VIRTA-julkaisutietopalveluun on mahdollista tuoda myös ns. vanhoja julkaisuja.
Vanhojen julkaisutietojen saattaminen VIRTA-julkaisutietopalveluun mahdollistaa niiden hyödyntämisen ulkoisissa palveluissa, esimerkiksi Suomen Akatemian verkkoasioinnissa, ja tutkija saa julkaisuilleen näkyvyyttä esimerkiksi tiedejatutkimus.fi-palvelussa. Vanhojen julkaisuiden tuonnille ei ole rajoitetta, eli julkaisuja voi tuoda kuinka pitkältä aikaväliltä tahansa
Vanha julkaisu tarkoittaa tiedonkeruussa sellaista julkaisua, mikä rajautuu ajallisesti kulloisenkin tiedonkeruuvuoden ulkopuolelle.
- Esimerkiksi tiedonkeruussa 2020 (=keruu päättyyy huhtikuusa 2021) kerätään tietoa julkaisuista joiden julkaisuvuosi on on 2019 tai 2020. Mikäli organisaatio toimittaa julkaisuvuoden 2019 julkaisun tietovarantoon vasta tiedonkeruun päätyttyä (esimerkiksi toukokuussa 2021), julkaisun katsotaan olevan vanha julkaisu.
- Kuluvaa tiedonkeruukautta vanhemmat julkaisut tarkistataan kevennetyillä tarkistuksilla (ks. alla).
- Kulloisenkin julkaisuvuoden tiedonkeruun ajankohdat löytyvät sivulta Ilmoitusvuoden luominen tietovarannossa
Huom! Kuluvaa tiedonkeruukautta vanhemmat julkaisutiedot eivät saa ilmoitusvuotta (tarkemmin Ilmoitusvuoden luominen tietovarannossa) eivätkä ne siten ole osa julkaisutiedonkeruuta tai huomioida takautuvasti esim. Vipusen vuositilastoissa.
Katso ohjeet Tietojen korjaaminen, mikäli vanhoja mutta aiemmin Virta-julkaisutietopalveluun toimitettuja tietoja halutaan korjata.
Ohjeet vanhojen julkaisutietojen tuontiin
- Organisaatio lähettää vanhoja julkaisutietoja sisältävän XML-siirtotiedoston tai tiedon, mistä tuon tiedoston voi ladata, CSC:lle osoitteeseen virta-julkaisutietopalvelu@csc.fi
- CSC validoi tiedoston
- Mikäli tiedosto on validi, prosessia jatketaan
- Mikäli tiedostossa on vain vähän puutteita, niin CSC voi korjata tiedoston validiksi mikäli organisaatio antaa siihen luvan. Prosessia jatketaan.
- Mikäli tiedostossa on paljon systemaattisia virheitä, niin CSC palauttaa tiedoston organisaatioon kertoen mitä virheitä esiintyi. Prosessi siirtyy takaisin kohtaan 1.
- Mikäli tiedosto on validi, prosessia jatketaan
- CSC lataa julkaisutiedot kantaan.
- CSC ilmoittaa organisaatiolle, että lataus on valmis.
- Organisaatio voi tarkistaa tiedot tiedejatutkimus.fi ja Juuli.fi -palveluissa seuraavana päivänä.
Vanhojen julkaisuiden kevennetyt tarkistukset ja koodistojen tarkistukset
Vanhoille julkaisuille tehdään julkaisutietopalvelussa ns. kevennetyt tarkistukset, eli julkaisulle ei enää tehdä sen julkaisuvuotta vastaavia tarkistuksia (ks. Kerättävät tiedot).
Vanhojen julkaisutietojen kohdalla VIRTA-julkaisutietopalvelun tekemiä tarkistuksia (ks. tarkemmin Julkaisun tila) on kevennetty niin, että vanhoille julkaisutiedoille tehdään vain seuraavat tarkistukset:
| Virhekoodi | Kuvaus |
|---|---|
| org_tun | Organisaatiotunnus puuttuu tai ei vastaa koodistoa |
| xml_orgtun | Yksi XML-tiedosto saa sisältää vain yhden organisaation tietoja |
| jorg_tun | Julkaisun organisaatiokohtainen ID puuttuu |
| xml_jorg_tun | Yhdessä XML-tiedostossa julkaisun organisaatiokohtainen tunnus voi esiintyä vain yhdessä julkaisussa |
| jvuosi | Julkaisuvuosi puuttuu tai väärin muotoiltu |
| jnimi | Julkaisun nimi puuttuu |
| kaikki_tekijat | Tekijätiedot puuttuvat |
| julk_ilm_-1 | Julkaisun tilaksi annettu -1, ei siirretä tietovarantoon (JulkaisunTilaKoodi) |
Tämän lisäksi vanhoista julkaisutiedoista tarkistetaan niiden sisältämien koodien arvot (huom. jos ilmoitettu), joiden tulee täsmätä käytössä oleviin VIRTA-julkaisutietopalvelun koodistoihin. Koodistoihin liittyen käytössä ovat seuraavat tarkistukset:
| Virhekoodi | Kuvaus |
|---|---|
| jmaa_koodi | Julkaisumaa ei vastaa koodistoa |
| jkieli_koodi | Julkaisukieli ei vastaa koodistoa |
| tala_koodi | Tieteenala ei vastaa koodistoa |
| kala_koodi | Koulutusala ei vastaa koodistoa |
| kv_koodi | Tieto kansainvälisyydestä ei vastaa koodistoa (0 tai 1) |
| yj_kv_koodi | Tieto kv. yhteisjulkaisemisesta ei vastaa koodistoa (0 tai 1) |
| yj_shp_koodi | Tieto yhteisjulkaisemisesta shp:n kanssa ei vastaa koodistoa (0 tai 1) |
| yj_tl_koodi | Tieto yhteisjulkaisemisesta tutkimuslaitoksen kanssa ei vastaa koodistoa (0 tai 1) |
| yj_muu_koodi | Tieto yhteisjulkaisemisesta muun org. kanssa ei vastaa koodistoa (0 tai 1) |
| yj_yritys_koodi | Tieto yhteisjulkaisemisesta yrityksen kanssa ei vastaa koodistoa (0 tai 1) |
| avoin_koodi | Tieto avoimesta saatavuudesta ei vastaa koodistoa |
| rintal_koodi | Tieto rinnakkaistallentamisesta ei vastaa koodistoa (0 tai 1) |
| tek_lkm | Tekijöiden lukumäärä on väärin muotoiltu (pitää olla välillä 1-50) |