Tillsyn över att uppgifterna som förts in i Varda är korrekta (på svenska)

Tietojen tallennusvelvollisuus

Varhaiskasvatuslain (540/2018) 67 ja 68 §:ien mukaan kunnalla, kuntayhtymällä ja yksityisen palvelun tuottajalla on velvollisuus tallentaa tietovarantoon (Varda) lain 70 §:ssä tarkoitetut tiedot tuottamastansa varhaiskasvatuksesta. Varhaiskasvatustoimija toimii Vardassa rekisterinpitäjänä tallentamiensa tietojen osalta ja vastaa muun muassa tallentamansa tietosisällön oikeellisuudesta, virheettömyydestä sekä ajantasaisuudesta. Varhaiskasvatustoimijalla on lakisääteinen velvollisuus huolehtia, että tiedot tallentuvat Vardaan ajantasaisesti ja oikein. Tämä voi käytännössä tarkoittaa asian huomioimista esimerkiksi tietojärjestelmien hankintaprosessissa ja -sopimuksissa.

Jos varhaiskasvatustoimija ei tallenna tietoja Vardaan varhaiskasvatuslain sekä Opetushallituksen määräyksen ja ohjeistuksen mukaisesti eikä osoita tekevänsä tarvittavia toimenpiteitä asian korjaamiseksi, varhaiskasvatustoimijan toiminta ei ole varhaiskasvatuslain mukaista. Varhaiskasvatuksen valvontaviranomainen voi tässä tilanteessa aloittaa asian käsittelyn valvonta-asiana.

Puuttuvien tai virheellisten tietojen käsittely valvonta-asiana

Varhaiskasvatuslain 52 §:n mukaan kuntien toimintaa valvovia viranomaisia ovat aluehallintovirasto ja Valvira. Yksityistä varhaiskasvatuspalvelujen tuotantoa valvoo ensisijaisesti kunnan toimielin tai kunnan määräämä viranhaltija. Kuntien lisäksi yksityisiä varhaiskasvatustoimijoita valvovat aluehallintovirasto ja Valvira.

Valvontaviranomainen voi ottaa Varda-tietojen puutteellisen tai virheellisten tallentamisen käsiteltäväksi valvonta-asiana, jos

• varhaiskasvatustoimija ei ole tallentanut tietojaan Vardaan,
• tallennetuissa tiedoissa tai niiden laadussa on puutteita tai virheitä, ja
• varhaiskasvatustoimija ei valvontaviranomaisen tai Opetushallituksen kehotuksista huolimatta osoita tekevänsä tarvittavia toimenpiteitä tietojen tallentamiseksi tai korjaamiseksi.

Varhaiskasvatuslain 53 §:n mukaan valvontaviranomaisten on toteutettava valvontaa ensisijaisesti antamalla varhaiskasvatuksen järjestäjälle tarpeellista ohjausta ja neuvontaa sekä seuraamalla toiminnan kehitystä yhteistyössä toiminnan järjestäjän kanssa. Valvontaviranomainen voi tämän lisäksi antaa esimerkiksi 58 §:n mukaisen määräyksen puutteiden korjaamiseksi. Valvontaviranomainen voi tehostaa määräystä uhkasakolla.

Valvontaviranomainen voi yksittäistä valvontatapausta varten pyytää varhaiskasvatuslain 73 §:n nojalla tietoja Vardasta Opetushallitukselta.

Yksityiset palveluntuottajat

Kunnat

Miten valvontaviranomainen saa tiedon puuttuvista tai virheellisistä tiedoista?

Ilmoitus Opetushallitukselta

Opetushallitus tekee Vardan käyttöönottoihin ja tiedon laatuun liittyen säännöllistä tietojen seurantaa. Mikäli Opetushallitus seurantansa pohjalta huomaa puutteita tai virheitä tallennetuissa tiedoissa, muistuttaa se varhaiskasvatustoimijoita tietojen tallentamisesta. Muistuttamista tehdään tarvittaessa useamman kerran. Mikäli varhaiskasvatustoimija ei muistuttamiskerroista huolimatta toimi Opetushallituksen määräyksen ja ohjeistuksen mukaan, voi Opetushallitus ilmoittaa asiasta yksityisten varhaiskasvatuksen palveluntuottajien kohdalla kuntaan ja kunnan kohdalla aluehallintovirastoon, jonka jälkeen asia käsitellään valvonta-asiana. Asiaa käsittelevä valvontaviranomainen ilmoittaa Opetushallitukselle käsittelyn lopputuloksesta. Lisäksi Opetushallitus tiedottaa opetus- ja kulttuuriministeriötä valvontaviranomaiselle annetuista ilmoituksista.

Valvontaviranomainen saa tietoonsa asian muuta kautta 

Valvontaviranomainen voi saada tiedon puuttuvista tai virheellisistä tiedoista muuta kautta, kuten tälle tulleen yhteydenoton perusteella.

Valvontaviranomaisista kunta voi tarkistaa Vardasta alueellaan toimivista yksityisistä palveluntuottajista seuraavat asiat:

1. onko toimija rekisteröitynyt Vardaa varten

• Varhaiskasvatuslain 52 § mukaan kunta valvoo alueellaan toimivia yksityisiä palveluntuottajia ja näkee tästä johtuen Vardasta kaikki ne Vardaa varten rekisteröityneet yksityiset palveluntuottajat, jotka ovat valinneet kyseisen kunnan rekisteröitymisen käsittelijäksi. Nämä yksityiset palveluntuottajat voivat tuottaa varhaiskasvatusta yksityisen hoidon tuella, ilman yksityisen hoidon tukea tai kunnan ostopalveluna tai palvelusetelillä.

       2. onko ostopalvelu- ja palvelusetelitoimija tallentanut toimipaikka- ja lapsitiedot

• Koska varhaiskasvatuslain 5 §:n mukaan kunta on ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnassa varhaiskasvatuksen järjestäjä, kunta näkee ne ostopalvelu- ja palvelusetelitoimijoiden toimipaikka- ja lapsitiedot, jotka tuottavat varhaiskasvatusta kunnalle.

Kunta ei näe niiden yksityisten palveluntuottajien Vardaan tallentamia lapsi- tai henkilöstötietoja, jotka tuottavat varhaiskasvatusta yksityisen hoidon tuella tai ilman yksityisen hoidon tukea.

Jos yksityinen palveluntuottaja ei tallenna tai päivitä tietoja Vardaan muistutuksista huolimatta, kunta aloittaa asian käsittelyn valvonta-asiana. Kunta voi tarvittaessa pyytää ohjausta ja neuvontaa aluehallintoviranomaiselta tai varhaiskasvatuslain 51 §:ssä kuvatussa asiassa Valviralta.

Tietojen korjaamisen vahvistaminen

Valvonta-asiaa käsitellyt valvontaviranomainen voi tarvittaessa pyytää Opetushallitusta vahvistamaan, että valvonta-asian piirissä olevat puutteelliset tai virheelliset tiedot on korjattu Vardaan.

Tillsyn över att uppgifterna som förts in i Varda är korrekta 

Skyldigheten att föra in uppgifterna

I enlighet med 67 och 68 § i lagen om småbarnspedagogik (540/2018) har kommunen, samkommunen och privata serviceproducenter skyldighet att i fråga om den service de producerar föra in de uppgifter som anges i 70 § i informationsresursen inom småbarnspedagogik (Varda). Aktören inom småbarnspedagogik är personuppgiftsansvarig i Varda när det gäller uppgifterna som aktören för in och ansvarar bland annat för att uppgiftsinnehållet som förs in är korrekt, felfritt och aktuellt. Aktören inom småbarnspedagogik har en lagstadgad skyldighet att se till att uppgifterna som förs in i Varda är aktuella och korrekta. Det här kan i praktiken innebära att införandet av uppgifter behöver tas i beaktande till exempel i upphandlingsprocesser och -avtal som gäller informationssystem.

Om en aktör inom småbarnspedagogik inte för in uppgifterna i Varda på det sätt som avses i lagen om småbarnspedagogik och Utbildningsstyrelsens föreskrift och anvisningar, och inte heller visar tecken på att göra de åtgärder som behövs för att korrigera saken, motsvarar inte aktörens verksamhet lagen om småbarnspedagogik. Tillsynsmyndigheten för småbarnspedagogik kan i en sådan situation börja behandla frågan som ett tillsynsärende.

Behandling av felaktiga eller bristfälliga uppgifter som ett tillsynsärende

Myndigheterna som utöver tillsyn över kommunernas verksamhet är i enlighet med 52 § i lagen om småbarnspedagogik regionförvaltningsverket och Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården (Valvira). Tillsyn över privata tjänster inom småbarnspedagogik utövas i första hand av ett kommunalt organ eller av en av kommunen utsedd tjänsteinnehavare. Verksamheten hos privata aktörer inom småbarnspedagogik övervakas förutom av kommunen även av regionförvaltningsverket och Valvira.

Tillsynsmyndigheten kan börja behandla bristfälligt eller felaktigt införande av uppgifter i Varda som ett tillsynsärende, om

• aktören inom småbarnspedagogik inte har fört in sina uppgifter i Varda,
• det förekommer brister eller fel i uppgifterna som förts in i Varda eller i uppgifternas kvalitet,
• aktören inom småbarnspedagogik trots tillsynsmyndighetens eller Utbildningsstyrelsens uppmaningar inte visar tecken på att vidta åtgärder för att föra in eller korrigera uppgifterna.

Tillsynsmyndigheterna ska i enlighet med 53 § i lagen om småbarnspedagogik i första hand utöva tillsyn genom att tillhandahålla anordnaren av småbarnspedagogik den handledning och rådgivning som behövs och genom att i samråd med anordnaren följa hur verksamheten utvecklas. Tillsynsmyndigheten kan därtill enligt 58 § i lagen till exempel meddela ett påbud om att bristerna ska åtgärdas. Tillsynsmyndigheten kan även meddela ett påbud med hot om vite.

Tillsynsmyndigheten kan i ett enskilt tillsynsärende med stöd av 73 § i lagen om småbarnspedagogik begära att av Utbildningsstyrelsen få information som gäller Varda.

Privata serviceproducenter

Kommuner

Hur får tillsynsmyndigheten information om felaktiga uppgifter eller uppgifter som saknas?

Anmälan från Utbildningsstyrelsen

Utbildningsstyrelsen följer regelbundet upp införandet av uppgifter i Varda och uppgifternas kvalitet. Om Utbildningsstyrelsen på basis av denna uppföljning iakttar att det finns brister eller felaktigheter i de införda uppgifterna, påminner Utbildningsstyrelsen aktörerna inom småbarnspedagogik gällande införandet av uppgifterna. Vid behov ges flera påminnelser. Om aktören inom småbarnspedagogik trots flera påminnelser inte agerar i enlighet med Utbildningsstyrelsens föreskrift och anvisningar, kan Utbildningsstyrelsen i fråga om en privat serviceproducent meddela om ärendet till kommunen, och i fråga om en kommun meddela om bristerna till regionförvaltningsverket, varefter ärendet behandlas som ett tillsynsärende. Tillsynsmyndigheten som behandlar ärendet meddelar Utbildningsstyrelsen om resultatet av behandlingen. Utbildningsstyrelsen informerar också undervisnings- och kulturministeriet om vilka anmälningar som gjorts till tillsynsmyndigheten.

Tillsynsmyndigheten får information om ärendet på något annat sätt 

Tillsynsmyndigheten kan få information om bristfälliga eller felaktiga uppgifter även på annat sätt, till exempel genom att tillsynsmyndigheten blir kontaktad i en dylik fråga.

Kommunen kan som tillsynsmyndighet kontrollera följande frågor som berör Varda när det gäller de privata serviceproducenterna som är verksamma på kommunens område:

1. huruvida aktören har registrerat sig för ibruktagandet av Varda
   • Kommunen utövar i enlighet med 52 § i lagen om småbarnspedagogik tillsyn över de privata serviceproducenter som verkar på kommunens område och ser därmed i Varda alla de privata serviceproducenter som har registrerat sig inför Varda och som har valt kommunen i fråga som handläggare för registreringen. De här privata serviceproducenterna kan producera småbarnspedagogik med stöd för privat vård av barn, utan stöd för privat vård av barn eller som köptjänst- eller servicesedelverksamhet åt kommunen.
2. huruvida aktören som producerar småbarnspedagogik som köpt tjänst eller med servicesedel har fört in uppgifterna om verksamhetsstället och barnen
   • Eftersom kommunen i enlighet med 5 § i lagen om småbarnspedagogik är anordnare för småbarnspedagogisk verksamhet som ordnas som köptjänst och med servicesedel, ser kommunen i Varda de uppgifter om verksamhetsställen och barn som sparats av aktörer som producerar småbarnspedagogik för kommunen som köptjänst- och servicesedelverksamhet.

Kommunen ser inte de uppgifter om barnen eller personalen som privata serviceproducenter fört in i Varda, i fall de privata producenterna producerar småbarnspedagogik med eller utan privatvårdsstöd.

Om en privat serviceproducent inte för in eller uppdaterar uppgifterna i Varda trots påminnelserna börjar kommunen behandla frågan som ett tillsynsärende. Kommunen kan vid behov begära om handledning och rådgivning av regionförvaltningsverket eller, i ett sådant ärende som avses i 51 § i lagen om småbarnspedagogik, av Valvira.

Bekräftelse om att uppgifterna korrigerats

Tillsynsmyndigheten som har behandlat tillsynsärendet kan vid behov be Utbildningsstyrelsen bekräfta att de bristfälliga eller felaktiga uppgifter som tillsynsärendet berört har åtgärdats i Varda.