Toimipaikkojen siirrolla tarkoitetaan Vardassa tilannetta, jossa varhaiskasvatuksen järjestäjä tai toimipaikkojen omistaja vaihtuu ja Vardaan jo tallennettuja toimipaikkoja on tilanteessa tarpeen siirtää Vardassa toimijalta toiselle. Toimipaikkojen mukana siirretään tiedot lapsista, huoltajista, maksuista ja henkilöstöstä. Toimipaikkojen siirron jälkeen uusi varhaiskasvatustoimija jatkaa tietojen tallennusta Vardaan.

Toimipaikkojen automaattinen siirto on mahdollista kun

  • siirretään toimipaikat kunnalta toiselle kunnalle tai yksityiseltä palveluntuottajalta toiselle yksityiselle palveluntuottajalle
  • siirto koskee kaikkia toimijan toimipaikkoja, ei yksittäistä toimipaikkaa
  • toimipaikkojen järjestämismuoto on kunnissa kunnan järjestämä ja yksityisillä yksityisen hoidon tuki ja/tai yksityinen varhaiskasvatus ilman yksityisen hoidon tukea

Toimipaikkojen automaattisen siirron tekee Opetushallitus yhteistyössä varhaiskasvatustoimijan kanssa. Mikäli toimija ei halua siirtää tietoja automaattisesti, varhaiskasvatustoimija voi siirtää toimipaikat ja niiden tiedot järjestäjän tai omistajan vaihtuessa myös manuaalisesti. Tutustu toimipaikkojen manuaalisen siirron ohjeistukseen.

Toimipaikkojen siirto ei ole mahdollista

  • mikäli toimijan yhdenkin toimipaikan järjestämismuotona on Ostopalvelu, kunnan tai kuntayhtymän järjestämä (jm02) tai Palveluseteli, kunnan tai kuntayhtymän järjestämä (jm03), toimipaikkoja ei voi siirtää automaattisella siirrolla

Jos toimipaikkojen järjestämismuotona on ostopalvelu ja/tai palveluseteli, ei automaattista toimipaikkojen siirtoa voi tehdä eli manuaalinen siirto on ainoa vaihtoehtoa.

Toimipaikkojen siirtojen toteuttamistilanteet

Siirtoja voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

  1. Kunnat:
  • kunta yhdistyy toisen kunnan kanssa (kuntaliitokset)

Toimipaikkojen siirron ehdot kuntien kohdalla:

  • toimipaikkojen järjestämismuodon tulee olla Kunnan tai kuntayhtymän järjestämä (jm01)
  • mikäli kunnan toimipaikkojen joukossa on sellaisia, joiden varhaiskasvatuksen järjestämismuoto on Ostopalvelu, kunnan tai kuntayhtymän järjestämä (jm02) tai Palveluseteli, kunnan tai kuntayhtymän järjestämä (jm03), toimipaikkoja ei voi siirtää automaattisella siirrolla
    • Tällöin kunnat tekevät tarpeelliset muutokset käytössään olevissa Vardaan integroiduissa järjestelmissä tai Vardan käyttöliittymässä
  1. Yksityiset palveluntuottajat:
  • uusi palveluntuottaja jatkaa nykyisen palveluntuottajan kaikkien toimipaikkojen toimintaa (omistajanvaihdokset)

Toimipaikkojen siirron ehdot yksityisten palveluntuottajien kohdalla:

  • toimipaikkojen järjestämismuodon tulee olla Yksityisen hoidon tuella järjestetty (jm04) ja/tai Yksityinen varhaiskasvatus ilman yksityisen hoidon tukea (jm05)
  • mikäli palveluntuottajan toimipaikkojen joukossa on sellaisia, joiden varhaiskasvatuksen järjestämismuoto on Ostopalvelu, kunnan tai kuntayhtymän järjestämä (jm02) tai Palveluseteli, kunnan tai kuntayhtymän järjestämä (jm03) toimipaikkoja ei voi siirtää automaattisella siirrolla
    • Tällöin kunnat tekevät tarpeelliset muutokset käytössään olevissa Vardaan integroiduissa järjestelmissä tai Vardan käyttöliittymässä

Toimipaikkojen siirron yhteydessä siirtyvät tiedot

Toimipaikkojen siirto voidaan toteuttaa vain, mikäli siirron ehdot täyttyvät.

Vardaan tallennetut toimipaikat tallennetaan myös Opetushallituksen Organisaatiopalveluun. Toimipaikkojen siirron prosessin näkökulmasta siirto toteutetaan sekä Organisaatiopalvelussa että Vardassa.

Kun toimipaikkojen siirto toteutetaan, siirron yhteydessä siirtyvät Vardassa samalla myös voimassaolevat ja päättyneet

  • toimipaikkojen kielipainotukset ja toiminnalliset painotukset
  • lasten varhaiskasvatuspäätökset ja varhaiskasvatussuhteet
  • huoltaja- ja maksutiedot
  • työntekijät

Myös toimipaikkaan liittyvät historiatiedot siirretään toimipaikkojen mukana.

Jos uudella varhaiskasvatustoimijalla on jo tallennettuina Vardaan lapsia ja/tai työntekijöitä, jotka siirtyvät toimipaikkojen mukana, siirretään tiedot uuden varhaiskasvatustoimijan olemassa oleville lapsille ja/tai työntekijöille.

Käyttöoikeudet toimipaikkojen siirrossa

Toimipaikkojen siirtämisen jälkeen Vardan käyttäjä, joka edustaa toimipaikkojen aiempaa organisaatiota, ei enää pääse siirretyn toimipaikkojen nykyisiin eikä historiatietoihin. Toimipaikkojen tietoja voi katsella ja päivittää ainoastaan se organisaatio, jonka yhteydessä toimipaikat siirron jälkeen sijaitsevat.

Kukin käyttäjä voi käyttää siirtyneiden toimipaikkojen tietoja käyttöoikeuksiensa mukaisesti. Varda-pääkäyttäjä voi tarvittaessa myöntää tietosisältökohtaisia käyttöoikeuksia käyttäjille. Tutustu tarvittaessa Vardan käyttöoikeuksiin.

Toimipaikkojen manuaalinen siirto

Kun toimijan yhdenkin toimipaikan järjestämismuotona on Ostopalvelu, kunnan tai kuntayhtymän järjestämä (jm02) tai Palveluseteli, kunnan tai kuntayhtymän järjestämä (jm03), mitään toimijan toimipaikoista ei voi siirtää uudelle varhaiskasvatustoimijalle automaattisella siirrolla. Tällaisessa tilanteessa toimipaikoista luopuva varhaiskasvatustoimija tallentaa Vardaan toimipaikoille sekä toimipaikkoihin tallennetuille tiedoille päättymispäivämäärän ja uusi toimija tallentaa toimipaikat ja muut vaaditut tiedot uudelleen Vardaan.

Varhaiskasvatustoimijat voivat siirtää halutessaan toimipaikat ja niihin liittyvät tiedot myös muissa kuin ostopalvelu- ja palvelusetelitilanteissa manuaalisesti toimijalta toiselle.

Toimi manuaalisessa siirrossa seuraavasti:

Toimipaikoista luopuva varhaiskasvatustoimija:

  1. Päätä toimipaikkojen lasten varhaiskasvatuspäätökset, varhaiskasvatussuhteet ja maksutiedot sekä työntekijän työskentelypaikat. Työntekijän palvelussuhde päätetään, mikäli työntekijän palvelussuhde päättyy samalla kun toimipaikalle tallennetaan päättymispäivämäärä.
  2. Päätä Vardan käyttöliittymässä ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinnointi.
  3. Tallenna toimipaikoille päättymispäivämäärä.

Toimipaikkojen toimintaa jatkava varhaiskasvatustoimija:

  1. Tallenna Vardaan uusi toimipaikka. Tallennettava toimipaikka saa uuden OID-tunnisteen.
  2. Tee ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinnointi varhaiskasvatuksen järjestäjän ja palveluntuottajan välille.
  3. Tallenna toimipaikkaan lasten varhaiskasvatuspäätökset ja varhaiskasvatussuhteet (kunnat, palveluntuottajat vain sopimuksella), huoltaja- ja maksutiedot (kunnat) sekä henkilöstötiedot (kunnat ja palveluntuottajat).
  4. Tee tallennetuille tiedoille tiedon laadun testaus

Tutustu tarvittaessa Vardan käyttöliittymän käyttöohjeeseen.

Varhaiskasvatustoimijan tehtävät ennen toimipaikkojen siirtoa

Opetushallitus siirtää toimipaikat varhaiskasvatustoimijan tekemän pyynnön pohjalta. Ennen yhteydenottoa Opetushallitukseen varhaiskasvatustoimijan tulee

  1. varmistaa, että jo Vardaan tallennetut toimipaikkojen, toimipaikkojen lasten ja henkilöstön tiedot sekä maksutiedot ovat oikein ja ajantasalla ja Raportit-osion Puutteelliset tiedot -raportilla ei ole puutteita korjattavana
    • tarvittaessa tehdä korjaukset Vardaan tallennettuihin tietoihin
  2. tehdä tarvittaessa Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) organisaatiota koskevat muutokset esimerkiksi yrityksen toiminnan käynnistyessä tai päättyessä, tutustu Varhaiskasvatustoiminnan päättyminen -ohjeistukseen
  3. uuden yksityisen palveluntuottajan tulee rekisteröityä Vardaa varten osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi/varda-rekisterointi/
  4. luoda tarvittaessa Vardaan käyttäjätunnukset Vardan käyttäjähallinta -ohjeistuksen mukaan
  5. jos varhaiskasvatustoimija siirtää tiedot tiedonsiirrolla Vardaan, Varda-pääkäyttäjän tulee ottaa talteen järjestelmiin tarvittavat tunnisteet, kuten esim. toimipaikkojen Varda-id:t, toimipaikkojen OIDit, lasten Varda-id:t ja työntekijän Varda-id. Tutustu Tallentamistavan vaihtaminen -ohjeistukseen.
  6. sulkea tarvittaessa käyttöoikeudet niiltä henkilöiltä, jotka eivät jatkossa työskentele Vardan parissa

Toimipaikkojen siirrosta aina yhteydenotto Opetushallitukseen

Siirtoa varten Varda-pääkäyttäjän tai palveluntuottajan omistajan toimipaikkojen nykyisestä JA uudesta organisaatiosta tulee ottaa yhteyttä Vardan asiakaspalveluun osoitteella varda@opintopolku.fi ja kertoa viestissä

  • niiden varhaiskasvatustoimijoiden viralliset nimet ja y-tunnukset, joita toimipaikkojen siirto koskee
  • tehdä listaus kaikista siirrettävistä toimipaikoista (nimet ja toimipaikkojen OIDit)
  • varmistaa siirtoa edeltävien tehtävien hoitaminen
  • ilmoittaa siirron toivottu toteutusaikataulu

Huolehdi toimipaikkojen siirron jälkeen

Toimipaikkojen siirron jälkeen varhaiskasvatustoimijan tulee varmistaa, että

  • toimipaikkojen siirto onnistui
  • toimipaikkojen mukana siirtyivät siirrossa sovitut lasten ja työntekijöiden tiedot sekä maksutiedot

Rekisterinpitäjänä kunta tai yksityinen palveluntuottaja on Vardaan tallennettujen tietojen osalta vastuussa siten kuin varhaiskasvatuslaissa (540/2018) määrätään lasten ja huoltajien, työntekijöiden sekä toimijan ja toimipaikkojen tietojen säilytyksestä.



Sivun sisältö

  • No labels