7.3.2012 Synergiaryhmän ACP-kokous: Synergia-ryhmän toimintakulttuuri ja työskentelytavat (Antti)

Nykyiset periaatteet työskentelytavoista

Synergiaryhmä omistaa varsinaiset kokoontumisensa työpajatyöskentelylle ja käyttää etäkokoukset ajankohtaisten asioiden käsittelyyn ja Opin tilannekuvan ylläpitoon.

https://confluence.csc.fi/display/OPI/2011_02_25_Synergiaryhma_muistio

• Pääsääntöisesti muut kuin sihteerit valmistelevat ja esittelevät kokousasiat (seurantavastuut)
• Materiaaleja ei jaeta paperilla kokouksiin (wiki, sähköposti)
• Kokouksen asiat koosteena yhdellä sähköpostiviestillä noin pari päivää ennen kokousta
• Etäkokouksissa keskitytään tilannekatsauksiin, kuulumisiin ja asioiden muuhun esittelyyn
• Kokousten seuraaminen tulisi olla mahdollista myös kokousten jälkeen kokousmuistiinpanoista ja sillä pohjalla osallistuminen kommentoimalla
• Etäkokoukset nauhoitetaan, jolloin kokouksessa käsiteltyihin asioihin perehtymisen lisäksi voidaan nauhoitteista kerätä kirjasto eri asioiden esittelyistä
• Kokousten alussa katsaukset aina kokonaiskuvaan, siihen missä mennään; eri osakuvista vastaavat päivittävät vastuualueensa kuvan jokaiseen kokoukseen
• Pohdittava, miten voitaisiin tuottaa laadukkaita kokousmuistiinpanoja 

https://confluence.csc.fi/display/OPI/2011_04_27+Synergiaryhman+kokous

• Jatkossa sitova ennakkoilmoittautuminen työpajakokouksiin 

Työsketelytapojen kehittämismahdollisuuksia

Lähtökohdat

Synergiaryhmään osallistuvat asiantuntijat tekevät kokousten ulkopuolella

• Ei mitään
• Ilmoittavat osallistumisestaan ja siitä, mitä voivat käsitellä
• Perehtyvät valmisteltuun aineistoon
• Valmistelevat käsiteltävää aineistoa
• Valmistelevat esityksiä käsiteltäväksi 

Synergiaryhmän toiminta jaetaan

• Synergiaryhmään yleensä
• Teemaryhmiin
• Kehitysprojekteihin osallistumiseen
• (puheenjohtajiston ja koordinaattoreiden muodostamaan koordinaatioryhmään) 

Toimintatavan pääosat

A) Mihin Synergia-ryhmän fyysisillä tapaamisilla (työpajat) pyritään ja miten niistä saataisiin nykyistä enemmän irti?

• Hämeenlinnassa keskusteltya: olisi hyvä lisätä sekä työryhmien määrää (pienentää kokoa) ja työryhmien keskinäistä tiedonvaihtoa 

https://confluence.csc.fi/display/OPI/Leirin+yleisjarjestelyt

• Synergiaryhmän ”tehtäväluettelo” (Jiraan eikä exceliin kuten Arkissa)
• Työpajat vain live-osallistumisena
• Työpajoissa työskentelyn jako tiedon työstämiseen ja tiedon jakamiseen (Arkkiin verrattuna yleiskatsauksien virkaa hoitavat ACP-kokoukset)
• Työvälineinä työpajoissa google docs (tai Jira?) 

B) Mikä on ACP-kokousten funktio? Miten niitä tulisi kehittää?

• ACP-nauhoittaminen
• Erilliset nauhoitteet seurattavien projektien esittelyistä, nauhoitteiden hallinta projektikorteilla ja seurantavastuussa olevien avulla? 

C) Miten teemaryhmät ja kehitysprojektien ydintoimijat kohtaavat?

• Oman aktiivisuuden perusteella: ei luoda rakenteilla ja hallintamallilla yhteistyötä vaan ihmisten välisellä keskustelulla
• Synergiaryhmän jalkautuminen kehitysprojektien ja verkostojen tilaisuuksiin? (vrt. Winhaajat)