Vardasta voidaan luovuttaa tietoja, mikäli viranomainen lakisääteisten tehtävien hoidossa tai tutkimusta tekevä tutkija tarvitsee Vardaan tallennettuja tietoja. Tietojen luovutuksen prosessi alkaa, kun viranomainen tai tutkijaa lähettää sähköpostia Opetushallitukseen osoitteella aineistopyynnot@oph.fi. Ennen yhteydenottoa on hyvä tutustua Vardan tietoluetteloon, jossa kerrotaan Vardaan tallennetut tietosisällöt.
Viranomaisen ja tutkijan on yhteydenotossa ilmoitettava Opetushallitukselle tietojen luovutusperuste ja käyttötarkoitus. Jos Opetushallitus arvioi, että perusteet tietojen luovutukselle ovat olemassa, toimittaa Opetushallitus viranomaiselle/tutkijalle tietopyyntölomakkeen täytettäväksi. Tietopyyntölomakkeessa selvitetään tarkemmin mm. luovutusperuste, tietojen käyttötarkoitus, luovutettavat tietosisällöt sekä tietoja vastaanottavan tahon henkilötietojen asianmukaiset suojaustoimet. Opetushallitus ohjeistaa tarvittaessa lomakkeen käytössä ja täyttämisessä.
Jos Opetushallitus päättää luovuttaa tietoja, tekee se tietopyyntölomakkeen pohjalta päätöksen luovutuksesta. Yksittäisten tietojen luovutusten kohdalla tiedot luovutetaan päätöksen jälkeen tietoturvallisesti tietojen vastaanottajalle. Säännöllisissä tietojen luovutuksissa solmitaan lisäksi tietopalvelusopimus Opetushallituksen ja tietoja vastaanottavan viranomaisen välille ennen tietojen luovutusten aloittamista.
Opetushallitus tiedottaa varhaiskasvatustoimijoille tietojen luovutuksista.
Tutustu Vardan tietojen luovutuksiin:
Rajapintatoteutukset
Mikäli säännöllisiä tietojen luovutuksia varten rakennetaan rajapinta Vardan ja tietoja vastaanottavan viranomaisen välille, Opetushallitus luo viranomaisen tietotarvetta vastaavan rajapinnan tietopalvelusopimuksessa mainittujen tietojen luovuttamiseksi. Tietoja vastaanottavalta viranomaiselta voidaan laskuttaa rakentamisesta syntyvät kustannukset. Säännöllisten tietojen luovutusten käynnistyttyä Opetushallituksen ja viranomaisen välillä käynnistyy jatkuva palvelu. Myös jatkuvasta palvelusta voidaan laskuttaa tietoja vastaanottavaa viranomaista.
Mikäli viranomaisen tiedonsaantiedellytyksen muuttuvat, sopimusta ja rajapintaa muutetaan. Mikäli viranomaisen tiedonsaantiedellytykset poistuvat kokonaan, Opetushallitus sulkee rajapinnan.
Tutustu Vardan säännöllisiin luovutuksiin: