Opetushallitus luovuttaa varhaiskasvatuksen tietovarannosta (Varda) tietoja viranomaisille näiden lakisääteisten tehtävien hoitoon. Tietojen luovutuksesta tehdään sopimus Opetushallituksen ja viranomaisen välille. Opetushallitus luovuttaa sovitut tiedot varhaiskasvatustietojen luovutuspalvelun avulla.
Yksittäisessä tilanteessa yhteydenotto rekisterinpitäjään
Kunta, kuntayhtymä ja yksityinen varhaiskasvatuksen palvelujentuottaja vastaavat rekisterinpitäjinä Vardaan tallentamistaan tiedoista sekä siitä, että tiedot ovat virheettömiä ja ajantasaisia. Mikäli tietoja vastaanottava viranomainen huomaa Vardaan tallennetuissa tiedoissa yksittäisiä virheitä tai muutoin selvitettävää esim. tiettyä henkilöä koskevaan tilanteeseen, tulee viranomaisen ottaa ensisijaisesti yhteyttä suoraan varhaiskasvatustoimijaan ja selvittää tilanne suoraan varhaiskasvatustoimijan kanssa.
Opetushallitus toimii rekisterinpitäjänä vain niiden Vardaan tallennettujen tietojen osalta, joiden rekisterinpitäjä on lakannut, eivätkä kyseisen rekisterinpitäjän tehtävät ole siirtyneet toiselle oikeushenkilölle. Kun Vardaan tallennettujen tietojen rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus, voi yhteyttä ottaa Vardan asiakaspalveluun: varda@opintopolku.fi.
Tekniset ongelmat ja laajat tietosisältöihin liittyvät epäselvät tilanteet
Kun viranomainen havaitsee tietojen luovutuksessa Vardasta teknisiä ongelmia tai viranomaisen huomiot liittyvät laajasti tiettyyn tietosisältöön, yhteyttä pyydetään ottamaan sähköpostilla Vardan asiakaspalveluun: varda@opintopolku.fi.
Varhaiskasvatustoimijan epäselvien tilanteiden selvittäminen integraatiotilanteissa
Jos varhaiskasvatustoimija siirtää integraatiolla tietoja Vardaan, tulee epäselvät tilanteet ensin selvittää järjestelmätoimittajan kanssa ja vasta tämän jälkeen tarvittaessa ottaa yhteyttä Vardan asiakaspalveluun.