Yleiset ohjeet

Sisäänkirjautuminen

Sisäänkirjautuminen tapahtuu osoitteessa virkailija.opintopolku.fi/varda. Varda löytyy Opintopolku.fi -palvelusta osiosta Rekisterit ja tiedonsiirrot.

Vardan käyttöliittymään kirjaudutaan Opintopolku-tunnuksilla. Käyttöoikeuksia (ks. kohta Käyttäjäroolit ja oikeudet) anotaan ja hallinnoidaan Opetushallituksen ylläpitämässä Opintopolun virkailijan käyttöliittymässä. Pääkäyttäjän ohjeet löytyvät osoitteesta https://confluence.csc.fi/x/agRmB.

Jos sinulla ei ole vielä Opintopolku-tunnuksia, pyydä Opintopolun vastuukäyttäjää tai organisaatiosi Varda-pääkäyttäjää kutsumaan sinut Opintopolku-palveluun. Opintopolku-palveluun rekisteröidytään vastuukäyttäjän sähköpostiisi lähettämän linkin avulla. Rekisteröitymisessä käytetään vahvaa tunnistautumista eli pankkitunnuksia, mobiilivarmennetta tai varmennekorttia. Kuvalliset ohjeet Opintopolkuun rekisteröitymiseen löytyvät osoitteesta https://confluence.csc.fi/x/3R1mB.

Jos et tiedä, kuka kuntasi/kuntayhtymäsi Opintopolun vastuukäyttäjä on, ota yhteyttä Vardan asiakaspalveluun osoitteella varda@opintopolku.fi.

Unohtunut käyttäjätunnus tai salasana

Jos unohdit salasanasi, voit kirjautua Vardaan suomi.fi-tunnistautumisen avulla. Klikkaa Opintopolun kirjautumissivulla (https://virkailija.opintopolku.fi) olevaa suomi.fi-kuvaketta ja tunnistaudu vahvasti pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Pääset vaihtamaa salasanan omista tiedoistasi tunnistautumisen jälkeen. Vaihtoehtoisesti toinen virkailija (yleensä Opintopolun vastuukäyttäjä tai Varda-pääkäyttäjä) voi vaihtaa salasanan puolestasi.

Uloskirjautuminen Vardasta

Vardasta kirjaudutaan ulos ruudun oikeasta yläkulmasta kohdasta Kirjaudu ulos.

Tyhjennä selaimesi välimuisti poistuessasi Vardan käyttöliittymästä etenkin, jos käytät yhteiskäytössä olevaa tietokonetta verkkoyhteydellä esimerkiksi varhaiskasvatuksen toimipaikassa. Välimuistin tyhjentämisellä varmistat itsellesi palvelun käytön turvallisuuden. Selaimen ollessa auki voit kokeilla näppäinyhdistelmää Ctrl + Shift + Delete välimuistin tyhjentämiseksi.

Käyttäjäroolit ja oikeudet

Vardan käyttöliittymässä on käytössä viisi eri käyttäjäroolia: Varda-pääkäyttäjä, Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja, Varda-varhaiskasvatustietojen katselija, Varda-huoltajatietojen tallentaja ja Varda-huoltajatietojen katselija. Käyttöoikeudet voi saada joko varhaiskasvatustoimijan tasolle, jolloin käyttäjä voi oikeuksistaan riippuen käsitellä kaikkien toimipaikkojen ja lasten tietoja, tai vain tiettyyn toimipaikkaan.

• Varda-pääkäyttäjä saa käyttöoikeudet Opintopolun vastuukäyttäjältä tai toiselta oman organisaation Varda-pääkäyttäjältä. Varda-pääkäyttäjä voi myöntää  kaikkia oikeuksia muille varhaiskasvatustoimijan alaisuudessa työskenteleville henkilöille. Varda-pääkäyttäjä voi myös katsella tallennettuja varhaiskasvatustietoja käyttöliittymässä.
• Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja voi lisätä, muokata ja poistaa toimipaikkoja ja lasten varhaiskasvatustietoja sekä lisätä ja muokata toimijatietoja Vardan käyttöliittymässä. Jos Varda-varhaiskasvatustietojen tallentajan oikeudet on myönnetty toimipaikkaan eikä varhaiskasvatustoimijan tasolle, tallentajalla on oikeudet omassa toimipaikassaan lisätä lapsia ja päivittää lasten varhaiskasvatustietoja. Tällöin Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja voi tarkastella vain sen toimipaikan tietoja, johon tallentajan käyttöoikeudet on yhdistetty. Tallentaja-oikeus on tarkoitettu toimijoille, jotka syöttävät tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta.
• Varda-varhaiskasvatustietojen katselija voi katsella toimipaikka- ja varhaiskasvatustietoja Vardan käyttöliittymässä. Käyttöoikeudet voidaan myöntää varhaiskasvatustoimijatasolle tai toimipaikkatasolle.
• Varda-huoltajatietojen tallentaja voi lisätä, muokata ja poistaa huoltaja- ja maksutietoja Vardan käyttöliittymässä. Varda-huoltajatietojen tallentajalla on katselijaoikeudet lapsen perustietoihin (nimi, oppijanumero) ja organisaation toimipaikkatietoihin. Käyttöoikeudet tulee myöntää varhaiskasvatustoimijatasolle.
• Varda-huoltajatietojen katselija voi katsella huoltaja- ja maksutietoja Vardan käyttöliittymässä. Varda-huoltajatietojen katselijalla on katselijaoikeudet lapsen perustietoihin (nimi, oppijanumero) sekä huoltaja- ja maksutietoihin ja organisaation toimipaikkatietoihin. Käyttöoikeudet tulee myöntää varhaiskasvatustoimijatasolle. Tallentaja-oikeus on tarkoitettu toimijoille, jotka syöttävät tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta.
  
  

Integraation yli tapahtuvia tiedonsiirtoja varten Vardasta löytyy lisäksi Varda-palvelukäyttäjä-käyttöoikeus, joka lisätään tiedonsiirtotunnukselle. 

Kunnan/kuntayhtymän vastuulla on se, kenelle Vardaan oikeuksia myönnetään ja millä perusteella. Kunta/kuntayhtymä on vastuussa myönnetyistä käyttöoikeuksista. Henkilöiden, jotka ovat saaneet käyttöoikeudet Vardaan, tulee huolehtia tunnusten tietoturvallisesta säilyttämisestä ja käyttää tunnuksia ainoastaan Vardaan liittyvien työtehtävien hoitamiseen.

Tietojen lisääminen ja muokkaaminen Vardan käyttöliittymän kautta

Mikäli tiedot tuodaan Vardaan integraation välityksellä, siirry kohtaan Tietojen katselu Vardan käyttöliittymän kautta.

Mikäli tunnuksellesi on lisätty useampi kuin yksi varhaiskasvaiskasvatustoimija, valitse ensin Toimija-valikosta se toimija, jonka tietoja haluat lisätä tai muokata.

Varhaiskasvatustoimijan tiedot

Toimijan tietojen lisääminen ja muokkaaminen

Sijainti käyttöliittymässä: Toimijan tiedot

Käyttäjärooli: Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja voi lisätä ja muokata toimijan tietoja

Varhaiskasvatustoimijoiden tiedot haetaan pääosin Opetushallituksen Organisaatiopalvelusta Y-tunnuksella. Tiedot tulevat Organisaatiopalveluun YTJ:stä. Toimijan sähköpostiosoite, puhelinnumero ja tilinumero tallennetaan Vardaan rekisteröitymisen yhteydessä ja tietoja voi tarvittaessa muokata.

• Syötä varhaiskasvatustoimijan yhteiskäyttöinen sähköpostiosoite. Jos yhteiskäyttöistä sähköpostiosoitetta ei ole, syötä vastaavan tahon sähköpostiosoite. 
• Syötä varhaiskasvatustoimijan yhteiskäyttöinen puhelinnumero +358-etuliitteellä. Jos yhteiskäyttöistä puhelinnumeroa ei ole, syötä vastaavan tahon puhelinnumero.
• Syötä varhaiskasvatustoimijan tilinumero IBAN-muodossa. Mikäli kyseessä on kunta tai kuntayhtymä, tilinumeroa ei tarvitsee syöttää.

Toimijan tietojen tarkastelu

Sijainti käyttöliittymässä: Toimijan tiedot

Käyttäjärooli: Toimijan tietoja voi tarkastella kaikilla käyttäjärooleilla.

Toimijan tietoja ovat Vardassa varhaiskasvatustoimijan sähköpostiosoite, puhelinnumero ja tilinumero. 

Toimipaikan tiedot

Toimipaikan lisääminen

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja voi lisätä ja muokata toimipaikkoja Vardan käyttöliittymässä.

Vardan tietojen lisääminen aloitetaan lisäämällä toimipaikat varhaiskasvatustoimijatason alle. Ylänavigaation vasemmassa reunassa näkyy sen varhaiskasvatustoimijan nimi, jonka tietoja olet katselemassa tai muokkaamassa. Jos sinulla on oikeudet useamman varhaiskasvatustoimijan tietoihin (esim. kahden eri kunnan varhaiskasvatustietoihin), voit vaihtaa nimen alasvetovalikosta.

Toimipaikka-alasvetovalikosta näet varhaiskasvatustoimijan Vardassa olevat toimipaikat. Voit lisätä uuden klikkaamalla ”+Lisää toimipaikka” -painiketta. Painike avaa lomakkeen, jolle lisätään toimipaikan tiedot.

Ensimmäisessä vaiheessa lisättävät tiedot ovat

• Toimipaikan nimi
• Yhteystiedot (käynti- ja postiosoite, kunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• Toimintamuoto (päiväkoti, perhepäivähoito tai ryhmäperhepäivähoito)
• Järjestämismuoto (kunnan tai kuntayhtymän järjestämä, kunnan tai kuntayhtymän ostopalvelu, palvelusetelillä järjestetty tai yksityisen hoidon tuella järjestetty)
• Asiointikieli (vähintään yksi)
• Kasvatusopillinen järjestelmä (ei painotusta, Freinet-pedagogiikka, Freireläinen pedagogiikka, Montessori-pedagogiikka, muu, Reggio Emilia -pedagogiikka tai Steiner-pedagogiikka)
• Varhaiskasvatuspaikat (lukumäärä lapsista, jotka voivat maksimissaan samanaikaisesti olla toimipaikassa)
• Toiminnan alkamispäivämäärä
• Toiminnan päättymispäivämäärä, mikäli se on tiedossa

Kun klikkaat täytettävää kenttää, sen oikealle puolelle tulee näkyviin lyhyt ohjeteksti. Jos syötetty tieto on väärässä muodossa, kentän alle tulee tarkempi ohjeistus. Kaikki muut tiedot paitsi päättymispäivämäärä ovat pakollisia. Kun olet lisännyt tiedot, klikkaa ”Tallenna”.

Lomakkeen alareunassa  kysytään, onko toimipaikalla kielipainotuksia ja/tai toimintapainotuksia. Jos on, lisää jokaiselle kielipainotukselle kieli ja jokaiselle toimintapainotukselle tyyppi (esim. musiikki, liikunta ja kuvataide). Lisää painotukselle alkamispäivämäärä sekä päättymispäivämäärä, mikäli se on tiedossa.

Tallenna tiedot klikkaamalla ”Tallenna”. Huomioithan, että jokaisen kielipainotuksen ja toiminnallisen painotuksen tiedot tallennetaan erikseen.

Kun olet lisännyt ja tallentanut kaikki lomakkeen tiedot, voit sulkea lomakkeen oikean yläreunan X-merkistä. Jos jokin tieto on tallentamatta ja siirrät kursorin pois lomakkeen alueelta, lomake kysyy ”Oletko varma, että haluat poistua lomakkeelta?”. Voit valita ”Peruuta” ja tallentaa keskeneräiset tiedot. Jos valitset ”Poistu lomakkeelta”, tallentamattomat tiedot katoavat ja joudut tarvittaessa lisäämään ne uudelleen.

Toimipaikan tietojen muokkaaminen

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja voi muokata toimipaikan tietoja 

Toimipaikan tietoja voi tarkastella ja muokata klikkaamalla ”Näytä tiedot” -painiketta toimipaikan nimen alla. Voit vaihtaa toimipaikkaa alasvetovalikosta. Voit muokata lomakkeella toimipaikan yhteystietoja, järjestämismuotoa, asiointikieltä, kasvatusopillista järjestelmää, varhaiskasvatuspaikkojen lukumäärää sekä toimipaikan alkamis- ja päättymispäivämääriä ja päivittää tiedot Tallenna-painikkeella. Voit myös lisätä uusia kielipainotuksia tai toimintapainotuksia ja tallentaa ne yksitellen. Toimipaikan nimeä, OID-tunnistetta ja toimintamuotoa ei voi muokata käyttöliittymän kautta. Mikäli toimipaikan nimeä on muutettava, ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun osoitteella varda@opintopolku.fi.

Voit tarkastella toimipaikan tietoja myös Katsele tietoja -sivulla. Klikkaa yläreunan Katsele tietoja -linkkiä ja Toimipaikat-sivu avautuu oletuksena. Näet sivulla varhaiskasvatustoimijan kaikkien toimipaikkojen tiedot listattuina. Voit hakea toimipaikkaa toimipaikan nimellä tai nimen osalla.

Toimipaikan mitätöinti

Vardaan lisättyä toimipaikkaa ei voi poistaa käyttöliittymästä. Jos toimipaikka on poistettava järjestelmästä esimerkiksi virhesyötön vuoksi, ota yhteyttä Vardan asiakaspalveluun osoitteella varda@opintopolku.fi.  

Huomioithan, että toimipaikkaa ei voi poistaa järjestelmästä, jos toimipaikkaan on lisätty lapsia, joilla on toimipaikassa aktiivinen varhaiskasvatussuhde.

Jos toimipaikalle annettu päättymispäivä umpeutuu, tieto toimipaikasta jää Vardaan, mutta toimipaikka ei ole enää aktiivinen. Toimipaikan, jonka toiminta on päättynyt, voi ottaa uudelleen käyttöön ja aktiiviseksi.

Lapsen tiedot

Lapsen lisääminen

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja voi lisätä, muokata ja poistaa varhaiskasvatustietoja Vardan käyttöliittymässä.

Varhaiskasvatuksessa olevan lapsen tietojen tallentamiselle on kaksi ehtoa, jotka ovat:

1. Lapsella on voimassa oleva, aktiivinen varhaiskasvatuspäätös.
2. Lapsen varhaiskasvatuksen toimipaikka on tallennettu Vardaan.

Aloita lapsen tietojen lisääminen valitsemalla alasvetovalikosta toimipaikka, jonne haluat lapsen lisätä. Klikkaa seuraavaksi ”+Lisää lapsi” -painiketta. Painike avaa lomakkeen, jolle lisätään lapsen tiedot kahdessa vaiheessa. Lapsen henkilötietoja ei voi muokata jälkikäteen, ainoastaan lapsen varhaiskasvatustietoja.

Lapsen henkilötiedot

Lapsen voi lisätä Vardaan kahdella eri tavalla: joko henkilötunnuksella ja nimitiedoilla tai oppijanumerolla ja nimitiedoilla. Mikäli kyseessä on lapsi, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, lapsen perustiedot tallennetaan ensin Opintopolun Oppijanumerorekisteriin Oppijan luonti-toiminnolla ja lapsi yksilöidään, jolloin hänelle muodostuu yksilöllinen oppijanumero. Ks. myös kohta Henkilötunnuksettoman lapsen lisääminen.

• Jos käytät henkilötunnusta, täytä kentät Henkilötunnus, Etunimet, Kutsumanimi ja Sukunimi. ja Klikkaa ”Lisää”-painiketta. 
• Jos käytät oppijanumeroa, ruksi kohta ”Lisää oppijanumerolla” ja täytä kentät Oppijanumero, Etunimet, Kustumanimi ja Sukunimi ja Klikkaa ”Lisää”-painiketta.

Kutsumanimen on oltava yksi lapsen etunimistä. Syötettyjen tietojen perusteella lapsen henkilötiedot haetaan Oppijanumerorekisteristä. Lapsen tiedot palautuvat Vardaan ja nimitiedot näkyvät seuraavaksi avautuvan lomakkeen yläreunassa.

KYSEESSÄ ON -kohdassa ”Lapsi”-painike on jo aktivoitu oletuksena eikä sitä tarvitse erikseen klikata. Kun Vardaan aletaan tallentaa työntekijätietoja, käyttäjä vahvistaa painikkeilla kumpaa henkilötyyppiä on lisäämässä.

Lapsen varhaiskasvatustiedot

TOIMIPAIKKA-kohdassa voit vielä tarvittaessa vaihtaa lapsen toimipaikan alasvetovalikosta.

VARHAISKASVATUSSUHTEEN KESTO tarkoittaa lapsen sijoittumista tiettyyn toimipaikkaan tietyllä aikavälillä. Varhaiskasvatussuhde liitetään aina johonkin toimipaikkaan ja olemassa olevaan varhaiskasvatuspäätökseen.

Varhaiskasvatussuhteen alkamispäivämäärä on pakollinen tieto. Varhaiskasvatussuhteen päättymispäivämäärä syötetään, mikäli se on tiedossa. Valitse oikeat päivämäärät kalenterista painamalla kalenteri-ikonia tai syötä päivämäärä kenttään muodossa pp.kk.vvvv.

HAKEMUS- JA PÄÄTÖSTIEDOT -kohdassa lisätään varhaiskasvatuspäätöksen tiedot.

Hakemuspäivämäärä ja Alkamispäivämäärä ovat pakollisia tietoja. Hakemuspäivämäärä on varhaiskasvatuspäätökseen tai sitä vastaavaan sopimukseen johtaneen hakemuksen toimittamispäivämäärä eli se päivämäärä, jolloin hakemus on vastaanotettu. Alkamispäivämäärä on varhaiskasvatuspäätöksen tai sitä vastaavan sopimuksen aloittamisen päivämäärä.

Päättymispäivämäärä syötetään, mikäli se on tiedossa. Päättymispäivämäärä on varhaiskasvatuspäätöksen tai sitä vastaavan sopimuksen loppumisen päivämäärä.

Valitse oikeat päivämäärät kalentereista painamalla kentän kalenteri-ikonia tai syötä päivämäärä kenttään muodossa pp.kk.vvvv.

JÄRJESTÄMISMUOTO-kohdassa varhaiskasvatuksen järjestämismuoto valitaan alasvetovalikosta. Varhaiskasvatustoimintaa järjestetään kunnan tai kuntayhtymän järjestämänä, kunnan tai kuntayhtymän ostopalveluna, palvelusetelillä tai yksityisen hoidon tuella. Lapsen varhaiskasvatuksen järjestämismuoto on kirjattu varhaiskasvatuspäätökseen.

VARHAISKASVATUSAIKA-kohdassa ilmoitetaan varhaiskasvatuspäätöksessä tai sitä vastaavassa sopimuksessa ilmoitettu varhaiskasvatusaika muodossa tuntia viikossa. Mikäli varhaiskasvatustoimija käyttää jotain muuta merkitsemistapaa, katso varhaiskasvatusajan muunto-ohje osoitteesta https://confluence.csc.fi/x/C4OoB.

Tuntimäärä viikossa -kenttään lisätään varhaiskasvatuksen viikoittainen tuntimäärä. Syötä tieto tarvittaessa pisteellä erotettavana desimaalilukuna (esimerkiksi 34.5).

Vuorohoito-kohdassa ilmoitetaan tieto siitä, onko lapsen varhaiskasvatus vuorohoitoa. Valitse Kyllä, jos lapsen varhaiskasvatus tapahtuu ns. normaalien varhaiskasvatusaikojen ulkopuolella. Normaaliksi varhaiskasvatusajaksi on määritelty arkisin (ma-pe) tapahtuva varhaiskasvatus klo 6.00-18.00 välisenä aikana. Mikäli paikallisesti on tehty joustoja varhaiskasvatukseen tuomisen tai hakemisen osalta, kuitenkin siten, että pääasiallinen varhaiskasvatus tapahtuu arkipäivinä em. aikavälillä, voidaan tulkita lapsen olevan silloin normaalin varhaiskasvatuksen piirissä. Valitse Ei, jos varhaiskasvatus toteutuu normaalin varhaiskasvatusajan sisällä.

Jos valitsit vuorohoidoksi ”Ei”, ruksi valintaruutu seuraavien tietojen mukaan:

• Päivittäinen varhaiskasvatus: lapsen varhaiskasvatus jakautuu viidelle arkipäivälle (ma-pe).
• Kokopäiväinen varhaiskasvatus: lapsen varhaiskasvatusaika on yli viisi tuntia päivässä ja varhaiskasvatus tapahtuu arkipäivinä (ma-pe).

Kun olet täyttänyt kaikki pakolliset tiedot, klikkaa ”Lisää”-painiketta.

Henkilötunnuksettoman lapsen lisääminen

Jos lapsella ei ole suomalaista henkilötunnusta, lapsi lisätään oppijanumerolla. Kunta/kuntayhtymä vastaa siitä, että ilman henkilötunnusta oleva lapsi yksilöidään ja lapselle luodaan oppijanumero Opetushallituksen Oppijanumerorekisterissä. Oppijanumeron avulla lapsen tiedot voidaan lisätä Vardaan Lapsen lisääminen -kohdan ohjeen mukaan.

Ohjeet henkilötunnuksettoman lasten henkilötietojen tallentamiseen löytyvät osoitteesta https://confluence.csc.fi/x/foOoB.

Palvelusetelillä tai ostopalveluna tuotetussa varhaiskasvatuksessa olevan lapsen lisääminen

Kunta tallentaa palvelusetelillä ja ostopalveluna tuotetussa varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot Vardaan 1.1.2019 alkaen. Nämä lapset lisätään Vardassa aluksi väliaikaiseen toimipaikkaan. Väliaikaisia toimipaikkoja tarvitaan, koska varhaiskasvatuslain siirtymäsäännöksen mukaan yksityiset varhaiskasvatustoimijat tuottavat toimipaikkatiedot Vardaan 1.1.2020 lähtien. Jokaiselle kunnalle on lisätty Vardan käyttöliittymään valmiiksi yksi väliaikainen toimipaikka tätä tarkoitusta varten.

Aloita lapsen tietojen lisääminen valitsemalla alasvetovalikosta toimipaikka, joka on nimetty muodossa ”Palveluseteli ja ostopalvelu Kunta”. Tietojen täydentäminen jatkuu Lapsen lisääminen -kohdan ohjeen mukaan.

Lapsen varhaiskasvatustietojen tarkastelu ja muokkaaminen

Sijainti käyttöliittymässä: Hae ja muokkaa

Käyttäjärooli: Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja voi lisätä, muokata ja poistaa varhaiskasvatustietoja Vardan käyttöliittymässä. Varda-pääkäyttäjä ja Varda-varhaiskasvatustietojen katselija voivat katsella varhaiskasvatustietoja. 

Lapsen varhaiskasvatustietojen tarkastelu

Kun Vardaan lisätyllä lapsella on voimassa oleva varhaiskasvatuspäätös ja varhaiskasvatussuhde, lapsen voi hakea Hae ja muokkaa -sivun kautta. Käyttöoikeuksista riippuen lapsi näkyy lisäksi Syötä tietoja -sivulla ja Katsele tietoja -sivulla Lapset -välilehdellä.

Hae ja muokkaa -sivulla olevalla hakutoiminnolla voit hakea lapsen nimellä, henkilötunnuksella tai oppijanumerolla. Syötä hakuehdot Hae henkilö -kenttään ja klikkaa Hae -painiketta.

Varda-varhaiskasvatustietojen tallentajan oikeuksilla lapsen voi hakea myös Syötä tietoja-sivun kautta. Valitse Syötä tietoja -sivun pudotusvalikosta se toimipaikka, johon lapsella on aktiivinen varhaiskasvatussuhde. Klikkaa Toimipaikan lapset -kohdassa lapsen nimeä. Painikkeesta avautuu ikkuna, jossa näet lapsen nimen ja syntymäajan sekä varhaiskasvatustiedot. 

Voit tarkastella lapsen tietoja myös Katsele tietoja -sivulla, mutta tietoja ei voi muokata. Pääset sivulle klikkaamalla yläreunan Katsele tietoja -linkkiä. Valitse sivun yläreunasta Lapset-valintanappi. Näet sivulla valitun toimipaikan kaikkien lasten tiedot listattuina. Voit vaihtaa toimipaikkaa valitsemalla toimipaikan valintalistalta ja hakea lasta nimellä tai nimen osalla. Paina lopuksi Hae -painiketta.

Lapsen varhaiskasvatustietojen muokkaaminen

Lapsen tietoja voi muokata hakemalla lapsen Hae ja muokkaa -sivulla olevalla hakutoiminnolla tai Syötä tietoja -sivun kautta. Voit muokata ainoastaan lapsen varhaiskasvatustietoja, lapsen henkilötietoja ei voi muuttaa.

Vardaan lisätyllä lapsella on aina vähintään yksi ja maksimissaan kolme varhaiskasvatuspäätöstä. Varhaiskasvatuspäätökset yksilöidään niiden alkamispäivämäärän mukaan. Näet listalla sekä aktiiviset että päättyneet päätökset. Voit tarkastella varhaiskasvatuspäätöksen tietoja klikkaamalla sen otsikkoa. Varhaiskasvatuspäätöksen tiedoista ainoastaan päivämääriä voi muokata. Voit muokata päivämääriä ja tallentaa muutokset ”Tallenna”-painikkeella. Jos esimerkiksi varhaiskasvatuksen laajuus muuttuu, Vardaan tallennetaan uusi varhaiskasvatuspäätös.

Varhaiskasvatussuhde tarkoittaa lapsen sijoittumista tiettyyn toimipaikkaan tietyllä aikavälillä. Varhaiskasvatussuhde liitetään aina olemassa olevaan varhaiskasvatuspäätökseen. Voit tarkastella varhaiskasvatussuhteen tietoja klikkaamalla sen otsikkoa. Varhaiskasvatussuhteen tiedoista ainoastaan päivämääriä voi muokata. Voit muokatapäivämääriä ja tallentaa muutokset ”Tallenna”-painikkeella. Jos esimerkiksi varhaiskasvatussuhteella oleva toimipaikka muuttuu, Vardaan tallennetaan uusi varhaiskasvatussuhde.

Voit lisätä lapselle uuden varhaiskasvatuspäätöksen klikkaamalla ”+ Lisää varhaiskasvatuspäätös” -linkkiä. Voit lisätä lapselle varhaiskasvatuspäätöksen liittyvän varhaiskasvatussuhteen ”+ Lisää varhaiskasvatussuhde” -linkkiä. Täytä lomakkeen tiedot ja lisää ”Tallenna”-painikkeella.

Voit päättää edellisen varhaiskasvatuspäätöksen lisäämällä päätökselle päättymispäivämäärän. Voit päättää edellisen varhaiskasvatussuhteen lisäämällä suhteelle päättymispäivämäärän. Tallenna muutokset "Tallenna" -painikkeella.

Voit sulkea lapsen tiedot -lomakkeen oikean yläreunan X-merkistä.

Lapsen varhaiskasvatustietojen poistaminen

Varhaiskasvatuspäätöksiä ja -suhteita on mahdollista poistaa eli mitätöidä tarvittaessa. Huomioithan, että varhaiskasvatuspäätöksen poistaminen ei ole mahdollista, mikäli päätökseen liittyy varhaiskasvatussuhde. Tällöin varhaiskasvatussuhde on poistettava ensin. Jos lapsen kaikki varhaiskasvatuspäätökset mitätöidään, lapsen tiedot poistuvat Vardasta.

Lapsen varhaiskasvatuspäätöksen ja -suhteen voi mitätöidä hakemalla lapsen Hae ja muokkaa -sivulla olevalla hakutoiminnolla tai hakemalla lapsen tiedot Syötä tietoja -sivun kautta. Kun haluat poistaa varhaiskasvatuspäätöksen, avaa päätöksen tiedot klikkaamalla sen otsikkoa. Lomakkeen lopussa on ”Mitätöi”-painike. Kun klikkaat painiketta, lomake kysyy vahvistusta, johon voit valita ”Peruuta” tai ”Mitätöi”. Jos valitset mitätöinnin, tietoja ei saa enää takaisin vaan ne pitää tallentaa uudelleen. Voit sulkea lapsen tiedot -lomakkeen oikean yläreunan X-merkistä.

Kun lapsen varhaiskasvatuspäätöksen päättymispäivämäärä umpeutuu, lapsella ei ole enää voimassa olevaa päätöstä. Tällöin lapsi ei ole enää aktiivinen Vardassa, mutta lapsen tiedot säilyvät tietokannassa viiden vuoden ajan.

Lapsen nimi, henkilötunnus ja oppijanumero säilyvät Oppijanumerorekisterissä pysyvästi (L 884/2017, 3§).

Huoltaja- ja maksutiedot

Huoltaja- ja maksutietojen lisääminen

Sijainti käyttöliittymässä: Hae ja muokkaa

Käyttäjärooli: Varda-huoltajatietojen tallentaja voi lisätä ja muokata huoltaja- ja maksutietoja Vardan käyttöliittymässä.

Huoltaja- ja maksutiedot lisätään lapsen tietoihin. Lapsen lomakkeelle pääset Hae ja muokkaa -sivun kautta tai käyttöoikeuksistasi riippuen avaamalla lapsen tiedot kohdasta Syötä tietoja - Toimipaikan lapset. Hae ja muokkaa -sivulla voit hakea lasta nimellä, henkilötunnuksella tai oppijanumerolla. Voit myös hakea kaikki varhaiskasvatustoimijan lapset jättämällä hakukentän tyhjäksi. Hakutuloksissa näytetään lapsen nimi, missä toimipaikassa lapsi on ja onko hänelle jo tallennettu maksutietoja. Kun klikkaat lapsen nimeä, lomake avautuu.

Lisää uusi maksutieto klikkaamalla "+ Lisää maksutieto" -linkkiä.

Lomakkeen Huoltajatiedot-kohtaan lisätään vain ne maksupäätöksessä maksajaksi merkityt henkilöt, joilla on lapsen voimassa oleva huoltajuus. Jos huoltajuus ei ole voimassa, Varda poistaa henkilön maksutiedosta automaattisesti ja maksutietoihin jää tallennuksen jälkeen näkyviin ainoastaan käyttöliittymän kautta lisätyt henkilöt, jotka ovat Väestötietojärjestelmässä merkitty lapsen huoltajiksi. Mikäli maksu koskee useampaa huoltajaa, tallennetaan kukin huoltaja Vardaan ja liitetään samaan maksutietoon.

Lisää huoltaja henkilötunnuksella tai oppijanumerolla sekä nimitiedoilla. Lisää tarvittaessa useampi huoltaja klikkaamalla "+ Lisää seuraava huoltaja" -linkkiä. Voit poistaa huoltajan tiedot klikkaamalla Poista huoltaja -ruksia. Mikäli huoltajalla ei ole suomalaista henkilötunnusta, ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun osoitteella varda@opintopolku.fi. 

Kun olet lisännyt huoltajatiedot, täytä seuraavat maksutietokentät:

• Maksun peruste: alasvetovalikossa Maksu, Osittainen maksuttomuus ja Yleinen maksuttomuus
  • Jos valitset kohdan Yleinen maksuttomuus (mp01), seuraavien kenttien "Palvelusetelin arvo euroina" ja "Asiakasmaksu euroina" tietoja ei voi lisätä
• Palvelusetelin arvo euroina: kunnan tai kuntayhtymän myöntämän lapsikohtaisen palvelusetelin arvo per kuukausi
• Asiakasmaksu euroina: maksupäätökseen kirjattu asiakkaan maksettavaksi määrätty lapsikohtaisen summa per kuukausi. Jos lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi on myönnetty palveluseteli, ilmoitetaan asiakasmaksu, joka vastaavasti olisi peritty kunnan itse tuottamassa varhaiskasvatuksessa.
• Perheen koko: varhaiskasvatuksen asiakasmaksulain mukainen perheen koko
• Alkamispäivämäärä: maksun tai palvelusetelin voimaantulopäivämäärä
• Päättymispäivämäärä (jos se on tiedossa): maksun tai palvelusetelin voimassaolon päättymispäivämäärä 

Tallenna tiedot klikkaamalla ”Tallenna”.

Vardaan aiemmin tallennetuille maksutiedoille tulee lisätä päättymispäivämäärä ennen kuin uutta maksua koskevat tiedot voidaan tallentaa Vardaan.

Huoltaja- ja maksutietojen muokkaaminen

Sijainti käyttöliittymässä: Hae ja muokkaa

Käyttäjäroolit: Varda-huoltajatietojen tallentaja voi muokata huoltaja- ja maksutietoja Vardan käyttöliittymässä. 

Hae ja muokkaa -sivulla voit hakea lasta nimellä, henkilötunnuksella tai oppijanumerolla. Voit myös hakea kaikki varhaiskasvatustoimijan lapset jättämällä hakukentän tyhjäksi. Voit järjestää hakutulokset joko aakkosjärjestykseen tai sen mukaan, onko lapsille tallennetu maksutieto vai ei. Hakutuloksissa näytetään lapsen nimi, missä toimipaikassa lapsi on ja onko hänelle jo tallennettu maksutietoja. Kun klikkaat lapsen nimeä, lomake avautuu. Voit tarkastella tallennettua maksutietoa klikkaamalla sen otsikkoa.

Voit muokata tallennetusta huoltaja- ja maksutiedosta ainoastaan Päättymispäivämäärä-kenttää.

Vardaan lisätyllä lapsella voi olla maksimissaan kaksi samanaikaisesti voimassa olevaa maksutietoa yhden varhaiskasvatustoimijan sisällä. 

Huoltaja- ja maksutietojen poistaminen

Huoltaja- ja maksutietoja on mahdollista poistaa eli mitätöidä tarvittaessa.

Huoltaja- ja maksutiedon voi mitätöidä hakemalla lapsen Hae ja muokkaa -sivulla olevalla hakutoiminnolla tai hakemalla lapsen tiedot Syötä tietoja -sivun kautta. Kun haluat poistaa maksutiedon, avaa tiedot klikkaamalla maksutiedon otsikkoa. Lomakkeen lopussa on ”Mitätöi”-painike. Kun klikkaat painiketta, lomake kysyy vahvistusta, johon voit valita ”Peruuta” tai ”Mitätöi”. Jos valitset mitätöinnin, tietoja ei saa enää takaisin vaan ne pitää tallentaa uudelleen. Voit sulkea lapsen tiedot -lomakkeen oikean yläreunan X-merkistä.

Tietojen katselu Vardan käyttöliittymän kautta

Sijainti käyttöliittymässä: Hae ja muokkaa sekä Katsele tietoja

Käyttäjäroolit: Kaikki käyttäjäroolit voivat katsella toimipaikan tietoja ja yhteenvetotietoja. Varda-pääkäyttäjä, Varda-varhaiskasvatustietojen katselija ja Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja voivat katsella varhaiskasvatustietoja, Varda-huoltajatietojen katselija ja Varda-huoltajatietojen tallentaja voivat katsella huoltaja- ja maksutietoja.

Tietojen tarkastelu Hae ja muokkaa -sivulla

Hae ja muokkaa -sivulla voit tarkastella lasten varhaiskasvatus- ja huoltaja- ja maksutietoja käyttöoikeuksien sallimissa puitteissa.

Hae ja muokkaa -sivulla voit hakea lasta nimellä, henkilötunnuksella tai oppijanumerolla. Voit myös hakea kaikki varhaiskasvatustoimijan lapset jättämällä hakukentän tyhjäksi. Voit järjestää hakutulokset joko aakkosjärjestykseen tai sen mukaan, onko lapsille syötetty maksutieto vai ei. Hakutuloksissa näytetään lapsen nimi, missä toimipaikassa lapsi on ja onko hänelle jo tallennettu maksutietoja.

Syötä hakuehdot Hae henkilö -kenttään ja klikkaa Hae -painiketta. Kun klikkaat lapsen nimeä, lomake avautuu. 

Katsele tietoja

Katsele tietoja -sivulla voit tarkastella toimipaikkojen ja lasten varhaiskasvatus-, huoltaja- ja maksutietoja sekä yhteenvetoa varhaiskasvatustoimijan tiedoista käyttöoikeuksien sallimissa puitteissa. Voit vaihtaa näkymää yläreunan valintanapeista.

Toimipaikat

Toimipaikat-sivulla näet varhaiskasvatustoimijatason kaikki toimipaikat ja niiden tiedot listattuna. Voit hakea toimipaikkaa toimipaikan nimellä tai nimen osalla.

Lapset

Lasten tiedot näet klikkaamalla valintanappia ”Lapset”. Lasten tiedot listautuvat valitun toimipaikan mukaan. Lasten tiedoissa näytetään myös huoltaja- ja maksutiedot, mikäli käyttöoikeudet sallivat. Voit vaihtaa valittua toimipaikkaa Toimipaikan lapset -alasvetovalikosta. Jos lapsella on varhaiskasvatussuhde useampaan toimipaikkaan, tiedot täytyy hakea erikseen kyseisten toimipaikkojen alta. Voit hakea yksittäistä lasta toimipaikasta etu- ja/tai sukunimellä tai nimen osalla.

Yhteenveto

Yhteenvetonäkymä näyttää summatasoisen raportin varhaiskasvatustoimijan tiedoista. Toimipaikat-kohta näyttää aktiiviset (toiminnassa olevat) ja toimintansa päättäneiden toimipaikkojen lukumäärän sekä kuinka monta toiminta- ja kielipainotusta toimipaikoissa on yhteensä käytössä.

Lapset-kohdan Lapsia-rivi näyttää niiden varhaiskasvatustoimijan kaikissa toimipaikoissa olevien lasten lukumäärän, joiden varhaiskasvatuspäätös on voimassa. Kaikkien lasten osalta näytetään summamuotoisesti aktiivisten varhaiskasvatuspäätösten ja -suhteiden, aktiivisten maksutietojen sekä vuorohoitona ja palvelusetelillä tai ostopalveluna tuotetun varhaiskasvatuksen lukumäärä.

Käyttöliittymän tekstin koko ja kontrasti

Voit muokata käyttöliittymän tekstien kokoa ja kontrasteja klikkaamalla alanavigaatiosta ”Tekstin koko ja kontrastit” -painiketta. Avautuvassa ponnahdusikkunan voit säätää tekstin kokoa plus- ja miinus-painikkeilla sekä kontrastin määrää ”Lisää/Vähennä kontrastia” -painikkeella. Voit sulkea ikkunan oikean yläreunan X-merkistä.

Ota yhteys käyttäjätukeen tai anna palautetta

Ongelmatilanteessa ota yhteyttä Vardan asiakaspalveluun osoitteella varda@opintopolku.fi.

Voit lähettää samaan osoitteeseen myös palautetta Vardan käyttöliittymästä ja palvelun käytettävyydestä sekä esittää Vardaan liittyviä kysymyksiä.

Tietosuojaseloste

Varda-palvelun tietosuojaseloste löytyy Opintopolusta: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/varda-palvelun-tietosuojaseloste/

Saavutettavuus

Vardan saavutettavuusseloste löytyy täältä: Vardan saavutettavuus