Ongelmatilanteet
K: Miksi syöttölomakkeella näkyy vain artikkelinumero-kenttä?
V: Luultavasti selaimenne välimuistissa on tallessa vielä JUSTUS-palvelun vanha versio tai jäämiä siitä, jonka takia syöttölomakkeen konfigurointi ei ole toiminut. Apuna ongelmaan on tyhjentää selaimen välimuisti tai kokeilla toisella selaimella. Mikäli näistä ei ole apua, olkaa yhteydessä sähköpostilla osoitteeseen justus@csc.fi
K: Yritin tallentaa julkaisua, mutta painettuani "Tallenna tiedot ja palaa omiin tallennuksiin" julkaisutieto ei kuitenkaan ole tallentunut.
V: Syy on mahdollisesti siinä, että palvelu on aikakatkaissut kirjautumisesi, josta syystä tallentamista ei enää hyväksytä. Tällä hetkellä aikakatkaisun raja on 8h.
K: Miksi en pääse kirjautumaan Justukseen?
V: Justukseen kirjaudutaan käyttäen EduuniIDtä. Tärkeää on, että tuo EduuniID on muodostettu käyttäjän työsähköpostin avulla, eli ts. sähköpostin tulisi päättyä organisaation omaan domainiin (esim. testi.testaaja@organisaatio.fi). Domainin perusteella Justus päättelee, mistä organisaatiosta käyttäjä tulee. EduuniIDn voi rekisteröidä myös käyttäen muita sähköpostiosoitteita, mutta Justuksen tapauksessa olisi tärkeää rekisteröidä nimenomaan työsähköpostiosoite. Kun rekisteröinti on tehty käyttäen työsähköpostiosoitetta, voi Justukseen kirjautua millä tahansa muulla, EduuniIDhen yhdistetyllä, osoitteella esim. omilla Office365 tunnuksilla. Lisätietoa EduuniIDn rekisteröinnistä: Eduuni-ID -tunnuksen rekisteröinti
K: Kirjautumisen jälkeen näyttöön ilmestyy vain "Bad Request - Request Too Long" -virheilmoitus.
V: Kyseessä on EduuniIDn evästeisiin liittyvä virhe Firefox-selaimella, mikä korjaantuu tyhjentämällä selaimen evästeet EduuniIDn osalta. Ohjeet löytyvät: Login trouble to eDuuni
K: Muutin JUSTUS-palvelussa julkaisun julkaisuvuotta, miksi tieto ei ole välittynyt VIRTAan tai Juuliin?
V: Mikäli julkaisun julkaisuvuotta on vaihdettu sen jälkeen, kun julkaisutieto on jo hyväksytty VIRTAan aiheutuu siitä ongelmia VIRTA-päässä. Julkaisuvuoden vaihto muuttaa Justuksessa julkaisun IDtä ja tämän takia muutettu julkaisutieto ei enää yhdisty VIRTA-päässä oikein, vaan aiheuttaa duplikaattiongelman, jossa muokatun julkaisuvuoden julkaisutiedon muutokset eivät enää välity VIRTAan tai Juuliin. Ongelma täytyy toistaiseksi korjata VIRTA-päässä ja näistä voi ilmoittaa virta-julkaisutietopalvelu@csc.fi osoitteeseen julkaisu IDn toimittamalla (esim. muotoa 2017-02450-11234) ja ilmoittamalla, mikä on julkaisun oikea julkaisuvuosi.
Toiminnallisuudet
K: Voisiko syöttövaiheessa hyödyntää Finton asiasanastoa?
V: Lisäsimme avainsana-kenttään automaattisen täytön hyödyntäen Finton tarjoamien sanastojen eri kieliversiota. Nyt valitusta kielestä riippuen käyttäjälle tarjotaan kirjoittaessa avainsanoja em. sanastoista.
K: Kuinka nimitiedot tulee syöttää syöttölomakkeella?
V: Nimitiedot syötetään palvelussa järjestyksessä: "Sukunimi, Etunimi", jonka jälkeen käyttäjän painaessa Enteriä, palvelu muodostaa tekijästä tagin ja tällöin käyttäjä voi syöttää taas uuden tekijän.
K: Kuinka .csv muotoisen latausraportin saa auki Excelissä niin, että sarakkeet asettuvat oikein?
V: Ladattu tiedosto tulee tallentaa ensin koneelle. Tämän jälken avataan tuo tiedosto tekstinkäsittelyohjelmassa (esim. Windowsissa Muistio / Notepad) ja lisätään ensimmäiselle riville teksti
sep=;
Tämän jälkeen tallennetaan tiedosto samaan .csv formaattiin ja avataan se normaalisti Excelissä.
K: Kuinka .csv muotoisen latausraportin saa auki Excelissä niin, että ääkköset näkyvät oikein?
V: Ladattu tiedosto tulee tallentaa ensin koneelle. Tämän jälkeen avataan Excel-ohjelma erikseen (eikä siis suoraan avaamalla tuota lataustiedostoa) ja valitaan ylävalikosta "Data" → "From Text" ja valitaan aukeavasta ikkunasta äsken ladattu tiedosto. Seuraavaksi valitaan "Original data type: Delimited" ja "File Origin: 65001 : Unicode (UTF-8). Tämän jälkeen "Next" ja seuraavassa ikkunassa ruksitaan "Delimiters: Semicolon" ja painetaan "Finish". Nyt sarakkeiden tulisi olla järjestetty oikein ja tekstien sisältää ääkköset.
K: Pakollisuustiedoissa oli epäselvyyksiä julkaisutyypille XX
V: Noudatamme pakollisuuksissa oheista vuoden 2017 julkaisutietojen pakollisuuslistausta: Tietojen pakollisuudet tiedonkeruussa
K: Onko uuden julkaisun pohjaksi mahdollista kopioida esimerkiksi aikaisemmin tallennetun julkaisun tietoja?
V: Tietojen esitäyttö on mahdollista VIRTA tai CrossRef esitäytön kautta. Esitäyttöä varten aikaisemmin tallennetun julkaisun tulisi siis löytyä oman organisaation tai jonkun toisen organisaation lisäämänä VIRTA-julkaisutietopalvelusta tai CrossRef-palvelusta ja ensimmäisessä tapauksessa JUSTUS varoittaa mahdollisesta duplikaatista. Tämän varoituksen voi kuitenkin kiertää jos tietää mitä on tekemässä.
K: Avainsanat on kirjoitettu yhteen pötköön, eikä sitä pysty enää muokkaamaan ruksin puuttuessa
V: Tuo pitäisi pystyä korjaamaan siten, että valitsee tuon kentän aktiiviseksi (eli aloittaa kirjoittamaan uutta avainsanaa) ja sitten painaa Backspacea, jolloin tuota liian pitkää pötköä voi taas muokata tavallisesti. Pitkän avainsanan voi esim. ottaa talteen Ctrl+A yhdistelmällä toiseen ohjelmaan, ja sitten kopioida sieltä yksi kerrallaan takaisin.
K: Kuinka vaihdan jo tallennetun julkaisutiedon julkaisutyypin?
V: Julkaisutyyppien muutokset tehdään niin, että ensin "Hyväksy tallenuksia" -osiossa valitaan kohta 2 "Valitse julkaisutyyppi" ja sieltä haluttu julkaisutyyppi (esim. B3), jonka jälkeen sovellus siirtyy automaattisesti seuraavaan vaiheeseen "Syötä julkaisutiedot". Tämän sivun alalaidasta valitaan "Siirry esikatseluun", ja vasta esikatselussa tehdyt muutokset voidaan tallentaa.
K: Miksi F julkaisutyypin lisätiedot eivät näy Juulissa
V: F julkaisutyypin ollessa vielä uusi VIRTA-julkaisutietopalvelussa ei tuota Juulin näkymää ole viimeistelty näytettävien tietojen osalta. Tästä syystä esim. osa F tyypin lisätiedoista ei ole vielä tuolla käyttöliittymässä näkyvissä. JUSTUS-palvelussa syötetyt tiedot ovat kuitenkin VIRTA-puolella olemassa, eli kun F tyypin julkaisuja alkaa kertymään, niin tuo Juulin käyttöliittymän muokataan näyttämään laajemmin tietoja.
K: Miksi avainsanojen syötettäessä tulee sekaisin suomen- ja englanninkielisiä asiasanoja?
V: Emme tiedä palvelun puolella haluaako käyttäjä syöttää asiasanoja suomeksi, ruotsiksi vai englanniksi. Tästä syystä haut tehdään suomenkielisessä käyttöliittymässä FI ja EN asiasanoihin, ruotsinkielisessä SV ja EN asiasanoihin ja englanninkielisessä vain EN asiasanoihin.
Pääkäyttäjät
K: Miksi en voi muokata toisen pääkäyttäjän tekemää julkaisua?
V: Jo hyväksyttyjä tallennuksia pääsee muokkaamaan "Hyväksy tallennuksia" --> "Hyväksytyt tallennukset" -osiossa. Huomaattehan että 'Hyväksytyt tallennukset'-näkymään pääsee myös 'Omat tallennukset' -osion kautta, mutta tällöin toisten käyttäjien syöttämät julkaisut ovat lukitussa tilassa.
K: Milloin palvelussa hyväksytyt julkaisutiedot tulevat näkyviin Juuliin?
V: Juuli hakee VIRTA-julkaisutietopalvelusta uudet julkaisutiedot vuorokausittain kello 6:00. Käytännössä Justuksessa hyväksytyt julkaisutiedot näkyvät siis Juulissa vuorokauden sisällä, pl. poistetut julkaisut, jotka päivittyvät Juuliin viikoittain la-su yönä.
K: Voiko Juuliin jo siirtyneitä julkaisutietoja vielä muokata?
V: Juuliin hyväksyttyjä julkaisutietoja voidaan vielä muokata pääkäyttäjien toimesta. Muokatut julkaisutiedot VIRTA-julkaisutietopalvelu hakee lähes välittömästi ja Juuliin päivitetyt tiedot päätyvät kello 6:00.
K: Miksi kentällä XX on nimi XX? Eikö jokin toinen termi olisi kuvaavampi?
V: Kenttien nimet noudattelevat VIRTA-julkaisutietopalvelun XML-skeemaa (Elementtien kuvaukset). Yhteentoimivuuden varmistamiseksi myös JUSTUS-palvelussa käytetään samoja kenttiä.
K: Mikä ero on julkaisun tiloilla 1 ja 2?
V: Asetetun julkaisun tilan mukaan julkaisutiedot päätyvät VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta joko pelkästään Juuliin tai sekä Juuliin että OKMn julkaisuntiedonkeruuseen. Lisätietoa julkaisun tilasta: Julkaisun tila
K: Milloin julkaisun tilaan -1 asetettu julkaisu poistuu VIRTA-julkaisutietopalvelusta tai Juulista
V: Tieto julkaisulle asetetusta tilakoodista -1 välittyy VIRTAan vähintään vuorokauden kuluttua sen asettamisesta. Tällöin julkaisua ei ole enää saatavilla esim. VIRTA-rajapinnasta tai Extra-Vipusen raporteilta. Juulista kyseinen julkaisu poistuu kuitenkin vasta la-su välisenä yönä isommassa tietojen virkistyksessä.
Organisaatiot
K: Mistä JUSTUS-palvelu hakee organisaation alayksiköt, ja voiko listausta muokata?
V: JUSTUS-palvelussa hyödynnetään alayksiköiden osalta Opetushallituksen Koodistopalvelua, johon viedään suorien tiedonkeruiden (KOTA) yhteydessä ilmoitetut alayksiköt. JUSTUS käyttää Koodistopalvelusta löytyvää uusinta vuosiversiointia organisaation alayksiköistä, mutta käyttäjät voivat halutessaan valita myös vanhempia alayksiköitä syöttölomakkeen vuosivalikosta. Organisaatiot ovat voineet vuodesta 2018 lähtien ilmoittaa muutokset alayksiköihin suoraan KOTA-järjestelmän kautta, josta ne tulevat Koodistopalvelun kautta myös JUSTUS-palveluun hyödynnettäviksi. Tiedot eivät toistaiseksi siirry automaattisesti KOTA-järjestelmän ja Koodistopalvelun välillä, joten pääkäyttäjiä pyydetään ilmoittamaan osoitteeseen justus@csc.fi kun uudet alayksiköt on toimitettu KOTA-järjestelmään.
K: Organisaatiomme pääkäyttäjiä tarvitsee vaihtaa, mihin voin ilmoittaa muutoksista?
V: Voitte olla yhteydessä sähköpostitse justus@csc.fi ja teemme muutokset organisaationne pääkäyttäjiin, josta päivitetyt tiedot päätyvät myös JUSTUS-palveluun.
K: Mihin syötettäviä tietoja käytetään?
V: Kukin organisaatio päättää itse, kuinka JUSTUS-palvelun kautta syötettyjä julkaisutietoja hyödynnetään. Kerättäviä tietoja käytetään kuitenkin lisäksi korkeakoulujen ohjauksessa (rahoitusmalli, tunnuslukutavoitteet, OKM:n palaute), opetus- ja kulttuuriministeriön raportoinnissa ulospäin ja horisontaalisessa yhteistyössä muiden hallinnonalojen kanssa sekä suomalaisen korkeakoululaitoksen tilan kuvaamisessa.
K: Voiko syötettyjä julkaisutietoja ladata esim. kuukausittaista raportointia varten suoraan JUSTUS-palvelusta?
V: JUSTUS-palvelun kautta syötettyihin tietoihin pääsee käsiksi sekä VIRTA-palvelun rajapinnan kautta (lisätietoa REST-lukurajapinta) että Extra-Vipusen kautta (https://extra.vipunen.fi/Sivut/default.aspx). Ensimmäinen ei kuitenkaan palvele suoraan yksittäistä raportointia ja jälkimmäisessä on puutteita siinä mielessä, että kaikkia tietoja ei voi sitä kautta näyttää. Lisäksi syötetyt tiedot näkyvät JUULI-portaalissa (http://www.juuli.fi/), mutta myös sen käyttö raportointiin on haasteellista. Raportointia varten olemme kehittäneet palveluun myös .csv muotoisen tiedoston latauksen, jolla voidaan ladata kaikki JUSTUS-palvelussa olevat tiedot paikalliseksi kopioksi.
K: Voiko JUSTUS-palvelua räätälöidä syötettävien tietojen osalta?
V: Käyttöönotossa on keskitytty perustoiminnallisuuksiin jotka ovat kaikille asiakkaille yhteisiä. Tästä syystä syöttölomakkeessa onorganisaatiokohtaista tietoa tällä hetkellä vain alayksikkökoodisto, johon organisaatiot ovat toimittaneet omat alayksikkönsä. Muutoin syöttölomake on kaikille organisaatioille sama. Hinnoittelumallista johtuen emme vielä pysty tarjoamaan organisaatiokohtaista räätälöintiä, mutta pidämme tämän mielessä jatkokehitystä ajatellen. Kaikkia tai suurinta osaa asiakkaista koskevia muutoksia pyrimme kuitenkin toteuttamaan ja keräämme kaikki toiveet palvelun kehityksestä.
K: Kuinka palvelussa on huomioitu tietoturva / EU-tietosuoja-asetus?
V: JUSTUS-palvelussa tilaaja vastaa rekisterinpidosta käyttäessään järjestelmää, jossa käsitellään ja tallennetaan julkaisujen henkilötietoja (tekijän nimi, organisaatio, yksikkö ja ORCID-tunniste). Lisätietoa JUSTUS-palvelun tietosuojasta löytyy: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=30310801 Vastaavasti VIRTA-julkaisutietopalvelussa organisaatiot toimivat tallennetun tiedon rekisterinpitäjinä omien tietojensa osalta, ja tiedot säilyvät osana tutkimusorganisaatioiden rekisteriä ja rekisterinpitovastuuta. Samoin tutkimusorganisaatiot päättävät mikäli tietoja hyödynnetään tai luovutetaan eteenpäin VIRTA-julkaisutietopalvelusta.
K: Millä perusteella yhteisjulkaisut muodostetaan?
V: Tieto yhteisjulkaisusta muodostetaan vasta VIRTA-julkaisutietopalvelussa, jossa tehdään tarkistuksia mahdollisesta yhteisjulkaisusta seuraavan käsittelyprosessin mukaisesti: Yhteisjulkaisujen tunnistussäännöt