Vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin

400 - "HOKS with the same opiskeluoikeus-oid already exists"

eHOKSiin on jo luotu opiskeluoikeus kyseiselle opiskeluoikeudelle. Sen jälkeen, kun HOKS on luotu eli siirretty ensimmäisen kerran eHOKSiin, tietoja päivitetään eHOKSiin eHOKS-id:n avulla. Jos eHOKS palauttaa tiedonsiirrossa otsikossa mainitun virheilmoituksen, syy voi olla se, että opintohallintojärjestelmä yrittää lähettää tiedonsiirtoa HOKSin luontina eikä päivityksenä. Joissain tapauksissa on käynyt ilmi, että HOKSin luonnin yhteydessä syntyvä eHOKS id ei ole palautunut tai tallentunut koulutuksen järjestäjän järjestelmään, vaikka id on tallentunut eHOKSin tietokantaan HOKSin luonnin eli ensimmäisen tiedonsiirron yhteydessä. Kun tällaisessa tapauksessa HOKS-tietoja päivitetään opintohallintojärjestelmästä eHOKSiin, opintohallintojärjestelmä katsoo, että kyseessä on HOKSin luonti (koska opintohallintojärjestelmässä ei ole eHOKS id:tä), mutta eHOKS katsoo, että HOKS on jo luotu (koska kyseiseen opiskeluoikeuteen jo löytyy id eHOKSin kannasta).

Jos saat tämän virheilmoituksen, tarkista, löytyykö opiskelijan HOKS jo eHOKSista ja löytyykö opintohallintojärjestelmästä eHOKS id. Jos opintohallintojärjestelmässä on eHOKS id, varmista vielä, että se on sama kuin eHOKSissa. eHOKS id näkyy opiskelijan HOKSin tiedoissa. eHOKS id:stä löydät tietoa alempana olevan kysymyksen kohdalta (otsikko Mikä on eHOKS id ja mihin sitä tarvitaan?). Tarkemmin tiedonsiirtovirheen selvittämiseksi kannattaa ottaa ensin yhteyttä järjestelmätoimittajan asiakastukeen.

400 - "Opiskeluoikeus sisältyy toiseen opiskeluoikeuteen"

HOKS-tietoja yritetään tallentaa opiskeluoikeuteen, joka on linkitetty toisen koulutuksen järjestäjän opiskeluoikeuteen. Virhekoodin viestinä on tällöin "Opiskeluoikeus sisältyy toiseen opiskeluoikeuteen". Opiskeluoikeuksien linkityksen tarkistamisella estetään hankintakoulutuksen toteuttajan tekemä tietojen tallentaminen. HOKS-tiedot tallentaa eHOKSiin päävastuullinen koulutuksen järjestäjä, joka on hankintakoulutuksessa koulutusta hankkiva (ostava) osapuoli.

400 - Bad Request "Opiskeluoikeus update not allowed!"

Virheilmoitus tulee, jos päivitystiedoissa on eri opiskeluoikeus-oid kun alkuperäisessä HOKSissa.

400 - Yhteysvirhe 400 Bad Request
{"aiemmin-hankitut-ammat-tutkinnon-osat":[{"tutkinnon-osa-koodi-uri":"(not (re-find #\"^tutkinnonosat_\\d+$\" \"\"))"}]}

{"aiemmin-hankitut-ammat-tutkinnon-osat":[null,{"tutkinnon-osa-koodi-uri":"(not (re-find #\"^tutkinnonosat_\\d+$\" \"\"))"}]}

Koodi on syötetty väärässä muodossa, eli siihen on tullut esim. ylimääräinen merkki tai välilyönti.

Koodin tilalla on syötetty tyhjä merkkijono.

401

Tarvittava palvelukäyttäjätunnus puuttuu tai kyseisellä tunnuksella ei ole oikeutta tallentaa tietoa kyseiseen opiskeluoikeuteen.

403

Tiedonsiirrossa käytetty tunnistautuminen on väärän tyyppinen.

404 - "HOKS not found"

Sellaista HOKSia tai opiskeluoikeutta, johon tietoja yritetään siirtää, ei löydy eHOKSista. Syynä voi olla esimerkiksi se, että opiskeluoikeus on mitätöity tai aiemmin luotu HOKS on jostain muusta syystä poistettu eHOKSista.

423

Käyttäjätunnus on lukkiutunut. Käyttäjätunnus lukkiutuu määräajaksi, jos tiedonsiirtoa yritetään tehdä virheellisellä palvelukäyttäjätunnuksella liian monta kertaa. Yleisimmin syynä on se, että opintohallintojärjestelmässä oleva palvelukäyttäjän käyttäjätunnus ja/tai salasana eivät täsmää Opintopolussa oleviin tietoihin. Tarkista, että opintohallintojärjestelmässä on sama käyttäjätunnus kuin Opintopolussa. Vaihda palvelukäyttäjätunnuksen salasana Opintopolussa ja tallenna uusi salasana opintohallintojärjestelmään. Odota, että palvelukäyttäjätunnuksen lukkiutuminen on avautunut. Lukkiutumisaikaa ei valitettavasti ole mahdollista tarkistaa, mutta se on sitä pidempi, mitä useammin ja mitä isommalla tiedonsiirtomassalla tiedonsiirtoa on yritetty tehdä sen jälkeen, kun eHOKSista on tullut virheilmoitus 423. Lukkiutuminen voi kestää muutamasta tunnista muutamaan päivään.

500 - "Yhteysvirhe 500 Server Error"

Tämä virheilmoitus voi johtua useista syistä. Joissain tapauksissa kyse saattaa olla satunnaisesta ja hetkellisestä yhteyskatkoksesta. Voit kokeilla tiedonsiirtoa hetken kuluttua uudestaan. Olemme viime aikoina kuitenkin huomanneet myös toistuvampaa 500-virheen esiintymistä joidenkin opiskelijoiden HOKS-siirtojen kohdalla. Ongelma on selvityksessä ja korjattavana. Tiedotamme eHOKS-käyttäjiä, kun ongelma on korjattu. Jos yritit tiedonsiirtoa uudelleen ja saat edelleen 500-virheen, kyse on todennäköisesti selvityksessä olevasta ongelmasta. Tee tiedonsiirto uudestaan sen jälkeen, kun olemme tiedottaneet ongelman korjaantumisesta. Yksittäisistä 500-virheistä ei tarvitse erikseen ilmoittaa eHOKSin asiakaspalveluun.

(päivitetty 8.12.2020)

Muita virhetilanteita:

Virheilmoitus "Koodistoa osaamisentodentamisenprosessi ei löytynyt Opintopolun koodisto-palvelusta" palautetaan, jos eHOKSiin on yritetty tuoda jokin muu osaamisen todentamisen koodi kuin mikä eHOKSissa on käytössä. eHOKSissa vaihtoehdot ovat Suoraan, Arvioijien kautta tai Ohjattu näyttöön. Jos opintohallintojärjestelmässä on käytettävissä muita vaihtoehtoja, niiden tuominen eHOKSiin ei onnistu, koska eHOKS vaatii tiedon osaamisen todentamisen tavasta niillä vaihtoehdoilla, jotka löytyvät Opintopolun koodistosta. Opintohallintojärjestelmät käyttävät Opintopolun koodistoa.

(vastausta päivitetty edellisen kerran 29.9.2020)

Ammatti-ja erikoisammattitutkinnoissa eHOKS-palveluun tallennetaan aiemmin hankittuna paikallisena tutkinnon osana tutkinnon osat, jotka voidaan tutkinnon perusteiden mukaan suoraan sisällyttää opiskelijan tavoitteeseen ja joille ei löydy ePerusteet palvelusta yksilöivää koodia.

Tällä tarkoitetaan ammatti-tai erikoisammattitutkintoon sisällytettävää tutkinnon osaa jostain perus-, ammatti- tai erikoisammattitutkinnosta, jota ei voida yksilövän koodin puuttumisen takia tallentaa aiemmin hankittuna ammatillisena tutkinnon osana eHOKS-palveluun. Tällöin tavoitteet ja sisällöt -tietokentässä olisi hyvä viitata tutkinnon nimeen, johon aiemmin hankittu osaaminen pohjautuu.

Aiemmin hankittuna osaamisena eHOKSiin tallennetaan opiskelijan tämänhetkiseen tavoitteeseen (tutkintoon tai koulutukseen) sisältyvä tutkinnon osa tai yhteisen tutkinnon osan osa-alue, johon liittyvä osaaminen tunnistetaan opiskelijalla jo olevan. Tämä tutkinnon osa / osa-alue sovitaan osaksi opiskelijan tutkintoa tai koulutusta osaamisen tunnistamisen ja tunnustamisen perusteella.

eHOKS-palvelussa ei tällä hetkellä voi tallentaa tietoja alkuperäisestä suorituksesta, jonka pohjalta osaamisen tunnistaminen ja tunnustaminen tehdään.

Tähän poikkeuksena ovat aiemmin hankitut ammatilliset tutkinnon osat, jotka voidaan sisällyttää ammatti- tai erikoisammattitutkinnoissa suoraan opiskelijan tämänhetkiseen tavoitteseen.

• Ks. oma UKK "Ammatti- ja erikoisammattitutkintoihin sisällyttettävistä tutkinnonosista ja niide tietojen tallentamisesta eHOKS-palveluun".

eHOKS-palveluun ei tällä hetkellä pysty siirtämään VALMA- ja TELMA -koulutusten osien osa-alueita. VALMA- ja TELMA -koulutusten osien osa-alueita ei pysty siirtämään, koska ePerusteet-palvelussa näitä osa-alueita ei ole vielä yksilöity koodeilla, joita eHOKS-tiedonsiirto edellyttää.

Esimerkki VALMA-koulutuksen tutkinnon osa "Opiskeluvalmiuksien vahvistaminen (400002)" osa-alueet:

• Viestintä- ja vuorovaikutusosaaminen
• Matemaattis-luonnontieteellinen osaaminen
• Yhteiskunnassa ja kansalaisena toimiminen

https://eperusteet.opintopolku.fi/#/fi/esitys/2910073/reformi/koulutuksenosat/2957231

Osana eHOKS-hankeryhmän työtä luotiin HOKSin tietosisältö ja käsitteistö. Tietosisältö ja käsitteistö pohjautuu Ammatillisen koulutuksen asetukseen HOKSiin kirjattavista tiedoista (Luku 3 9§).

Tietosisällössä kohta 13 "opiskelijalle laadittava urasuunnitelma" tarkennettiin seuraaviksi tiedoiksi:
- opiskelijan tavoite:
- Suunnitelma jatko-opintoihin siirtymisestä
- Suunnitelma työelämään siirtymisestä
- Suunnitelma työuralla etenemiseksi
- Opintojen keskeytyessä tai opiskelijan uudelleen ohjauksessa suunnitelma opintojen jatkamiseksi

Näiden vaihtoehtojen pohjalta laadittiin koodistopalveluumme nyt eHOKSissa olevat urasuunnitelman päämäärän koodiarvot. Opintohallintojärjestelmät hyödyntävät näitä koodiarvoja, koska tieto eHOKSiin pitää toimittaa niiden mukaisina.

Linkki asetukseen: https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2017/20170673#Pidp446721680

Linkki tietosisältöön:
https://minedu.fi/documents/1410845/5984873/HOKSin+tietosis%C3%A4lt%C3%B6+ja+k%C3%A4sitteist%C3%B6+6.2.2018.pdf/882ace03-7f08-48c0-afac-74d0b3097327/HOKSin+tietosis%C3%A4lt%C3%B6+ja+k%C3%A4sitteist%C3%B6+6.2.2018.pdf

eHOKSiin tallennetaan tieto opiskelijan urasuunnitelman päämäärästä. Päämäärälle on neljä vaihtoehtoa:

• jatko-opinnot
• työelämään siirtyminen
• työuralla eteneminen
• opintojen jatkaminen

Jos opiskeluoikeus mitätöidään, siihen luotu HOKS ”lakkaa toimimasta” eHOKS-palvelussa. Tämä tarkoittaa, että HOKSia ei pysty enää päivittämään.

Mitätöinnin voi tehdä vain kahdesta syystä Koski-palvelussa:

• väärä opiskeluoikeuden tyyppi
• käytetään väärää oppijan yksilöivää tunnistetta (= hetu tai oppijanumero)
• merkitään opiskeluoikeus, jota ei oikeasti ole olemassa
• opiskelija ei koskaan aloittanutkaan opintoja hänelle myönnetyssä opiskeluoikeudessa.

Jos opiskelijalle on siirretty HOKS eHOKS-palveluun ja opiskeluoikeus täytyy yllä mainituista syistä mitätöidä, HOKS tulee poistaa eHOKSin käyttöliittymässä Opiskelijan tavoite ja perustiedot -näkymässä.

Lisätietoa opiskeluoikeuden mitätöinnistä Koski-palvelun ohjeissa: Tiedonsiirtovirheet ja niiden korjaus

eHOKSiin siirretään ammatillisen koulutuksen opiskelijoiden henkilökohtaisen osaamisen kehittämisen suunnitelman (HOKS) tiedot, jotka ovat olleet koulutuksen järjestäjän opiskelijoina 1.5.2019 ja joille on tehty 1.1.2018 voimaan tulleen ammatillisen koulutuksen lainsäädännön mukainen HOKS.

Esimerkki 1: Opiskelija on aloittanut opinnot 1.8.2018. Hänelle on tehty HOKS. Opiskeluoikeus on voimassa 1.5.2019 → siirretään.

Esimerkki 2: Opiskelija on aloittanut opinnot 1.8.2018. Hänelle on tehty HOKS. Opiskeluoikeus on päättynyt ennen 1.5.2019 → ei siirretä.

Esimerkki 3: Opiskelija on aloittanut opinnot 1.8.2017. Hänelle on tehty nyt jo päättyneen lainsäädännön mukainen henkilökohtainen suunnitelma (HOPS, HOJKS, oppisopimuskoulutuksen henkilökohtainen opiskeluohjelma, henkilökohtaistamista koskeva asiakirja). Tätä suunnitelmaa ei ole päivitetty nykyisen lainsäädännön mukaiseksi HOKSiksi. Opinnot jatkuvat edelleen ja opiskeluoikeus on ollut voimassa 1.5.2019 → ei siirretä.

Jos opiskelijalle on tehty ja hyväksytty HOKS, tiedot tallennetaan eHOKSiin.

Jos opiskelija eroaa ennen kuin HOKS on ehditty ensimmäisen kerran hyväksyä, HOKS-tietoja ei tallenneta eHOKSiin.

Tieto osaamisen hankkimisen tarpeesta kirjataan myös VALMA ja TELMA -koulutuksia opiskelevien oppijoiden eHOKS-tietoihin.

VALMA ja TELMA -koulutusten opiskelijoilta tätä tietoa ei kuitenkaan käytetä valtakunnallisen opiskelijapalautteen automatisoinnissa. Koska VALMA ja TELMA -opiskelijoilta palautetta ei kerätä.

Opiskelijalle, joka on aloittanut opinnot ennen 1.1.2018, on tehty jokin silloisen lainsäädännön mukaisista henkilökohtaisista suunnitelmista (HOPS, HOJKS, oppisopimuskoulutuksen henkilökohtainen opiskeluohjelma, henkilökohtaistamista koskeva asiakirja). Jos opiskelijan suunnitelma on päivitetty 1.1.2018 voimaan tulleen lainsäädännön mukaiseksi henkilökohtaiseksi osaamisen kehittämissuunnitelmaksi (HOKS), HOKSin ensikertaisen hyväksymisen päivämääräksi merkitään alkuperäisen henkilökohtaisen suunnitelman hyväksymispäivämäärä (HOPS/HOJKS).

Ajankohta, jolloin suunnitelmasta päivitettiin uuden lainsäädännön mukainen HOKS, merkitään HOKSin päivityspäivämääräksi.

Opiskelijan tietoja ei tuoda eHOKS-palveluun, jos suunnitelmaa ei päivitetä 1.1.2018 voimaan tulleen lainsäädännön mukaiseksi henkilökohtaiseksi osaamisen kehittämissuunnitelmaksi.

eHOKSiin tallennetaan tieto siitä, pitääkö opiskelijan hankkia osaamista, että hän saavuttaa HOKSissa sovitun tavoitteen (tutkinto tai koulutus). Jos opiskelija suorittaa tutkinnon tai koulutuksen pelkästään osoittamalla osaamisen, hänellä ei silloin ole osaamisen hankkimisen tarvetta.

Tietoa osaamisen hankkimisen tarpeesta hyödynnetään valtakunnallisen opiskelijapalautteen automatisoinnissa. Niiltä opiskelijoilta, jotka suorittavat tutkinnon tai tutkinnon osan/osia menemällä suoraan näyttöön (eli joilla ei ole osaamisen hankkimisen tarvetta), ei kerätä rahoitukseen oikeuttavaa opiskelijapalautetta.

Kun eHOKSiin tallennetaan tietoja työpaikalla järjestettävästä koulutuksesta, eHOKS edellyttää, että tietovarantoon tallennetaan vähintään työpaikan nimi, vastuullisen työpaikkaohjaajan nimi ja keskeiset työtehtävät. Jos jotain näistä tiedoista ei jostain syystä ole koulutuksen järjestäjällä olemassa, eHOKSiin tallennetaan kyseiseen kohtaan tieto "Ei tiedossa".

Tämä tilanne saattaa tulla kyseeseen esimerkiksi ennen vuotta 2018 aloittaneella opiskelijalla, jonka suunnitelma on muutettu nykylainsäädännön mukaiseksi HOKSiksi 1.1.2018 jälkeen. Tällöin opiskelijan ennen HOKSiin päivitystä suorittamissa tutkinnon osissa ei välttämättä ole kaikkia HOKSin edellyttämiä tietoa.

Katso ohje HOKS-tietojen tallentamisen sivulta.

Kun opiskelijan tavoitteena oleva tutkinto vaihtuu kokonaan toiseksi tutkinnoksi, opiskelijalle tehdään uusi opiskeluoikeus ja uusi HOKS. eHOKSiin ei voi muuttaa pelkästään tavoitteena olevaa tutkintoa, koska HOKS kytkeytyy aina opiskeluoikeuteen ja tieto tavoitteena olevasta tutkinnosta tulee Kosken opiskeluoikeustiedoista.

Uusi HOKS tallennetaan eHOKSiin HOKSin luonnin toiminnolla eli ensimmäisenä tiedonsiirtona. Tällöin uuteen opiskeluoikeuteen liittyvälle HOKSille syntyy oma eHOKS id, jota opintohallintojärjestelmä käyttää jatkossa tämän HOKSin tietojen päivittämisessä. Edelliseen tutkintoon liitetyn HOKSin eHOKS id:tä ei tiedonsiirrossa voi käyttää.

(Vastaus lisätty 8.9.2020)

Uusi HOKS laaditaan aina, jos opiskelija vaihtaa suorittamaan eri tutkintoa. Näin myös silloin, jos tutkinnon vaihtaminen johtuu perusteiden siirtymäajan päättymisestä. Opiskelijalle laaditaan uusi HOKS ja se tallennetaan eHOKSiin uutena HOKSina, jolloin sille muodostuu HOKSin yksilöivä eHOKS id.

Sen sijaan jos tavoitteeksi on sovittu esimerkiksi kolmen tutkinnon osan suorittaminen, mutta opiskelija haluaakin suorittaa vielä neljännen tutkinnon osan, tämä muutos voitaisiin tehdä HOKSin päivityksenä. Eli jos tavoitteena on suorittaa ”muutamia tutkinnon osia”, voidaan näitä koskevat vähäiset muutokset tai laajennukset käsitellä päivityksinä. eHOKSiin tallennetaan samaan HOKSiin uusi tutkinnon osa päivityksenä.

(päivitetty 11.2.2022)

eHOKS id on HOKSin yksilöivä tunniste eHOKS-palvelussa. eHOKS id muodostuu, kun opiskelijan HOKSin tietoja tallennetaan ensimmäisen kerran eHOKSiin eli tehdään ns. HOKSin luonti. eHOKS id tarvitaan opintohallintojärjestelmän ja eHOKSin väliseen tiedonsiirtoon. eHOKS id:tä voi käyttää myös kommunikoinnissa eHOKSin asiakaspalvelun kanssa.

Kun HOKSin tietoja tallennetaan eHOKSiin ensimmäisen kerran, tunnisteena käytetään oppijanumeroa ja opiskeluoikeuden oid-numeroa. Ensimmäisen tallennuksen yhteydessä eHOKS muodostaa HOKSille eHOKS id:n. Jos tietojen tallennus tehdään tiedonsiirtona opintohallintojärjestelmästä, eHOKS lähettää muodostetun id:n opintohallintojärjestelmään. Kun HOKSin tietoja myöhemmin päivitetään eHOKSiin, opintohallintojärjestelmä lähettää tiedot eHOKS id:n avulla.

eHOKS-palvelussa id:n voi tarkistaa kuvassa näkyvästä kohdasta: Mistä eHOKS id löytyy.png

(Vastaus lisätty 17.9.2020)

eHOKSiin tallennetaan HOKS aina, jos HOKS pitää opiskelijalle laatia. Tutkintotavoitteisessa koulutuksessa HOKS laaditaan aina. Osatutkinto on tutkintotavoitteista koulutusta. eHOKSin käyttöliittymä näyttää tällä hetkellä ainoastaan tutkinnon nimen ja laajuuden. Valitettavasti tieto siitä, että kyseessä on osatutkinto, ei tällä hetkellä eHOKSin käyttöliittymässä näy. Tieto osatutkinnosta lisätään eHOKSin käyttöliittymänäkymään loppuvuoden 2020 aikana. Tieto saadaan opiskeluoikeuden tiedoista, joten käyttöliittymämuutos ei edellytä muutoksia tiedonsiirron rajapintaan.

(vastaus lisätty 13.11.2020)

Tutkinnon osa siirtyy Aikataulutetut-osiosta Valmiit-osioon eHOKSiin tallennetun osaamisen osoittamisen päättymispäivän perusteella. Kun osaamisen osoittamisen päättymisestä on kulunut 14 päivää, tutkinnon osa siirtyy Valmiit-osioon. Jos opiskelijalla on tutkinnon osassa useampi osaamisen osoittaminen, tutkinnon osa siirtyy Valmiit-osioon vasta, kun viimeinenkin osaamisen osoittamisen päivämäärästä on kulunut 14 päivää.

Jos huomaat, että tutkinnon osa näkyy virheellisesti Valmiit-osiossa, tarkista, että tieto osaamisen hankkimisen päättymispäivämäärästä on ajantasalla. Jos tutkinnon osa ei näy Valmiit-osiossa, vaikka opiskelija on tutkinnon osan hyväksytysti suorittanut, tarkista tässäkin tapauksessa, onko tieto osaamisen osoittamisesta tallennettu eHOKSiin ja onko osaamisen osoittamisen päättymispäivämäärät oikein.

(Vastaus lisätty 8.9.2020)

eHOKS id löytyy eHOKS-palvelussa Opiskelijan tavoite ja perustiedot -välilehdeltä. Tarkka kohta on merkitty tähän kuvaan punaisella: Mistä eHOKS id löytyy.png

eHOKS id näkyy vain koulutuksen järjestäjälle. Opiskelija ei sitä eHOKS-palvelusta näe.

(Vastaus lisätty 17.9.2020)

eHOKS-palvelussa tuetut selaimet ovat:

• Mozilla Firefox
• Google Chrome
• Microsoft Edge (Huom! 15.1.2020 päivitetty versio)

Samat selaimet toimivat koulutuksen järjestäjille virkailija.opintopolku.fi -palvelussa sekä oppijoille opintopolku.fi/ehoks -palvelussa.

eHOKS-palvelu ei toimi:

• Microsoftin Internet Explorer -selaimella.

(päivitetty 11.3.2019)

eHOKSin käyttöönotto edellyttää säädösmuutoksia (HE 260/2018). Eduskunta hyväksyi lakimuutokset 7.3.2019. Tavoitteena on, että lakimuutokset tulisivat voimaan 1.5.2019, jolloin myös eHOKS-palvelun käyttöönotto on mahdollista käynnistää. Käyttöönotto lähtee tiedonsiirroista. Tietojen katselun käyttöliittymiä otetaan käyttöön vaiheittain sen jälkeen, kun tiedonsiirrot on saatu liikkeelle.

eHOKS-palvelussa ei hyväksytä HOKS:ia. Oppilashallinnon järjestelmässä tehdään HOKS:n ensikertainen hyväksyminen, jonka jälkeen eHOKS-tietomallin mukaiset tiedot siirretään eHOKS-palveluun.

HOKS-tieto tuotetaan paikallisessa oppilashallinnon järjestelmässä ja rajapinnan kautta eHOKS-tietosisällöt siirretään eHOKS-tietovarantoon.

1.5. käyttöönotettavassa eHOKS-palvelussa voivat koulutuksen järjestäjät, opiskelijat sekä työpaikan toimijat katsoa opiskelijan eHOKS-tietoja. Eli opiskelija ja koulutuksen järjestäjä voi jakaa vastuullisille työpaikkaohjaajalle sekä arvioijille työpaikalla osaamisen hankkimiseen ja osoittamiseen tarvittavia tietoja.

Koulutuksen järjestäjät, jotka eivät siirrä tietoa rajapinnan kautta, syöttävät eHOKS-tiedot suoraan virkailijan opintopolku-palvelun syöttökäyttöliittymään.

Vastuulliset työpaikan toimijat (vastuullinen työpaikka ohjaaja tai osaamisen arvioijalle) pääsevät katsomaan opiskelijan tutkinnon osakohtaista osaamisen hankkimiseen tai osoittamiseen liittyvää tietoa. Työpaikan toimija saa sähköpostiinsa linkin eHOKS-palveluun. Linkin jälkeen työpaikan toimija tunnistautuu palveluun pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai sähköisellä henkilökortilla. Tunnistautumisen jälkeen avautuu näkymä tarvittaviin opiskelijan osaamisen hankkimisen tai osoittamisen tietoihin.

Huom. Tietojen katseluun ja jakamiseen tarkoitetut käyttöliittymät avataan elokuussa 2019.

Opiskelja ja koulutuksen järjestäjä pystyy jakamaan eHOKS-tietoa. Molemmat toimijat tunnistautuvat vahvasti ja kirjautuvat palveluun www.opintopolku.fi -sivustolle rakennettavan eHOKS-palvelun aloitussivun kautta.

Ratkaisua tietojen jakamiseen on lähdetty pohtimaan tältä pohjalta:

• Linkki luodaan koulutuksen järjestäjän eHOKS-näkymässä.
• Näkymä rakennetaan Opintopolun virkailijan ympäristöön eli koulutuksen järjestäjän näkymään kirjaudutaan virkailijan käyttäjähallinnan kautta.
• Linkin luo koulutuksen järjestäjän toimija, jolla on eHOKS-palvelun käyttöoikeus. eHOKS-palvelun puolelta ei sinällään varsinaisesti oteta kantaa siihen, onko se opettaja vai joku muu koulutuksen järjestäjän toimija.
• Jos mahdollisuuksia automatisointiin löytyy, niitä pyritään hyödyntämään.
• Myös opiskelija voi jakaa omia tietojaan. Tällöin koulutuksen järjestäjän ei tarvitse tietoja enää erikseen jakaa työpaikan toimijalle.

Teknistä ratkaisua työpaikan toimijoiden tietojen katseluun on suunniteltu siltä pohjalta, että järjestelmään ei tarvitsisi rekisteröityä ja luoda käyttäjätunnuksia. Työpaikan toimija saisi sähköpostilinkin, kun koulutuksen järjestäjä tai opiskelijan on jakanut tutkinnonosakohtaista eHOKS-tietoa. Työpaikan toimija pääsee katsomaa tietoja vahvan tunnistautumisen jälkeen. Työpaikan toimijalle rajataan katseluoikeus työpaikalla hankittavan osaamisen ajaksi. Oppilashallinnon järjestelmästä saadaan vastuullisten ohjaajien ja arvioijien kontaktitiedot ml. sähköpostin.

Jakamistoimintoa kehitetää siten, että pystytään varmistumaan turvallisesta tietojen jakamisesta ainoastaan vastuullisille työpaikan toimijoille.

Hankintasopimukseen perustuvassa koulutuksessa opiskelijan HOKS-tietojen hyväksymisestä vastaa koulutusta hankkiva koulutuksen järjestäjä (ns. päävastuullinen koulutuksen järjestäjä). Päävastuullinen koulutuksen järjestäjä eli hankintakoulutuksen koulutusta hankkiva (ostava) osapuoli vastaa myös HOKS-tietojen tallentamisesta ja päivittämisestä eHOKSiin. Koulutusta hankkiva koulutuksen järjestäjä siirtää ja päivittää eHOKSiin tallennettavia tietoja. Tällä tavoin toimitaan laajennetussa oppisopimuksessa ja muussa koulutuksen hankintaan perustuvassa koulutuksessa. 

(lisäys 6.3.2020) Tarkempaa tietoa koulutuksen hankintaan liittyvästä yhteistyöstä opetus- ja kulttuuriministeriön laatimassa ohjeessa https://minedu.fi/documents/1410845/4171155/Ohje+koulutuksen+hankintaan+ja+yhteisty%C3%B6h%C3%B6n+muiden+toimijoiden+kanssa/9b20ef44-16bc-4b29-b488-e87f3caf1948/Ohje+koulutuksen+hankintaan+ja+yhteisty%C3%B6h%C3%B6n+muiden+toimijoiden+kanssa.pdf

(vastausta päivitetty 17.9.2021)

Jos koulutuksen järjestäjien välillä ei ole hankintasopimusta, kumpikin koulutuksen järjestäjä vastaa HOKSin tekemisestä ja tietojen siirtämisestä eHOKSiin sen koulutuksen osalta, jota he opiskelijalle tarjoavat. Opiskelijalle syntyy eHOKSiin kaksi erillistä HOKSia, eli kumpaankin koulutukseen omansa. Molemmat koulutuksen järjestäjät kuitenkin näkevät opiskelijan tiedot eHOKS-palvelussa. eHOKS-palvelun avulla koulutuksen järjestäjä saa näkyvyyden toisessa oppilaitoksessa tehtyyn osaamisen hankkimisen ja osoittamisen suunnittelutietoon. Tätä tietoa koulutuksen järjestäjä voi halutessaan hyödyntää esimerkiksi osaamisen tunnistamisen ja tunnustamisen apuna.

(päivitetty 17.9.2021)

(päivitetty 3.7.2019)

Kyllä. Opiskelijapalautteiden lähettämiseen kehitetään parhaillaan ratkaisua, jolla automatisoidaan vastauslinkkien muodostamista ja lähettämistä. Ratkaisussa hyödynnetään eHOKSissa ja Koskessa olevia tietoja. eHOKS-tiedoista automatisointiin tarvitaan HOKSin ensikertaisen hyväksymisen päivämäärä, opiskelijan sähköpostiosoite ja tieto osaamisen hankkimisen tarpeesta.

Jatkossa vastauslinkki pyritään saamaan myös eHOKSiin. Automatisointiratkaisussa huomioidaan se, että kyselyyn voi vastata vain yhden kerran. Jos opiskelija vastaa kyselyyn sähköpostilla saamansa linkin kautta, eHOKSissa oleva vastauslinkki ei sen jälkeen ole käytettävissä.

Lisää tietoa opiskelijapalautteiden automatisoinnista tiedotteessa, jonka Opetushallitus on lähettänyt koulutuksen järjestäjien Arvo-palvelun käyttäjille 27.6.2019, https://wiki.eduuni.fi/display/CscArvo/Tiedotteet