Byte av sätt att föra in uppgifter om småbarnspedagogik och avgifter (på svenska)

Yleistä tietojen synkronoinnista muutostilanteissa

Uudella integroituvalla järjestelmällä ei ole tietoa siitä, mitä tietoja Vardaan on jo tallennettu. Tämän voi ratkaista kahdella vaihtoehtoisella tavalla:

1.Vaihtoehto (suositeltava)

Vardaan integroitavaan järjestelmään tallennetaan vanhasta järjestelmästä Vardaan tallennetut tiedot sekä tietojen yksilölliset tunnisteet eli linkitysavaimet.

• Tämä tarkoittaa sitä että, varhaiskasvatuksen järjestäjä pystyy yksillöllisten tunnisteiden avulla ylläpitämään uuden järjestelmän kautta Vardaan aiemmin tallennettuja tietoja.
• Varhaiskasvatustoimijan tallentamat tiedot, voidaan hakea Vardasta uuteen integroitavaan järjestelmään Vardan teknisten rajapintojen avulla ja palvelukäyttäjätunnuksella.
  • Edellytyksenä on, että järjestelmän toimittajalla on tekninen toteutus tietojen hakemista varten. 
  • Vardan tietojen hakemiseen liittyvät toiminnallisuudet on eritelty tämän sivun alla Vardan teknisten rajapintojen mukaan kohdassa Vardan tekniset toiminnallisuudet
• Varhaiskasvatustoimijalle näytetään tietojen yksilölliset linkitysavaimet Vardan käyttöliittymässä Katsele tietoja -osiossa.
  
  

Vaihtoehto 1: tarvittavat linkitysavaimet

2.Vaihtoehto

Vanhan järjestelmän kautta päätetään voimassa olevat varhaiskasvatustiedot ja uudesta järjetelmästä siirretään uudet varhaiskasvatustiedot. 

• Tämä tarkoittaa, että varhaiskasvatustoimija tallentaa alla listatuille tiedoille päättymispäivämäärät vanhasta järjestelmästä:
  • Varhaiskasvatuspäätökset
  • varhaiskasvatussuhteet
  • maksutiedot

• Uudesta järjestelmästä luodaan varhaiskasvatuksessa jatkaville lapsille uudet varhaiskasvatustiedot päättymispäivää seuraavasta päivästä.
  • Uusien päätösten, suhteiden ja maksutietojen luomisessa voidaan toimia kahdella tavalla:*
    1. Uuteen järjestelmään tallennetaan ennakkoon lasten ja toimipaikkojen linkitysavaimet. Tämän jälkeen linkitysavaimilla pystytään luomaan lapsille uudet päätökset, suhteet ja maksutiedot.
    2. Uuteen järjestelmään tallennetaan ennakkoon vain toimipaikkojen linkitysavaimet.
       • Uudesta järjestelmästä luodaan henkilö ja lapsi uudestaan, jolloin luonnissa palautuu lähdejärjestelmään lapsen linkitysavain. 
       • Lapsen ID otetaan talteen lähdejärjestelmään, jolloin linkitysavaimella pystytään luomaan päätös, suhde ja maksutieto uudesta järjestelmästä.

Ennen uusien päätösten ja suhteiden tallentamista Vardaan, pitää varhaiskasvatuksenjärjestäjän tallentaa järjestelmäänsä lasten ja toimipaikkojen linkitysavaimet.

Vaihtoehto 2: linkitysavaimet

Vardan tekniset toiminnallisuudet tietojen hakemiseksi lähdejärjestelmään

Varhaiskasvatustoimijan tallentamat tiedot, voidaan myös hakea Vardasta palvelukäyttäjätunnuksen ja Vardan teknisten rajapintojen toiminnallisuuksien kautta.

• Tietojen hakeminen edellyttää, että järjestelmän toimittaja on toteuttanut tiedonhakuun tarkoitetut toiminnallisuudet lähdejärjestelmään. 

• Varhaiskasvatuksen järjestäjän kannattaa kysyä näiden toiminnallisuuksien käyttämisestä aina uudelta järjestelmäntoimittajalta.
  
  

  Tietojen hakuun tarkoitettu ominaisuus	Tekninen rajapinta
  Vardaan tallennettujen lasten tunnisteiden hakeminen (lasten IDt)	/api/v1/lapset/
  Vardaan tallennetun lapsen kaikkien tietojen hakeminen	/api/v1/lapset/{lapsi_pk}/kooste/
  Vardaan tallennetun lapsen kaikkien maksutietojen hakeminen	/api/v1/lapset/{lapsi_pk}/maksutiedot/
  Vardaan tallennettujen toimipaikkojen hakeminen (orgnisaatio-OIDt/Varda-IDt)	/api/ui/toimipaikat/
  Varhaiskasvatuksen toimipaikan kaikkien tietojen hakeminen	/api/ui/toimipaikat/{id}/kooste/
  Varhaiskasvatustoimijan ostopalvelu- ja palvelusetelitoimijoiden tunnisteiden hakeminen (organisaatio-OIDit)	api/v1/vakajarjestajat/paos-toimijat
  Varhaiskasvatustoimijan ostopalvelu- ja palvelusetelitoimipaikkojen tunnisteiden hakeminen (organisaatio-OIDit)	/api/v1/vakajarjestajat/{vakajarjestaja_pk}/paos-toimipaikat/

Vardaan integroidun järjestelmän vaihtaminen

• Varhaiskasvatustoimija vastaa järjestelmävaihdostilanteessa tietojen oikeellisuudesta ja oikaisemisesta.
• Järjestelmien vaihtojen yhteydessä tyypillisesti tehdään tietojen siirto vanhasta järjestelmästä uuteen. 
• Uuteen järjestelmään tulee tallentaa Vardaan siirrettyjen tietojen linkitysavaimet (Vardan yksilölliset tunnisteet). 
• Tällöin uudesta järjestelmässä pystytään ylläpitämään ja tarvittaessa korjaamaan Vardaan tallennettuja jo olemassa olevia tietoja.
• Kun integroituvan järjestelmän vaihto on tehty ja testattu toimivaksi, varhaiskasvatustoimijan tulee vaihtaa palvelukäyttäjätunnuksen salasana tietoturvasyistä sekä tallentaa uusi salasana Vardaan tietoja siirtävään järjestelmään järjestelmätoimittajan ohjeistuksen mukaan. Tutustu Olemassa olevan palvelukäyttäjän tietojen muokkaaminen -ohjeeseen.
• Kunnissa salasanan voi vaihtaa Opintopolun vastuukäyttäjä tai Varda-pääkäyttäjä. Yksityisten palveluntuottajien tulee ottaa yhteyttä Vardan asiakaspalveluun.

Käyttöliittymästä järjestelmäintegraatioon 

Uuteen Vardaan integroitavaan järjestelmään on saatava Vardaan tallennetut ja olemassa olevat tiedot. Tämä tarkoittaa, että uuteen järjestelmään haetaan Vardaan tallennettujen tietojen linkitysavaimet eli yksilölliset tunnisteet, joiden avulla Vardaan tallennettuja olemassa olevia tietoja pystytään ylläpitämään myös uuden järjestelmän kautta. Kun varhaiskasvatustoimija siirtyy käyttöliittymän kautta tallentamisesta järjestelmäintegraation käyttöön, tulee toimijan luoda palvelukäyttäjätunnus.

• Kuntien Opintopolun vastuukäyttäjä tai Vardan pääkäyttäjä luo Varda-palvelukäyttäjätunnuksen sekä niihin liittyvät salasanat. Yksityinen palveluntuottaja saa pyynnöstä Varda palvelukäyttäjätunnukset Vardan asiakaspalvelusta. 
• Tee palvelukäyttäjätunnus. Ohje palvelukäyttäjätunnuksen luomiseen
• Varhaiskasvatustoimija tallentaa palvelukäyttäjätunnuksen ja salasanan järjestelmätoimittajan ohjeistuksen mukaan varhaiskasvatustietojen järjestelmään, josta tietoja Vardaan ryhdytään siirtämään. 
• Varda-pääkäyttäjä sulkee käyttäjien Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja- ja Varda-huoltajatietojen tallentaja-oikeudet.

Järjestelmäintegraatiosta käyttöliittymään 

• Varda-palvelukäyttäjätunnuksella oleva Varda-palvelukäyttäjä-käyttöoikeus tulee sulkea. Kuntien Varda-pääkäyttäjä tai -käyttöoikeusvastaava  sulkevat käyttöoikeuden kunnissa osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi/. Ota yhteyttä Vardan asiakaspalveluun, jotta asiakaspalvelu sulkee yksityisten palveluntuottajien käyttöoikeuden. Mikäli tunnuksella ei ole muita käyttöoikeuksia (esim. KOSKI-palvelu), koko palvelukäyttäjätunnuksen voi myös passivoida.  
• Anna käyttöoikeudet henkilöille, jotka organisaatiossasi tulevat tallentamaan tietoja Vardan käyttöliittymässä. Tutustu käyttöoikeuksien ohjeistukseen osoitteessa https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612679#Vardank%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4hallinta-Vardank%C3%A4ytt%C3%B6oikeudet.  
• Ilmoita Vardan asiakaspalveluun, että vaihto järjestelmäintegraatiosta käyttöliittymään on tapahtumassa. Ilmoita myös vaihdon ajankohta. Opetushallitus ilmoittaa tilanteesta edelleen Vardan tekniselle toteuttajalle. Odota kuittausta siitä, että tietoja voi alkaa tallentaa Vardan käyttöliittymän kautta.  
• Tutustu Vardan käyttöliittymän käyttöohjeeseen osoitteessa https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613595.  
• Mikäli joko integraatiolla tai käyttöliittymällä Vardaan tallennetuissa tiedoissa on virheitä, ne voi korjata suoraan käyttöliittymästä. Huomioi, että tieto, joka on tallennettu käyttöliittymän kautta Vardaan, ei päivity varhaiskasvatustoimijan käytössä olevaan järjestelmään, joka oli integroitunut Vardaan. 

Byte av sätt att föra on uppgifter om småbarnspedagogik och avgifter

Allmänt om att synkronisera uppgifterna vid förändringar som gäller införandet av uppgifter

Det nya systemet som integreras med Varda känner inte till vilka uppgifter som redan har sparats i Varda. Det här kan lösas på två alternativa sätt:

Alternativ 1 (rekommenderas)

I det nya systemet som ska integreras med Varda sparar man från det gamla systemet de uppgifter som överförts till Varda samt uppgifternas identifikationsuppgifter, det vill säga deras länkningskoder.

• Det här innebär att aktören inom småbarnspedagogik med hjälp av identifikationsuppgifterna via det nya systemet kan administrera de uppgifter som tidigare överförts till Varda.
• Uppgifterna som aktören inom småbarnspedagogik tidigare har överfört kan hämtas från Varda till det nya systemet via Vardas tekniska gränssnitt och med aktörens användartjänstenamn.
  • Det här förutsätter att systemleverantören har möjlighet att tekniskt genomföra hämtningen av uppgifter. 
  • Funktionerna i anslutning till att hämta uppgifter från Varda specificeras nere på denna sida, indelat enligt Vardas tekniska gränssnitt under rubriken Vardas tekniska funktioner
• Aktören inom småbarnspedagogik ser länkningskoderna för uppgifterna under rubriken ”Granska uppgifter” i Vardas användargränssnitt.

Alternativ 1: länkningskoder som behövs

Alternativ 2

De gällande uppgifterna om småbarnspedagogik avslutas via det gamla systemet och från det nya systemet överförs nya uppgifter om småbarnspedagogik till Varda. 

• Det här innebär att aktören inom småbarnspedagogik från det gamla systemet ska överföra ett slutdatum för följande uppgifter:

• Beslut om småbarnspedagogik
• Deltagande i småbarnspedagogik
• Uppgifter om avgifter

• Från det nya systemet skapar man nya uppgifter om småbarnspedagogik för de barn som fortsätter inom småbarnspedagogiken. Begynnelsedatumet för de nya uppgifterna ska vara dagen som följer efter slutdatumet.

Innan nya beslut och uppgifter om deltagande i småbarnspedagogik kan föras in i Varda ska aktören inom småbarnspedagogik spara länkningskoderna för barnen och verksamhetsställena i sitt system.

Alternativ 2: länkningskoder som behövs

Vardas tekniska funktioner då uppgifter hämtas till källsystemet

Uppgifterna som aktören inom småbarnspedagogik har sparat i Varda kan också hämtas från Varda med hjälp av användartjänstenamnet och funktionerna i Vardas tekniska gränssnitt.

• För att kunna hämta uppgifterna från Varda krävs att systemleverantören har verkställt de funktioner som behövs i källsystemet för att kunna utföra hämtningen av uppgifterna. 
• Det lönar sig för aktören inom småbarnspedagogik att alltid kontrollera dessa funktioner och användningen av dem med en ny systemleverantör.

Byte av informationssystem som integrerats med Varda

• Vid byte av informationssystem som integrerats med Varda ansvarar aktören inom småbarnspedagogik för att uppgifterna är korrekta och för att vid behov rätta till uppgifterna.
• I samband med att man byter informationssystem är det vanligt att även överföra uppgifterna från det gamla systemet till det nya. 
• I det nya systemet ska man spara länkningskoderna (identifikationsuppgifterna i Varda) för uppgifterna som tidigare överförts till Varda. 
• På det här sättet kan man via det nya systemet administrera uppgifterna och vid behov korrigera uppgifter som redan tidigare förts in i Varda.
• Då man har tagit i bruk det nya systemet som integreras med Varda och allt fungerar, ska aktören inom småbarnspedagogik av datasäkerhetsskäl byta användartjänstenamnets lösenord och i enlighet med systemleverantörens anvisningar spara det nya lösenordet i systemet som överför uppgifter till Varda.
• I kommunerna kan lösenordet bytas av kommunens ansvariga användare av Studieinfo eller av Varda-huvudanvändaren. Privata serviceproducenter ska kontakta Vardas kundtjänst för att byta lösenord.

Från användargränssnitt till systemintegration 

Det nya systemet som integreras med Varda behöver de uppgifter som redan tidigare sparats i Varda. Det här innebär att man från det nya systemet ska hämta länkningskoderna till uppgifterna som sparats i Varda, alltså uppgifternas identifikationsuppgifter, med vilka det är möjligt att via det nya systemet administrera uppgifterna som tidigare förts in i Varda med användargränssnittet. Då aktören inom småbarnspedagogik övergår från att föra in uppgifter med användargränssnittet till att använda en systemintegration ska aktören skapa ett användartjänstenamn.

• Kommunens ansvariga användare i Studieinfo eller Varda-huvudanvändare skapar ett användartjänstenamn till Varda och därtill hörande lösenord. En privat serviceproducent får på begäran ett användartjänstenamn till Varda från Vardas kundtjänst. 
• Skapa ett användartjänstenamn. Anvisningar för hur man skapar ett användartjänstenamn: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612679&preview=/190612679/190617185/20200709%20Varda%20palveluk%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4n%20luonti%20Opintopolkuun.pdf#Vardank%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4hallinta-Mitentiedonsiirtoihintarvittavapalveluk%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4tunnusluodaan?
• Aktören inom småbarnspedagogik ska i enlighet med anvisningarna spara användartjänstenamnet och lösenordet i det system från vilket uppgifterna ska överföras till Varda. 
• Varda-huvudanvändaren stänger användarnas rättigheter som Varda-registrerare med rätt att föra in uppgifter om småbarnspedagogiken och vårdnadshavarna. 

Från systemintegration till användargränssnitt 

• Användarrättigheten Varda-tjänsteanvändare som är kopplad till Varda-användartjänstenamnet ska avslutas. Kommunens Varda-huvudanvändare eller ansvariga användare i Studieinfo avslutar kommunens användarrättigheter på adressen https://virkailija.opintopolku.fi/. Ta kontakt med Vardas kundtjänst för att avsluta en privat serviceproducents användarrättighet. Om inga andra användarrättigheter är kopplade till användartjänstenamnet är det också möjligt att passivera hela användartjänstenamnet.  
• Bevilja användarrättigheter åt de personer som i din organisation kommer att föra in uppgifter med Vardas användargränssnitt. Läs anvisningarna om användarrättigheterna på adressen https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612679#Vardank%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4hallinta-Vardank%C3%A4ytt%C3%B6oikeudet.  
• Meddela Vardas kundtjänst att organisationen har för avsikt att börja föra in uppgifter med användargränssnittet istället för genom en systemintegration. Informera också när det här kommer att ske. Utbildningsstyrelsen vidarebefordrar informationen till aktören som ansvarar för det tekniska upprätthållandet av Varda. Vänta på att du får en bekräftelse om att uppgifterna kan börja föras in med Vardas användargränssnitt.  
• Ta del av användaranvisningarna för Vardas användargränssnitt på adressen https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613595.  
• Om det finns felaktigheter i uppgifterna som förts in antingen med en systemintegration eller med användargränssnittet, kan dessa korrigeras direkt i användargränssnittet. Observera att uppgifter som förs in i Varda via användargränssnittet inte uppdateras i aktörens eget informationssystem som tidigare var integrerat med Varda.