Julkiset ja yksityiset tutkimusrahoittajat luovuttavat myönteisten rahoituspäätöstensä tiedot Tutkimustietovarantoon. Viestinnällisesti puhutaan myös hanketietovarannosta, kun tarkoitetaan vain Tutkimustietovarannossa olevia rahoituspäätösten kuvailutietoja.
9.2.1 Toimijaroolit
Tutkimustietovarannon hallintamallin yhteisessä osuudessa on kuvattu OKM:n rooli palvelun omistajana ja hallinnoijana, CSC:n rooli palveluntuottajana sekä Tutkimushallinnon tietovirtojen ja tutkimustietovarannon johto- ja ohjausryhmien roolit toimintaa ohjaavana tahona.
Rahoittajien rooli tiedontuottajana
Tutkimusrahoittaja vastaa omien rahoituspäätöstietojensa kokoamisesta, niiden tuottamisesta tarvittavaan muotoon (ks. 9.2.2. Tietosisältö) sekä toimittamisesta Tutkimustietovarantoon valtsemanaan ajankohtana. Rahoittaja vastaa toimittamiensa tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta. Rahoittajalle tutkimustietovaranto on yksi sen omista rekistereistä ja se toimii Tutkimustietovarannossa rekisterinpitäjänä yhdessä OKM:n ja muiden tiedontuottajien kanssa. Rahoittaja sopii OKM:n kanssa yhteisrekisterinpitäjyyteen liittyvästä vastuunjaosta ennen tietojen siirtämistä Tutkimustietovarantoon.
Rahoittajien yhteyshenkilökokousten rooli kehittämisessä
Kukin tutkimustietovarantoon tietoja toimittava rahoittajaorganisaatio nimeää yhden tai useamman yhteyshenkilön. Yhteyshenkiöistä koostuvan ryhmän kaksi kertaa vuodessa järjestettävissä kokouksissa käsitellään rahoituspäätöstietojen tuottamista ja hyödyntämistä Tutkimustietovarannossa. Ryhmä tekee ehdotuksia Tutkimushallinnon tietovirtojen ja tutkimustietovarannon ohjausryhmälle muun muassa tietosisältöön, tiedon käyttöön ja tiedonsiirtoprosessiin liittyvistä muutostarpeista.
Yhteyshenkilöitä tiedotetaan tutkimustietovarannon ja hanketietojen ajankohtaisista asioista sähköpostilistan kautta <osoite>. OKM kutsuu ryhmän koolle ja CSC koordinoi ryhmän toimintaa.
Muut asiantuntijaryhmät
Tutkimushallinnon tietovirtojen ja tutkimustietovarannon ohjausryhmä käynnistää tarvittaessa kohdennettuja asiantuntijaryhmiä tiettyjen asiankokonaisuuksien käsittelyyn.
9.2.2 Tietosisältö
Hanketietovarannon yhteiset tietosisältömääritykset takaavat rahoittajien järjestelmien ja Tutkimustietovarannon yhteentoimivuuden ja tietojen yhteismitallisuuden. Niillä pyritään varmistamaan tietojärjestelmien semanttinen ja tekninen yhteentoimivuus. Semanttinen yhteentoimivuus mahdollistaa tiedon vastaanottamisen ja käsittelyn tavalla, jossa tietojen merkitys säilyy. Sen keskeisenä tavoitteena on mahdollistaa sekä ihmis- että koneluettava tietojenvaihto. Teknisellä yhteentoimivuudella tarkoitetaan sopimista avoimista rajapinnoista sekä standardeista tietoformaateista ja protokollista.
Tietomalli
Hanketietovarannon tietosisältö koostuu pakollisista ja vapaaehtoisista tiedoista. Alla olevassa kuvassa pakolliset tiedot on korostettu alleviivauksella ja punaisella ja vapaaehtoiset tiedot ovat harmaalla. Osa tiedoista (merkitty vihreällä) on suositeltavia, mutta niiden puuttuminen ei estä tiedonsiirtoa.
(tietomalli 5/2019)
Tietosisällön määritykset
Hanketietovarantoon koottavat tiedot on määritelty Eduunissa Hanketietovarannon tietomalli -sivulla.
Koodistot
Yhteiset koodistot ovat yhteentoimivuuden edellytys ja ydin. Yhteisten koodistojen jakeluun hyödynnetään yhteentoimiva.suomi.fi -alustaa. Lisäksi koodistot on listattu Eduunissa Hanketietovaranto - koodistot -sivulla. CSC huolehtii omistamiensa koodistojen päivittämisestä. Tiedonsiirrossa hyödynnetään listattujen koodistojen arvoja, eivätkä muut koodiarvot ole mahdollisia. Uusista koodistoista sovitaan yhteisesti XXXX.
Tiedonsiirtomääritykset
Tiedonsiirtomääritykset koskevat tietojen siirtämistä rahoittajalta tietovarantoon. Tiedonsiirtomääritykset on kuvattu XML-skeemoina esimerkkeineen eduunissa Tiedonsiirtoformaatin XML skeema -sivulla. Tietojen siirtäminen hanketietovarantoon tapahtuu suojatun ja varmennetun yhteyden yli.
Tietojen valvonta- ja tarkistusprosessi
Hanketietovarantoon tuotavien tietojen laadun osalta kukin rahoittaja huolehtii tuomiensa tietojen yhteentoimivuudesta tietomallin kanssa. Tietojen sisäänlukemisvaiheessa hanketietovaranto tekee teknisen validaation tietojen yhteensopivuudesta tietomallin kanssa (esim. määritysten mukaiset koodiarvot) sekä tarkistaa, että vaaditut minimitiedot on toimitettu.
9.2.3 Muutosten hallinta
9.3.1. Tietosisällön muutokset
Tietosisällön kehitysehdotusten tyypit
A. Uuden tiedon tai koodiston lisäys
B. Olemassaolevan tiedon tai koodiston poistaminen
C. Koodiarvon lisäys olemassaolevaan koodistoon
D. Koodiarvon poistaminen olemassaolevasta koodistosta
E. Muutos olemassaolevaan tietoon tai koodistoon
F. Muutos tiedon pakollisuudessa
9.3.2 Tiedonsiirtoprosessin muutokset
9.3.3. Muutokset tiedon käyttämisessä
9.3.4. Muutosehdotusten käsittely
Hanketietovarannon kehittämiseen liittyvät ehdotuksen esitetään palveluosoitteeseen hanketietovaranto@csc.fi. Ehdotuksen luonne määrittää kehitysehdotusten käsittelyprosessin.
Tietomalliuudistusta koskevan kehitysehdotuksen taustalla voi olla joko viranomaislähtöinen tarve, lakiuudistus tai operatiivislähtöinen tarve. Ehdotuksen tausta ja muutostyyppi määrittävät prosessin, jolla kehitysehdotus käsitellään. Tämän periaatteen mukaisesti käsittelyprosesseja on kaksi: 1) viranomaistiedontarpeesta tai lakiuudistuksesta lähtevän kehitysehdotuksen prosessi ja 2) operatiivislähtöisen kehitysehdotuksen prosessi.
9.3.4.1. Viranomaistarpeesta tai lakiuudistuksesta lähtevä kehitysehdotus
- Vastuullinen viranomainen tuo asian ohjausryhmän käsittelyyn.
- Ohjausryhmä käsittelee, lähettää tarvittaessa VIRTA-julkaisutietopalvelun yhteyshenkilöryhmän valmisteluun ja antaa toimeksiannon ja aikataulun muutoksen toteuttamisesta.
- Toteutuksesta tehdään tiketti VIRTA-julkaisutietopalvelun Jiraan (https://jira.csc.fi/browse/VIRTAJUL, label virta-jtp-kehitysehdotukset)
- Muutoksen toteutusta käsitellään relevanteissa asiantuntijaryhmissä.
- OKM:n tiedonkeruuta koskeva muutos esitellään Julkaisutiedonkeruuseminaarissa ennen täytäntöönpanoa.
- Muu viranomaistarpeesta tai lakiuudistuksesta lähtevä kehitystarve toteutetaan sen edellyttämässä aikataulussa.
- CSC informoi relevantteja tahoja uudistuksesta
9.3.4.2 Operatiivistaustainen kehittämisehdotus
- Aloitekanavana ehdotuksille virta-julkaisut@csc.fi tai vastuulliset henkilöt
- Ehdotuksesta tehdään tiketti VIRTA-julkaisutietopalvelun Jiraan (https://jira.csc.fi/browse/VIRTAJUL, label virta-jtp-kehitysehdotukset)
- Ehdotus käsitellään relevantissa asiantuntijaryhmässä, jossa sovitaan tarvittaessa jatkovalmistelusta ja CSC:n työkustannusten jakamisesta. Mikäli asiantuntijaryhmä puoltaa muutoksen toteuttamista, se antaa samalla esityksen toteutusaikataulusta.
- Tietovarannon ja tiedonkeruiden ohjausryhmä käsittelee kehitysehdotuksen asiantuntijaryhmän antaman lausunnon pohjalta (hyväksyy, lähettää jatkovalmisteluun asiantuntijaryhmälle tai hylkää) ja antaa toimeksiannon muutoksen toteuttamisesta.
- Muutoksen toteutusta käsitellään asiantuntijaryhmässä.
- CSC informoi relevantteja tahoja uudistuksesta.
9.3.4.3. Muut kehitysehdotukset
- Aloitekanavana ehdotuksille virta-julkaisut@csc.fi tai vastuulliset henkilöt
- Ehdotuksesta tehdään tiketti VIRTA-julkaisutietopalvelun Jiraan (https://jira.csc.fi/browse/VIRTAJUL, label virta-jtp-kehitysehdotukset)
- Ehdotus käsitellään ja siitä tiedotetaan relevantteja tahoja.
9.4. Toiminnan vuosikello
Rahoittaja toimittaa rahoituspäätöstensä tiedot valitsemanaan ajankohtana.
Rahoittajien yhteyshenkilökokouksia järjestetään kaksi kertaa vuodessa: maalis- ja lokakuussa. Niissä esitettävät muutosehdotukset toimitetaan hyväksyttäväksi Tutkimushallinnon tietovirtojen ja tutkimustietovarannon ohjausryhmälle, joka kokoontuu 6 kertaa vuodessa.