyttöoikeusryhmän voi myöntää koulutustoimijalle. Lisäksi käyttöoikeusryhmän voi myöntää oppilaitokseen, joka on kyseistä oppilaitostyyppiä sekä oppilaitoksen alla oleviin toimipisteisiin.
Useampi samanaikainen rajaus
Käyttöoikeusryhmälle voi asettaa useamman samanaikaisen rajauksen.
- Ensimmäisessä kuvassa olevassa esimerkissä laadittava käyttöoikeusryhmä voitaisiin myöntää ja käyttöoikeutta voitaisiin anoa Aalto-korkeakoulusäätiöön ja organisaatioihin, joiden oppilaitostyyppinä on sinisellä pohjalla olevat oppilaitostyypit. Vaalean värisiä ei ole valittu. Oppilaitostyypin rajaus poistetaan/lisätään klikkaamalla oppilaitostyypin nimeä. Organisaatioita lisätään Valitse organisaatio -painikkeesta. Avautuvassa näkymässä organisaatioita haetaan nimellä ja valitaan haluttu organisaatio valintalistalta.
- Toisen kuvan esimerkissä on valittu oppilaitostyyppejä ja organisaatiotyyppi "Oppisopimustoimipiste". Käyttöoikeutta voi anoa ja se voidaan myöntää kaikille organisaatioille, joilla on jokin valituista oppilaitostyypeistä organisaatiopalvelussa, myös oppilaitoksen pää- ja aliorganisaatiotasolle. Lisäksi käyttöoikeutta voi anoa ja sen voi myöntää organisaatioille, jotka ovat tyyppiä oppisopimustoimipiste, mutta ei sen pää- tai aliorganisaatioon, ellei oppisopimustoimipisteen organisaatioon sisälly myös oppilaitoksia, jotka ovat jotain valituista oppilaitostyypeistä.
- Kolmannessa kuvassa on valittu sekä oppilaitostyyppejä että organisaatiotyyppi Koulutustoimija. Käyttöoikeutta voi anoa ja se voidaan myöntää kaikille organisaatioille, joilla on jokin valituista oppilaitostyypeistä organisaatiopalvelussa, myös oppilaitoksen pää- ja aliorganisaatiotasolle. Lisäksi käyttöoikeutta voi anoa ja sen voi myöntää organisaatioille, jotka ovat tyyppiä Koulutustoimija, mutta ei niiden aliorganisaatioihin, ellei koulutustoimijan organisaatioon sisälly myös oppilaitoksia, jotka ovat jotain valituista oppilaitostyypeistä.
- Esim. käyttöoikeutta voidaan anoa Vantaan kaupungin, Helsingin yliopiston ja Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia -organisaatioiden koulutustoimijatasolle sekä
- valittujen oppilaitostyyppien kaikille organisaatiotasoille: Joonas-koulu (Peruskouluasteen erityiskoulu), Tikkurilan lukio (Lukio) ja Vantaan aikuislukioon (lukion alainen toimipiste)
- Mikäli halutaan rajata käyttöoikeusryhmä oppilaitostyyppien mukaan, koulutustoimija-rajainta ei yleensä kannata käyttää rinnalla.
Ei organisaatiorajoitetta
Jos rajoitteita ei ole tehty, käyttöoikeusryhmän voi myöntää vain Opetushallitukselle.
Ryhmälle myönnettävät käyttöoikeudet
Jos käyttöoikeusryhmä pitää voida myöntää ryhmälle, täpätään Käyttöoikeusryhmän saa myöntää ryhmälle
Oikeudet myöntää käyttöoikeuksia
Käyttöoikeusryhmälle voi määritellä oikeuksia myöntää käyttöoikeuksia käyttöoikeusryhmiin. Tämä tehdään kohdassa "Käyttöoikeusryhmät, joita ryhmään kuuluvat voivat myöntää". Lisättävät käyttöoikeusryhmät valitaan yksitellen pudostusvalikosta. Käyttöoikeusryhmän voi poistaa Poista-painikkeella.
Lähtökohtaisesti roolit, jotka myöntävät käyttöoikeuksia ovat:
- vastuukäyttäjät
- pääkäyttäjät
- rekisterinpitäjät
Käyttöoikeusryhmät, joiden tehtäviin kuuluu käyttöoikeuksien hallinnointi tulee nimetä siten, että nimessä on jokin em. rooleista.
Käyttöoikeusryhmän sisältämät palvelut ja käyttöoikeudet
Tässä kohdassa valitaan, mitä käyttöoikeusryhmällä voi tehdä. Ensin pudostusvalikosta valitaan palvelu ja sen jälkeen palveluun liittyvä käyttöoikeus. Tämän jälkeen klikataan Lisää-painiketta. Käyttöoikeuden voi myös poistaa Poista-painikkeella.
Palvelulla on eri tasoisia käyttöoikeuksia, kuten lukuoikeus, luku- ja muokkausoikeus tai luku-, muokkaus- ja poisto-oikeus. Palveluiden käyttöoikeuksista saa tarkempia tietoja prosessien omistajilta tai kehittäjiltä.
Katso myös Pääkäyttäjien oikeudet alempana.
Käyttöoikeusryhmän tallentaminen
Käyttöoikeusryhmän voi tallentaa vasta, kun kaikki pakolliset tiedot on tallennettu. Peruuta-painikkeella pääse poistumaan näytöltä tallentamatta tietoja.
Käyttöoikeusryhmän passivointi
Käyttöoikeusryhmän muokkausnäkymässä käyttöoikeusryhmän voi myös passivoida. Käyttöoikeusryhmä, joka ei enää ole käytössä, tulee passivoida. Passivointi tehdään Passivoi-painikeella.
Käyttöoikeusryhmän saa passivoida käyttöoikeusryhmän "ylläpitäjä", eli sen prosessin vastuuhenkilö, joka sen on luonut tai joka vastaa käyttöoikeusryhmän ylläpidosta (esim. palveluvastaava). Ennen kuin käyttöoikeusryhmä passivoidaan, on syytä varmistaa, ettei virkailijoille ole lisätty ko. käyttöoikeusryhmää. Passivoinnin jälkeen käyttöoikeusryhmä poistuu käytöstä eli se ei enää näy voimassa olevissa käyttöoikeuksissa, anomuksissa, kutsuissa jne. Käyttöoikeusryhmän aktivointi palauttaa ko. käyttöoikeusryhmän takaisin virkailijan em. tietoihin.
Passivoidun käyttöoikeusryhmän voi hakea haku-näytöllä valitsemalla Näytä passivoidut -vaihtoehdon.
Passivoidun käyttöoikeusryhmän voi tarvittaessa aktivoida uudelleen. Muokkausnäkymän alareunassa käyttöoikeusryhmä aktivoidaan Aktivoi-painikkeella.
Pääkäyttäjien käyttöoikeudet
Pääkäyttäjä myöntää käyttöoikeuksia omassa organisaatiossaan muille käyttäjille, joten pääkäyttäjän käyttöoikeusryhmään lisätään aina minimissään seuraavat käyttöoikeudet:
- oppijanumerorekisteri - Henkilön luku- ja muokkausoikeus
- käyttöoikeuspalvelu - luku, muokkaus, poisto -oikeus
Tämän lisäksi lisätään muut tarvittavat käyttöoikeudet, esim.
- virkailijan työpöytä - jos halutaan lähettää viestejä työpöydän kautta
- koodistopalvelu - luku- tai ylläpito-oikeus
- organisaatiopalvelu - luku- tai ylläpito-oikeus
- mikäli pääkäyttäjä käsittelee hetuttomia, myös lisäoikeuksia oppijanumerorekisteriin (riippuu käyttötapauksesta, lisätietoja yhteisetpalvelut@opintopolku.fi)
- kyseisen substanssipalvelun käyttöoikeudet
Sivun sisältö: