Tietovaranto vaatii toimiakseen sitä, että tutkimusorganisaatiot lähettävät julkaisutiedot, yhteisesti sovittua formaattia hyväksikäyttäen kansalliseen tietovarantoon. VIRTA-julkaisutietopalvelun tiedostomuoto on XML. Ks. XML-skeemat.
XML-tiedoston muodostaminen
Siirtotiedosto voidaan muodostaa joko inkrementaalisesti niin, että ns. alkulatauksen jälkeen (ensimmäisellä kerralla kaikki julkaisutiedot) tuodaan julkaisutietovarantoon vain uudet tai muuttuneet tiedot. Toinen vaihtoehto on, että toimitetaan aina kaikki tiedot, esimerkiksi sovittujen vuosien ajalta, jolloin muuttuneet ja uudet tiedot pitää tarvittaessa tunnistaa VIRTA-julkaisutietopalvelussa.
CSC antaa tarvittaessa tukea ja ohjeita tiedonsiirtojen tekemistä ja mahdollisuuksien mukaan myös siirtotiedostojen luomista varten.
CSC on toteuttanut organisaatioiden käyttöön lisäksi CSV-XML-muuntotyökalun, jolla csv-muotoisen tiedoston voi muuntaa VIRTA-julkaisutietopalvelun XML-määritysten mukaiseen muotoon.
Tiedonsiirto
Tietojen siirtäminen julkaisutietovarantoon tapahtuu suojatun ja varmennetun yhteyden yli. Tiedonsiirto tapahtuu SFTP:llä ja tunnistautuminen SSH-avaimia hyödyntäen. Pääsy itse palvelimelle on rajattu palomuurein ja sallittu ainoastaan nimetyistä IP-osoitteista.
Organisaatiolta tarvitaan tiedonsiirtoa varten IP-osoite, josta tiedostot lähetetään (palomuurin avausta varten julkaisutietojen sftp:lle) ja julkinen ssh-avain autentikointa varten.
Huom. Vastaanottava SFTP-palvelin julkaisutiedoille on eri kuin VIRTA-opintotietopalvelussa. Lähettävä SFTP-palvelin ja julkinen avain voivat kuitenkin olla samat kuin opintotietopalvelussa käytössä olevat. Jos julkista avainta ei ole tai se on eri kuin VIRTA-opintotietopalvelussa, voi uuden SSH2-DSA 2048 -avaimen luoda esim. PuTTYgen ohjelmalla: http://www.chiark.greenend.org.uk/~sgtatham/putty/download.html
Tiedonsiirtoon voi käyttää esim. WinSCP ohjelmaa https://winscp.net/eng/index.php
Latausten seuranta
VIRTA-julkaisutietopalveluun tietoja siirtävillä organisaatioilla on mahdollisuus seurata latausten onnistumista kunkin latauksen yhteydessä toimitettavan latausraportin sekä mahdollisten virheraporttien avulla. Toistaiseksi raportit toimitetaan sähköpostitse, jatkossa raportit ovat saatavilla Extra-Vipusessa.