Vardan tavoite

Kuka ylläpitää Vardaa?

• Varhaiskasvatuksen tietovarannon teknisestä ylläpidosta vastaa Opetushallitus.
• Varhaiskasvatuksen tietovarannon tietojen luovutukseen liittyvistä lupakäytännöistä vastaa Opetushallitus.
• Varhaiskasvatuksen tietovarannon sisällöstä määrätään varhaiskasvatuslain (540/2018) 70 §:ssä.  Vardan määritykset, kuten tietomalli, tietoluettelo ja koodisto, pohjautuvat varhaiskasvatuslain 70 §:än.

Mitä velvollisuuksia Varda tuo varhaiskasvatustoimijoille?

Varhaiskasvatuslain mukaan varhaiskasvatustoimijan tulee tallentaa vaaditut tiedot Vardaan. Opetushallitus määrää tietojen tallentamisesta ja ohjeistaa tietojen tallentamisessa.

Aikataulut

Katso myös: Vardan käyttöönotot ja Määräykset ja ohjeet

Milloin tietojen tallennus Vardaan alkaa?

Siirtymäajat on määritelty uudessa varhaiskasvatuslaissa ja esiopetustietojen osalta laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä:

• Kunnat tallentavat varhaiskasvatuksen tuottajan ja sen toimipaikkojen sekä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietojen osalta 1.1.2019 alkaen
• Kunnat tallentavat varhaiskasvatuksen toimipaikassa esiopetuksessa olevien lasten tiedot KOSKI-tietovarantoon 1.1.2019 lähtien, yksityisen varhaiskasvatuksen palveluntuottajan toimipaikassa esiopetuksessa olevien lasten tiedot tallennetaan KOSKI-tietovarantoon 1.1.2020 alkaen
• Kunnat tallentavat varhaiskasvatuksessa olevan lapsen vanhempien tai muiden huoltajien osalta 1.9.2019 alkaen
• Yksityiset palveluntuottajat tallentavat varhaiskasvatuksen tuottajan ja sen toimipaikkojen sekä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietojen osalta 1.1.2020 alkaen
• Yksityiset palveluntuottajat tallentavat Vardaan varhaiskasvatuksessa olevan lapsen vanhempien tai muiden huoltajien tiedot 1.9.2020 alkaen
• Kunnat ja yksityiset palveluntuottajat tallentavat Vardaan henkilöstöä koskevat tiedot 1.9.2020 alkaen.

Tallennetaanko käyttöliittymän kautta tiedot Vardaan yksi vai kaksi kertaa kuukaudessa?

Opetushallituksen määräyksen mukaan Vardaan tallennetaan tiedot 15. päivään mennessä ja kuukauden viimeiseen päivään mennessä. Varhaiskasvatustoimija voi halutessaan tallentaa tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta myös useammin kuin kaksi kertaa kuukaudessa. Mikäli tietoihin ei kuukauden aikana tule muutoksia, tietoja ei luonnollisesti tarvitse tallentaa.

Mihin kellonaikaan tiedot siirtyvät Vardaan päivittäin?

Järjestelmätoimittajat vastaavat tietojen automatisoidusta siirrosta Vardaan. Varhaiskasvatustoimija voi siis sopia asiasta järjestelmätoimittajansa kanssa. 

Siirtyykö Vardaan päivittäin vain kyseisen päivän tiedot vai siirretäänkö tietoja takautuvasti useamman päivän osalta?

Järjestelmätoimittajia on ohjeistettu siirtämään Vardaan vain muuttuneet tiedot ja tiedonsiirtojen käynnistyttyä muuttuneet tiedot siirtyvät Vardaan päivittäin. Tietojen siirto useamman päivän osalta takautuvasti voi tulla kuitenkin kysymykseen, jos tietojen siirto Vardaan aloitetaan esimerkiksi 1.4.2019. Varhaiskasvatuslain mukaan Vardaan kuuluu siirtää tiedot 1.1.2019 lähtien, joten tässä tapauksessa tietojen alkusyötössä tiedot lähetetään takautuvasti ajalta 1.1.2019-31.3.2019.

Siirtyvätkö tiedot integraatioiden kautta Vardaan myös viikonloppuna?

Opetushallituksen määräyksen mukaan tiedot tulee integraatioiden kautta siirtää Vardaan kerran vuorokaudessa. 

Käyttäjähallinta ja Vardan käyttö

Katso myös: Vardan käyttäjähallinta ja käyttöohjeet

Miten pääsen kirjautumaan Vardan käyttöliittymään?

Vardan käyttöliittymään kirjaudutaan Opintopolun (virkailija.opintopolku.fi/varda) sivuston kautta. Opintopolussa näkyvät ne palvelut (esim. Varda, Koski), joihin sinulle on myönnetty käyttöoikeudet. Ennen ensimmäistä kirjautumista Opintopolkuun, sinun on luotava käyttäjätunnus ja salasana palveluun. Huomaa, että tunnuksen luonti on mahdollista vain kutsun kautta, eli vasta kun olet saanut sähköpostiisi kutsun rekisteröityä palvelun käyttäjäksi. Huom! Tuettuja selaimia ovat Chrome ja Mozilla Firefox. Internet Explorer ei toimi.

Olen unohtanut salasanan Opintopolkuun, miten voin kirjautua palveluun?

Jos unohdit salasanasi, voit valita kirjautumissivulla (virkailija.opintopolku.fi/varda) olevan suomi.fi-kirjautumisen ja kirjautua sisään esim. pankkitunnuksilla. Kirjautumisen jälkeen pääset vaihtamaan salasanan omista tiedoistasi.

Miten saan käyttäjätunnuksen ja käyttöoikeudet Vardaan?

Mikäli organisaatiolla on Varda-pääkäyttäjä, hän voi lähettää kutsun, josta pääset luomaan käyttäjätunnuksen Vardaan. Mikäli Varda-pääkäyttäjää ei ole, kunnassa toimiva henkilö saa käyttöoikeuden kunnan vastuukäyttäjältä ja yksityinen palveluntuottaja saa Varda-pääkäyttäjän, kun rekisteröityminen Vardaa varten on tehty ja hyväksytty. Tutustu Vardan käyttäjähallintaan: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612679.

Mitä eri käyttöoikeuksia tai rooleja Vardassa voi olla?

Käyttöoikeudet tai roolit on kuvattu Vardan käyttäjähallinnan sivulla: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612679.

Pitääkö selaimen välimuisti tyhjentää, kun päätän Vardan käyttöliittymäkäytön?

Tyhjennä selaimesi välimuisti poistuessasi Vardan käyttöliittymästä etenkin, jos käytät yhteiskäytössä olevaa tietokonetta verkkoyhteydellä esimerkiksi varhaiskasvatuksen toimipaikassa. Välimuistin tyhjentämisellä varmistat itsellesi palvelun käytön turvallisuuden. Selaimen ollessa auki voit kokeilla näppäinyhdistelmää Ctrl + Shift + Delete välimuistin tyhjentämiseksi.

Voimmeko antaa käyttöoikeuksia Vardaan varhaiskasvatusjärjestelmän toimittajalle?

Mikäli varhaiskasvatustoimija myöntää käyttöoikeuksia muille kuin oman organisaation henkilöille (esim. järjestelmätoimittajille) osapuolten tulee tehdä sopimus henkilötietojen käsittelystä. Varhaiskasvatustoimija vastaa myöntämistään käyttöoikeuksista sekä niiden sulkemisesta.

Voiko Vardaa käyttää mobiililaitteilla?

Kyllä, Vardaa voi käyttää esimerkiksi älypuhelimella tai taulutietokoneella (tabletilla).

Rekisteröityminen Vardaa varten

Katso myös: Ohje yksityisille toimijoille

Olemme tehneet rekisteröitymisen Vardaa varten, miksi kunta ei voi lisätä toimipaikkojamme palveluseteli- ja ostopalvelutoimintaan?

Rekisteröitymisen lisäksi yksityisen palveluntuottajan täytyy luoda käyttöoikeudet ja tallentaa ainakin toimijan ja toimipaikan tiedot Vardaan, sekä, varhaiskasvatuksen järjestämismuodosta riippuen, tiedot varhaiskasvatuksessa olevista lapsista. Lisäksi varhaiskasvatusta ostopalveluna tai palvelusetelillä tuottavan yksityisen palveluntuottajan täytyy lisätä kunnat, joille se tuottaa varhaiskasvatusta ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallintasivulla Vardassa.Tutustu tallentamisvastuisiin: Tallentamisvastuut tietokokonaisuuksittain sekä Tietojen tallentaminen Vardaan-ohjeistukseen.

Mitä tapahtuu, jos kunta hylkää yksityisen varhaiskasvatustoimijan tekemän rekisteröitymisen Vardaa varten?

Mikäli kunta hylkää rekisteröitymisen, tulee kunnan ja rekisteröitymisen tehneen organisaation selvittää tilanne. Tarvittaessa rekisteröitymisen Vardaa varten voi tehdä uudelleen.

Jos yksityisellä varhaiskasvatuksen palveluntuottajalla on toimipaikkoja eri kunnissa, mikä kunta hyväksyy palveluntuottajan tekemän rekisteröitymisen Vardaa varten?

Jos yksityinen varhaiskasvatuksen palveluntuottaja ilmoittaa rekisteröitymisen yhteydessä useamman kuin yhden kunnan, jossa sillä on toimintaa, kaikki kunnat saavat tiedon rekisteröitymisestä, mutta rekisteröitymisen voi hyväksyä tai hylätä vain kerran.

Yksityisen varhaiskasvatustoimijamme on konserni. Konserniin kuuluu 5 eri organisaatiota, joista 3 järjestää varhaiskasvatusta. Rekisteröityykö jokainen organisaatio Vardaa varten ja tallentaa tietoja Vardaan?

Vardaan rekisteröityvät ja tietoja tallentavat ne yksityiset varhaiskasvatustoimijat, jotka järjestävät ja/tai tuottavat varhaiskasvatusta. Hallinnolliset organisaatiot eivät rekisteröidy Vardaa varten eivätkä tallenna tietoja Vardaan. Jokainen y-tunnuksellinen toimija, jolla on varhaiskasvatustoimintaa rekisteröityy Vardaa varten.

Tuleeko yksityisen perhepäivähoitajan rekisteröityä itse Vardaa varten ja tallentaa Vardaan tiedot?

Yksityisen perhepäivähoitajan tulee rekisteröityä Vardaa varten sekä tallentaa vaaditut tiedot.

Kuka rekisteröitymisen Vardaa varten tekee?

Yksityisen varhaiskasvatuksen palveluntuottajan rekisteröitymisen Vardaa varten tekee se henkilö, jolla on oikeus edustaa organisaatiota sähköisessä asioinnissa. Organisaation edustamisoikeus on määritelty Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) tai Kaupparekisteriin. Näitä ovat esimerkiksi toimitusjohtaja, hallituksen puheenjohtaja ja yksityiset elinkeinoharjoittajat.  

Yksityisen varhaiskasvatuksen palveluntuottajan organisaatiotiedot ovat väärin. Miten ne voi korjata?

Kaikki organisaatiotiedot, jotka löytyvät Kaupparekisteristä tai YTJ:stä tulee niiden muuttuessa päivittää näihin rekistereihin. Päivitetyt tiedot siirtyvät YTJ:stä Opetushallituksen Organisaatiopalveluun. Toimipaikkoja koskevia tietoja ylläpidetään Vardassa.

Ilmoitetaanko rekisteröitymisessä Vardaa varten päätoiminimi, aputoiminimi vai oma nimi?

Jos nimi löytyy Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ), rekisteröitymislomakkeelle tallentuu automaattisesti y-tunnuksella haettava YTJ:stä löytyvä nimi. Jos organisaatiolla ei ole nimeä YTJ:ssä, ilmoitetaan sellainen riittävän kuvaava nimi, jonka perusteella kunta voi käsitellä rekisteröitymisen.

Tallennusvastuut sekä ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminta

Katso myös: Varhaiskasvatustoimijoiden tallennusvastuut

Voiko yksityinen varhaiskasvatustoimija tehdä sopimuksen kunnan kanssa lasten tietojen tallentamisesta?*

Ostopalveluna tai palvelusetelillä järjestetyn varhaiskasvatuksen osalta tiedot Vardaan tallentaa aina oletuksena varhaiskasvatuksen järjestäjä, ellei toisin sovita. Halutessaan kunta voi  tehdä sopimuksen lapsen tietojen tallentamisesta yksityisen varhaiskasvatustoimijan kanssa vuodesta 2020 eteenpäin. Tällöin yksityinen palveluntuottaja tallentaa lapsen henkilötiedot, varhaiskasvatuspäätöksen ja varhaiskasvatussuhteen järjestäjän puolesta Vardaan. Lue lisää Tallentamistehtävän siirto -sivulta (https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613164).

Mistä kunta tietää, milloin yksityinen varhaiskasvatustoimija on tallentanut lapsen tiedot? Tuleeko kunnalle jonkinlainen viesti tästä ja kenelle viesti tulisi?

Yksityinen varhaiskasvatustoimija tallentaa lapsen tiedot, jos kunta on tehnyt sopimuksen tallentamistehtävän siirrosta yksityiselle varhaiskasvatustoimijalle. Tämän lisäksi sekä yksityinen palveluntuottaja että kunta lisäävät Vardaan tiedot ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnasta ja kunta siirtää tallentamisoikeuden yksityiselle palveluntuottajalle Vardan käyttöliittymän Ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminta -kohdassa. Tämän jälkeen kunta saa Vardassa katseluoikeudet yksityisen toimipaikan lapsiin, joiden varhaiskasvatuksen järjestäjänä kunta toimii. Vardaan ei ole toteutettu erillistä viestintätoiminnallisuutta. 

Miten yksityinen varhaiskasvatuksen palveluntuottaja saa tiedon varhaiskasvatuksen alkamis- ja päättymispäivämääristä palvelusetelinä ja ostopalveluna järjestetystä varhaiskasvatuksesta?

Yksityinen palveluntuottaja näkee tiedot palvelusetelillä ja/tai ostopalveluna järjestetyssä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietojen osalta Vardan käyttöliittymästä Varda-pääkäyttäjän, Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja ja Varda-varhaiskasvatustietojen katselija-oikeuksilla, jos lapsen tiedot on tallennettu yksityisen palveluntuottajan omaan toimipaikkaan.

Miten kunta saa tietoonsa sen, että yksityinen palveluntuottaja on tallentanut Vardaan toimipaikkatiedot, minkä jälkeen kunta voi tallentaa lasten tiedot toimipaikkaan?

Kun yksityinen palveluntuottaja on tallentanut toimipaikan Vardaan, kunta voi hakea sen Ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallintasivulta ja lisätä sen toimipaikkalistaukseen, joissa se järjestää varhaiskasvatusta. Tämän lisäksi kunta ja yksityinen palveluntuottaja voivat tiedottaa toisiaan tallennustilanteesta esim. sähköpostitse.

Meillä on kunnassa käytössä yksityisten kanssa palveluraha. Käsitelläänkö palvelurahaa kuten palveluseteliä ja koskeeko sitä sama aikataulu kuin palveluseteliä?

Mikäli palvelusetelin ja palvelurahan välinen ero on pelkästään termin tasolla, tällöin palvelurahaa koskee sama aikataulu kuin palvelusetelillä tuotettua varhaiskasvatusta.

Kunnassamme ei ole Vardan vaatimia tietoja ostopalveluna ja/tai palvelusetelillä tuotetussa varhaiskasvatuksessa olevista lapsista. Voiko organisaatio, joka tuottaa ostopalveluna ja/tai palvelusetelillä toteutetun varhaiskasvatuksemme, viedä tiedot kuntamme puolesta Vardaan?

Vuonna 2020, jolloin Vardaan tallentavat tietoja myös yksityiset varhaiskasvatustoimijat, on mahdollista tehdä tietojen tallentamistehtävästä Vardaan sopimus sen organisaation kanssa, jolta kunta hankkii ostopalveluna ja palvelusetelillä toteutetun varhaiskasvatuksen. Tällaisessa tilanteessa kunnalla/kuntayhtymällä on edelleen tietojen tallennusvastuu Vardaan, mutta tallentamistehtävän Vardaan voi toteuttaa yksityinen palveluntuottaja. Vuoden 2019 osalta kunta on velvollinen tuottamaan kaikki Vardan tarvitsemat tiedot ostopalveluna ja palvelusetelillä tuotetussa varhaiskasvatuksessa olevista lapsista. Mikäli kunnalla ei ole tietoja näistä lapsista, on kunta velvollinen hankkimaan tiedot organisaatiolta, joka tuottaa ostopalveluna ja palvelusetelillä toteutetun varhaiskasvatuksen. Kunnan ostopalveluna ja palvelusetelillä toteutetussa varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot tallennetaan vuonna 2019 Vardassa toimipaikkaan, jonka nimi on muotoa ”Palveluseteli ja ostopalvelu Kunta”.

Kuka tallentaa tiedot Vardaan, jos lapsi on sijoitettu lastensuojelun tukitoimena toiseen kuntaan ja osallistuu varhaiskasvatukseen siinä kunnassa?

Jos kunta sijoittaa lastensuojelun tukitoimena lapsen toiseen kuntaan ja lapsi on tässä kunnassa varhaiskasvatuksessa, tietojen tallennusvastuu Vardaan on tämän lapsen varhaiskasvatusta järjestävällä kunnalla, mutta kunnat voivat myös sopia keskenään vastuusta.

Miten Vardaan merkitään lapset, jotka käyttävät varhaiskasvatusta vuoroviikoin eri kunnissa?

Kukin varhaiskasvatustoimija tallentaa Vardaan vaaditut tiedot järjestämänsä varhaiskasvatuksen osalta.

Kun kunta ostaa lapselle varhaiskasvatusta toisesta kunnasta, käsitelläänkö sitä ostopalveluna?

Kyllä. Tiedot lapsesta ja huoltajista tallentaa Vardaan se kunta, joka tekee lapsesta varhaiskasvatuspäätöksen. Ks. myös seuraava kysymys.

Lapsi asuu kunnassa A, jolla on varhaiskasvatuksen järjestämisvastuu. Kunta A ostaa varhaiskasvatusta kunnalta B. A on tehnyt omaan järjestelmäänsä maksupäätöksen, mutta asiakasmaksun määrä on 0 eikä asiakas saa laskua kunnalta A. Kunta B laskuttaa asiakasta ja tekee tähän liittyen maksupäätöksen todellisesta asiakasmaksusta. Kumpi kunta tallentaa maksutiedon Vardaan ja miten varmistutaan, ettei maksutieto siirry molemmista kunnista?

Tietojen tallentamisesta vastaa tässä tapauksessa se kunta, joka määrää lapsen varhaiskasvatuksen asiakasmaksun. Lapsen varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista määrääminen on julkisen vallan käyttöä, jonka voidaan katsoa kuuluvan varhaiskasvatusta järjestävälle toimijalle. Tässä tapauksessa voidaan katsoa, että kunta A on siirtänyt varhaiskasvatuksen järjestämisvastuun kunta B:lle, koska kunta B määrää lapsen varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista. Kunnan A ja B kuuluu yhdessä varmistaa, että lapsen tiedot tallentuvat Vardaan oikeasta kunnasta.

Tietojen tallentaminen Vardaan

Katso myös: Tietojen tallentaminen Vardaan

Voimmeko käyttää käyttöliittymää joidenkin tietojen siirtoon, vaikka meillä on käytössä myös Vardaan integroituva tietojärjestelmä?

Toimijaa, toimipaikkoja, lapsia ja huoltaja- ja maksutietoja koskevat tiedot tulee tallentaa joko tiedonsiirrolla tai käyttöliittymän kautta. Henkilöstöä koskevien tietojen osalta varhaiskasvatustoimija voi valita tiedonsiirron ja käyttöliittymätallennuksen välillä kolmen tietokokonaisuuden osalta:

1. Työntekijätiedot (henkilötiedot, tutkinto, työntekijän palvelussuhteen tiedot, työntekijän pääasialliset työskentelypaikat ja työntekijän pidempi poissaolo)
2. Työntekijän täydennyskoulutus
3. Vuokrattu kasvatus-, opetus- ja hoitohenkilöstö

Tämä tarkoittaa sitä, että varhaiskasvatustoimija voi esimerkiksi tallentaa työntekijätiedot tiedonsiirrolla ja täydennyskoulutustiedot ja tiedon vuokratusta henkilöstöstä käyttöliittymän kautta.

Miten saan tiedon varhaiskasvatustietojen onnistuneesta automaattisesta (järjestelmien välisestä) siirrosta Vardaan?

Varhaiskasvatustoimija on rekisterinpitäjänä vastuussa sisältöjen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta. Näin myös tiedonsiirron onnistuminen on varhaiskasvatustoimijan vastuulla. Vardan käyttöliittymässä on Katsele tietoja -näkymä, josta näkee Vardaan onnistuneesti tallennetut tiedot. Mikäli tiedonsiirroissa on teknisiä ongelmia, varhaiskasvatustoimija vastaa virheiden raportoinnista eteenpäin toimijan järjestelmätoimittajalle.

Miten integraation kautta tiedot tallentava varhaiskasvatustoimija voi korjata Vardaan virheellisesti syötetyn tiedon, jos toimijalla on käytössä vain katseluoikeudet Vardaan?

Tieto korjataan varhaiskasvatuksen operatiiviseen järjestelmään, josta korjattu tieto siirtyy Vardaan. Integraation yli tietoa syöttävä varhaiskasvatustoimija ei siis korjaa tietoja Vardan käyttöliittymässä. Vastuu virheellisten tietojen korjaamisesta on varhaiskasvatustoimijalla.

Voiko varhaiskasvatustoimija valita itse, tallentaako se tiedot Vardaan järjestelmäintegraatioiden kautta vai käyttöliittymän kautta?

Kyllä voi. Tallennustavan valinnassa kannattaa huomioida siirrettävän tiedon määrä eli isoja tietomääriä kannattaa tallentaa Vardaan integraation kautta, mikäli se on mahdollista. Pientien määrien tallentamiseen ja päivittämiseen voi käyttää käyttöliittymää. Tietojen siirtämisessä/tallentamisessa käytetään systemaattisesti valittua tapaa (integraatio tai käyttöliittymä). Opetushallitukselle on hyvä ilmoittaa (varda@opintopolku.fi) valittu tapa, jotta Opetushallitus voi tarvittaessa kohdistaa tallentamistapaan liittyvää viestintää varhaiskasvatustoimijoille.

Mitä teemme, jos tietojen siirto Vardaan ei onnistu?

Varhaiskasvatustoimija on rekisterinpitäjänä vastuussa sisältöjen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta. Varhaiskasvatustoimijan Varda-järjestelmävastaava on vastuussa teknisen tiedonsiirron virheiden seurannasta ja niiden raportoinnista eteenpäin. Virhetilanteessa järjestelmävastaavan kuuluu selvittää, mitkä tiedot eivät välity Vardaan ja milloin tiedonsiirto-ongelmat alkoivat. Varda-järjestelmävastaavan tehtävänä on olla asiasta yhteydessä varhaiskasvatustoimijan käyttämän järjestelmätoimittajaan. Mikäli virhe johtuu väärinkirjatusta tiedosta, järjestelmävastaavan tulee olla yhteydessä varhaiskasvatustoimijan Varda-tietovastaavaan, jonka tehtävänä on Vardan kirjauskäytänteiden jalkauttaminen organisaation sisällä. Tutustu yleisiin tietosisältöä koskeviin virhetilanteisiin: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612456

Mikä on prosessi tietojen tuomiseen (lapsen tiedot, huoltajan tiedot, henkilöstötiedot) - mikä tieto tuodaan ensin ja mikä seuraavaksi?

• Integraatioiden kautta toimipaikat ja lapset voi tuoda yhtä aikaa. Sen jälkeen lapselle lisätään varhaiskasvatuspäätös ja sen jälkeen varhaiskasvatussuhde. Suositeltavaa on, että lapsesta siirretään henkilötiedot, varhaiskasvatuspäätös ja varhaiskasvatussuhde yhtä aikaa. Maksutiedon voi lisätä jo varhaiskasvatuspäätöksen jälkeen, kuitenkin aikaisintaan vuorokausi sen jälkeen, kun varhaiskasvatuspäätös on tuotu. 
• Käyttöliittymän kautta tallennetaan ensin toimipaikka. Tämän jälkeen lisätään lapsen henkilötiedot, varhaiskasvatuspäätös sekä varhaiskasvatussuhde. Maksutiedon voi lisätä varhaiskasvatuspäätöksen jälkeen, kuitenkin aikaisintaan vuorokausi sen jälkeen, kun varhaiskasvatuspäätös on tallennettu.  

Varhaiskasvatuksen työntekijän tiedot voi tallentaa toimijan rekisteröinnin jälkeen. Toimipaikan työntekijän voi tallentaa toimipaikan lisäämisen jälkeen.

Tallennetaanko varhaiskasvatuksen tietovarantoon tietoja takautuvasti?

Vardaan tallennetaan kaikki tiedot, jotka ovat olleet voimassa, kun tallennusvelvoite kyseisen tietokokonaisuuden osalta on alkanut. Tallennusvelvoitteen alkamisesta on kerrottu UKK:n kohdassa Aikataulut.

Vardaan tallennettavat tiedot

Katso myös: Määräykset ja ohjeet

Minkälaisia tietoja varhaiskasvatuksen tietovarantoon tallennetaan?

Varhaiskasvatuksen tietovarantoon tallennetaan varhaiskasvatuslain (540/2018) 70 §:ssä määriteltyjä varhaiskasvatuksen tietoja. Tietosisällöt on kuvattu tarkemmin tietoluettelossa, joka löytyy täältä: Määräykset ja ohjeet.

Miten henkilön perustiedot saadaan Vardaan?

Varhaiskasvatustoimija tallentaa Vardaan henkilön etunimen, kutsumanimen, sukunimen ja henkilötunnuksen tai oppijanumeron. Muut tarvittavat henkilötiedot saadaan Opetushallituksen Oppijanumerorekisteristä ja Väestötietojärjestelmästä.

Miten Vardaan tuodaan henkilöt, joilla ei ole suomalaista henkilötunnusta?

Henkilö, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta tallennetaan Vardaan oppijanumerolla. Henkilötunnuksettoman lapsen lisäämisen ohje: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612659

Voiko Vardaan tallentaa henkilön tilapäisellä henkilötunnuksella?

Ei voi, jos henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta, hänen tietonsa tallennetaan ensin Oppijanumerorekisteriin ja hänet tuodaan Vardaan oppijanumerolla, ks. Henkilötunnuksettoman lapsen lisääminen Vardaan (https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612659).

Kuka voi tallentaa henkilötunnuksettoman lapsen tiedot Vardaan?

Kunnan Varda-pääkäyttäjä voi tallentaa henkilötunnuksettoman lapsen henkilötiedot Opetushallituksen Oppijanumerorekisteriin, jossa lapselle muodostuu yksilöinnin jälkeen oppijanumero. Yksityinen varhaiskasvatuksen palveluntuottaja on yhteydessä Vardan asiakaspalveluun, joka yksilöi lapsen ja toimittaa varhaiskasvatustoimijalle lapsen oppijanumeron. Lapsen tiedot voi tallentaa Vardaan samoilla käyttöoikeuksilla kuin henkilötunnukselliset lapset, mutta tällöin lapsi tallennetaan Vardaan oppijanumerolla. Ks. myös Henkilötunnuksettoman lapsen lisääminen Vardaan (https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612659).

Mistä saan lisätietoa Vardassa käytetyistä termeistä sekä sanastosta?

Vardaan tulevat tiedot on kuvattu tietoluettelossa, joka löytyy täältä: Määräykset ja ohjeet. Tämän lisäksi opetus- ja kulttuuriministeriön johtama varhaiskasvatuksen sanastotyöryhmä työstää Opetus- ja koulutussanaston (OKSA) yhteyteen varhaiskasvatuksen sanastoa. Työryhmän sanastoluonnokset löytyvät sivulta: https://wiki.eduuni.fi/display/CSCTIES/OKSA-VAKA+Sanastoluonnokset.

Saako Vardaan siirtää tietoa, joka ei vielä ole voimassa eli toteutuu vasta tulevaisuudessa? 

Tulevaisuuteen liittyvää tietoa ei saa tallentaa Vardaan. Jos esimerkiksi toimipaikan varhaiskasvatuspaikkojen määrä muuttuu elokuussa, saa tiedon syöttää vasta elokuussa, ei esim. toukokuussa. Uutta toimipaikkaa ei myöskään kannata tallentaa Vardaan ennen toiminnan aloittamista, sillä mahdollinen toimipaikan ja jo tallennettujen varhaiskasvatus- ja henkilöstötietojen mitätöinti aiheuttaa tarpeetonta lisätyötä.

Voiko Vardaan tuoda tietoa, josta puuttuu päätöspäivämäärä?

Päättymispäivämäärä ei pääsääntöisesti ole pakollinen tieto. Päättymispäivämäärä täydennetään heti, kun tieto syntyy tai kun tieto on selvillä. Henkilöstökokonaisuudessa pidemmälle poissaololle ja määräaikaiselle palvelussuhteelle täytyy tallentaa myös päättymispäivämäärä.

Mitä teemme, jos organisaatiossamme ei ole kaikkia Vardan vaatimia tietoja?

Vardan vaatimia tietosisältöjä kannattaa alkaa tallentaa varhaiskasvatustoimijan järjestelmään/rekisteriin hyvissä ajoin ennen käyttöönottoja. Vaaditut tietosisällöt on määritelty varhaiskasvatuslaissa (540/2018) sekä avattu tarkemmin Vardan tietoluettelossa. Varhaiskasvatuslaki on varhaiskasvatustoimijalle peruste kerätä tietoa. Henkilöitä, joiden tietoja tallennetaan Vardaan, tulee informoida tietojen tallentamisesta.

Kun yksityinen varhaiskasvatustoimija tuottaa itse tiedon Vardaan, miten sen tekee yksityinen perhepäivähoitaja?

Tiedon tuottaa aina y-tunnustason varhaiskasvatustoimija. Mikäli yksityinen perhepäivähoitaja on y-tunnustasoinen toimija, häntä koskee velvoite tuottaa tiedot Vardaan. Hän tuo tiedot Vardaan joko integraation kautta tai käyttöliittymän kautta. Lyhyt ohjeistus tietojen tallentamisesta löytyy sivulta https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Tietojen+tallentaminen+Vardaan

Tallennetaanko yksityisen hoidon tuella olevien toimipaikkojen ja lasten tietoja Vardaan?

Kyllä tallennetaan. Yksityisen hoidon tuella varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot tallennetaan 1.1.2020 lähtien Vardaan.

Miksi varhaiskasvatuksen järjestämismuotoa kysytään Vardassa kahteen kertaan?

Järjestämismuotoa kysytään toimipaikan tietojen ja lapsen tietojen kohdalla. Järjestämismuotoja on Vardassa viisi: kunnan tai kuntayhtymän järjestämä, ostopalvelu, palvelusetelillä järjestetty, yksityisen hoidon tuella järjestetty ja ilman yksityisen hoidon tukea järjestetty yksityinen varhaiskasvatus. Vardan avulla halutaan seurata, millä tavalla järjestetyssä varhaiskasvatuksessa kukin lapsi on. Vardan kautta halutaan lisäksi seurata järjestämismuoto toimipaikoittain, sillä yhdessä toimipaikassa on mahdollista järjestää varhaiskasvatusta useammalla tavalla. Tietojen pohjalta mm. muodostetaan tilastotietoa järjestämismuotoihin liittyen.

Tiedot toimijasta ja toimipaikoista

Katso myös Varhaiskasvatustoimijan tiedot ja Toimipaikkatiedot

Mitä tehdään, kun varhaiskasvatustoimija yhdistyy toiseen toimijaan?

Organisaatioiden muutostilanteet vaativat aina yhteydenoton Vardan asiakaspalveluun. Yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen varda@opintopolku.fi.

Mistä toimipaikkatiedot saadaan Vardaan?

Toimipaikkatiedot tulevat Vardaan tiedonsiirrolla varhaiskasvatustoimijan käyttämästä operatiivisesta järjestelmästä. Ne varhaiskasvatustoimijat, jotka eivät siirrä tietoja järjestelmän avulla, tallentavat ne manuaalisesti Vardan käyttöliittymän kautta.  

Jos toimipaikka (päiväkoti) lopetetaan, miten toimitaan, jos toimipaikkaa ei saa poistaa?

Jos toimipaikan toiminta päättyy, varhaiskasvatustoimija tallentaa toimipaikan tietoihin päättymispäivämäärän ja lisää myös päättymispäivämäärän kaikkiin toimipaikkaan liitettyihin tietoihin (lapsenvarhaiskasvatussuhde ja tarvittaessa varhaiskasvatuspäätös ja maksutieto sekä työntekijöiden palvelussuhde ja työskentelypaikka). Lue lisää: Varhaiskasvatustoiminnan päättyminen.

Mistä varhaiskasvatustoimija saa toimipaikoille organisaatio-OID-tunnisteen?

Toimipaikat saavat OID-tunnisteen siinä vaiheessa, kun toimipaikkatiedot tallennetaan Vardaan. Opintopolun Organisaatiopalvelu generoi jokaiselle toimipaikalle yksilöllisen OID-tunnisteen. Toimipaikan OID näytetään toimipaikan tiedoissa tallennuksen jälkeen.

Meillä on kaksi toimipaikkaa samassa osoitteessa. Kuinka toimitaan?

Jos toimipaikoilla on eri nimet, mutta sama osoite, tiedot tallennetaan Vardaan normaalisti.

Henkilöstötiedot

Katso myös: Henkilöstön tiedot

Voiko henkilöstökokonaisuuden tallentaa käyttöliittymän kautta, vaikka lasten ja huoltajien tiedot tallennettu integraation kautta? *

Kyllä voi. Tallennustapa voi henkilöstökokonaisuudessa olla eri kuin tuottajan, toimipaikan, lasten ja huoltajien tietojen tallentamisessa, samoin integraatio voidaan toteuttaa muusta kuin varhaiskasvatusjärjestelmästä. Henkilöstökokonaisuuden sisältöryhmien välillä on lisäksi mahdollista käyttää eri tallennustapoja, ks. lisää sivulta Käyttöönottoon valmistautuminen kohdasta Tallennustapa. Varhaiskasvatustoimija päättää itsenäisesti käyttääkö henkilöstökokonaisuuden tallentamisessa integraatiota vai käyttöliittymätallentamista. 

Tallennetaanko Vardaan tiedot vain vakituisesta henkilöstöstä?

Vardaan tallennetaan tiedot vakituisessa tai määräaikaisessa virka- tai työsuhteessa olevista päiväkodin johtajista, kasvatus-, opetus- ja hoitotehtävissä työskentelevistä henkilöistä sekä kasvatukseen ja hoitoon osallistuvista lapsi- tai ryhmäkohtaisista avustajista. Lisäksi Vardaan tallennetaan summatason tiedot vuokratusta kasvatus-, opetus- ja hoitotehtävissä työskentelevästä henkilöstöstä. Katso myös Henkilöstön tiedot (https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613029).

Ilmoitetaanko henkilöstön osalta täydennyskoulutus takautuvasti?

Vardaan tallennetaan tiedot henkilöstön osalta 1.9.2020 lähtien, ei takautuvasti.

Minkä järjestelmän kautta tiedot henkilöstöstä tallennetaan Vardaan?

Henkilöstöön liittyvät tietosisällöt tuotetaan niistä järjestelmistä, joissa varhaiskasvatustoimija niitä ensisijaisesti ylläpitää. Pääsääntöisesti näitä järjestelmiä ovat HR-järjestelmät. Näihin järjestelmiin tehtävät tarpeelliset muutostyöt toteutetaan keväällä 2020 yhteistyössä ko. järjestelmien toimittajien kanssa. Tiedot voi tallentaa myös käyttöliittymän kautta. Vardan henkilöstökokonaisuuden integraatioiden suunnittelussa mukana olevat järjestelmätoimittajat on listattu Ohjeistukset järjestelmätoimittajille -sivulla (https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613646). Opetushallitus viestii kuntia ja yksityisiä varhaiskasvatuksen palveluntuottajia henkilötietojen tallentamisesta Vardaan.

Kuinka tarkalla tasolla tiedot täydennyskoulutuksesta kerätään Vardaan?

Täydennyskoulutuksesta tallennetaan Vardaan koulutuksen suorituspäivämäärä, koulutuspäivämäärä ja täydennyskoulutuksen nimi. Katso Täydennyskoulutustiedot.

Voiko täydennyskoulutuksen tallentaa Vardaan usealle henkilölle kerralla eli ns. massasyötön avulla, jos täydennyskoulutuksessa olleiden henkilöiden koulutuksen suorituspäivämäärissä on eroja? *

Jotta täydennyskoulutuksen tallentaminen usealle osallistujalle kerralla olisi mahdollista, täytyy täydennyskoulutuksen tietojen eli nimen, suorituspäivämäärän ja täydennyskoulutuspäivien määrän olla samat kaikille osallistujille. Samaan täydennyskoulutukseen osallistuneiden osallistujien suorituspäivämäärissä voi olla esimerkiksi eroja, jos täydennyskoulutuksen suorittaminen vaatii lopputehtävän palautusta eikä palautukselle ole asetettu tarkkaa määräaikaa. Täydennyskoulutuksen voi tallentaa koko osallistujajoukolle kerralla massasyöttöä hyödyntäen, jos ensimmäisen suorituspäivämäärän ja viimeisen suorituspäivämäärän väli on lyhyt, esimerkiksi alle kuukausi. Tässä tilanteessa täydennyskoulutuksen suorituspäivämääränä voidaan käyttää viimeisen täydennyskoulutuksen suorittaneen henkilön suorituspäivämäärää.

Testaus ja laadunvarmistus

Katso myös: Testaus

Mikä varhaiskasvatustoimijan rooli Vardan testauksessa ja laadunvarmistuksessa on?

Varhaiskasvatustoimija vastaa tietojen oikeellisuudesta, sisällöstä, ajantasaisuudesta ja virheettömyydestä Vardassa. Tietokokonaisuuden ensimmäisen tallennuskerran jälkeen varhaiskasvatustoimijan tulee suorittaa tiedon laadun testaus Opetushallituksen ohjeistuksen mukaan, katso ohjeet Testaus-sivulta (https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Testaus) ja raportoida testauksen tuloksista Webropol-lomakkeella.

Miten tiedon laadun testaus tehdään?

Tiedon laadun testaus tehdään vertailemalla omassa tietojärjestelmässä tai rekisterissä olevia tietoja Vardassa oleviin tietoihin. Testauksen tulokset raportoidaan Opetushallituksen tuottamalla Webropol-lomakkeella, joka löytyy Testaus-osiosta (https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Testaus).

Millaista tietoa varhaiskasvatustoimija saa tiedonsiirron epäonnistumisista?

Vikatilanteet ja niiden raportointi lähtevät Vardasta integraation kautta tietoja siirrettäessä suoraan varhaiskasvatuksen järjestelmätoimittajalle. Järjestelmätoimittajan tulee informoida varhaiskasvatustoimijoita vikatilanteista. Vardan käyttöliittymässä on mahdollista nähdä Varda-katselija ja Varda-pääkäyttäjä -käyttöoikeuksilla se, mitä tietoja Vardaan on siirtynyt integraatioiden kautta.

Onko integraatiota mahdollista testata esimerkiksi jotain Varda testivarantoa vasten, ennen varsinaista käyttöönottoa?

Voitte testata tietojen siirtymistä Vardaan Opintopolun QA-testiympäristössä (https://virkailija.testiopintopolku.fi/).  Ohjeet järjestelmätoimittajille löydät täältä: Ohjeet järjestelmätoimittajille Pyytäkää tarvittaessa lisäohjeistusta Vardan asiakaspalvelusta varda@opintopolku.fi.

Riittääkö vaikka vain yhden lapsen tiedoilla testisiirron teko?

Integraatiotestausta varten voitte testata tiedonsiirtoa yhden tai useamman lapsen tiedoilla. Suosittelemme kuitenkin, että testaatte tiedonsiirtoa useamman lapsen ja toimipaikan tiedoilla. Ohje tiedon laadun testausta varten löytyy Testaus -sivulta (https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Testaus).

Kuka on vastuussa lain 67 §:n tehtävistä eli tietojen oikeellisuudesta, sisällöstä, ajantasaisuudesta ja virheettömyydestä, jos yksityinen toimija tallentaa kunnan/kuntayhtymän puolesta lasten tiedot Vardaan? Kumpi toimija on vastuussa esim. tiedon laadun testauksesta?

Varhaiskasvatuksen järjestäjä rekisterinpitäjänä vastaa viime kädessä tallennettavien tietojen oikeellisuudesta, sisällöstä, virheettömyydestä ja ajantasaisuudesta, vaikka tallentamistehtävän siirrosta on sovittu palveluntuottajan kanssa. Kunnan ja palveluntuottajan välisessä sopimuksessa tulee riittävän tarkalla tasolla sopia, miten ja kuinka usein palveluntuottaja omalta osaltaan seuraa ja arvioi tallentamiensa tietojen oikeellisuutta, sisältöä, virheettömyyttä ja ajantasaisuutta. Lisäksi sopimuksessa tulee sopia, miten palveluntuottaja raportoi varhaiskasvatuksen järjestäjälle Vardan tiedon laadun seurannan tuloksista, mahdollisista tietojen oikeellisuuteen ja ajantasaisuuteen liittyvistä virheistä sekä virheiden korjauksesta. Sopimus tulee tehdä riittävän tarkasti, jotta edellä mainituista velvoitteista huolehditaan. Lisätietoja tallentamistehtävän siirrosta ja kunnan ja palveluntuottajan välisen sopimuksen sisällöistä löytyy Tallentamistehtävän siirto -sivulta (https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613164).

Tiedon elinkaaren hallinta Vardassa

Ks. Vardan tietojen säilytys

Jos huoltajuus päättyy, vaikka lapsi jatkaa varhaiskasvatuksessa, kuinka pitkään huoltajan tiedot säilytetään Vardassa?

Tiedot säilytetään, kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen oikeus varhaiskasvatukseen päättyi.

Voiko Vardasta poistaa tietoja eli miten tiedonsiirrossa rajapinnan kautta on huomioitu virheellisen tiedot mitätöinti?

Jos Vardaan syötetään virheellinen tieto, jota ei saa korjattua muuten kuin sen poistamalla, tiedon voi Vardassa mitätöidä. Mitätöityä tietoa ei saa palautettua, joten jos tiedon mitätöi virheellisesti, tieto pitää siirtää/tallentaa uudelleen Vardaan.

Esiopetus

Katso myös: KOSKI

Jos lapsi on sekä esiopetuksessa perusopetuksen alla, että päiväkodissa päivähoidossa vaikka iltapäivisin, kumpaan tiedot laitetaan Vardaan vai KOSKI-palveluun?

Esiopetuksen osalta tiedot tallennetaan KOSKI-palveluun ja täydentävän varhaiskasvatuksen osalta Vardaan.

Jos esiopetusta järjestetään varhaiskasvatuksen tiloissa ja esiopetuksen järjestäjä tallentaa esiopetustiedot varhaiskasvatustoimijan omaan tietojärjestelmään, on esiopetustiedot tallennettava KOSKI-tietovarantoon. Koskeen vietävä tietosisältö on määritelty lain (884/2017) 7 §:ssä. Lisätietoja esiopetustietojen tallentamista KOSKI-palveluun saa KOSKI-tiimiltä sähköpostitse osoitteesta koski@opintopolku.fi. 

Kunnassamme on lapsia, joiden esiopetus järjestetään päiväkodin tiloissa. Miten näiden lasten esiopetustietojen osalta toimitaan?

Esiopetuksesta ei säädetä varhaiskasvatuslaissa. Lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) mukaan tiedot varhaiskasvatuksen yhteydessä järjestetystä esiopetuksesta on tallennettava perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnalliseen KOSKI-tietovarantoon 1.1.2019 lukien. Kunta vastaa esiopetustietojen välittämisestä lain (884/2017) mukaisesti kuten lain 2. luvussa on kirjattu.

Miten toimimme, jos esiopetustiedot sijaitsevat kunnassa sekä perusopetuksen että varhaiskasvatuksen tietojärjestelmissä? Miten esimerkiksi varmistamme sen, että samaa lasta tai lapsen esiopetustietoja ei päivitetä kahdesta eri järjestelmästä?

Kunnan tulee huolehtia siitä, että sekä Vardaan että KOSKI-palveluun tuodaan oikeat tiedot eikä samoja tietoja siirretä useaan kertaan. KOSKI-palveluun siirretään jo perusopetuksen yhteydessä esiopetuksessa olevien lasten tiedot. Mikäli myös varhaiskasvatuksen toimipaikassa esiopetuksessa olevien lasten tiedot sijaitsevat samassa perusopetuksen järjestelmässä, voi ne jatkossa siirtää saman integraation kautta Vardaan, kun Vardan kautta on ensin saatu kunnan varhaiskasvatuksen toimipaikat.

Mikäli esiopetuksessa varhaiskasvatuksen toimipaikassa olevien lasten tiedot säilytetään varhaiskasvatuksen järjestelmässä, tulee ne huolehtia erikseen KOSKI-palveluun.

Suosittelemme, että mikäli kunnassa on riski siirtää kahteen kertaa esiopetustietoja KOSKI-palveluun, kunta käy sisäisesti keskustelua Varda-tietovastaavan ja -järjestelmävastaavan sekä kunnan KOSKI-pääkäyttäjien kanssa siitä, mistä järjestelmästä esiopetustietoja KOSKI-palveluun siirretään.

Tietojen hyödyntäminen ja tietoluovutukset

Katso myös: Tietojen luovutus ja käyttö

Miten voimme hyödyntää Vardaan tallennettua tietoa?

Vardan kehittämisessä päävastuullinen tietojen raportoinnin osalta on opetus- ja kulttuuriministeriö. Vardan tietoja on tulossa käyttöön Opetushallituksen Vipunen palveluun vuonna 2021. Lisäksi tietyt viranomaiset saavat pääsyn omaan tehtävänsä hoitamiseen liittyvään raportointinäkymään sekä varhaiskasvatustoimijat oman organisaationsa tietoihin.

Kuka voi saada tietoja Vardasta?

• Eri viranomaistahot, kuten opetus- ja kulttuuriministeriö, aluehallintovirastot, Kela ja Tilastokeskus, voivat hyödyntää varhaiskasvatuksen tietovarannon tietoja omien lakiperustaisten tietotarpeiden puitteissa rajapintatoteutusten kautta. Myös rekisterinpitäjät, kuten kunnat ja Opetushallitus voivat käyttää Vardaan tallennetuja tietoja. Tietoja voidaan luovuttaa myös tieteelliseen tutkimukseen. Rajapintaluovutuksia ja luovutusta tutkimusta varten tehdään sopimus Opetushallituksen kanssa.
• Rekisteröidyllä (huoltajalla, huoltajan huollettavalla lapsella ja työntekijällä) on oikeus tarkistaa Vardaan hänestä tallennetut tiedot. Rekisteröityjen tietojen katselu järjestetään Opetushallituksen Oma Opintopolku -palvelun kautta. Huoltajien katselunäkymä toteutetaan vuonna 2020. Kaikilla rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa Vardaan hänestä tallennetut tiedot. Tietoja voi pyytää toimittamalla Opetushallitukselle rekisteritietojen tarkastuslomakkeen, joka löytyy tietosuojaselosteen yhteydestä: https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/varda-palvelun-tietosuojaseloste

Miten Varda vähentää tulevaisuudessa erilaisiin kyselyihin ja tilastoihin vastaamista?

Vardan tavoitteena on vähentää erilaisiin tietokyselyihin vastaamista eri viranomaisten taholta. Ensimmäisessä vaiheessa tavoitteena on hyödyntää Vardaa korvaamaan osa Kelan tietotarpeista sekä THL:n varhaiskasvatusraportin tietotarve. Varda ei kuitenkaan tule poistamaan kaikkea erilliskyselytarpeita, mutta silloin kun toteuttajana on viranomainen tai tieteellinen tutkimus, on mahdollista hyödyntää Vardaan kerättyä tietoa valmiina pohjatietona.

Voiko kunta valvontaviranomaisena pyytää Opetushallitukselta alueellaan toimivan yksityisen palveluntuottajan Vardaan tallentamia tietoja?*

• Kunta voi valvontaviranomaisena tehdä Opetushallitukselle tietopyynnön alueellaan toimivan yksityisen palveluntuottajan tiedoista esimerkiksi seuraavassa tapauksessa:
  • kunta tarvitsee tietoja käynnistämänsä valvontatapauksen käsittelemiseksi
  • kunta tarvitsee tietoja ohjauskäyntejä varten
• Tietopyyntöä tehdessä kunnan valvontaviranomaisena pitää ilmoittaa Opetushallitukselle tietojen käyttötarkoitus ja muut tiedon luovuttamisen edellytyksiin vaikuttavat seikat kuten tietojen luovutusperuste.
• Varhaiskasvatuksen tietovarantoon sisältyviä tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle tämän lakiin tai laissa säädettyyn tehtävään perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla. Kunta valvoo varhaiskasvatuslain 52 § nojalla alueellaan toimivia yksityisiä palveluntuottajia. Kunnalla ei ole kuitenkaan automaattisesti pääsyä toisen varhaiskasvatustoimijan tietoihin. Lisätietoa Opetushallituksen tietojen luovutusprosessista: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Tietojen+luovutuksen+prosessi

Tietosuoja ja rekisteröityjen informointi

Tuottaako Opetushallitus kuntiin perheitä varten asiakastiedotteen Vardasta?

Varda-palvelun tietosuojaseloste löytyy osoitteesta: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/varda-palvelun-tietosuojaseloste/. Perheiden informoimista varten Opetushallitus on tuottanut kunnille ja kuntayhtymille mallilausekkeet ja mallitiedotteen Vardaan liittyen. Ne löytyvät Vardan käyttöönotot-osion alta: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613098.

Voiko lapsi, huoltaja tai työntekijä kieltää tietojensa siirtämisestä Vardaan?

Rekisteröity, eli lapsi, huoltaja tai varhaiskasvatuksen henkilöstöön kuuluva henkilö, ei voi kieltää omien tietojensa siirtämistä Vardaan, koska Vardassa kyse on lakisääteisestä viranomaistoiminnasta.  

Mitä käytännössä tarkoittaa, että varhaiskasvatuksen järjestäjä (kunta, kuntayhtymä tai yksityinen varhaiskasvatustoimija) toimii EU:n tietosuoja-asetuksessa määritellyssä rekisterinpitäjän roolissa?

Varhaiskasvatustoimija on tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 7 kohdassa tarkoitettu rekisterinpitäjä käsitellessään henkilötietoja varhaiskasvatuksen järjestämiseksi. Rekisterinpitäjä on vastuussa siitä, että henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja että se pystyy osoittamaan henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuden. Varhaiskasvatustoimijat ovat varhaiskasvatuslain nojalla vastuussa myös laissa tarkoitettuun varhaiskasvatuksen tietovarantoon tallennettavista tiedoista. Varhaiskasvatustoimijan velvollisuuksiin kuuluu informoida lasten huoltajia ja työntekijöitä tietojen tallentamisesta Vardaan. Tutustu tietosuoja-asetukseen: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=FI.

Kukin varhaiskasvatustoimija (kunta, ky, yksityinen palveluntuottaja) on rekisterinpitäjän vastuussa lain nojalla tallentamiensa tietojen osalta ja vastuussa siitä, että varhaiskasvatuksen tietovarantoon siirretään aina yhteisten kirjauskäytäntöjen mukainen, ajantasainen ja oikea tieto. Yhteinen kirjauskäytäntö määritellään Opetushallituksen määräyksen liitteenä toimitetuissa ohjeissa ja tietoluettelossa.

Pitääkö varhaiskasvatustoimijoiden omissa tietosuojaselosteissa tehdä muutoksia Vardan vuoksi?

Varhaiskasvatustoimijoiden tulee huolehtia itse tietosuojaselosteisiin tarvittavat muutokset. Opetushallitus on tuottanut varhaiskasvatustoimijoiden tueksi tietoa rekisteröityjen informoimiseen. Varhaiskasvatustoimijan tulee huolehtia rekisteröityjen informoimisesta.

Kuka huolehtii rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta, jos toimija lakkaa joko kokonaan tai yrityskaupan vuoksi?

Jos varhaiskasvatuslain 67 §:n 1 momentissa tarkoitettu rekisterinpitäjä lakkaa eivätkä kyseisen rekisterinpitäjän tehtävät siirry toiselle oikeushenkilölle, kyseisten tietovarantoon tallennettujen tietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus. Opetushallitus vastaa myös rekisteröidyn oikeuksien toteutumisesta. Jos toimija lakkaa yrityskaupan vuoksi, uusi muodostuva yritys vastaa rekisterinpitäjän tehtävistä sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta. 

Millainen tietosuojalauseke Vardaan liittyen pitää lisätä varhaiskasvatusyksikön tietosuojaselosteeseen? Kauanko henkilöiden yksilöityjä tietoja säilytetään Vardassa? Entä miten henkilöstön tai lasten sekä huoltajien tiedot turvakieltotapauksissa, pitääkö tässä huomioida jotakin erikseen? *

Opetushallitus tuottaa henkilöstön informointiin materiaalia varhaiskasvatustoimijoille. Työntekijän henkilötietoja säilytetään Vardassa viisi vuotta työskentelyn päättymisestä. Turvakieltotilanteessa ei turvakiellon alaisia tietoja välitetä Opetushallitukselle ja Vardaan eikä tietojen katselussa tietoja katselevalle. Materiaalit löytyvät sivulta https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Turvakielto.

Varhaiskasvatustoimijoiden tietojärjestelmät

Katso myös: Ohjeet järjestelmätoimittajille

Onko Vardaan integroituvilla järjestelmätoimittajilla tarkka tieto Vardan tietosisällöistä?

Kyllä on. Tarkat tietosisällöt löytyvät Opetushallituksen julkaisemista tietoluetteloista, jotka löytyvät Määräykset ja ohjeet-osion alta. Vardaan integroituville järjestelmätoimittajille on lisäksi viestitty Vardaan tulevasta henkilöstökokonaisuutta koskevasta tietosisällöstä hyvissä ajoin. Järjestelmätoimittajat osallistuvat säännöllisesti Opetushallituksen ja Vardan teknisen toteuttajan CSC:n kanssa pidettäviin integraatiotestauspalavereihin, joissa käsitellään tietosisältöjä ja muita integraatioon liittyviä asioita. Järjestelmätoimittajat voivat myös osallistua Opetushallituksen pitämiin klinikoihin ja koulutuksiin.  Järjestelmätoimittajien tehtävänä on kertoa asiakaskunnilleen, miten ja missä vaiheessa Varda-integraatiota tukeva järjestelmäversio on varhaiskasvatustoimijan käytössä.

Kuka vastaa varhaiskasvatustoimijoiden käyttämien tietojärjestelmämuutosten rahoittamisesta?

Kustannuksia muodostuu varhaiskasvatustoimijoille riippuen tietojärjestelmätuottajan käytännöistä. Jatkossa varhaiskasvatustoimijoiden tulisi kilpailutusta järjestäessään edellyttää järjestelmältä Varda-yhteentoimivuutta. Kilpailutuksessa on mahdollista hyödyntää Vardan teknistä dokumentaatiota. 

Mitkä järjestelmätoimittajat ovat mukana Vardassa?

Lista Varda-integraation toteuttaneista varhaiskasvatuksen järjestelmätoimittajista ja Vardan henkilöstökokonaisuuden integraatioiden suunnittelussa mukana olevista järjestelmätoimittajista löytyy: Ohjeet järjestelmätoimittajille -sivulta.

Mitä tulee tehdä, mikäli varhaiskasvatustoimija vaihtaa tietojärjestelmää?

Opetushallitus on tuottanut ohjeistuksen tallentamistavan vaihtamisesta: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Tallentamistavan+vaihtaminen. Tallentamistavan muutoksista tulee aina ilmoittaa Opetushallitukselle Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi).

En näe oman organisaationi käyttämässä järjestelmässä lapsen varhaiskasvatushakemusta enää sitten, kun päätös on tehty. Miten tällöin voin tallentaa tiedon hakemuksen toimittamispäivän Vardaan?

Vaikka organisaation varhaiskasvatusjärjestelmän käyttäjä ei välttämättä näekään hakemuksen toimittamispäivää, on tieto edelleen olemassa varhaiskasvatusjärjestelmässä. Järjestelmätoimittaja toimittaa tiedon integraation kautta Vardaan. Varhaiskasvatustoimijan virkailija, jolla on Vardan käyttöoikeudet, voi käydä katselemassa Vardaan syötettyjä tietoja myös Vardan käyttöliittymän tietojen katselunäkymässä. 

Meillä henkilöstöhallinto on ulkoistettu, siirretäänkö henkilöstötiedot ulkoistetun toimijan järjestelmästä integraatiolla vai tallennammeko tiedot käyttöliittymällä? * 

Varhaiskasvatustoimija tekee itsenäisesti päätöksen tiedon tallennustavasta Vardaan. Tallennustehtävän ulkoistamiseen liittyy yleensä henkilötietojen käsittelyyn, toimintatapoihin ja vastuisiin liittyviä asioita, jotka pitää huomioida sopimuksissa. Tietojen tallennustapaa voi muuttaa, ohje löytyy sivulta Tallentamistavan vaihtaminen. Varhaiskasvatustoimija voi tarvittaessa antaa käyttöoikeuksia ulkoistetulle toimijalle.

Henkilöstötietojen tallentaminen Vardaan on velvoittanut varhaiskasvatustoimijoita tallentamaan vaaditut tiedot Vardaan 1.9.2020 lähtien, mutta järjestelmätoimittajamme ei vielä ole saanut järjestelmäintegraatiota Vardaan tehtyä. Onko meidän nyt järkevintä alkaa tallentaa henkilöstötietoja Vardaan käsin käyttöliittymän kautta?*

Henkilöstötiedot tulee Opetushallituksen määräyksen mukaan tallentaa Vardaan ensimmäistä kertaa viimeistään 28.2.2021. Järjestelmätoimittajat eivät saa olla este tietojen siirtämiselle aikataulussa Vardaan. Tämä tarkoittaa sitä, että järjestelmätoimittajien on tehtävä järjestelmäintegraatiot valmiiksi siten, että varhaiskasvatustoimijat voivat siirtää tietonsa Vardaan annettuun päivämäärään mennessä. Pyydämme keskustelemaan oman järjestelmätoimittajan kanssa tiedonsiirron alkamisen aikataulusta ja mahdollisuuksien mukaan odottamaan integraation valmistumista. Tiedonsiirtojen alkaessa tiedot siirretään Vardaan takautuvasti 1.9.2020 lähtien. Mikäli järjestelmätoimittajalla on integraation toteuttaminen edelleen pahasti kesken helmikuussa 2021, voitte tuolloin aloittaa tietojen tallentamisen käyttöliittymällä ja vaihtaa tallentamistavaksi integraation, kun järjestelmäintegraatio on valmis. Tässä tilanteessa kannattaa huomioida tallennustavan vaihtoon liittyvä huomattava lisätyö.

Henkilöstötietojen tallennusvelvollisuus voidaan Opetushallituksessa katsoa aloitetuksi aikataulussa, jos varhaiskasvatustoimija tallentaa Vardan käyttöliittymässä vuokratun henkilöstön tiedot 28.2.2021 mennessä ja pystyy varmuudella aloittamaan tietojen tallentamisen integraatiolla Vardaan maaliskuussa 2021. Mikäli integraation toteuttaminen menee maaliskuun 2021 jälkeiselle ajalle, tulee varhaiskasvatustoimijan tallentaa kaikki henkilöstötiedot Vardaan käyttöliittymällä ja siirtyä sen jälkeen mahdollisimman pian tietojen tallentamiseen järjestelmäintegraatiolla. Tässä tilanteessa Vardaan integroitavaan järjestelmään tulee hakea Vardaan tallennettujen tietojen tunnisteet, joiden avulla Vardaan jo tallennettuja tietoja pystytään ylläpitämään myös uuden järjestelmän kautta eikä samoja tietoja tallenneta kahteen kertaan. Tietoa tallennustavan vaihtamisesta löytyy sivulta https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612352.