4.2.1 YO Henkilöstötiedonkeruu

4.2.1 Yliopistojen henkilöstötiedonkeruu

Tiedonkeruulomake YO-1-henkilosto-2017:

Yliopistojen henkilöstötiedonkeruu pohjautuu henkilöstön palvelusuhdejaksoihin. Yksinkertaisimmissa tapauksissa palvelusuhdejakso tarkoittaa yhden vuoden palvelussuhdejaksoa eli henkilölle tulee tiedonkeruuseen yksi rivi. Jää yliopiston päätettäväksi merkitäänkö tiedonkeruuseen jokainen palvelussuhdejakso erikseen, vaikka tiedonkeruun ulottuvuuksissa ei tapahtuisi muutoksia.

Henkilöstötiedonkeruussa käytetään toimipistetiedonkeruun toimipaikkakoodeja. Tästä syystä toimipistetiedonkeruun on ladattava ennen henkilöstötiedonkeruuta.

Mikäli henkilön tehtävät liittyvät useammalle tieteenalalle, voidaan henkilön palvelussuhde jakaa enintään kolmeen osaan pääasiallisen tieteenalan suhteen. Tällöin henkilöltä merkitään useampi rivi, ja työajan jakautuminen tieteenaloille merkitään henkilötyövuosien kautta. (esim. 0,5 htv tieteenala x ja 0,5 htv tieteenala y).

Huom. Koulutusalatietoa ei enää kerätä, vaan vuodesta 2016 alkaen tiedonkeruissa on siirrytty käyttämään OKM:n ohjauksen aloja. Ohjauksen aloja ei kuitenkaan kerätä henkilöstötiedonkeruussa, vaan ne johdetaan palvelussuhteeseen merkitystä laitostiedosta 4.2.1.5. Laitosten yksikkökoodit toimitetaan KOTA-järjestelmän kautta csv-tiedostona. Kuhunkin yksikköön liitetään 1–12 OKM:n ohjauksen alaa sekä niiden osuudet yksikön toiminnasta (1–100 %) 4.2.9 YO Alayksikkökoodistot. Samaa koodistoa käytetään myös julkaisutiedonkeruussa.

Henkilöstön perustiedot (kohdat 4.2.1.1–4.2.1.14) ovat yleisiä tietoja, jotka todennäköisesti löytyvät yliopistojen henkilöstötietojärjestelmistä. Mikäli jonkin palvelussuhdejakson osalta jokin em. tiedoista ei ole saatavilla, jätetään ko. kohta tyhjäksi. Poikkeuksena ovat henkilötunnus (4.2.1.1), yliopisto (4.2.1.3), laitos tai vastaava (4.2.1.5), toimipaikka (4.2.1.6) ja sukupuoli (4.2.1.10) jotka täytyy merkitä jokaisen palvelussuhdejakson osalta. Mikäli puutteet lähtöjärjestelmissä ovat suuria, yliopistoja pyydetään ottamaan yhteyttä opetus- ja kulttuuriministeriöön. Henkilöstön toimintaa kuvaavat tiedot (kohdat 4.2.1.15–4.2.1.21) merkitään ko. kohtien ohjeistuksien mukaisesti. Tiettyä tehtäväjaottelun mukaista ryhmää koskevat kohdat jätetään tyhjäksi muilta kuin ko. ryhmiltä (esim. tutkijanuravaihe täytetään vain opetus- ja tutkimushenkilökunnalta).

Osa-aikaisten tuntiopettajien osalta tiedot voidaan kerätä summattuina palvelussuhdetasoisten tietojen sijaan. Summaus tehdään seuraavien ulottuvuuksien suhteen: laitos tai vastaava (4.2.1.5), toimipaikka (4.2.1.6), sukupuoli (4.2.1.10). Näiden kohtien lisäksi osa-aikaisista tuntiopettajista täytetään vain tiedot yliopistosta (4.2.1.3), nimikkeestä (4.2.1.7), tehtäväjaottelusta (4.2.1.16), tutkijanuravaiheesta tai tuntiopettajuudesta (4.2.1.17) ja henkilötyövuodesta (4.2.1.21). Nimikkeeksi merkitään osa-aikaisten tuntiopettajien koodi (56402 tai 56400), jotta tietojen lukuohjelma tunnistaa nämä poikkeusrivit. Muut ulottuvuudet jätetään summatieto-vaihtoehdossa tyhjiksi. Sivutoimisten tuntiopettajien summatietona ilmoittaminen ei koske harjoittelukoulujen tuntiopettajia.

Tiedot kerätään kaikilta päätoimen palvelussuhteessa olevilta ja osa-aikaisilta tuntiopettajilta.

Henkilöstötiedonkeruun tietojen latauksessa vaadittavat pakolliset tiedot

Kerättävät tiedot

Tiedonkeruu koskee korkeakouluun tilastovuonna palvelussuhteessa olleita työntekijöitä (henkilöitä) ja heihin liittyviä palvelujaksoja.

4.2.1.1 Henkilötunnus

Kuvaus

Henkilön suomalainen henkilötunnus. Mukaan liitetään ulkomaalaisille henkilöille annetut väliaikaiset henkilötunnukset.

Tiedon muoto

Valtioneuvoston asetus väestötietojärjestelmästä 25.2.2010/128, esim. 121280-781F.

http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2010/20100128.

4.2.1.2 Henkilönumero

Kuvaus

Henkilön korkeakoulukohtainen muuttumaton henkilönumero.

Tiedon muoto

Korkeakoulun oman koodiston mukainen arvo.

4.2.1.3 Yliopisto

Kuvaus

Yliopiston koodi.

Tiedon muoto

Tilastokeskuksen oppilaitosluokituksen mukainen 5-numeroinen arvo, ks. luku 7.1. Tieto voi olla numeromuodossa, eli tiedoston käsittelyssä hyväksytään tiedot myös ilman etunollaa.

4.2.1.4 Tiedekunta tai vastaava EI KERÄTÄ

Kuvaus

TIETO POISTUU TIEDONKERUUSTA, EIKÄ SITÄ TARVITSE TOIMITTAA VUODEN 2017 TIEDONKERUUSSA. VUODEN 2017 CSV-TIEDOSTOSSA KENTÄN TIETO JÄTETÄÄN TYHJÄKSI (mallitiedostossa tyhjä sarake). VUODEN 2018 TIEDONKERUUSTA KENTTÄ POISTETAAN KOKONAAN.

4.2.1.5 Laitos tai vastaava

Kuvaus

Henkilön sijoitusyksikkö/vastuualue. Käytetään samoja kustannuspaikkoja/vastuualueita kuin Tilastokeskuksen t&k-tiedonkeruissa. Vastuualue-termiä käytetään tässä Tilastokeskuksen tarkoittamassa merkityksessä.

Tiedon muoto

Korkeakoulun oman koodiston mukainen koodiarvo.

4.2.1.6 Toimipaikka

Kuvaus

Toimipaikan koodi. Toimipaikkatieto viittaa toimipistetiedonkeruuseen, jossa yliopistoilta kysytään toimipisteiden toimipaikkatietoja. Yliopistot määrittävät toimipaikan koodit itse toimipistetiedonkeruussa, koodit 5-numeroisia. Koodisto muodostuu toimipistetiedonkeruun yhteydessä.

Tiedon muoto

Korkeakoulun itse toimittaman toimipisteluettelon mukainen 5-numeroinen koodi.

4.2.1.7 Nimike

Kuvaus

Tiedonkeruussa käytetään EK:n / Sivistystyönantajat ry:n ylläpitämää ammattinimikekoodistoa. Koodisto pohjautuu Valtiokonttorin nimikekoodistolle.

Tiedon muoto

Nimikkeen 5-numeroinen ammattikoodi.

http://www.sivistystyonantajat.fi/tiedostopankki/466/yliopistojen_ammattinimikekoodisto.pdf

4.2.1.8 Merkittävin tutkinto

Kuvaus

Merkittävin tutkinto on yleensä se tutkinto, jonka koulutusaste on korkein. Jos korkeimpia on useita, merkitään soveltuvin nykyiseen työtehtävään. Käytetään Tilastokeskuksen koulutuskoodistoa.

Tiedon muoto

Tilastokeskuksen koulutusluokituksen mukainen 6-numeroinen arvo, esim. 712104.

http://www.stat.fi/meta/luokitukset/koulutus/001-2016/kuvaus.html

4.2.1.9 Tutkinnon suoritusmaa

Kuvaus

Merkittävimmän suoritetun tutkinnon suoritusmaa, Tilastokeskuksen maakoodisto, 3-numeroinen tunnus (ISO 3166-standardi).

Tiedon muoto

Tilastokeskuksen valtiot ja maat 2012 -luokituksen mukainen 3-numeroinen arvo, esim. 246.

https://www.tilastokeskus.fi/meta/luokitukset/valtio/001-2012/index.html 

Kosovo: koodi 997.

4.2.1.10 Sukupuoli

Kuvaus

Henkilön sukupuoli. 1 = mies, 2 = nainen.

Tiedon muoto

Tilastokeskuksen sukupuoliluokituksen mukainen 1-numeroinen arvo, esim. 1.

4.2.1.11 Syntymävuosi

Kuvaus

Henkilön syntymävuosi.

Tiedon muoto

Nelinumeroinen vuoden esitysmuoto esim. 1976. Syntymävuoden on vastattava henkilötunnuksen vuosiosaa.

4.2.1.12 Kansalaisuus

Kuvaus

Henkilön kansalaisuus tilastovuoden lopussa. Tilastokeskuksen maakoodisto. Jos henkilöllä on kaksoiskansalaisuus (esim. Suomi-Espanja), niin henkilölle merkitään Suomen kansalaisuus.

Tiedon muoto

Tilastokeskuksen valtiot ja maat 2012 -luokituksen mukainen 3-numeroinen arvo, esim. 246.

https://www.tilastokeskus.fi/meta/luokitukset/valtio/001-2012/index.html

Kosovo: koodi 997.

4.2.1.13 Äidinkieli

Kuvaus

Henkilön äidinkieli, Tilastokeskuksen kielikoodisto.

Tiedon muoto

Tilastokeskuksen kielet 2010 -luokituksen mukainen 2-kirjaiminen arvo, esim. fi.

http://www.stat.fi/meta/luokitukset/kieli/001-2010-11-15/index.html

4.2.1.14 Nimitystapa / Työsopimuksen kesto

Kuvaus

Henkilön nimitystapa. EK:n tiedustelun kanssa yhdenmukainen Työsopimuksen kesto (1 = vakinainen, kokoaikainen, toistaiseksi voimassa oleva työsopimus, 2 = vakinainen, osa-aikainen, toistaiseksi voimassa oleva työsopimus, 3 = määräaikainen, kokoaikainen työsopimus, 4 = määräaikainen, osa-aikainen työsopimus.)

Tiedon muoto

Seuraavan koodiston mukainen 1-numeroinen arvo:

Koodi             Selite

1                    vakinainen, kokoaikainen, toistaiseksi voimassa oleva työsopimus
2                    vakinainen, osa-aikainen, toistaiseksi voimassa oleva työsopimus
3                    määräaikainen, kokoaikainen työsopimus
4                    määräaikainen, osa-aikainen työsopimus

4.2.1.15 Pääasiallinen tieteenala 2010

Kuvaus

Pääasiallinen tieteenala merkitään kohdan 4.2.1.16 tehtäväjaottelun mukaisille ryhmille seuraavasti:

1. Opetus- ja tutkimushenkilökuntaan kuuluville merkitään tieteenala, johon henkilön tutkimustyö pääasiallisesti liittyy. Henkilön pääasiallisen tieteenala voi viitata myös yliopiston koulutusvastuun ulkopuolelle eikä sen tarvitse olla kytköksissä henkilölle merkittyyn koulutusalaan. Kaikille opetus- ja tutkimushenkilökuntaan kuuluville merkitään tieteenala, erittelemätön tieteenala ei ole vaihtoehto.
2. Muuhun henkilökuntaan kuuluville merkitään erittelemätön tieteenala. Ainoan poikkeuksen muodostaa kohdassa 4.2.1.18 määritetty opetuksen ja tutkimuksen tukihenkilöstö, joille merkitään tieteenala johon henkilön työ pääasiallisesti liittyy. Henkilön pääasiallisen tieteenala voi viitata myös yliopiston koulutusvastuun ulkopuolelle eikä sen tarvitse olla kytköksissä henkilölle merkittyyn koulutusalaan. Mikäli opetuksen ja tutkimuksen tukihenkilöstöön kuuluvan työ ei liity selkeästi mihinkään tieteenalaan, merkitään heille erittelemätön tieteenala.
3. Harjoittelukoulujen henkilökunnaksi merkityille merkitään aina erittelemätön tieteenala.

Huom! Tieteenalana vuotta 2017 koskevassa henkilöstötiedonkeruussa käytetään Tilastokeskuksen vuoden 2010 tieteenalaluokitusta lisättynä erittelemätön koodilla.

Tiedon muoto

Tilastokeskuksen tieteenala 2010 -luokituksen mukainen 3 tai 4-numeroinen arvo, esim. 3111.

Ks. luku 7.3 (Tieteenalaluokitukset), lisättynä erittelemätön-tieteenalakoodilla (NNN).

4.2.1.16 Tehtäväjaottelu

Kuvaus

Henkilön tehtävien mukainen tehtäväjaottelu, ei välttämättä sama kuin henkilöön sovellettava palkkausjärjestelmä. Pääryhmien tarkempi alajaottelu seuraa jäljessä, kohdissa 4.2.1.17–4.2.1.19.

1. Opetus- ja tutkimushenkilökunta
2. Muu henkilökunta
3. Harjoittelukoulujen henkilöstö

Tiedon muoto

Seuraavan koodiston mukainen 1-numeroinen arvo, esim. 1.

Koodi             Selite

1                    opetus- ja tutkimushenkilökunta
2                    muu henkilökunta
3                    harjoittelukoulujen henkilöstö

4.2.1.17 Tutkijanuravaihe tai tuntiopettajuus

Kuvaus

Kohdan 4.2.1.16 mukaiselta opetus- ja tutkimushenkilöstöltä, opetus- ja kulttuuriministeriön määritelmän mukainen tutkijanuravaihe tai tuntiopettajuus:

1. I. porras (Tutkijakoulutettava/ Nuorempi tutkija, jne.)
2. II porras (Tutkijatohtori, jne.)
3. III porras (Yliopistonlehtori, jne.)
4. IV porras (Professori/Akatemiaprofessori/Tutkimusprofessori/Tutkimusjohtaja, jne.)

--------------------------

       5. Tuntiopettaja (kaikki opetus- ja tutkimushenkilökuntaan kuuluvat, joiden tehtävät eivät sijoitu tutkijanurajärjestelmän piiriin)

Tutkijanuraportaiden määritelmät: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-485-512-9

Neliportainen tutkijanuramalli perustuu siihen, että kaikki yliopistojen opetus- ja tutkimushenkilöstön jäsenien tehtävät ovat sijoitettavissa tutkijanuramallin mukaisille portaille (I-IV), lukuun ottamatta tuntiopettajan työtä tekeviä henkilöitä. Tiedonkeruussa kaikki opetus- ja tutkimushenkilöstön jäsenten palvelussuhdejaksot merkitään sopivalle tutkijanuravaiheelle. Tuntiopettajiin (koodille 5) merkitään vain tuntiopettajan työtä tekevät henkilöt. Tutkijanuravaihe on henkilön palvelussuhteen ominaisuus.

Opetusta ja tutkimusta avustavia tehtäviä tekevät henkilöt (tutkimusavustaja, tutkimusapulainen) merkitään muun henkilökunnan ryhmään opetuksen ja tutkimuksen tukihenkilöstö.

Tiedon muoto

Seuraavan koodiston mukainen 1-numeroinen arvo, esim. 1.

Koodi             Selite

1                    I. porras (Tutkijakoulutettava/ Nuorempi tutkija, jne.)
2                    II porras (Tutkijatohtori, jne.)
3                    III porras (Yliopistonlehtori, jne.)
4                    IV porras (Professori/Akatemiaprofessori/Tutkimusprofessori/Tutkimusjohtaja, jne.)
5                    Tuntiopettaja

4.2.1.18 Henkilöstöryhmä

Kuvaus

Kohdan 4.2.1.16 mukaiselta muulta henkilöstöltä:

1. Atk- henkilöstö
2. Kirjastohenkilöstö
3. Huoltohenkilöstö
4. Hallintohenkilöstö
5. Opetuksen & tutkimuksen tukihenkilöstö
6. Muu (edellisiin kategorioihin sopimaton, esim. apteekkihenkilöstö)

Tiedon muoto

Seuraavan koodiston mukainen 1-numeroinen arvo, esim. "1" (Atk-henkilöstö):

Koodi             Selite

1                    Atk-henkilöstö
2                    Kirjastohenkilöstö
3                    Huoltohenkilöstö
4                    Hallintohenkilöstö
5                    Opetuksen & tutkimuksen tukihenkilöstö
6                    Muu

4.2.1.19 Harjoittelukoulujen henkilöstöryhmä

Kuvaus

Kohdan 4.2.1.16 mukaiselta harjoittelukoulujen henkilöstöltä

1. Johtava rehtori ja kouluasteen rehtori
2. Lehtori
3. Päätoiminen opettaja
4. Osa-aikainen tuntiopetus
5. Muu henkilökunta

Tiedon muoto

Seuraavan koodiston mukainen 1-numeroinen arvo, esim. "1" (Johtava rehtori ja kouluasteen rehtori):

Koodi             Selite

1                    Johtava rehtori ja kouluasteen rehtori
2                    Lehtori
3                    Päätoiminen opettaja
4                    Osa-aikainen tuntiopetus
5                    Muu henkilökunta

4.2.1.20 Valinta kutsumenettelyllä

Kuvaus

Merkintä mikäli henkilö on valittu kutsumenettelyllä. Koskee kohdan 4.2.1.16 mukaista opetus- ja tutkimushenkilöstöä ja siellä pääasiassa professoreita.

Tiedon muoto

Seuraavan koodiston mukainen 1-numeroinen arvo, esim. 1:

Koodi             Selite

0                    ei valittu kutsumenettelyllä
1                    valittu kutsumenettelyllä

4.2.1.21 Henkilötyövuosi

Kuvaus

Henkilötyövuoden laskennassa sovelletaan Valtiokonttorin laskentatapaa. Ks. luku 7.4. Kokoaikaisen henkilön henkilötyövuoden määrä on aina enintään yksi. Henkilöstötiedonkeruun henkilötyövuosien summan on vastatta toimipistetiedonkeruun henkilötyövuosien summaa. Kilpailukykysopimuksen mukaiset 1.1.2017 voimaan tulleet uudet vuosituntimäärät on päivitetty luvun 7.4 henkilötyövuosien laskentaohjeeseen.

Sivutoimisten tuntiopettajien henkilötyövuodet lasketaan suhteuttamalla tuntiopettajien tuntimäärät 455 tuntiin.

Tiedon muoto

Neljän desimaalin tarkkuudella ilmaistu luku väliltä 0–2. Tietojen latauksessa hyväksytään teknisistä syistä luvut 0–2, vaikka käsitteellisesti kokoaikaisen henkilön henkilötyövuoden määrä on aina enintään yksi. Summattuina lähetettävien sivutoimisten tuntiopettajien henkilötyövuodet ilmaistaan neljän desimaalin tarkkuudella olevana lukuna väliltä 0–200.

4.2.1.22 ORCID-tunniste

Kuvaus

Henkilön ORCID-tunniste.

Tiedon muoto

Esim. 0000-0000-0000-0000, ks. http://www.orcid.org

4.2.1.23 Sopimusnumero uusi tieto

Kuvaus

Sopimusnumero. Yhdellä henkilötunnuksella voi olla useampi sopimus. Sopimusnumerolla voidaan erotella työntekijöiden eri sopimuksista koostuvaa työhistoriaa. Pakollinen rekrytointitiedonkeruun kohderyhmälle (tutkijanuraportaat II-IV, vuonna 2017 alkaneet yli 6 kk työsuhteet).

Tiedon muoto

Merkkijono

4.2.1.24 Sopimuksen alkupäivämäärä uusi tieto

Kuvaus

Sopimuksen alku- ja loppupäivämäärät. Pakollinen rekrytointitiedonkeruun kohderyhmälle (tutkijanuraportaat II-IV, vuonna 2017 alkaneet yli 6 kk työsuhteet).

Tiedon muoto

Päivämäärä muodossa 31.12.2017

4.2.1.25 Sopimuksen loppupäivämäärä uusi tieto

Kuvaus

Sopimuksen alku- ja loppupäivämäärät. Jos työsuhde on toistaiseksi voimassa, loppupäiväksi merkitään 31.12.9999. Pakollinen rekrytointitiedonkeruun kohderyhmälle (tutkijanuraportaat II-IV, vuonna 2017 alkaneet yli 6 kk työsuhteet).

Tiedon muoto

Päivämäärä muodossa 31.12.2017

4.2.1.26 Hakunumero uusi tieto

Kuvaus

Hakunumero on korkeakoulun määrittämä hakunumero haulle. Hakunumero helpottaa henkilöstötiedonkeruun ja rekrytointitiedonkeruun yhdistämistä. Pakollinen rekrytointitiedonkeruun kohderyhmälle (tutkijanuraportaat II-IV, vuonna 2017 alkaneet yli 6 kk työsuhteet). Numero toimitetaan myös sellaisista hauista, joilla sitä ei välttämättä automaattisesti ole (kutsuhaku). Huom. numeron on oltava yksilöivä.

Tiedon muoto

Hakunumero voi olla mikä tahansa haulle määritelty uniikki merkkijono.