Efter att den studerande eller en minderårigs vårdnadshavare har gett sitt samtycke för lagring av prestationsuppgifter kan man skapa en studierätt för fritt bildningsarbete för en studerande som studerar i utbildning med fri inriktning. Nedan hittas anvisningar för hur man skapar en studierätt för fritt bildningsarbete för en studerande i fritt inriktad utbildning, hur uppgifterna för en studierätt inom fritt bildningsarbete borde se ut och vad allt de borde innehålla då när de är korrekt lagrade eller överförda till KOSKI-tjänsten.

Innehåll:

I den första överföringen/inmatning av den studerandes uppgifter i inmatningsgränssnittet behöver man studerandes personbeteckning och namnuppgifter. Namnuppgifter är förnamnen, tilltalsnamnet (ett av de officiella förnamnen) samt efternamnet. Om den studerande har tidigare studierätter i KOSKI-tjänsten hämtar KOSKI-tjänsten den studerandes förhandsifyllda namnuppgifter efter man matat in personbeteckningen när man skapar en ny studierätt. När den studerande har en finländsk personbeteckning identifierar Studieinfos studentnummerregister personen automatiskt och KOSKI kan koppla studierättens uppgifter till rätt person. 

Man börjar att skapa en studierätt i inmatningsgränssnittet antingen genom att söka studeranden i rutan ”Sök eller lägg till studerande” eller alternativt, om den studerande redan har tidigare studierätter hos din läroanstalt, ser du dem i gränssnittet. Under den studerandes namn ser du också knappen ”Lägg till studierätt” med vilken du får fram ett pop-up fönster där du kan mata in studierättens grunduppgifter.  

Läs mera: Att lägga till en studerande och studierätt (på finska)

KOSKI-tjänsten förutsätter att personen har antingen personbeteckning eller studentnummer när man lagrar uppgifter om en ny person.

Om den studerande inte har en personbeteckning då när studierätten skapas måste KOSKI-huvudanvändaren skapa ett studentnummer för studeranden i tjänstemannens studieinfo för att man kan lagra personens uppgifter i KOSKI-tjänsten. Om den studerande inte har en finländsk personbeteckning då när studierna inleds måste man skapa ett studentnummer innan man kan skapa en studierätt.

Anvisningar om hur studentnummer skapas och personbeteckningsuppgifter uppdateras finns här:

Den studerandes personuppgifter: studentnummer och personbeteckning

Nödvändiga personuppgifter när man skapar en studierätt, punkt "Den studerande saknar finländsk personbeteckning: Skapande av ett studentnummer".

Det studentnummer som skapats lagras i studieadministrationssystemet före den första uppgiftsöverföringen / sparas för att kunna skapa en studierätt i inmatningsgränssnittet. OBS! När den studerande får en permanent personbeteckning måste KOSKI-huvudanvändaren gå och lägga till personbeteckningen också i tjänstemannens studieinfos studentnummerregistrer omedelebart. Det räcker inte att man endast matar in personbeteckningen i det egna studieadministrationssystemet. Anvisningar för hur man redigerar studerandes uppgifter och lägger till personbeteckningen i studerandes uppgifter finns här: Korrigering eller ändring av personuppgifter efter studierätten har skapats


För att kunna lägga till en studierätt i inmatningsgränssnittet behövs användarrättigheten KOSKI-registrerare. Anvisningar om hur man skapar en studierätt via inmatningsgränssnittet hittas i följande avsnitt.

Skapande av studierätt i inmatningsgränssnittet

Efter att man matat in den studerandes personbeteckning och namn söker man den egna läroanstalten från menyn. Om registreraren endast har rättigheter till en läroanstalt visas den som standardval i menyn.



Därefter väljer man studierättens typ. Som studierättens typ väljer man alltid Utbildning inom fritt bildningsarbete oavsett om det är fråga om utbildning inom fritt bildningsarbete som riktar sig till läropliktiga eller utbildning inom fritt bildningsarbete med fri inriktning.



Efter att man valt studierättens typ väljer man prestationstypen för utbildningens prestation på huvudnivå. I utbildning med fri inriktning väljer man alltid Utbildning inom fritt bildningsarbete med fri inriktning. Medborgarinstitut, studiecentraler, sommaruniversitet, idrottsutbildningscenter och andra läroanstalter som har tillstånd att ordna utbildning inom fritt bildningsarbete och som lagrar uppgifter om fritt bildningsarbete använder alltid denna alternativ. Dessutom använder folkhögskolor denna alternativ alltid då de lagrar uppgifter om utbildningar inom fritt bildningsarbete då när det inte är fråga om en läropliktig studerande som studerar vid folkhögskolas utbildning i den mening som avses i läropliktslagen.  

 

Studierättens inledningsdatum är den dag som läroanstaltens huvudman fastställt att studeranden avslutat studierna. Man får ta hjälp av kalenderfunktionen som hittas bakom kalenderikonen. Studierätten börjar alltid i den status som avslutar studierätten och som dess inledningsdatum antecknas det datum då utbildningen avslutades.



Studierättens statusuppgifter

Inledandet av studierätten

Studierätter för det fria bildningsarbetet med fri inriktning börjar alltid med den status som avslutar studierätten. Som studierättens inledningsdatum, d.v.s. startdatumet för studierättens första status, antecknas alltid det datum som läroanstaltens huvudman har fastställt vara det datum då avläggande av utbildningen har avlutats. Under inga omständigheter visas utbildningens inledningsdatum. (Lag om nationella studie- och examensregister 9 d §)

Statusuppgifterna syns tillsammans med uppgiften ”Studierättens giltighetstid” direkt under studierättens övre balk.

  • Studierättens giltighetstid:
    Avslutningsdatumet för den fritt inriktade utbildningen. Studierättens giltighetstid är alltid bara en (1) dag fastän utbildningen verkligen skulle ha tagit längre tid, eftersom lagen möjliggör endast registrering av uppgiften om avslutningsdatumet.

  • Studierättens status:
    Uppgiften om status anges i fetstil och den pekas av en pil. I fritt inriktad utbildning kan studierättens status vara Godkänt avlagt eller Avbruten.

Studierättens status som används i fritt bildningsarbete med fri inriktning:

Avlagd med godkänt resultat. Studierätten har upphört genom att utbildningen har slutförts godkänt. Att kunna anteckna statusen Avlagd med godkänt resultat förutsätter att den studerande har avlagt hela utbildningen och dess studieprestationer och alla studiehelheter som ingår i utbildningen har fått bedömning. Som datum för statusen Avlagd med godkänt resultat antecknas samma datum då studeranden har avslutat utbildningen. Statusen används i alla utbildningar med fri inriktning. 

Avbruten. Studierätten har upphört så att bara en del av studieprestationerna som ingår i utbildningen har avlagts godkänt och minst en delprestation/studiehelhet har bedömning samt omfattning som fastställts i studiepoäng. Som datumet för statusen Avbruten antecknas samma datum då den studerande har avslutat utbildningen. Statusen kan användas i fritt inriktade utbildningshelheter som enligt läroplanen innehåller fler än en delprestation/studiehelhet som ska bedömas och den studerande har minst en bedömd delprestation men utbildningen har inte i sin helhet blivit godkänt bedömt då den avslutats.

Annullerad. Studierätten kan annulleras genom att skicka statusuppgiften ”Annullerad”. Då raderas studierätten permanent från KOSKI-tjänsten. Annullering borde alltid göras med eftertanke och använda annullering endast om studierättens grunduppgifter har överförts felaktigt så att rättelse av uppgifterna inte är möjligt (till exempel man har skapar fel typ av studierätt för studeranden, man skapat studierätt för fel person). Efter studierätten har annullerats har den raderats permanent. En annullerad studierätt kan inte uppdateras eller återställas. Om man vill återsända den studerandes studierättens korrigerade uppgifter, måste man i studieadministrationssystemet efter annulleringen radera den fält till vilken KOSKI-tjänsten returnerat den tidigare studierättens OID-beteckning (1.2.246.562.15.XXXXXXXXXXX).


OBS. Annullering får inte användas i situationer där den studerande tar kontakt med läroanstaltens huvudman och meddelar om återkallande av samtycke efter att studierätten för fritt bildningsarbete skapats. De studerande kan själv återkalla sitt samtycke genom sina egna uppgifter då hen är inloggad på Studieinfo eller alternativt genom att meddela om återkallandet med pappersblankett till Utbildningsstyrelsen varefter Utbildningsstyrelsen utreder den studerandes anmälan och tar hand om radering av uppgifter om studierätten i enlighet med lagen.


Nu kan du lägga till en studierätt i fritt bildningsarbete i KOSKI-tjänsten. Nedan ser du en exempelbild på hur en studierätt inom fritt bildningsarbete som skapats via inmatningsgränssnittet borde se ut, när studierätten blivit skapad i statusen Avlagd med godkänt resultat, men man har inte ännu lagrat uppgifter om studieprestationen och dess prestation har inte ännu bekräftats.  


Grunduppgifter som syns i studierättens inforuta och översta balk

Om en studierätt inom det fria bildningsarbetet med fri inriktning har lagrats eller överförts korrekt, syns det rubriken ”Utbildning inom fritt bildningsarbete” i studierättens inforuta. Under rubriken syns läroanstalten som studierätten hör till samt texten ”Utbildning inom fritt bildningsarbete med fri inriktning” följt av studierättens inledningsdatum och avslutningsdatum och studierättens avslutande status. Studierättens avslutnings- och inledningsdatum borde alltid vara samma uppgift i fritt inriktad utbildning oavsett om utbildningen verkligen börjat samma eller föregående år. 

Inforutan visar de läroanstalter för fritt bildningsarbete hos vilka den studerande har eller har haft en studierätt inom fritt bildningsarbete. Huvudmannen för läroanstalten kan se endast studierätterna hos de organisationer som huvudmannen har rättigheter att se. Under den syns studierätter som omfattas av dessa.

 
Ett exempel på en inforuta: I inforutan för utbildning inom fritt bildningsarbete syns alla studerandes studierätter inom fritt bildningsarbete. Om studeranden har haft flera studierätter i fritt bildningsarbete med fri inriktning syns de i inforutan ordnade efter utbildningens avslutningsdatum, längst ner den som avslutats först. Huvudmannen för läroanstalten kan se endast de studierätter vars organisation hen har rättigheter till.

I studierättens översta balk nedanför inforutan syns samma uppgifter så att först visas den läroanstalt som studierätten tillhör. Efter läroanstaltens namn finns texten ”Fritt bildningsarbete”, efter vilket studierättens inledningsår och avslutningsår och studierättens avslutande status inom parentes. I samma balk visas också studierättens identifieringsnummer (OID) genom vilket informationssystemet identifierar de uppgifter som tillhör samma studierätt. Varje studierätt av samma typ har sin egen balk under utbildningens inforuta, om den studerande har under samma inforuta ”Fritt bildningsarbete” uppgifter från flera läroanstalter.

    
Ett exempel på studierättens övre balk: Medborgarinstitutets studierätt för fritt bildningsarbete som har avslutats 8.10.2021 och studierättens status är ”Avlagd med godkänt resultat”. I fritt inriktad utbildning är studierättens start- och avslutningsår alltid det år utbildningen avslutats. I högra kanten syns studierättens OID-kod.



Om studierätten skapats genom dataöverföring, överförs uppgifter om studieprestationen eller studieprestationerna på samma gång som studierätten skapas. En studierätt i fritt bildningsarbete som har statusen ”Avlagd med godkänt resultat” och vars prestation på huvudnivå är en prestation inom fritt bildningsarbete med fri inriktning, ska huvudnivås prestation vara bekräftad och studierätten ha en delprestation som har bedömning. Om man skapar studierätten i inmatningsgränssnittet ska man efter man skapat studierätten med funktionen ”Redigera” lägga till uppgifterna om studieprestationer samt bekräfta prestationen på huvudnivå för en studierätt med statusen Avlagd med godkänt resultat.

Exempelbild på en korrekt överförd studierätt som är avslutad med statusen "Avlagd med godkänt resultat".


 

För en studierätt inom fritt bildningsarbete med statusen ”Avbruten” där prestationen på huvudnivå är en prestation i fritt bildningsarbete med fri inriktning bekräftas prestationen på huvudnivå inte, men studierätten måste innehålla en delprestation som har bedömning. I inmatningsgränssnittet lägger man till studieprestationens uppgifter för en studierätt med statusen Avbruten genom funktionen ”Redigera”. Prestationen bekräftas inte, utan ”Prestationen icke slutförd” syns i studierättens uppgifter.

Exempelbild på uppgifter om en korrekt överförd studierätt som avslutats med statusen ”Avbruten”.


Uppdatering av studierättens studieprestationsuppgifter

En studierätt inom det fria bildningsarbetet vars prestation på huvudnivå är en prestation i utbildning med fri inriktning inom fritt bildningsarbete ska alltid ha minst en delprestation till vilken man lagrat omfattningen som studiepoäng samt vitsord. Delprestationer är alltid lokala utbildningar, som lagras med de namn som läroanstaltens huvudman fastställt. Om studierätten skapas med dataöverföringar, överför man lokala studier med de koder som läroanstaltens huvudman fastställt. Uppgifterna om studieprestationen eller -prestationerna överförs samtidigt som man skapar studierätten.  

Om man skapar studierätten i inmatningsgränssnittet ska man lägga till studieprestationsuppgifterna samt bekräfta prestationen på huvudnivå efter man skapat studierätten med att använda funktionen ”Redigera”. Skapande av en studierätt i inmatningsgränssnittet måste alltid slutföras genom att lagra uppgifterna om studieprestationer i studierätten; utbildningens namn, vitsord och utbildningens omfattning i studiepoäng.


Anvisningar: 8.5 Registrering av studieprestationsuppgifter i fritt inriktad utbildning