Uppgifter om barnet (på svenska)

Henkilön (lapsen) tallentaminen Vardaan tapahtuu seuraavasti

• Lapsen tiedot ja lapsen oppijanumero haetaan Vardaan aina Opetushallituksen Oppijanumerorekisteristä. Oppijanumerorekisterin henkilötietojen lähde on Digi- ja väestötietoviraston Väestötietojärjestelmä (VTJ).

• Henkilön tallentamisprosessi alkaa, kun kunnan/kuntayhtymän/yksityisen palveluntuottajan varhaiskasvatusjärjestelmästä siirretään tai Vardan käyttöliittymän kautta tallennetaan Vardaan lapsen etunimet, kutsumanimi, sukunimi ja henkilötunnus.
  

• Varda tarkistaa Opetushallituksen Oppijanumerorekisteristä, löytyykö lapsi. 

• Oppijanumerorekisteri palauttaa Vardaan lapsen oppijanumeron (henkilö-oid) sekä yhteystiedot. Mikäli lapsella ei ole oppijanumeroa, Oppijanumerorekisteri luo sellaisen.

• Jatkossa lapsen tietoja siirretään integraatioiden kautta Vardaan käyttämällä lapsen oppijanumeroa. 

Kun lapsi on siirretty Vardaan, lapselle voi lisätä muita tietoja, kuten varhaiskasvatuspäätöksen tiedot tai varhaiskasvatussuhteen tiedot. Varhaiskasvatussuhteella kuvataan lapsen sijoittumista tiettyyn toimipaikkaan tietyllä aikavälillä.

Kun lapsi ei enää osallistu varhaiskasvatukseen, lapsen varhaiskasvatussuhteille ja -päätöksille on lisättävä päättymispäivämäärä. Tietoja ei saa mitätöidä. 

Kysymyksiä ja vastauksia

Mikä tieto kunnissa tulee tallentaa päätökselle, sijoitukselle ja mikä varhaiskasvatussopimukselle?*

1.8.2020 lähtien varhaiskasvatusoikeuden 20 tunnin rajaus poistuu. Varhaiskasvatuslaissa on määritelty tietosisällöt, joita varhaiskasvatustoimijoiden tulee tallentaa tietovarantoon. Varhaiskasvatusoikeuden laajuus on yksi näistä tiedoista. Vardaan se tulee tallentaa siten, että selviää, kuinka monta tuntia keskimäärin lapsen on suunniteltu pääsääntöisesti käyttävän varhaiskasvatusta viikossa. Tuntimäärällä tarkoitetaan varhaiskasvatustoimijan ja huoltajan keskenään sopimaa, suunniteltua tietoa, ei toteumatason tietoa. Varda ei edellytä lapsen viikoittaisen läsnäolon kysymistä huoltajilta.  

Tieto suunnitellusta tuntimäärästä viikossa voi sijaita kunnan eri tietojärjestelmissä erilaisissa näkymissä tai toisistaan poikkeavan otsikon alla. Jossain tietojärjestelmässä tieto voi sijaita sijoituksen alla ja toisessa järjestelmässä jonkin toisen nimikkeen alla. Tärkeää on, että Vardaan tallentuu ajantasainen ja oikea tieto lapsen viikkotuntimäärästä. Kun tieto varhaiskasvatuksen laajuudesta, eli pääsääntöisestä viikkotuntimäärästä muuttuu siltä osin, että se tallennetaan tietojärjestelmään, siirtyy tieto Vardaan lapsen varhaiskasvatuspäätöstietoihin.  

Huom: Varhaiskasvatustoimijat eivät aina kirjaa omiin järjestelmiinsä lapsen varhaiskasvatusaikaa t/vko muodossa. Tällöin tulee muuntaa käytössä oleva muoto Vardan edellyttämään muotoon.  

Jos varhaiskasvatustoimija on tehnyt päätöksen, että normaali varhaiskasvatuksen hoitoaika alkaa klo 5.30, onko tämä Vardan näkökulmasta kuitenkin vuorohoitoa?

Mikäli varhaiskasvatustoimija katsoo lapsen olevan ns. normaalin varhaiskasvatusajan puitteissa, ei lasta merkitä tällöin vuorohoidon piiriin kuuluvaksi. Varhaiskasvatuksen sanastossa vuorohoidon määrittelyssä käytettiin normaalin varhaiskasvatusajan rajoina aikavälinä 06.00 - 18.00. Mikäli paikallisesti on tehty joustoja varhaiskasvatukseen tuomisen tai hakemisen osalta, kuitenkin siten että pääasiallinen varhaiskasvatus tapahtuu arkipäivinä em. aikavälillä, voidaan tulkita lapsen olevan silloin normaalin varhaiskasvatuksen piirissä. 

Tallennetaanko tilapäisessä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot Vardaan?

Jos tilapäisessä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot on tallennettu varhaiskasvatusjärjestelmään ja kunta tekee tilapäisestä varhaiskasvatuksesta varhaiskasvatuspäätöksen, tilapäisessä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot tulee viedä Vardaan. Mikäli kunta ei tee tilapäisestä varhaiskasvatuksesta päätöstä, tilapäisessä varhaiskasvatuksessa olevan lasten tietoja ei viedä Vardaan.

Tuottaako varhaiskasvatustoimija tiedon pikakäsittelystä?

Pikakäsittelytieto muodostetaan Vardassa hakemuksen saapumisajasta sekä päätöspäivämäärästä, varhaiskasvatustoimijan tulee siis tuottaa vain nämä kaksi tietoa, jonka perusteella tieto pikakäsittelystä tuotetaan automaattisesti. 

Miten toimimme, jos lapsen varhaiskasvatushakemuksen päivämäärää ei ole sähköisessä järjestelmässä vaan se on saatavilla vain paperimuotoisessa päätöksessä ja on todennäköisesti usean vuoden takaa?

Varhaiskasvatustoimija siirtää 1.1.2019 lähtien tiedon varhaiskasvatushakemuksen saapumispäivämäärästä ja nämä päivämäärät voivat olla 2019 vuotta edeltävältä ajalta. Mikäli tarkka päivämäärä ei ole tiedossa, tallennetaan mahdollisimman tarkka hakemuspäivämäärä. Yksityisillä varhaiskasvatustoimijoilla hakemuspäivämäärä voi olla sopimuksen allekirjoittamispäivämäärä, jos hakemuspäivämäärää ei ole. Mikäli päätös on vain paperisena ja useamman vuoden takaa, tulee varhaiskasvatustoimijan tällöin kirjata päivämääräksi esim. 1.1.2007.

Tuodaanko perhepäivähoitajan omat lapset Vardaan?

Jos kunta tekee perhepäivähoitajien omista lapsista varhaiskasvatuspäätöksen, lasten tiedot tulevat Vardaan. Jos lapsille ei tehdä varhaiskasvatuspäätöstä, vaan heidän vanhemmalleen myönnetään kotihoidon tukea, ei näiden lasten tietoja tuoda Vardaan. Perhepäivähoitajien omat lapset on kuitenkin aina otettava huomioon mitoituksessa.

Kunnassamme viikoittainen keskimääräinen tuntimäärä valitaan neljästä eri vaihtoehdosta: enintään 20h/vko, yli 20h mutta enintään 25h/vko, yli 25h mutta alle 35h/vko sekä vähintään 35h/vko. Mikä tuntimäärä ilmoitetaan Vardaan näissä porrastetuissa vaihtoehdoissa?

Jos kunnassa varhaiskasvatusaika kirjataan näin, Vardaan kirjataan tämän lapsen varhaiskasvatusajaksi tuntiportaikon ylin arvo, eli esimerkiksi 25h/vko, jos lapsen varhaiskasvatuksen tarve on yli 20h mutta enintään 25h/vko. Katso myös: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatusaika.

Jos varhaiskasvatussopimuksessa vuorohoidon varhaiskasvatusaika vaihtelee eri kuukausien välillä, kuinka monen kuukauden ajalta lasketaan keskimääräinen varhaiskasvatusaika viikossa (tuntia/viikossa)? Osa kunnista käyttää kolmea kuukautta ja osa neljää kuukautta.

Tärkeää on, että vuorohoidossa olevan lapsen varhaiskasvatusaika tallentuu Vardaan muodossa tuntia/viikko ja että vuorohoitotiedoksi on ko. lapsen osalta valittu ”kyllä”. Jos vuorohoidon varhaiskasvatusaika vaihtelee eri kuukausien välillä, keskimääräinen varhaiskasvatusaika voidaan laskea kolmen kuukauden ajalta.

Miten kutsumanimi merkitään Vardaan?

Kutsumanimi saa olla yksi etunimistä. Esim. "Anna-Sofia Helena", kutsumanimi saa olla "Anna-Sofia" , "Anna", "Sofia" tai "Helena". Jos nimi on Marjaliisa, kutsumanimi ei saa olla Marja. 

Voiko varhaiskasvatusajan laajuus olla 0 tuntia viikossa?

Vardaan kerätään ainoastaan tieto varhaiskasvatusoikeuden laajuudesta (tunti/viikko), ei toteumatietoa. Varhaiskasvatuksen laajuuden on oltava vähintään yksi tunti viikossa.

Kirjaako kunta palvelusetelitoimijan osalta lapsen tietoihin hakemuksen toimittamispäivämääräksi palvelusetelihakemuksen toimittamispäivämäärän? Varsinaiset hakemuksethan he toimittavat yksityiselle suoraan.

Hakemuksen toimittamispäivämäärällä tarkoitetaan lapselle tehdyn varhaiskasvatuspäätökseen johtaneen hakemuksen toimittamispäivämäärää (se päivämäärä, jolloin hakemus varhaiskasvatuspaikasta on otettu vastaan). Tämä koskee myös palvelusetelillä tuotettua varhaiskasvatusta. Hakemisella tarkoitetaan varhaiskasvatuslain 17 §:ssä tarkoitettua hakemista.

Tarjoamme yksityisenä varhaiskasvatustoimijana varhaiskasvatusta klo 5-23. Tämä ei ole vuorohoitoa mutta täytyykö meidän eritellä ne lapset, jotka käyttävät laajennettua hoitoaikaa?

Mikäli lasten varhaiskasvatus tapahtuu pääsääntöisesti ns. normaalin varhaiskasvatusajan puitteissa, ei lasta merkitä tällöin vuorohoidon piiriin kuuluvaksi. Varhaiskasvatuksen sanastossa vuorohoidon määrittelyssä normaali varhaiskasvatusaika kuvataan klo 6.00 ja 18.00 väliseksi ajaksi maanantaista perjantaihin. Mikäli siis lapsen varhaiskasvatus tapahtuu viikonloppuisin, arkipäivisin aikavälillä 18-06 tai tässä tapauksessa etenkin aikavälillä 18-23, lapsen varhaiskasvatustietoihin merkitään tieto vuorohoidosta.

Miten yksityinen varhaiskasvatustoimija tallentaa toimipaikan lasten tiedot, jos yhdessä toimipaikassa järjestetään varhaiskasvatusta ostopalveluna, palvelusetelillä ja yksityisen hoidon tuella?

Toimipaikan tietoihin tulee tallentaa varhaiskasvatuksen järjestämismuodoiksi ostopalvelu, palvelusetelillä järjestetty sekä yksityisen hoidon tuella järjestetty. Toimipaikalla voi olla yksi tai useampi järjestämismuoto. Lapset, jotka ovat ostopalveluna tai palvelusetelillä järjestetyssä varhaiskasvatuksessa tallentaa varhaiskasvatuksen järjestäjä (kunta), ellei muusta ole sovittu.

Sopimukseen kirjataan varhaiskasvatusajaksi 9 h/päivä. Toteuma voi olla jotain aivan muuta riippuen lapsen perhetilanteesta. Tallennetaanko Vardaan kuitenkin aina sopimukseen suunniteltu aika? Ja edelleen, jos osa lapsista on osa-aikaisena ja jakaa yhden varhaiskasvatuspaikan, miten 9 h/päivä vaikuttaa tähän?

Vardaan tallennetaan sopimukseen kirjattu varhaiskasvatusaika. Vardaan ei kerätä varhaiskasvatusajasta toteumatietoa. Varhaiskasvatusoikeuden laajuus (9 h/päivä) tulee muuntaa muotoon h/vko. Tässä tapauksessa muunnon voi tehdä kertomalla tuntimäärä päivässä sovitulla varhaiskasvatuspäivien määrällä viikossa. Muuten muunnoissa käytetään ohjeistusta, joka löytyy Varhaiskasvatusaika -sivulta (https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatusaika). Varhaiskasvatusoikeiden laajuuden (t/vko) lisäksi kerätään tiedot lapsen varhaiskasvatusoikeuden käytöstä. Jos lapsi ei ole vuorohoidossa, tallennetaan tieto, onko varhaiskasvatus koko- vai osapäiväistä ja päivittäistä vai osaviikkoista.

Toimipaikan varhaiskasvatuspaikkojen määrällä tarkoitetaan sitä lukumäärää lapsista, jotka voivat maksimissaan samanaikaisesti olla toimipaikassa. Varhaiskasvatuspaikkojen määrästä on laadittu tarkempi ohjeistus, joka löytyy Varhaiskasvatuspaikkojen määrä -sivulta (https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=79078771).

Uppgifter om barnet  

Uppgifter om en person (ett barn) förs in i Varda på följande sätt: 

·       Barnets uppgifter och studentnummer hämtas alltid till Varda från Utbildningsstyrelsens studentnummerregister. Källan till studentnummerregistret är Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas Befolkningsdatasystem.

·       Processen för att föra in en person börjar med att föra in barnets förnamn, tilltalsnamn, efternamn och personbeteckning till Varda från kommunens/samkommunens/den privata serviceproducentens informationssystem för småbarnspedagogik.

·       Varda kontrollerar via Utbildningsstyrelsens studentnummerregister om barnet finns där. Studentnummerregistret återställer i Varda barnets studentnummer (person-oid) samt kontaktuppgifter. Om barnet inte har ett studentnummer, skapar studentnummerregistret ett sådant.

·       I fortsättningen överförs barnets uppgifter via systemintegrationer till Varda med hjälp av studentnumret.

Då barnet har förts in i Varda kan man lägga till andra uppgifter om barnet, såsom uppgifter i barnets beslut om småbarnspedagogik eller uppgifter om barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet. Med barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet avses barnets plats på ett visst verksamhetsställe under ett visst tidsintervall.

Då barnet inte längre deltar i småbarnspedagogisk verksamhet ska man ange ett slutdatum för barnets beslut om småbarnspedagogik och deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet. Uppgifterna får inte raderas.

Frågor och svar

Om aktören inom småbarnspedagogik har fattat beslutet att den normala vårdtiden inom småbarnspedagogik börjar klockan 5.30, ses detta ändå som skiftomsorg i Varda?

Om en aktör inom småbarnspedagogik anser att barnet omfattas av s.k. normal tid för småbarnspedagogisk verksamhet, ska man inte ange att barnet får skiftomsorg. För att definiera skiftomsorg används som tidsintervall för normal småbarnspedagogiktid 06.00–18.00. Om det förekommer lokal flexibilitet i fråga om att lämna och hämta barnen, ändå så att den huvudsakliga småbarnspedagogiken sker vardagar under ovan nämnda tidsintervall, kan man då tolka att barnet omfattas av småbarnspedagogik som ordnas mellan 6 och 18.

Förs uppgifterna för de barn som deltar i tillfällig småbarnspedagogik in i Varda?

Om uppgifter för barn som deltar i tillfällig småbarnspedagogik har förts in i småbarnspedagogiksystemet och om kommunen fattar ett beslut om småbarnspedagogik för den tillfälliga småbarnspedagogiken (vården), ska uppgifter om barn i tillfällig småbarnspedagogik  föras in i Varda. Om kommunen inte fattar ett beslut om tillfällig småbarnspedagogik, ska uppgifterna om barn i tillfällig småbarnspedagogik inte föras in i Varda.

Producerar aktören inom småbarnspedagogik uppgiften om brådskande handläggning?

Uppgift om brådskande handläggning bildas i Varda utifrån det datum då ansökan anländer samt det datum då beslutet fattas. Aktören inom småbarnspedagogik ska därmed endast ange dessa två uppgifter, utifrån vilka uppgiften om brådskande handläggning automatiskt uppkommer.

Hur gör vi om datumet för barnets ansökan om småbarnspedagogik inte finns i det elektroniska systemet, utan endast i beslutet i pappersformat som troligtvis är flera år gammalt?

Från och med 1.1.2019 överför aktörer inom småbarnspedagogik uppgiften om det datum då småbarnspedagogikansökan anlänt och detta datum kan vara från tiden före 2019. Om det exakta datumet inte är känt anges ett så exakt datum som möjligt. Privata aktörer inom småbarnspedagogiken anger begynnelsedatumet för småbarnspedagogiken om det inte finns något datum för inlämnande av ansökan. Om beslutet endast finns i pappersformat och om det är flera år gammalt, ska aktören inom småbarnspedagogik antingen lämna fältet tomt eller ange som datum till exempel 1.1.2007.

Ska familjedagvårdaren föra in uppgifter om sina egna barn i Varda?

Om kommunen fattar ett beslut om småbarnspedagogik för familjedagvårdarens egna barn införs uppgifterna om barnen i Varda. Om inget beslut om småbarnspedagogik fattas utan föräldrarna får hemvårdsstöd, införs uppgifterna om de egna barnen inte i Varda. Familjedagvårdarens egna barn ska ändå alltid beaktas i dimensioneringen.

I vår kommun finns fyra alternativ för ett barns genomsnittliga timantal inom småbarnspedagogik: högst 20 h /vecka, över 20 h men högst 25 h/vecka, över 25 men mindre än 35 h/vecka och minst 35 h/vecka. Vilket timantal anges i sådana här fall i Varda?

Om timantalet inom småbarnspedagogik anges så här ska man i Varda skriva in det högsta timantalet som barnet har rätt till, det vill säga till exempel 25 h/vecka om barnet har behov av att delta i småbarnspedagogisk verksamhet minst 20 h/vecka men högst 25 h/ vecka. Närmare anvisningar om hur barnets tid inom småbarnspedagogik ska anges i Varda finns här: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatusaika.

Om tiden inom skiftomsorg i enlighet med beslutet om småbarnspedagogik varierar beroende på månad, utifrån hur många månader ska barnets genomsnittliga tid inom småbarnspedagogik per månad beräknas (timmar/vecka)? En del kommuner använder tre månader och andra fyra månader som beräkningsgrund.

Det viktiga är att tiden inom småbarnspedagogik för ett barn som omfattas av skiftomsorg förs in i Varda enligt formen timmar/vecka och att uppgiften om huruvida barnet deltar i skiftomsorg har bekräftats med ett ”ja” i Varda. Om barnets tid inom småbarnspedagogik som ordnas som skiftomsorg är olika under olika månader kan man beräkna den genomsnittliga tiden inom småbarnspedagogik per månad utifrån tre månader.

Hur anges tilltalsnamnet i Varda?

Tilltalsnamnet bör vara ett av barnets namn. Om namnet är t.ex. Anna-Sofias Helena kan tilltalsnamnet vara Anna-Sofia, Anna, Sofia, Helena. Om namnet är Marjaliisa, kan tilltalsnamnet inte vara Marja.

Kan tiden inom småbarnspedagogiken vara 0 timmar i veckan?

I Varda förs endast in den tid inom småbarnspedagogik som barnet har rätt till (timmar/vecka), inte de faktiska uppgifterna. Tiden inom småbarnspedagogik ska vara minst en timme per vecka.

 Om en aktör ordnar småbarnspedagogik med servicesedel, för kommunen då in det datum då servicesedeln tillhandahållits i barnets uppgifter där man frågar efter datum då ansökan lämnats in? De egentliga ansökningarna skickas ju direkt till den privata aktören.

Med datum då barnets ansökan lämnats in avses den dag då barnets ansökan om småbarnspedagogik, som lett till ett beslut om småbarnspedagogik, har lämnats in (det datum då ansökan om platsen inom småbarnspedagogik har tagits emot). Det här gäller också småbarnspedagogik som ordnas med servicesedel. Med ansökan om småbarnspedagogik avses att söka en plats inom småbarnspedagogiken i enlighet med 17 § i lagen om småbarnspedagogik.

Om en aktör ordnar småbarnspedagogik med servicesedel, för kommunen då in det datum då servicesedeln tillhandahållits i barnets uppgifter där man frågar efter datum då ansökan lämnats in? De egentliga ansökningarna skickas ju direkt till den privata aktören.

Med datum då barnets ansökan lämnats in avses den dag då barnets ansökan om småbarnspedagogik, som lett till ett beslut om småbarnspedagogik, har lämnats in (det datum då ansökan om platsen inom småbarnspedagogik har tagits emot). Det här gäller också småbarnspedagogik som ordnas med servicesedel. Med ansökan om småbarnspedagogik avses att söka en plats inom småbarnspedagogiken i enlighet med 17 § i lagen om småbarnspedagogik.

Som privat aktör inom småbarnspedagogiken erbjuder vi småbarnspedagogisk verksamhet mellan klockan 5 och 23. Det är inte om frågan om skiftomsorg, men behöver vi ändå särskilja vilka barn som deltar i småbarnspedagogik utanför den normala vårdtiden?

Om småbarnspedagogiken för barnet i regel äger rum inom ramen för sk. normal tid inom småbarnspedagogiken, ska man inte ange att barnet skulle omfattas av skiftomsorg. Inom småbarnspedagogiken definieras skiftomsorgen utgående från den sk. normala tiden för småbarnspedagogik som är mellan klockan 6.00 och 18.00 från måndag till fredag. Om barnet deltar i småbarnspedagogik på veckoslut, vardagar mellan klockan 18 och 6, eller i det här fallet mellan klockan 18 och 23, ska man i barnets uppgifter om småbarnspedagogik ange att barnet omfattas av skiftomsorg.

Hur inför den privata aktören inom småbarnspedagogik uppgifterna om barnen vid ett verksamhetsställe om det vid samma verksamhetsställe ordnas småbarnspedagogik både som köpt tjänst, med servicesedel och med hjälp av stödet för privat vård av barn?

För verksamhetsstället ska alla former för anordnande av småbarnspedagogik som är i bruk sparas. Ett verksamhetsställe kan ha ett eller flera former för anordnande.  Om barnet deltar i småbarnspedagogik som ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel är det anordnaren (kommunen) som för in uppgifterna om man inte avtalat om något annat.

I avtalet anges att tiden inom småbarnspedagogik är 9 h/dag. Det reella timantalet beroende av familjesituationen. Införs i Varda ändå alltid den planerade tiden som anges i avtalet? Om en del av barnen deltar i småbarnspedagogik på deltid och delar en plats, hur inverkar timantalet på nio timmar per dag i detta?

I Varda införs tiden inom småbarnspedagogik som anges i avtalet. I Varda införs inte den faktiska tiden inom småbarnspedagogiken. Tiden inom småbarnspedagogiken (9 h/dag) ska omvandlas i formen timmar/vecka. I detta fall kan tiden omvandlas genom att multiplicera timmarna per dag med antalet dagar per vecka då barnet enligt avtalet deltar i småbarnspedagogiken. I övrigt används vid omvandlingen av timantalet anvisningarna som finns här: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatusaika. Utöver timantalet införs i Varda uppgifterna om ifall det är fråga om heldags- eller halvdagsverksamhet, om det är fråga småbarnspedagogik som ordnas dagligen eller en del av veckan och om det är fråga om skiftesvård.