Byte av sätt att föra in uppgifter i Varda (på svenska)

Tällä sivulla kerromme yleistä tallennustavan muuttumisesta. Ilmoitathan hyvissä ajoin tallennustavan muutoksista Opetushallitukselle Vardan asiakaspalveluun osoitteella varda@opintopolku.fi.

Järjestelmävaihdostilanteessa varhaiskasvatustoimijan on hyvissä ajoin käytävä läpi sekä vanhan että uuden järjestelmän näkökulmista vaihtoehdot, miten Vardaan tallennetut tiedot saadaan synkronoitua. Ainoastaan poikkeustapauksessa ja aina tapauskohtaisesti arvioituna Opetushallitus mahdollistaa tietojen korjauksen käyttöliittymän kautta, mikäli tiedot tallennetaan järjestelmäintegraatiolla Vardaan.*


Varhaiskasvatuksen järjestäjä eli rekisterinpitäjä on vastuussa Vardaan tallentamiensa tietojen oikeellisuudesta ja oikaisemisesta.

  1. Varhaiskasvatuksen tietovarannon (Varda) tietojen säilytysaika on viisi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, kun lapsi siirtyy pois varhaiskasvatuksen piiristä tai kun työntekijän työsuhde varhaiskasvatuksen tehtävissä päättyi. 
  2. Tietojen säilytysajasta säädetään varhaiskasvatuslain 72 §:ssä. 


Varhaiskasvatuksen tietovarantoon (Varda) tallennetaan varhaiskasvatuslaissa (540/2018) määrätyt sisällöt vaihtoehtoisesti:

  • joko teknisellä rajapinnalla (integraatiolla) tai,
  • käyttöliittymällä (verkkolomakkeella). 

Vardaan voidaan tallentaa tietokokonaisuuksittain tiedot joko teknisellä rajapinnalla vai käyttöliittymällä. Vardan tietokokonaisuudet:

  1. Varhaiskasvatustoimijan, toimipaikkojen ja lasten varhaiskasvatus- ja maksutiedot.
  2. Työntekijöiden palvelussuhteiden, työskentelypaikkojen ja pidempien poissalojen tiedot.
  3. Työntekijöiden täydennyskoulutusten tiedot.
  4. Vuokratun henkilöstön tiedot.

Yllä mainitut neljä tietokokonaisuutta voidaan tallentaa järjestelmäintegraation kautta korkeintaan neljästä eri lähdejärjestelmästä. On myös mahdollista tallentaa kaikki neljä tietokokonaisuutta samasta lähdejärjestelmästä.

Varhaiskasvatuksen järjestäjällä ei voi olla Vardassa samaan aikaan käytössä molemmat tallennustavat saman tietokokonaisuuden osalta. Poikkeuksena tähän on varhaiskasvatustoimijan tietojen ylläpitäminen. 

  • Ne kunnat, jotka siirtävät tietoja Vardaan integraatioiden kautta, voivat tallentaa ja muokata varhaiskasvatustoimijan yhteystietoja (sähköpostiosoite ja puhelinnumero) myös Vardan käyttöliittymässä osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi/varda/vakatoimija. 
  • Toiminnallisuus on tarkoitettu ainoastaan niille varhaiskasvatustoimijoille, joille oma järjestelmätoimittaja ei ole toteuttanut ominaisuutta edellä mainittujen varhaiskasvatustoimijaan liittyvien tietojen ylläpitämiseen
  • Muutos on astunut voimaan 12.11.2020 lähtien.

Muutostilanteissa tulee yleisesti huomioida seuraavat asiat:

1) Varmista, että samoja tietoja ei tallenneta Vardaan kahteen kertaan.

  • Virheellisten tietojen poistamisesta vastaa varhaiskasvatuksen järjestäjä.
  • Opetushallitus ei poista varhaiskasvatustoimijan vastuulla olevia tietoja Vardasta.
  • Poikkeuksena ovat toimipaikat, joiden tiedot Opetushallitus poistaa. Mikäli toimipaikat on tallennettu kahteen kertaan Vardaan, ota yhteys Vardan asiakaspalveluun.
  • Varhaiskasvatustoimijan tulee tehdä tiedon laadun testaus. Näin varhaiskasvatustoimija varmistaa, että Vardaan tallennetut tiedot ovat sisällöltään oikein sekä ajantasaiset. 

2) Vardassa voi ylläpitää samaa tietoa samaan aikaan vain yhdellä tallennustavalla.

  • Vardaan käyttöliittymän kautta tallennettuja tietoja ei voi esimerkiksi muokata enää käyttöliittymän kautta järjestelmäintegraation aloituksen jälkeen. 
  • Eli Vardaan ei voida käyttöliittymällä tuoda tietoja niiltä osin kun käytetään integraatioita.

3) Jos Vardassa olevia varhaiskasvatus- ja maksutietoja tietoja ei voi muokata uuden järjestelmän kautta, varmista ennen järjestelmänmuutosta, että tiedot ovat oikein Vardassa ja tarvittavat tiedot on päätetty.

  • Ainoastaan poikkeustapauksessa, kun virheitä ei pystytä korjaamaan vanhasta eikä uudesta järjestelmästä, voidaan varhaiskasvatustoimijalle antaa oikeus korjata virheitä Vardan käyttöliittymän kautta.
  • Varhaiskasvatuksen toimijan on suositeltavaa myös pohtia järjestelmätoimittajansa kanssa, miten duplikaattitiedot korjataan ja pitäisikö tiedonsiirrot katkaista väliaikaisesti korjausten ajaksi.

Tutustu tarkemmin tietokokonaisuuksittain eriteltyihin ohjeisiin:

Byte av sätt att föra in uppgifter i Varda

På den här sidan finns allmän information för situationer då man byter sätt att föra in uppgifter i Varda. Vänligen informera Utbildningsstyrelsen och Vardas kundtjänst i god tid på förhand om ändringar i sättet att föra in uppgifter på adressen varda@opintopolku.fi.

 

Anordnaren av småbarnspedagogik, det vill säga den personuppgiftsansvariga, har ansvar för att uppgifterna som förs in i Varda är korrekta samt för att korrigera dem.

  1. Uppgifter som har förts in i informationsresursen inom småbarnspedagogiken (Varda) förvaras i informationsresursen i fem års tid efter utgången av det kalenderår då småbarnspedagogiken har upphört för barnet eller då arbetstagarens anställningsförhållande inom småbarnspedagogiken har upphört. 
  2. I 72 § i lagen om småbarnspedagogik föreskrivs om förvaringstiden för uppgifterna. 


I informationsresursen inom småbarnspedagogiken (Varda) ska innehållen som föreskrivs i lagen om småbarnspedagogik (540/2018) föras in på följande alternativa sätt:

  • med ett tekniskt gränssnitt (integration) eller,
  • med Vardas användargränssnitt (elektroniskt). 

I Varda kan man föra in uppgiftshelheter antingen via ett tekniskt gränssnitt eller med användargränssnittet.

Uppgiftshelheterna i Varda:

  1. Uppgifter om aktörer inom småbarnspedagogik, verksamhetsställen och barnens småbarnspedagogik samt uppgifter om avgifter.
  2. Uppgifter om arbetstagarnas anställningsförhållanden, arbetsplatser och längre frånvaro.
  3. Uppgifter om arbetstagarnas deltagande i fortbildning.
  4. Uppgifter om hyrd personal.

Ovan nämnda fyra uppgiftshelheter kan föras in med en systemintegration från högst fyra olika källsystem. Det är också möjligt att föra in alla fyra uppgiftshelheter från samma källsystem.

Anordnaren av småbarnspedagogik kan inte samtidigt för en och samma uppgiftshelhet använda bägge metoder för att föra in uppgifter i Varda. Ett undantag till det här utgör uppgifterna om aktören inom småbarnspedagogik.

  • Kommuner som överför uppgifter till Varda via en systemintegration kan föra in och redigera kontaktuppgifterna för aktören inom småbarnspedagogik  (e-postadress och telefonnummer) via användargränssnittet på adressen https://virkailija.opintopolku.fi/varda/vakatoimija. 
  • Funktionen är endast avsedd för sådana aktörer inom småbarnspedagogik vars egna systemleverantörer inte har förverkligat en funktion för att upprätthålla ovan nämnda uppgifter om aktören inom småbarnspedagogik via det egna källsystemet.
  • Förändringen har trätt i kraft från och med 12.11.2020.

Vid förändringar ska följande aspekter tas i beaktande:

1) Se till att samma uppgifter inte förs in i Varda två gånger.

  • Anordnaren av småbarnspedagogik svarar för att ta bort felaktiga uppgifter.
  • Utbildningsstyrelsen raderar inte uppgifter från Varda som är på aktörens ansvar.
  • Ett undantag utgör verksamhetsställena, vars uppgifter Utbildningsstyrelsen kan radera. Om ett verksamhetsställe har förts in i Varda två gånger, ta kontakt med Vardas kundtjänst.
  • Aktören inom småbarnspedagogik ska testa uppgifternas kvalitet. På det här sättet kan aktören inom småbarnspedagogik försäkra sig om att uppgifterna som förts in i Varda är korrekta och aktuella. 

2) I Varda kan man upprätthålla samma uppgifter endast med ett av de alternativa sätten att föra in uppgifter.

  • Uppgifter som förts in i Varda med användargränssnittet kan till exempel inte längre redigeras med användargränssnittet efter att man tagit i bruk en systemintegration. 
  • Det är alltså inte möjligt att med användargränssnittet föra in uppgifter som överförs genom en systemintegration.

3) Om uppgifterna om avgifter och småbarnspedagogik som sparats i Varda inte kan redigeras via det nya systemet, kontrollera innan ni byter system att uppgifterna är korrekta i Varda och att uppgifter till den mån det är nödvändigt har avslutats.

  • Om det ändå finns behov av att göra korrigeringar i uppgifterna ska aktören inom småbarnspedagogik vara i kontakt med Vardas kundtjänst. Det är möjligt att vid behov återfå användarrättigheter för att registrera uppgifter med användargränssnittet för den tid som behövs för att uppgifterna ska kunna korrigeras via användargränssnittet.
  • Aktören inom småbarnspedagogik rekommenderas också diskutera med systemleverantören hur uppgifter som förts in dubbelt ska korrigeras och om dataöverföringen tillfälligt ska avbrytas under tiden korrigeringarna görs.

Läs mer i anvisningarna för de olika uppgiftshelheterna:

  • No labels