Mikä on oppijanumero?

Mikä on oppijanumero?

Oppijanumero on henkilölle annettava pysyvä tunnus, jota käytetään henkilön yksilöintiin, kun henkilötietoja tallennetaan, käsitellään ja luovutetaan rekisterikokonaisuudessa.

Oppijanumero on täysin henkilötiedoista riippumaton tunnus, eikä siitä voi päätellä muita tietoja henkilöstä. Oppijanumeron solmuluokka on 1.2.246.562.24., johon generoituu yksilöllinen loppuosa 1.2.246.562.24.XXXXXXXXXXX. Oppijanumeron saaminen edellyttää, että oppija on yksilöity.

Oppijanumerorekisteriin lisättävä henkilö tulee yksilöidä, jotta hänelle muodostuu yksiselitteinen identiteetti ja hänen identiteettiinsä liittyviä tietoja voidaan käsitellä palveluissa ja tietovarannoissa luotettavasti. Yksilöinti suoritetaan automaattisesti silloin, kun henkilöllä on suomalainen henkilötunnus ja nimitiedot täsmäävät Väestötietojärjestelmässä oleviin tietoihin. Muissa tapauksissa oppija yksilöidään virkailijan toimesta.

Henkilön identiteettiin voi linkittyä yksi tai useampi henkilö-OID mutta vain yksi oppijanumero.

Esimerkki VTJ-yksilöidystä oppijasta, jolla on yksi henkilö-OID ja yksi oppijanumero.

Mikä on henkilö-OID?

Oppija, jonka perustiedot on tuotu oppijanumerorekisteriin saa aina ensin henkilö-OID:n. Mikäli oppijalla on suomalainen henkilötunnus ja nimitiedot täsmäävät Väestötietojärjestelmässä oleviin tietoihin, oppija yksilöidään automaattisesti muutaman minuutin sisällä siitä, kun hänen tietonsa on lisätty ensimmäistä kertaa rekisteriin. Henkilö-OID:n lisäksi oppija saa oppijanumeron, joka on yleensä muodoltaan sama kuin henkilö-OID sillä erotuksella, että oppijanumero kertoo siitä, että oppija on yksilöity. Jatkossa samalle henkilötunnukselle ei enää muodostu uusia henkilö-OIDeja.

Mikäli oppijalla ei ole suomalaista henkilötunnusta, hänelle muodostuu uusi henkilö-OID lähes aina kun hänen perustietonsa tuodaan uudelleen rekisteriin. Yksilöivinä tietoina voidaan käyttää henkilötunnuksen lisäksi passinumeroa ja hakemuksella käytettyä sähköpostitunnistetta.

Kaikki henkilö-OID:t tulee linkittää yhteen ja varmistaa, että samalla oppijalla on vain yksi oppijanumero ja että kaikki samaan henkilöön liittyvät henkilö-OID:t linkittyvät oppijaan yksilöityyn identiteettiin.

Esimerkki yksilöimättömästä oppijasta, jolla on pelkkä henkilö-OID.

Esimerkki manuaalisesti yksilöidystä oppijasta, jonka identiteettiin linkittyy toinen henkilö ja henkilö-OID.

Esimerkki duplikaatista, jonka henkilö-OID linkittyy yksilöityyn oppijaan. Oppijalla on sama oppijanumero kuin masterhenkilöllä. Mahdolliset viittaukset duplikaatin henkilö-OID:n linkittyvät oppijanumerolliseen oppijaan.

Missä tilanteissa henkilölle voi muodostua useampi kuin yksi oppijanumero?

Joissakin poikkeustapauksissa henkilölle voi muodostua useampi kuin yksi oppijanumero. Ensimmäinen tunnistettu tapaus on se, jossa kaksi virkailijaa yksilöivät manuaalisesti saman oppijan eri henkilö-OID:eilla tunnistamatta, että rekisterissä on duplikaatti. Toisessa tunnistetussa tapauksessa henkilö voidaan ensin lisätä rekisteriin ilman suomalaista henkilötunnusta ja yksilöidä manuaalisesti, jolloin hän saa oppijanumeron hetuttomana. Myöhemmin henkilö voidaan lisätä rekisteriin henkilötunnuksella, jolloin hänelle muodostuu automaattisesti oppijanumero. Henkilötunnuksellisten oppijoiden tietoja ei automaattisesti vertailla rekisterissä oleviin henkilötunnuksettomien henkilöiden tietoihin. Jos kuitenkin varhaiskasvatus- tai koulutustoimija tai muu taho epäilee, että rekisteriin lisätyllä henkilötunnuksellisella henkilöllä on jo oppijanumero, hänen tulee olla yhteydessä Opetushallitukseen (yhteisetpalvelut(a)opintopolku.fi), joka voi tarvittaessa yhdistää identiteetit yhdelle oppijanumerolle.

Mikä on oppijanumerorekisteri?

Oppijanumeroista ja niihin liittyvistä muista tarpeellisista henkilötiedoista muodostuu Oppijanumerorekisteri. Oppijanumerorekisterissä ylläpidetään Oppijan palvelukokonaisuuden henkilötietoja keskitetysti VTJ-integraation avulla.

Oppijanumerorekisterin tietosisällöt on kuvattu tarkemmin Oppijanumerorekisterin tietosuojaselosteessa.

Oppijanumerorekisterin yleiset henkilötiedot:

• nimi
• oppijanumero
• henkilötunnus ja muita yksilöimiseksi välttämättömiä tietoja, kuten kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli sekä kotikunta ja tarpeelliset yhteystiedot.

Miten oppija saa oppijanumeron?

Oppijan palvelukokonaisuuden palvelut ovat integroituneet Oppijanumerorekisteriin. Oppija saa oppijanumeron mm. seuraavien prosessien kautta:

• oppija hakee koulutukseen Opintopolku.fi:n kautta
• oppijalle tallennetaan opiskeluoikeuksia tai suorituksia Opetuksen ja koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon (KOSKI)
• oppija tarkastelee suoritustietojaan KOSKI-luovutuspalvelusta (https://opintopolku.fi/koski/omattiedot )
• oppija ilmoittautuu opetushallinnon tutkintoon (OTI) tai yleiseen kielitutkintoon (YKI)
• oppijan tiedot tallennetaan varhaiskasvatuksen tietovarantoon (Varda)
• oppijan huoltajan tiedot tallennetaan, kun alaikäinen lapsi on lisätty oppijanumerorekisteriin
• oppija lisätään oikeustulkkirekisteriin
• oppija lisätään oppivelvollisuusrekisteriin
• virkailija rekisteröityy Opintopolun virkailijapalveluiden käyttäjäksi
• koulutustoimija tai korkeakoulu hakee oppijalle oppijanumeron hakurajapinnan tai käyttöliittymän kautta jos henkilön yksilöiminen on välttämätöntä lakisääteisten tehtävien hoitamiseen. Oppijanumeroa käytetään esimerkiksi MPASSid-tunnistuksenvälityspalvelussa yksilöivänä tunnisteena.

Oppijanumeron käytöstä voidaan ohjeistaa tarkemmin palvelukohtaisesti. Oppijanumero toimii useimmissa tapauksissa yksilöivänä tunnisteena Oppijan palveluissa, jolloin sen käyttö on pakollista.

Kuka vastaa oppijoiden yksilöinnistä?

• Kun henkilö hakee perusopetuksen jälkeiseen koulutukseen Opintopolku.fi:n kautta, yksilöinnin suorittaa Opetushallitus/Opiskelijavalinnan palvelut (lisätiedot: virkailija(at)opintopolku.fi) 
• Kun henkilö hakee korkeakoulutukseen Opintopolku.fi:n kautta, yksilöinnin suorittaa korkeakoulun virkailija annetun ohjeistuksen mukaisesti (lisätiedot: korkeakoulutiimi(at)opintopolku.fi) 
• Kun henkilö lisätään KOSKI-tietovarantoon, yksilöinnin suorittaa KOSKI-pääkäyttäjä (ks. Oppijan henkilötiedot / oppijanumero ja henkilötunnus) (lisätiedot: koski(at)opintopolku.fi) 
• Kun henkilö lisätään Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardaan, henkilötunnukseton oppija lisätään ensin manuaalisesti Oppijanumerorekisteriin ennen kuin hänet voi lisätä Vardaan. Yksilöinnin suorittaa kunnan Varda-pääkäyttäjä tai, yksityisten palveluntuottajien tapauksessa, Opetushallituksen Varda-tiimi (lisätiedot: varda(at)opintopolku.fi) 
• Epäselvissä tapauksissa voi aina olla yhteydessä osoitteeseen yhteisetpalvelut(a)opintopolku.fi. 

Kenellä on oikeus käsitellä oppijan tietoja?

Kun henkilöön (oppijaan) liittyy varhaiskasvatus- tai koulutustoimija, kyseisen organisaation virkailijat, joilla on henkilötietojen tarkasteluun tarvittavat käyttöoikeudet, voivat käsitellä henkilön tietoja.  Organisaation vastuulla on myöntää ja sulkea henkilötietojen käsittelyyn tarvittavat käyttöoikeudet.

• Oppijoiden/henkilöiden tiedot voi hakea esimerkiksi hakemusten tai opintosuoritusten (Koski-palvelun) kautta, josta on linkki suoraan Oppijanumerorekisteriin.
• Kun henkilötiedot tuodaan koulutustoimijan tai korkeakoulujen oppijanumeron hakurajapinnalla, palvelukäyttäjätunnukseen liitetty organisaatio määrittää minkä organisaation oppijaksi henkilö liitetään. Tuotuja tietoja voi tarkastella virkailijan käyttöliittymässä Oppijoiden tuonti -raportilta. Virhelistalle päätyneiden henkilöiden henkilötietoja voi käsitellä käyttöliittymässä.
• Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardasta ei ole suoraa linkkiä oppijanumerorekisterin käyttöliittymään, eli lasten, huoltajien ja työntekijöiden oppijanumerorekisterissä olevia tietoja ei voi tarkastella Vardan kautta.
• Virkailijan tiedot voi hakea henkilöhaun kautta, jos virkailijalla on voimassaolevia käyttöoikeuksia omaan organisaatioon. Mikäli käyttöoikeudet sallivat, virkailijoiden käyttöoikeuksia ja työosoitteita voi käsitellä.
• Opetushallitus (Oppijanumerorekisterin rekisterinpitäjä) voi hakea henkilöhaun kautta kaikki Oppijanumerorekisterissä olevat henkilöt 

Lainsäädäntö

• Oppijanumerosta säädetään laissa opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017, 3§ ja 3a §).
• Oppijanumerorekisterin pitäjänä toimii Opetushallitus.
• 3 § 1 mom: Oppijanumero on luonnolliselle henkilölle annettava pysyvä tunnus, jota käytetään henkilön yksilöintiin tallennettaessa, käsiteltäessä ja luovutettaessa opinto- ja tutkintorekistereistä annetussa laissa tai varhaiskasvatuslaissa (540/2018) tarkoitetussa tietovarannossa tarkoitettuja tietoja.
• 3 § 2 mom: Oppijanumeroa voidaan käyttää henkilön yksilöintiin toteutettaessa varhaiskasvatukseen, opetukseen tai koulutukseen liittyviä lakisääteisiä tehtäviä sekä toteutettaessa Opetushallituksesta annetussa laissa (564/2016) tarkoitettuja tehtäviä, jos henkilön yksilöinti on välttämätöntä kyseisten tehtävien toteuttamisessa.
• 1.1.2022 voimana astuneella lakimuutoksella mahdollistetaan oppijanumeron antaminen nykyistä laajemmille henkilöryhmille, esimerkiksi opettajalle ja ammatillisessa koulutuksessa työpaikkaohjaajalle. 
• Oppijanumeron laajempi käyttö on varhaiskasvatuksen, opetuksen ja koulutuksen järjestäjille vapaaehtoista, joten edellä mainituille järjestäjille ei ole lakisääteistä velvoitetta käyttää oppijanumeroa aiempaa sääntelyä laajemmin.
• Tutustu tarkemmin:

• Ajantasainen lainsäädäntö
• Lakimuutoksen käsittelytiedot