Tälle sivulle on koottu asiakaspalveluun tulleita usein kysyttyjä kysymyksiä sekä kysymys-vastauspareja esim. työelämäpalautteen infotilaisuuksista.
Kysymykset on jaoteltu seuraaviin aihekokonaisuuksiin:
Työelämäpalautejärjestelmän käyttöönotto
Viimeistään 1.7.2021 mennessä.Siitä alkaen– 30.6.2022 saakkakerätty palautevaikuttaa koulutuksen järjestäjänvuoden2023 vaikuttavuusrahoituksenmyöntämiseen. Työelämäpalautejärjestelmän käyttöönottoasuositellaan tehtäväksi kuitenkinjo aikaisemmin keväällä2021, jottakoulutuksen järjestäjän on mahdollista todetalähetysprosessin toimivuusomassa organisaatiossaennen viimeistä määräaikaa.
Palautteen kerääminen
Työpaikkaohjaajakysely lähetetään jokaisen tutkinnon osan jälkeen, kun siihen liittyvä työpaikkajakso on suoritettu eli päättynyt. Kysely lähetetään enintään kaksi kertaa kuukaudessa: ajalla 1.- 15. pv päättyneiden työpaikkajaksojen perusteella kysely lähetetään 16. pv, ja ajalla 16.- kuukauden viimeinen päivä päättyneiden työpaikkajaksojen perusteella kysely lähetetään 1. pv.Jos vastuullisella työpaikkaohjaajalla on ollut useampia ohjattavia, joiden työpaikkajaksot ovat päättyneet samalla palautejaksolla ja joilla on sama tutkinto ja sama koulutuksen järjestäjä, kyselyt niputetaan yhdeksi kyselyksi, johon vastataan vain kerran.
Työpaikkakysely lähetetään enintään kaksi kertaa vuodessa: ajalla 1.1.- 30.6. päättyneiden työpaikkajaksojen perusteella kysely lähetetään 1.7. jälkeen ja ajalla 1.7. - 31.12. päättyneiden työpaikkajaksojen perusteella kysely lähetetään 1.1. jälkeen. Jos päättyneitä työpaikkajaksoja on ollut useampia, niitä koskevat kyselyt niputetaan vastaajalle yhdeksi kyselyksi, johon vastaaan vain kerran.
Jos palautejakson aikana ei ole ollut työpaikkajaksoja tai niitä ei ole silloin päättynyt, kyselyä ei lähde lainkaan.
Palautteen antaminen perustuu vapaaehtoisuuteen. Motivaationa on esimerkiksitahto vaikuttaa koulutuksen järjestämisen laatuun jasitenosaavan työvoiman saatavuuteenomalle ammattialallejatkossakin.
Työelämäpalautetta vartenoppisopimusten voimassaoloaikaa ei pidä pätkiä.Oppisopimus tehdään koko sille ajalle,jolle opiskelijanHOKSissaon suunniteltu osaamisen hankkimista oppisopimuskoulutuksena.Oppisopimuksen liitteeksi tulevaHOKSlaaditaan tutkinnon osittain,minkä tiedon perusteellaeHOKSinkautta tunnistetaan automaattisesti tilanteet, jollointutkinnon osakohtaisettyöpaikkajaksot on suoritettu jatyöpaikkaohjaajakyselyt lähetetäänja työpaikkakyselyjen vastauslinkit muodostetaan.
Vastauslinkin muodostaminen jasiinätarvittavat tiedot
Jos tutkinnon osakohtaista työpaikkajakson kestoa muutetaan myöhemmäksi, muuttunut tieto päivitetääneHOKSiintyöpaikkajakson tietoihin ennen alkuperäisen työpaikkajakson päättymispäivämäärää. Jos tutkinnon osakohtaista työpaikkajakson kestoa muutetaanaikaisemmaksi, muuttunut tieto päivitetääneHOKSiinvälittömästi.
Työpaikkakyselyn vastauslinkkisisältää tiedon Y-tunnuksesta, jota käytetäänvaltakunnallisten tulostenanonyymissä, tilastomuotoisessaraportoinnissa, kun halutaan tarkastella saatua palautetta toimialoittain.Lisäksi vastauslinkki sisältää tiedon työpaikan toimipaikasta, jossa työpaikkajakso on suoritettu.Toimipaikkatiedon perusteella koulutuksen järjestäjillä on mahdollisuus raportoida omia palautetuloksiaan toimipaikoittain.Koulutuksen järjestäjä ilmoittaa toimipaikanvapaamuotoisena tekstinä, jonkamyöskirjoitusasunpäättääitse, koska valtakunnallista rekisteriä työpaikkojen toimipaikoista ei ole olemassa.Toimipaikkakohtainenraporttimuodostuu sen perusteella, että nimitieto on kirjoitettu yhdenmukaisessakirjoitusasussa.Työpaikkakohtaisia tuloksia ei julkaista avoimesti valtakunnallisessaVipunen.fi -palvelussa.
Palaute kerätäänHOKSissasuunnitellunmukaisesti suoritetulta eli päättyneeltä työpaikkajaksolta.Jostyöpaikkajakso keskeytyy ennen sen suunniteltua suorittamista, palautetta ei kerätä. Palaute kerätään niissäkintilanteissa, joissa opiskelija keskeyttää opinnotkokonaantyöpaikkajakson suorittamisen jälkeen.
Tätä tietoa ei ole tällä hetkelläeHOKSintietomallissa. Tieto työpaikkajakson keskeyttämisestä tullaan lisäämääneHOKSiin.
Hankintakoulutustilanteessa tiedoteHOKSiinsiirtää koulutusta hankkiva koulutuksen järjestäjä,jonka opiskelijaopiskelijaon (saa valtionosuusrahoituksen) jajoka vastaa opiskelijanHOKSistakokonaisuutena.Koulutuksen järjestäjäkohtaiset työelämäpalautekyselyjen vastauslinkit muodostetaaneHOKSissaolevien tietojen perusteella.
Oppi-ja koulutussopimuksessa nimetyn vastuullisen työpaikkaohjaajannimi- jayhteystiedot päivitetäänHOKSiinja siirretääneHOKSiin, jonka tiedon perusteella työpaikkaohjaajakysely lähetetäänoikeallehenkilölle.Työpaikkakyselyn vastaanottajan yhteystietoja ylläpitääkoulutuksen järjestäjäitse ja näitä tietojapäivitetäänkoulutuksen järjestäjän ohjeistamalla tavalla.
Asiaa kannattaa tiedustella omaltaopintohallintojärjestelmäntoimittajalta.eHOKSiintallennetaantietoammatti- ja erikoisammattitutkintoihin tehdyistäHOKSeistasamalla tavalla kuin perustutkinnoistakin.
Vastauslinkin lähettäminen
Työpaikkaohjaajakyselyn vastaanottajille lähetetäänautomaattisestiyksi muistutusviestiellei ole vastattu.Työpaikkakyselyn vastauslinkit lähettää koulutuksen järjestäjä, joka voi myös itse lähettää muistutusviestit.Vastaustilannetta voi seurata Arvo-palvelusta kuten opiskelijapalautteenkin kohdalla.
Työpaikkaohjaajakysely
Työpaikkaohjaajakysely lähetetään ensimmäisen kerran 16.7.2021 niillevastuullisille työpaikkaohjaajille, joiden ohjaamanaonsuoritettuelionpäättyneitätyöpaikkajaksoja ajalla 1.7.- 15.7.2021.
Työpaikkaohjaajakysely lähetetään vastuulliselletyöpaikkaohjaajalle, joka on nimetty oppisopimuksessatai koulutussopimuksessaja joka tieto onilmoitettueHOKSiin.Jos työpaikalla opiskelijaa ohjaavat muutkin työntekijät ja jonkun tutkinnon osan työtehtävien osalta opiskelijaa onkäytännössäohjannuttoinen työpaikkaohjaaja, kyselyn vastaanottanut voi siirtää kyselyn edelleen opiskelijaa ohjanneelle vastattavaksi.
Vastauslinkki lähetetäänvastuulliselletyöpaikkaohjaajallesiihen sähköpostiosoitteeseen, joka on kirjattuoppisopimukseentai koulutussopimukseen.Jos sopimuksessa onsovittu käytettäväksiyleiskäytössä olevaaorganisaatio-osoitetta,kysely lähetetään siihen.Viestinvastaanottaja voi välittääkyselynvastattavaksi henkilölle, joka opiskelijaa on ohjannut.Oppisopimusta ja koulutussopimusta tehtäessä koulutuksen järjestäjän onhyvä kertoa työpaikalle, että myöstyöpaikkaohjaajakyselytullaan lähettämään kyseiseen sähköpostiosoitteeseen.
Lainvaltakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä(9 §) mukaankoulutuksen järjestäjän on tallennettavakansalliseen keskitettyyntietovarantoon seuraavat opiskelijanvastuullisen työpaikkaohjaajan tarpeelliset yhteystiedot, joita tarvitaan opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain 32 g §:ssä tarkoitetun työelämäpalautteen keräämisessä.Tarpeelliset yhteystiedot ovat sähköpostiosoite ja/taipuhelinnumero.Jos työpaikalla ja työpaikkaohjaajalla ei ole lainkaan sähköpostiosoitetta, vastauslinkki kyselyyn muodostetaan, mutta sitä ei voida lähettää.Parhaillaan selvitetäänmahdollisuuttalähettää kyselysähköpostin ohellavastaanottajan puhelinnumeroon esimerkiksi tekstiviestinä.
Osaamisen hankkiminen suunnitellaanHOKSiinja tieto siirretääneHOKSiintutkinnon osittain. Tähän perustuen työpaikkaohjaajakysely lähetetään tutkinnon osittain, jos palautejakson(jokaisen kuukauden1.-15.pv ja 16.- kuukauden viimeinen pv)aikana on päättyneitä työpaikkajaksoja.Saman palautejaksonaikanasuoritettujatyöpaikkajaksoja koskevatkyselyt, joilla onsamavastuullinen työpaikkaohjaaja, sama tutkinto ja samakoulutuksenjärjestäjä,niputetaan teknisesti yhdeksi kyselyksi vastaajalle. Kyselyyn vastataan vain kerran riippumatta siitä, onko työpaikalla päättynyt yhden tai useamman opiskelijan työpaikkajaksot. Päättyneiden työpaikkajaksojen rinnalla opiskelija voi hankkia osaamista yhtä aikaa muihinkin tutkinnon osiin.
Työpaikkaohjaajakysely lähetetään jokaisen tutkinnon osan jälkeen, johon on sisältynyt päättyneitä työpaikkajaksojaHOKSiinsuunnitellun mukaisesti. Esimerkissä kyselyjä voisi lähteä enimmillään viisi kertaa, jos jokaisen tutkinnon osien työpaikkajaksojen suoritus päättyy eri aikaan ja nämä ajankohdat osuvat eri palautejaksoihin. Jossaman tutkinnonkahden tai useamman tutkinnon osan suoritusten päättyminen osuu samaa palautejaksoon,vastuullinentyöpaikkaohjaaja saa sitä koskien vain yhden kyselyn.
Kyselyt lähetetään opiskelijan opintojenetenemisenja niihin liittyvien työpaikkajaksojen suorittamisten perusteella.Työpaikkaohjaajakyselylähetetään jokaisen tutkinnon osanjälkeen, kun siihentutkinnon osaanliittyvä työpaikkajakso on suoritettu elipäättynyt.Työpaikkakysely lähetetään kaksi kertaa vuodessa1.1. jälkeen ja 1.7. jälkeen, josnäitäedeltävän puolen vuoden aikanatyöpaikalla on ollut päättyneitä työpaikkajaksoja.
Työpaikkaohjaajakysely lähetetään erikseenmolempien työpaikkojen vastuullisille työpaikkaohjaajille,jostyöpaikalla onehditty suorittaatutkinnon osakohtainentyöpaikkajakso tai useampia jaksoja loppuun saakkaHOKSissasuunnitellun mukaisesti.Jos työpaikkajakso keskeytyy, kyselyä ei lähetetä.
Työpaikkaohjaajakysely lähetetään, jos työpaikalla on ehditty suorittaa tutkinnon osakohtainen työpaikkajakso loppuun saakkaHOKSissasuunnitellun mukaisesti. Jos työpaikkajakso keskeytyy, kyselyä ei lähetetä.Kun opiskelija myöhemmin jatkaa työpaikkajakson suorittamistatoisella työpaikalla ja suorittaa sen loppuun asti, sen uuden työpaikan vastuulliselle työpaikkaohjaajalle lähetetään kysely.
Työpaikkakysely
Kyllä.Tietoliittyy koulutuksen järjestäjän työelämäyhteistyön sopimuskumppanienja asiakkuuksienhallintaanyleisemmin.Opetushallituksella ei ole lainsäädännössä määriteltyä oikeutta kerätähenkilörekisteriä työpaikkojen yhteyshenkilöistä, jonka takia työpaikkakyselyn lähettämisen automatisointi Opetushallituksen toimesta ei ole mahdollista.
Koulutuksen järjestäjä ylläpitäätietoa yhteyshenkilöstä kyselyn lähettämiseen saakkaelityöpaikkajaksojen päättymistäseuraavaan 1.1. tai 1.7. hetkeen saakka.Työpaikkakyselyei ole vastaajalle henkilökohtainen, sillä kysytäänlaajemmintyöpaikan kokemuksia yhteistyöstä koulutuksen järjestäjän kanssa.
Arvon kautta on mahdollisuusliittää yksittäinen vastauslinkki käyttäjän omaan sähköpostiin, jonka kautta selähetetäännormaalistivastaanottajallesiihen osoitteeseen, jonka lähettäjä itseviestiinkirjoittaa.Arvossa ei tule olemaan mahdollisuutta massapostitukseensuoraankäyttöliittymästä, koskaArvoon ei siirretäeHOKSistavastaanottajien henkilö- eikä yhteystietoja. Arvosta saa ladattua luodut tunnukset tarvittavin taustatiedoin. Tätäcsv-muotoista tiedostoa on mahdollista hyödyntää massapostitusten toteuttamiseen omassa organisaatiossa.
Koulutuksen järjestäjä päättää itse tavasta, jolla se lähettää työpaikkakyselyt.
Koulutuksen järjestäjä päättäätyönantajakohtaisesti tarkoituksenmukaisentyöpaikkakyselynvastaanottajan. Jos saatuja palautteitahalutaan raportoidatoimipaikkakohtaisesti, toimipaikan nimi tuleetallentaaKoskeenjaeHOKSiin, jolloin kysely lähetetääntoimipaikkaan,kysymyksen esimerkissä päiväkotiin.
Kyselyyn vastausaika
Työpaikat, jotka kuuluvat työpaikkakyselyn kohderyhmään, tunnistetaanautomaattisestikaksi kertaa vuodessa niiden työpaikkajaksojen perusteella, jotka on suoritettuoppisopimuskoulutuksena tai koulutussopimukseen perustuvana koulutuksenaajalla1.1.-30.6tai1.7.-31.12.Työpaikkakysely lähetetään kaikille samaan aikaan eli1.7. alkaen tai 1.1. alkaen. Kyselyllä ei ole haluttu kuormittaa työelämää useammin, jonka takia myös kysymysten sisältökoskee laajempaanäkökulmaa ja muutakinyhteistyötäkuin yksittäistä työpaikkajaksoa koskevaa.
Palautekyselyt
Työelämäpalautteellaseurataan työelämän tyytyväisyyttä koulutuksen järjestäjän toimintaanjärjestää oppisopimuskoulutusta ja/tai koulutussopimukseen perustuvaa koulutusta.Oppisopimuksen ja koulutussopimuksen tekemisen edellytyksetjatyöpaikkajaksojen opiskelijakohtainen suunnitteluHOKSissasekä sopimusten laadintaovat koulutuksen järjestäjälletoiminnallisinaprosesseina vastaaviariippumatta tutkinnosta, jota suoritetaan.Väittämät perustuvatlakiin ammatillisesta koulutuksesta ja siellä määriteltyihin koulutuksen järjestäjän tehtäviin.Työelämäpalautteessa opiskelija ei ole arvioinnin kohteena.
Työelämäpalautteen valmistelu
Ennen valmistelun käynnistymistäjärjestettiin yhteistyössä koulutuksen järjestäjien kanssa viisi alueellista tilaisuutta eri puolilla Suomea, joihinoli kutsuttu työelämän edustajia keskustelemaantyöelämäpalautteenliittyvistä asioista. Nämäsuorat viestit työelämältä ovat ohjanneet valmistelua.Lisäksi hyödynnettiin valtakunnallisenParasta palvelua-kehittämishankkeenjatyöelämänyhdessäpohtimiakriittisiäpisteitä, joitatyöelämässä oppimisessa tulisi kehittää. Nämätuloksetohjasivaterityisestipalautekysymysten valmistelua.Valmistelussa on kuultu myöskeskeisiä työelämäjärjestöjä, jotka edustavat laajaa verkostoa työnantajia ja työntekijöitä.Valmistelun aikana on myös kuultu koulutuksen järjestäjientyöelämäyhteistyökumppanien palautetta ja näkemyksiä. LisäksiOKMasetuksen lausuntokierroksella saatiin palautettamyös työelämän näkökulmista.
Opetushallitus keskustelee säännöllisesti opintohallintojärjestelmien toimittajien kanssa ja näissä tilaisuuksissa informoidaan työelämäpalautteeseen liittyvästä kehittämisestä ja keskustellaan tiedon tuottamiseen liittyvistätarpeista.
Vastausaktiivisuudenseuranta
Vastausaktiivisuutta(vastausprosentti)voi seurata Arvo-järjestelmässä.
Raportointi
Palautetietosiirtyy Arvosta Vipuseen kerran vuorokaudessa.
Työelämäpalautteenraportointi Vipuseentoteutetaan,kun raportoitavaa tietoa on kerääntynyt riittävän kattavasti(aikaisintaan vuoden 2022alussa).
RajapintaArvoon
Rajapinta kysely- ja vastausdatan lataamiseksi organisaatioiden omiin tietovarastoihin on toteutettu. Sen kautta saa jatkossa sekä opiskelijapalaute- että työelämäpalautedataa.Käyttöönottomahdollisuudesta tiedotetaan myöhemmin keväällä.