Ongelmatilanteet
K: Yritin tallentaa julkaisua, mutta painettuani "Tallenna tiedot ja palaa omiin tallennuksiin" julkaisutieto ei kuitenkaan ole tallentunut.
V: Syy on mahdollisesti siinä, että palvelu on aikakatkaissut kirjautumisesi, josta syystä tallentamista ei enää hyväksytä. Tällä hetkellä aikakatkaisun raja on 8h. Jos palvelu on ollut pidempään auki, kannattaa varmistaa että palvelulla on yhteys tietokantaan varmistamalla että "omat julkaisut" näkymä näyttää aiemmin tallennetut julkaisut. Tarvittaessa kirjaudu palveluun uudelleen.
K: Tallensin julkaisun onnistuneesti, mutta en näe julkaisuani tiedejatutkimus.fi:ssä tai juuli.fi:ssä.
V: Julkaisutiedot siirtyvät eteenpäin Virta-julkaisutietopalveluun vasta organisaation Justus-pääkäyttäjän hyväksyttyä julkaisun. Virta-julkaisutietopalvelusta julkaisu siirtyy eteenpäin selaitavaksi tiedejatutkimus.fi ja juuli.fi -palveluihin vasta kun julkaisu on läpäissyt Virta-julkaisutietopalvelun tekemät tarkistukset. Hyväksytyt ja tarkistuksen läpäisseet julkaisut ovat selailtavissa yleensä seuraava päivänä.
K: Miksi en pääse kirjautumaan Justukseen?
V: Justukseen kirjaudutaan käyttäen EduuniIDtä. Tärkeää on, että tuo EduuniID on muodostettu käyttäjän työsähköpostin avulla, eli ts. sähköpostin tulisi päättyä organisaation omaan domainiin (esim. testi.testaaja@organisaatio.fi). Domainin perusteella Justus päättelee, mistä organisaatiosta käyttäjä tulee. EduuniIDn voi rekisteröidä myös käyttäen muita sähköpostiosoitteita, mutta Justuksen tapauksessa on tärkeää rekisteröidä nimenomaan organisaation domainiin perustuva työsähköpostiosoite. Kun rekisteröinti on tehty käyttäen työsähköpostiosoitetta, voi Justukseen kirjautua millä tahansa muulla, EduuniID:hen yhdistetyllä, osoitteella esim. omilla Office365 tunnuksilla. Lisätietoa EduuniIDn rekisteröinnistä: Eduuni-ID -tunnuksen rekisteröinti
K: Kirjautumisen jälkeen näyttöön ilmestyy vain "Bad Request - Request Too Long" -virheilmoitus.
V: Kyseessä on EduuniIDn evästeisiin liittyvä virhe, mikä korjaantuu tyhjentämällä selaimen evästeet EduuniIDn osalta. Ohjeet löytyvät: Login trouble to eDuuni
K: Muutin JUSTUS-palvelussa julkaisun julkaisuvuotta, miksi tieto ei ole välittynyt VIRTAan?
V: Mikäli julkaisun julkaisuvuotta on vaihdettu sen jälkeen, kun julkaisutieto on jo hyväksytty VIRTAan aiheutuu siitä ongelmia VIRTA-päässä. Julkaisuvuoden vaihto muuttaa Justuksessa julkaisun IDtä ja tämän takia muutettu julkaisutieto ei enää yhdisty VIRTA-päässä oikein, vaan aiheuttaa duplikaattiongelman, jossa muokatun julkaisuvuoden julkaisutiedon muutokset eivät enää välity VIRTAan. Ongelma täytyy toistaiseksi korjata VIRTA-päässä ja näistä voi ilmoittaa virta-julkaisutietopalvelu@csc.fi osoitteeseen julkaisu IDn toimittamalla (esim. muotoa 2017-02450-11234) ja ilmoittamalla, mikä on julkaisun oikea julkaisuvuosi.
Toiminnallisuudet
K: Kuinka nimitiedot tulee syöttää syöttölomakkeella?
V: Nimitiedot syötetään palvelussa järjestyksessä: "Sukunimi, Etunimi", jonka jälkeen käyttäjän painaessa Enteriä, palvelu muodostaa tekijästä tagin ja tällöin käyttäjä voi syöttää taas uuden tekijän. Tekijöiden järjestystä voi muuttaa raahaamalla. Tekijöiden järjestyksen tulee olla sama kuin alkuperäisessä julkaisussa.
K: Miten tietojen pakollisuudet määräytyvät?
V: Justus noudattaa julkaisutiedonkeruun tietomallia. Pakollisuudet päivitetään vuosittain sivulle Pakollisuudet (attribuuttipohjainen luokittelu).
K: Onko uuden julkaisun pohjaksi mahdollista kopioida esimerkiksi aikaisemmin tallennetun julkaisun tietoja?
V: Tietojen esitäyttö on mahdollista VIRTA tai CrossRef esitäytön kautta. Esitäyttöä varten aikaisemmin tallennetun julkaisun tulisi siis löytyä oman organisaation tai jonkun toisen organisaation lisäämänä VIRTA-julkaisutietopalvelusta tai CrossRef-palvelusta. Ensimmäisessä tapauksessa JUSTUS varoittaa mahdollisesta duplikaatista. Tämän varoituksen voi kuitenkin kiertää jos tietää mitä on tekemässä. Mikäli julkaisun tiedot haetaan CrossRef-palvelusta, julkaisun julkaisutyyppiä ei esitäytetä.
K: Miten voin korjata julkaisun tietoja?
V: Julkaisun tietoja pääsee tarkastelemaan ja korjamaan polusta "omat tallennukset" > "käsittelyä odottavat julkaisut". Mikäli julkaisu on jo pääkäyttäjän hyväksymä, ainoastaan pääkäyttäjä voi tehdä muutoksia julkaisuun, eikä julkaisua löydy enää käsittelyä odottavien julkaisuiden listalta.
K: Miksi avainsanojen syötettäessä tulee sekaisin suomen- ja englanninkielisiä asiasanoja?
V: Emme tiedä palvelun puolella haluaako käyttäjä syöttää asiasanoja suomeksi, ruotsiksi vai englanniksi. Tästä syystä haut tehdään suomenkielisessä käyttöliittymässä FI ja EN asiasanoihin, ruotsinkielisessä SV ja EN asiasanoihin ja englanninkielisessä vain EN asiasanoihin.
K: Voinko kirjata Justuksessa myös toisessa organisaatiossa tekemiäni julkaisuja?
V: Justus tunnistaa kirjauksen tekevän henkilön organisaation, ja kirjaa julkaisun automaattisesti ko. organisaation tekemäksi. Justuksen kautta ei siis toistaiseksi ole mahdollista kirjata sellaisia julkaisuja, joissa kukaan tekijöistä ei kuulu kirjaavaan organisaatioon. Julkaisun organisaatiotekijöiksi voi merkitä ainoastaan kirjaavan organisaation tekijöitä.
CSV-latausraportin hyödyntäminen
K: Kuinka .csv muotoisen latausraportin saa auki Excelissä niin, että sarakkeet asettuvat oikein?
V: Mikäli sarakkeet eivät asetu oikein, tallenna tiedosto ensin koneellesi. Tämän jälkeen avaa tiedosto tekstinkäsittelyohjelmassa (esim. Windowsissa Muistio / Notepad) ja lisää ensimmäiselle riville teksti
sep=;
Tallenna tiedosto samaan .csv formaattiin ja avaa se normaalisti Excelissä.
K: Kuinka .csv muotoisen latausraportin saa auki Excelissä niin, että ääkköset näkyvät oikein?
V: Ladattu tiedosto tulee tallentaa ensin koneelle. Tämän jälkeen avataan Excel-ohjelma erikseen (eikä siis suoraan avaamalla tuota lataustiedostoa) ja valitaan ylävalikosta "Data" → "From Text" ja valitaan aukeavasta ikkunasta äsken ladattu tiedosto. Seuraavaksi valitaan "Original data type: Delimited" ja "File Origin: 65001 : Unicode (UTF-8). Tämän jälkeen "Next" ja seuraavassa ikkunassa ruksitaan "Delimiters: Semicolon" ja painetaan "Finish". Nyt sarakkeiden tulisi olla järjestetty oikein ja tekstien sisältää ääkköset.
Pääkäyttäjät
K: Miksi en voi muokata toisen pääkäyttäjän tekemää julkaisua?
V: Pääkäyttäjät voivat muokata toisten pääkäyttäjien tekemiä muutoksia. Mikäli muokkaaminen ei onnistu, varmista että olet oikeassa näkymässä. Jo hyväksyttyjä tallennuksia pääsee muokkaamaan "Hyväksy tallennuksia" --> "Käsitellyt julkaisut" -osiossa. Huomaathan että 'Käsitellyt julkaisut'-näkymään pääsee myös 'Omat tallennukset' -osion kautta, mutta tällöin toisten käyttäjien syöttämät julkaisut ovat lukitussa tilassa.
K: Milloin palvelussa hyväksytyt julkaisutiedot tulevat näkyviin Juuliin ja tiedejatutkimus.fi-palveluun?
V: Juuli hakee VIRTA-julkaisutietopalvelusta uudet julkaisutiedot joka aamu klo 01:04 ja 05:34, tiedejatutkimus.fi-palvelussa julkaisutiedot ovat päivittyneet vuorokausittain noin klo 9.00. Käytännössä Justuksessa hyväksytyt julkaisutiedot näkyvät siis Juulissa ja tiedejatutkimus.fi-palvelussa vuorokauden sisällä.
K: Milloin palvelusta poistetut julkaisutiedot poistuvat Juulista ja tiedejatutkimus.fi-palvelusta?
V: Poistetut julkaisut poistuvat tiedejatutkimus.fi-palvelusta päivittäin, Juuliin tieto poistetuista julkaisuista päivittyy viikoittain la-su yönä.
K: Voiko Virtaan siirtyneitä julkaisutietoja vielä muokata?
V: Hyväksyttyjä julkaisutietoja voidaan vielä muokata pääkäyttäjien toimesta. Muokatut julkaisutiedot VIRTA-julkaisutietopalvelu hakee lähes välittömästi ja Juuliin päivitetyt tiedot päätyvät kello 6:00.
K: Miten voin poistaa julkaisun?
V: Toisaiseksi julkaisuja ei saa poistettua Justuksesta siten että ne poistuisivat kokonaan näkymästä ja tietokannasta. Pääkäyttäjä voi kuitenkin siirtää julkaisun tilakoodille -1, jolloin julkaisut eivät näy Juulissa, tiedejatutkimus.fi:ssä eikä niitä poimita mukaan tiedonkeruuseen.
K: Mikä ero on julkaisun tiloilla 1, 2 ja 3?
V: Julkaisut tilassa 2 siirtyvät osaksi OKM:n tiedonkeruuta. Tilassa 2 olevat julkaisut näkyvät sekä Juulissa että tiedejatutkimus.fi-palvelussa. Julkaisut tilassa 1 eivät siirry mukaan OKM:n julkaisutiedonkeruuseen, mutta ne näkyvät sekä Juulissa että tiedejatutkimus.fi-palvelussa. Tilassa 1 ovat yleensä sellaiset julkaisut, joihin täydennetään tai korjataan jotakin tietoa, ennen kuin julkaisut muutetaan tilakoodille 2. Mikäli julkaisu on tallennettu Justuksessa tilakoodiin 2, mutta Virta tunnistaa tiedoissa virheitä, julkaisun tila muuttuu tilaan 1. Tilaan 3 merkitään sellaiset julkaisut, joita ei haluta (tai jotka eivät täytä julkaisutiedonkeruun kriteereitä) mukaan OKM:n julkaisutiedonkeruuseen. Tilassa 3 olevat julkaisut näkyvät ainoastaan tiedejatutkimus.fi-palvelussa. Lisätietoa julkaisun tilasta: Julkaisun tila
K: Miksi julkaisu näkyy Extra-Vipusen virheraportilla vaikka se on Justuksessa hyväksytty tilaan 2?
V: Julkaisun tiedot tarkistetaan Virta-julkaisutietopalvelussa. Virheet tulevat näkyville Extra-Vipusen virheraporteille. Tietojen korjaus tehdään Justuksen kautta. Osa virheistä vaikuttaa julkaisun tilaan, ks. Julkaisun tila. Julkaisu voi siis olla lähtenyt Justuksesta tilakoodilla 2, mutta pudonnut Virran tarkistuksissa alemmalle tilakoodille.
K: Miksi kentällä XX on nimi XX? Eikö jokin toinen termi olisi kuvaavampi?
V: Kenttien nimet noudattelevat VIRTA-julkaisutietopalvelun XML-skeemaa (Elementtien kuvaukset). Yhteentoimivuuden varmistamiseksi myös JUSTUS-palvelussa käytetään samoja kenttiä.
K: Milloin julkaisun tilaan -1 asetettu julkaisu poistuu VIRTA-julkaisutietopalvelusta tai Juulista
V: Tieto julkaisulle asetetusta tilakoodista -1 välittyy VIRTAan korkeintaan vuorokauden kuluttua sen asettamisesta. Tällöin julkaisua ei ole enää saatavilla VIRTA-rajapinnasta tai tiedejatutkimus.fi-palvelusta. Juulista kyseinen julkaisu poistuu kuitenkin vasta la-su välisenä yönä isommassa tietojen virkistyksessä.
K: Miten voin antaa tutkijalle oikeudet tallentaa julkaisutietoja Justukseen?
V: Rivikäyttäjille ei anneta erillisiä oikeuksia. Kaikki henkilöt joilla on organisaation domainilla luotu Eduuni-tunnus voivat kirjautua Justus-palveluun ja kirjata organisaatiolle julkaisuja.
Organisaatiot
K: Mistä JUSTUS-palvelu hakee organisaation alayksiköt, ja voiko listausta muokata?
V: JUSTUS-palvelussa hyödynnetään alayksiköiden osalta Opetushallituksen Koodistopalvelua, johon viedään suorien tiedonkeruiden (KOTA) yhteydessä ilmoitetut alayksiköt. JUSTUS käyttää Koodistopalvelusta löytyvää uusinta vuosiversiointia organisaation alayksiköistä, mutta käyttäjät voivat halutessaan valita myös vanhempia alayksiköitä syöttölomakkeen vuosivalikosta. Organisaatiot ovat voineet vuodesta 2018 lähtien ilmoittaa muutokset alayksiköihin suoraan KOTA-järjestelmän kautta, josta ne tulevat Koodistopalvelun kautta myös JUSTUS-palveluun hyödynnettäviksi. Tiedot eivät toistaiseksi siirry automaattisesti KOTA-järjestelmän ja Koodistopalvelun välillä, joten pääkäyttäjiä pyydetään ilmoittamaan osoitteeseen justus@csc.fi kun uudet alayksiköt on toimitettu KOTA-järjestelmään. Tiedontoimitus KOTA-järjestelmään ei ole aina auki, vaan mahdollisuudesta tietojen toimitukseen ilmoitetaan aina erikseen yhteyshenkilöiden postilistalle.
Tutkimuslaitokset eivät toimita alayksikköjä KOTA-järjestelmän kautta. Tutkimuslaitokset voivat toimittaa oheisen mallitiedoston alayksikkö_mallitiedosto.csv mukaiset tiedot suoraan osoitteeseen justus@csc.fi.
K: Organisaatiomme pääkäyttäjiä tarvitsee vaihtaa, mihin voin ilmoittaa muutoksista?
V: Voitte olla yhteydessä sähköpostitse justus@csc.fi ja teemme muutokset organisaationne pääkäyttäjiin, josta päivitetyt tiedot päätyvät myös JUSTUS-palveluun.
K: Mihin syötettäviä tietoja käytetään?
V: Kukin organisaatio päättää itse, kuinka JUSTUS-palvelun kautta syötettyjä julkaisutietoja hyödynnetään. Kerättäviä tietoja käytetään kuitenkin lisäksi korkeakoulujen ohjauksessa (rahoitusmalli, tunnuslukutavoitteet, OKM:n palaute), opetus- ja kulttuuriministeriön raportoinnissa ulospäin ja horisontaalisessa yhteistyössä muiden hallinnonalojen kanssa sekä suomalaisen korkeakoululaitoksen tilan kuvaamisessa.
K: Voiko syötettyjä julkaisutietoja ladata esim. kuukausittaista raportointia varten suoraan JUSTUS-palvelusta?
V: Raportointia varten pääkäyttäjät voivat ladata Justuksesta .csv-muotoisen tiedoston, jolla voidaan ladata kaikki JUSTUS-palvelussa olevat tiedot paikalliseksi kopioksi. JUSTUS-palvelun kautta syötettyihin tietoihin pääsee käsiksi sekä VIRTA-palvelun rajapinnan kautta (lisätietoa REST-lukurajapinta) että Extra-Vipusen kautta (https://extra.vipunen.fi/Sivut/default.aspx). Ensimmäinen ei kuitenkaan palvele suoraan yksittäistä raportointia ja jälkimmäisessä on puutteita siinä mielessä, että kaikkia tietoja ei voi sitä kautta näyttää. Lisäksi syötetyt tiedot näkyvät JUULI-portaalissa (http://www.juuli.fi/), mutta myös sen käyttö raportointiin on haasteellista.
K: Voiko JUSTUS-palvelua räätälöidä syötettävien tietojen osalta?
V: Palvelun perusominaisuudet ovat sellaisia, jotka ovat kaikille asiakkaille yhteisiä. Tästä syystä syöttölomakkeessa organisaatiokohtaista tietoa tällä hetkellä vain alayksikkökoodisto, johon organisaatiot toimittavat vuosittain omat alayksikkönsä. Muutoin syöttölomake on kaikille organisaatioille sama. Keräämme jatkuvasti palautetta palvelun kehittämisestä. Justus-palvelua on myös mahdollista räätölöidä yksittäisen organisaation tarpeisiin erikseen sovittuna asiantuntijatyönä. Toteuksen aikataulu riippuu tarvittavasta räätälöinnistä ja palvelun muiden kehitystöiden tilanteesta. Lisätyönä tilattavat räätälöinnit hinnoitellaan CSC:n omistaja-asiakkaille aina omakustanneperusteisesti.
K: Kuinka palvelussa on huomioitu tietoturva / EU-tietosuoja-asetus?
V: Kuvaus JUSTUS-palvelun tietosuojasta löytyy sivulta Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely. VIRTA-julkaisutietopalvelussa organisaatiot toimivat tallennetun tiedon rekisterinpitäjinä omien tietojensa osalta, ja tiedot säilyvät osana tutkimusorganisaatioiden rekisteriä ja rekisterinpitovastuuta. Tutkimusorganisaatiot päättävät mikäli tietoja hyödynnetään tai luovutetaan eteenpäin VIRTA-julkaisutietopalvelusta.
K: Millä perusteella yhteisjulkaisut muodostetaan?
V: Tieto yhteisjulkaisusta muodostetaan vasta VIRTA-julkaisutietopalvelussa, jossa tehdään tarkistuksia mahdollisesta yhteisjulkaisusta seuraavan käsittelyprosessin mukaisesti: Yhteisjulkaisujen tunnistussäännöt